RUTINER OG VEILEDER FOR AKAN-ARBEID. Forebygging og håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill

Transkript

1 RUTINER OG VEILEDER FOR AKAN-ARBEID Forebygging og håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill Sist revider 19.januar 2016

2 Innholdsfortegnelse Forord 3 Akan-politikk 4 Organisering av Akan-arbeid 7 Akan-kontaktens rolle 10 Praktisk Akan-arbeid 11 Verktøy i forebyggende Akan-arbeid 12 Retningslinjer for personrettet arbeid 13 Individuell samtale 15 Vedlegg 1: Første advarsel 16 Vedlegg 2: Andre advarsel 17 Vedlegg 3: Akan-avtale 18

3 Forord Arbeid med forebygging og god håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill er en viktig satsning for å ivareta alle ansatte i Nordland fylkeskommune. Akan-arbeidet er et bidrag i fylkeskommunens helsefremmende arbeid, for å sikre et inkluderende og godt arbeidsmiljø for alle våre ansatte. Vi skal arbeide for et arbeidsmiljø og samarbeidsklima preget av at vi vil hverandre vel, og at alle trives. Fylkeskommunens verdier åpenhet, tillit og lojalitet er viktige for å oppnå et godt Akan-arbeid, hvor det forebyggende fokuset skal være sentralt. Vi må starte å snakke om rusmiddelbruk og pengespill/dataspill og "hvordan vil vi ha det hos oss". Det vil kreve en felles innsats fra flere hold for å gjøre Akan-arbeidet levende i Nordland fylkeskommune. Både politikere, ledere, Akan-kontakter, tilitsvalgte og verneombud har sentrale roller for å sette ekstra fokus på Akan-arbeidet og etterleve politikken. Det er et viktig arbeid som må gjøres for at Akan-politikken vises gjennom måten vi handler på i praksis. 3

4 Akan-politikk Politikk for forebygging og håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill Hvem gjelder denne politikken for? Politikk for rusmiddelbruk og pengespill/dataspill gjelder for samtlige ansatte på alle nivåer i Nordland fylkeskommune. Å arbeide med rusmiddel- og pengespill/dataspillforebyggende tiltak er et viktig og helsefremmende bidrag til arbeidsmiljøet i Nordland fylkeskommune. Her beskrives Nordland fylkeskommunes syn på: bruk av rusmidler, pengespill eller andre spill i arbeidstiden bruk av rusmidler i situasjoner som kan relateres til arbeidsfellesskapet bruk av rusmidler eller spilleaktivitet utenfor arbeidstiden som kan medføre fravær eller at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende bruk av rusmidler eller spilleaktivitet knyttet til situasjoner der ansatte representerer Nordland fylkeskommune (kurs/konferanser etc.) Politikk for rusmiddelbruk og pengespill/dataspill ble vedtatt i Arbeidsmiljø og administrasjonsutvalget (AMA) 1.juli Denne politikken må sees i sammenheng med Arbeidsreglementet pkt. 10 som lyder: Arbeidstakeren skal ikke være påvirket av berusende eller bedøvende midler i arbeidstiden. Arbeidstaker må orientere nærmeste leder om bruk av medikamenter forskrevet av lege som kan gi rus- eller bedøvende virkning. Fylkeskommunen er en Akan-bedrift (Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengighetsproblematikk), og har nulltoleranse for påvirkning av rusmidler i arbeidstiden. Det foreligger egne retningslinjer for behandling av saker vedrørende misbruk av alkohol, narkotika og spilleavhengighet. Ansatte som mistenkes for å være påvirket av rusmidler skal bortvises fra arbeidsplassen av nærmeste leder eller dennes stedfortreder. Ansatte som observerer at kollegaer møter påvirket på jobb, eller har mistanke om dette, plikter å varsle nærmeste leder eller dennes stedfortreder. Hvorfor har Nordland fylkeskommune utarbeidet egen politikk for rusmiddelbruk og pengespill/dataspill? Formålet med rusmiddel- og pengespill/dataspillpolitikken i Nordland fylkeskommune er først og fremst å forebygge og håndtere rus- og avhengighetsproblemer blant fylkeskommunens ansatte. Alle ansatte skal arbeide for å ivareta sikkerhet, kvalitet og for å opprettholde et godt arbeidsmiljø. Rusmiddel- og pengespill/dataspillpolitikken er et viktig element i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, og et ledd i arbeidet med å utvikle og bevare en sunn bedriftskultur som fremmer de ansattes trivsel og fysiske og psykiske helse. 4

5 Det er viktig at alle ansatte blir ivaretatt i en vanskelig situasjon. I utgangspunktet kan overtredelse av arbeidsreglementets bestemmelser medføre oppsigelse eller avskjed. Fylkeskommunens politikk er imidlertid at ingen skal miste jobben på grunn av rusmiddelproblemer og/eller pengespill/ dataspillproblemer uten først å få tilbud om hjelp. Påvirkning av rusmidler i arbeidstiden I Nordland fylkeskommune er det uakseptabelt å møte på jobb påvirket av rusmidler. Fylkeskommunen er en rusmiddelfri bedrift. Det tolereres ikke bruk, oppbevaring eller omsetning av rusmidler. Det gjelder både alkohol og narkotika, og dreier seg også om bakrus og alkohollukt. Ved bruk av medikamenter gjelder samme regel om at påvirkning på jobb er uakseptabelt. Ved bruk av medikamenter som kan gi rusvirkning, og som er forskrevet av lege, skal nærmeste overordnede orienteres om bruken slik at eventuelle arbeidsmessige hensyn kan ivaretas. Det skal i utgangspunktet ikke serveres alkohol på arrangementer i regi av Nordland fylkeskommune. Fylkesordfører, fylkesrådet, etatsledere, rektorer og driftsenhetsledere kan gi unntak for servering av vin eller øl til middager. Ved unntak av hovedregelen serveres maksimalt 2 glass vin eller 2 glass øl til middag. Ved representasjon, reisevirksomhet, deltakelse på kurs og konferanser og andre arbeidsrelaterte anledninger, skal ansatte i Nordland fylkeskommune vise måtehold og en atferd som ikke går ut over arbeidsplassens eller fylkeskommunens omdømme. Ansatte er å betrakte som representanter for Nordland fylkeskommune i slike sammenhenger. Kurs og konferanser, samt virkedager etter spesielle merkedager, er vanlige arbeidsdager. Følgelig er holdningen til ruspåvirkning ved slike anledninger den samme som ellers. Ansatte som følger elever/ungdommer på turer skal aldri kjøpe eller nyte alkohol eller andre rusmidler, så lenge turen varer. Bruk av pengespill eller andre spill i arbeidstiden Det er ikke tillat å bruke tid på pengespill eller andre spill via internett i arbeidstiden. Bruk av rusmidler og avhengighet av pengespill/dataspill kan ikke uten videre sidestilles, men forskning har vist at det vil være en rekke likheter både i hvordan personer forholder seg til problemkilden (rusmidler eller pengespill/dataspill), og hvilke negative konsekvenser som ofte oppstår. Det er viktig at man i hver enkelt sak vurderer i hvor stor grad spilleaktiviteten og problemene berører eller går ut over jobben. Bruk av rusmidler i situasjoner som kan relateres til arbeidsfellesskapet Dette omhandler fester og sammenkomster som skjer på fritiden i regi av arbeidsplassen. Det er viktig å reflektere over hvor mye alkohol som skal serveres, slik at det ikke oppstår episoder eller hendelser som ikke er ønsket eller oppfattes som upassende. Bruk av rusmidler eller spilleaktivitet utenfor arbeidstiden Det aksepteres ikke bruk av rusmidler eller spilleaktivitet som kan medføre fravær eller at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende. 5

6 Hvordan vil Nordland fylkeskommune følge opp denne politikken? Nordland fylkeskommune ønsker å utvikle en god og sunn bedriftskultur. I dette ligger også en rusmiddel- og pengespill/dataspillpolitikk som ivaretar alle ansatte i fylkeskommunen. Det legges opp til informasjon og opplæring av både ledere og ansatte. Rusmiddel- og pengespill/dataspillpolitikken åpner for at de ansatte på eget initiativ kan be om hjelp for et rusproblem eller et pengespill/dataspillproblem, og eventuelt få opprettet et Akanopplegg, selv om problemet ikke har gitt utslag i jobbsammenheng. Slike initiativ verdsettes av arbeidsgiver, og det vil ikke være noe som synliggjøres i de ansattes personalmapper. Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å ta opp eventuelle belastninger som påvirker arbeidsmiljøet, uansett årsak. Ved bekymring, uro eller mistanke om rus- eller pengespill/ dataspillproblemer skal det meldes fra til nærmeste leder. Ledere på alle nivåer må også være klar over sammenhengen mellom avhengighetsproblematikk og psykiske lidelser (angst/depresjoner). Dette må det tas hensyn til i Akan-arbeidet. Rus- og spillavhengighet i ansattes nære familie vil kunne påvirke arbeidsutførelsen. Det er ønskelig med åpenhet rundt dette for å gi leder forståelse for situasjonen og mulighet til tilretteleggelse for den ansatte. Ledere på alle nivåer har det formelle ansvaret for at rus- og pengespill/dataspillpolitikken gjøres kjent og etterleves, og at gjeldende avtaler og retningslinjer følges. Leder har ansvaret for å snakke med en ansatt som har en atferd som gir grunn til bekymring, uro eller mistanke (den nødvendige samtalen). Ledere skal reagere konsekvent og tidlig på uakseptabel eller mistenkelig atferd knyttet til bruk av rusmidler eller pengespill/dataspillaktivitet. Reaksjonsgrunnlaget er beskrevet i retningslinjene for Akan-arbeidet i Nordland fylkeskommune. Alle som deltar i en konkret Akan-sak har taushetsplikt. Alle dokumenter med personopplysninger oppbevares forsvarlig og forskriftsmessig. En forutsetning for et vellykket Akan-opplegg er at alle som er involvert har et nært samarbeid. Alle ansatte i Nordland fylkeskommune skal være kjent med fylkeskommunens politikk for forebygging og håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill. 6

7 Organisering av Akan-arbeid Akan-arbeidet i Nordland fylkeskommune er et felles ansvar for alle ledere og ansatte i forhold til å medvirke til et rusfritt og godt arbeidsmiljø. Organiseringen av arbeidet gjøres på følgende måte: Arbeidsmiljøutvalget (AMU/AMI) AMU er hovedansvarlig for å ivareta Nordland fylkeskommunes politikk for forebygging og håndtering av rusmiddelbruk og pengespill/dataspill på den enkelte enhet. AMU velger medlemmer til Akan-utvalget. I driftsenhetene uten AMU må enhetene selv vurdere hvordan hovedansvaret for Akan-arbeidet skal organiseres, og hvordan Akan-utvalg skal utnevnes. I fylkesadministrasjonen er det AMI som er hovedansvarlig, og utnevner Akan-utvalg. Fra Arbeidsmiljøloven 7-1 presiseres at ved virksomheter med 50 ansatte og flere skal det være arbeidsmiljøutvalg hvor arbeidsgiver, arbeidstaker og bedriftshelsetjenesten er representert. I virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte skal det opprettes arbeidsmiljøutvalg når en av partene ønsker det. Arbeidsgiver og arbeidstaker skal ha like mange representanter i utvalget. Representantene for bedriftshelsetjenesten har ikke stemmerett i utvalget. Ved stemmelikhet gjør lederens stemme utslaget. AMU kan opprette underutvalg (i dette tilfellet Akan-utvalg). Akan-utvalget Akan-utvalget er underlagt AMU og skal bestå av: en eller to representanter fra ledelsen en eller to representanter for de ansatte (skal være en av Akan-kontaktene) en representant fra Bedriftshelsetjenesten (BHT) Akan-utvalget velger selv sin leder. Utvalget har 2 års funksjonstid, med mulighet for gjenvalg. Akan-utvalget skal organisere og tilrettelegge Akan-arbeidet på den enkelte enhet. Utvalget skal være pådriver i det forebyggende arbeidet. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle får nødvendig opplæring og informasjon. Akan-utvalget skal hvert år lage en handlingsplan hvor rusforebyggende aktiviteter og tiltak beskrives nærmere. Akan-utvalget rapporterer årlig til AMU om aktiviteter i siste år og handlingsplan for kommende år. Akan-utvalget behandler ikke personsaker (individuelle Akan-opplegg). 7

8 Ledere: Lederne for driftsenhetene/etatene skal sørge for at alle ansatte kjenner rusmiddelpolitikken, og hva denne betyr for den enkelte medarbeider og for enheten som helhet. Det skal settes av tid i personalet/avdelingene for drøfting av «hvordan vil vi ha det hos oss». Lederne er nøkkelpersoner og viktige signalgivere i arbeidsmiljøet. De har et særlig ansvar for at rus- og pengespill/dataspillpolitikken etterleves i praksis. Det er et lederansvar å snakke med ansatte som har en atferd som gir grunn til uro, bekymring eller mistanke. «Den nødvendige samtalen» er av avgjørende betydning. Ansatte som på eget initiativ ber om hjelp for et rusproblem eller et pengespill/ dataspillproblem, skal få tilbud om et Akan-opplegg, selv om problemet ikke har gitt utslag i jobbsammenheng. Slike initiativ verdsettes av arbeidsgiver, og hjelp til ansatte uten at det har vært brudd på arbeidsreglementet skal ikke synliggjøres i de ansattes personalmappe. Ledere på alle nivåer har det formelle ansvaret for at arbeidsreglementet i Nordland fylkeskommune overholdes. Ved brudd på arbeidsreglementet har nærmeste leder med personalansvar plikt til å reagere. I arbeidet med individuelle Akan-opplegg er nærmeste leder ansvarlig, og deltar i utforming, oppfølging og evaluering av opplegget sammen med Akan-kontakt og eventuelt BHT. Lederen skal følge opp den berørte medarbeideren i det daglige arbeidet, og vurdere behovet for eventuelle arbeidsmessige endringer og kontrolltiltak. Akan-kontakter: Som utgangspunkt skal hver avdeling opprette egen Akan-kontakt. Dette gjelder også de små enhetene. En av Akan-kontaktene, eksempelvis medlem i Akan-utvalget, skal ha en koordinerende rolle for Akan-arbeidet hos driftsenheten. Akan-kontaktene skal være tilgjengelig for de som trenger å rådføre seg med noen om eget eller andres rusmiddelproblem eller problemer knyttet til pengespill/dataspill. Akan-kontakten deltar sammen med leder og eventuelt BHT i planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle Akan-opplegg. HR-seksjonen: HR-seksjonen har det overordnede ansvaret for at fylkeskommunens rus- og pengespill/ dataspillpolitikk er oppdatert og tilgjengelig på intranettet, og kan kontaktes for rådføring vedrørende lokalt Akan-arbeid. Videre er HR-seksjonen ansvarlig for informasjon og opplæring til ledere, Akan-kontakter, tillitsvalgte, verneombud og andre. Tillitsvalgte: Rusmiddelpolitikken i Nordland fylkeskommune er vedtatt i AMA, og «eies» av både medarbeidere og ledelse. Tillitsvalgte har et ansvar som pådrivere og signalgivere for et godt arbeidsmiljø. De skal bidra til at arbeidstakerne får saklig oppfølging og bistand. Den enkelte medarbeider kan be 8

9 om at tillitsvalgte deltar på møter etc. Verneombud: Verneombudene skal ha overblikk over arbeidsmiljø og sikkerhet. Sammen med ledelsen har verneombudet ansvar for at rus- og pengespill/dataspillproblematikk settes i sammenheng med HMS-arbeidet. Alle ansatte: Alle ansatte i Nordland fylkeskommune er ansvarlige for å medvirke til et rusfritt og godt arbeidsmiljø. Det innebærer at hver enkelt selv må sørge for å være rusfri på jobb. Det samme gjelder pengespill/dataspillaktiviteter som går ut over arbeidsmiljøet eller arbeidsutøvelsen. Det innebærer at kollegaer må si ifra om belastninger eller sikkerhetsrisiko på arbeidsplassen. Ansatte kan på eget initiativ be sin leder om hjelp dersom den ansatte mener å ha en problem i forhold til alkohol eller spillaktivitet. Vedkommende skal få den bistand som er nødvendig, selv om det ikke har vært brudd på arbeidsreglementet. Slik bistand dokumenteres ikke i vedkommendes personalmappe. Alle ansatte kan søke råd hos en av Akan-kontaktene. Dette gjelder om det er problem i forhold til egne eller andres problemer med rusmidler eller spillavhengighet. 9

10 Akan-kontaktens rolle Akan-kontakten velges på den enkelte driftsenhet/avdeling for en tidsavgrenset periode. For å sikre kontinuitet i arbeidet anbefales det at Akan-kontakten innehar rollen i minimum 4 år. Akan-kontakten skal være en ressursperson, en pådriver og en rådgiver. Dette gjelder i saker som dreier seg om rusmiddelbruk, pengespill og håndtering av slike saker på arbeidsplassen. Akan-kontakten har ikke ansvaret for virksomhetens rusmiddelforebyggende arbeid. Dette ansvaret ligger hos ledelse og AMU. Akan-kontakten skal imidlertid bistå med kunnskap og erfaring når ledelsen eller andre som arbeider med personal- eller arbeidsmiljøarbeid har behov for det. Ledelsen ved den enkelte driftsenhet/avdeling skal gi Akan-kontakten mulighet til å kvalifisere seg innen rusmiddelforebyggende arbeid, f.eks. kurs i regi av Akan kompetansesenter. Leder og Akan-kontakt må i fellesskap gå gjennom Akan-kontaktens rolle, tidsbruk etc. Akan-kontaktens generelle oppgaver Kjenne godt til Nordland fylkeskommunes Akan-politikk og innholdet i de felles dokumentene som til enhver tid ligger ute på fylkeskommunens intranett. Ha kunnskap om hva en rusmiddelpolitikk innebærer, hvordan Akan-arbeidet skal forankres og organiseres internt på eget arbeidssted og kjenne til hvordan «den nødvendige samtalen» kan gjennomføres. Ha oversikt over hvem som er ressurspersoner og ansvarlige i forhold til det rusforebyggende arbeidet, både innad på eget arbeidssted og sentralt i Nordland fylkeskommune. Være tilgjengelig for både ledere og kollegaer som ønsker å rådføre seg om spørsmål knyttet opp til rusmiddelbruk og/eller pengespill/dataspill. I samarbeid med Akan-utvalg eller annen organisasjonsform delta aktivt med informasjon og opplæring i Akan-arbeid. Ved behov søke bistand hos fylkeskommunens Akan ressursgruppe for råd og veiledning. Akan-kontaktens arbeid i forhold til enkeltpersoner Ha kjennskap til hvordan en nødvendig samtale kan gjennomføres slik at Akan-kontakten kan støtte ledere når de skal ha slike samtaler. Kjenne fylkeskommunens reglement for håndtering av enkeltsaker. Være aktiv samtalepartner for leder eller andre med ansvar. Være med som rådgiver i det teamet som etableres i forbindelse med individuelle Akanopplegg. Samarbeide med nærmeste leder og BHT om planlegging, koordinering og oppfølging av tiltak. Akan-kontakten skal IKKE Ha ansvar for individuelle Akan-opplegg. Være «kontrollør», verken i arbeidsmiljøet eller i spesielle Akan-opplegg. 10

11 Praktisk Akan-arbeid Hva er viktig for å få etablert et levende Akan-arbeid på den enkelte enhet/avdeling? Det er viktig at både ledelsen og de ansatte diskutere og deltar i utformingen av rusmiddelpolicyen/kjørereglene for å skape en felles forståelse og for å forankre dette hos alle aktører i arbeidsmiljøet på enheten. Det må etableres arenaer for å diskutere framgangsmåte for implementering av denne politikken. Arbeidsmiljøutvalget er et sentralt organ som igjen har ansvaret for å etablere Akan-utvalg. Hvordan skal vi finne felles verdier og ha samme holdning til «hvordan ønsker vi å ha det hos oss?» Hva trenger vi for å få til arbeidet? Hva er nødvendig kompetanse? Hvilken kompetanse har vi allerede? Hvordan skal vi skaffe oss kompetanse? Hvem skal få kurs/opplæring? Informasjon til alle ansatte om Akan-arbeidet i Nordland fylkeskommune. Hva er fylkeskommunenes Akan-politikk? Hvem gir informasjon? Kan Akan kompetansesenter bistå i arbeidet? Bedriftshelsetjenestens (BHT) rolle og funksjon i Akan-arbeidet Akan-arbeidet er en del av det systematiske HMS-arbeidet i Nordland fylkeskommune. Bedriftshelsetjenesten har høy kompetanse knyttet til disse emnene, og skal bidra til økt fokus og gjennomføring av dette arbeidet. Hovedfokus på tjenesten skal være forebyggende og helsefremmende arbeid og må foregå i et aktivt samarbeide med fylkeskommunens ledere og ansatte. Hensikten skal være å styrke det interne nærværet som fremmer trivsel og arbeidsmiljøet for alle ansatte. Bedriftshelsetjenesten vil kunne bidra med rådgivning og deltakelse i det lokale Akan-arbeidet på den enkelte enhet. Konkrete tips i Akan-arbeidet på den enkelte enhet/avdeling Ledelsen har ansvar for at det settes av tid til diskusjoner/refleksjoner i personalet Akan-kontakten må få frigjort tid til egen kompetanseutvikling Legg en møteplan for Akan- arbeidet. Å sette av tid til arbeidet er nødvendig for å få dette gjennomført. Det ligger mye aktuell og nyttig informasjon på Akan kompetansesenter sine hjemmesider ( Det kan være lurt å bruke videosnutter produsert av Akan kompetansesenter som utgangspunkt for diskusjoner om «hvordan er det og hvordan vil vi ha det på vår arbeidsplass?». Videoene finnes på akan.no og er gratis å bruke. Navn på Akan-kontakt skal være slått opp på informasjonstavle på avdeling/enhet. 11

12 Verktøy i forebyggende Akan-arbeid Akan kompetansesenter har utviklet ulike verktøy som kan tas i bruk for å jobbe forebyggende og skape en bevisst holdning til rusmiddelbruk og pengespill/dataspill. Under er noen av verktøyene listet opp. Les mer på Dialogverksted Dialogverksted bidrar til å forenkle diskusjonen om alkoholkultur, og skape bevissthet om hva som er greit og ikke greit. Det passer for både store og små virksomheter og trenger ikke ta mer enn en time. Les mer om Dialogverksted her Dilemmaverktøy Dilemmaverktøy er et verktøy utviklet for å sette ledere og ansatte i stand til å diskutere dilemmaer knyttet til blant annet jobbrelatert alkoholbruk. Dilemmaverktøy består av filmer, diskusjonstemaer samt tips og råd knyttet til dilemmaer som omhandler arbeidsrelatert alkoholbruk og bakrus. Dette verktøyet hjelper til å reflektere rundt alkoholkultur, hva som er greit og hvilke enkle grep som kan gjøres for å hindre uønskede situasjoner. Verktøyet gir også tips og råd om hvordan håndtere vanskelige situasjoner knyttet til alkoholbruk. Les mer om Dilemmaverktøy her Balance Balance er et internett-basert helsefremmende tilbud til dem som vil sjekke og eventuelt justere sine alkoholvaner. Programmet øker bevisstheten rundt eget alkoholkonsum, samt bidrar til å endre risikofylt konsum for de som har behov for det. Balance gir også råd om hvordan å takle stress og ha det bedre i hverdagen. Nordland fylkeskommune vurderer å ta i bruk Balance høsten 2016, som et tilbud til alle ansatte. Les mer om Balance her 12

13 Retningslinjer for personrettet arbeid Et individuell Akan-opplegg har sin bakgrunn i brudd på arbeidsreglementet eller annet gjeldende lov-/regelverk, etterfulgt av en eller flere advarsler. Ansatte kan også på eget initiativ be om hjelp ved bekymring for egen rusmiddelbruk eller pengespill/dataspillaktivitet, og etter eget initiativ få opprettet et individuelt Akan-opplegg, selv om problemet ikke har gitt utslag i arbeidssammenheng. I disse tilfellene skal møtevirksomhet og tiltak ikke dokumenteres i den ansattes personalmappe. Et individuelt Akan-opplegg igangsettes etter at medarbeideren har sagt ja til et slikt opplegg. Alternativet er et saken blir håndtert som en ordinær personal-/disiplinærsak der ansettelsesforholdet blir vurdert, med oppsigelse som mulig konsekvens. Taushetsplikt Alle som blir involvert i arbeid med personalsaker har taushetsplikt. Utveksling av informasjon til nødvendige samarbeidspartnere må avtales og nedfelles i den skriftlige avtalen. Grunnlag for reaksjon Å møte på arbeid påvirket av rusmidler Å bruke rusmidler i arbeidstiden Pengespill i arbeidstiden Dataspill i arbeidstiden Bruk av rusmidler eller spilleaktivitet knyttet til situasjoner der ansatte representerer Nordland fylkeskommune (kurs/konferanser etc.) Å bruke rusmidler eller ha pengespill-/dataspillaktivitet utenfor arbeidstiden, slik at det medfører: - fravær - at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende - at krav til sikkerhet og kvalitet ikke ivaretas Framgangsmåte Brudd på arbeidsreglementet som beskrevet ovenfor følges opp av nærmeste leder. Det gis første advarsel. Er en arbeidstaker beruset/påvirket skal leder sørge for at vedkommende forlater arbeidsstedet og kommer seg trygt hjem. Saken følges i så fall opp påfølgende dag. Dersom nærmeste leder ikke er til stede ligger ansvaret hos stedfortreder, som snarest må informere leder. Formelle prosedyrer Den nødvendige samtalen «Den nødvendige samtalen» er i Akan-sammenheng en samtale på bakgrunn av en bekymring eller mistanke om rus- og avhengighetsproblematikk hos en ansatt. En bekymring eller mistanke kan skyldes økt sykefravær eller endring i atferd og arbeidsprestasjoner. Den nødvendige samtalen skal gi vedkommende en mulighet til å skape endring i livet sitt. 13

14 Den aktuelle leder må klarere forholdene rundt enhver bekymring/hendelse i forhold til en ansatt gjennom å ha «den nødvendige samtalen». Om det i denne samtalen blir gitt første skriftlige advarsel eller om det anses som nok å gi en muntlig advarsel vurderes ut fra sakens alvorlighetsgrad. (Ved f.eks. dataspill i arbeidstiden kan det være nok med en første muntlig advarsel). Første advarsel Den ansatte gis advarsel som bekreftes skriftlig (se eget skjema) og innkalles til samtale med nærmeste leder. Dersom den ansatte ønsker det er det en fordel at tillitsvalgte, eller en annen person som den ansatte velger, deltar på møtet. Nærmeste leder bør også ha en annen i ledelsen med seg på møtet. Det skrives referat fra møtet, som godkjennes av de som deltar. Den ansatte tilbys råd, veiledning og støtte, og kan allerede ved første advarsel få tilbud om individuelt Akan-opplegg. Det er frivillig å ta imot tilbudet på dette stadiet. Andre advarsel Ved gjentatt brudd på arbeidsreglementet gis ny advarsel, og grunnlaget for advarselen skal beskrives konkret (se eget skjema). Den ansatte har følgende valg: 1) Han/hun kan gå inn i et individuelt Akan-opplegg i samarbeid med nærmeste leder, Akan-kontakt og BHT. Det utarbeides og inngås en skriftlig avtale om et individuelt tilpasset Akan-opplegg. Behov for profesjonell behandling vurderes. 2) Vil ikke den ansatte gå inn i et individuelt Akan-opplegg vil forholdet bli behandlet som en personal-/disiplinærsak, hvor ansettelsesforholdet blir vurdert. Ytterligere advarsler Ved brudd på arbeidsreglementet eller Akan-opplegget innkalles partene til nytt møte. Akanopplegget evalueres. Det avgjøres om opplegget kan justeres slik at det kan videreføres eller om saken må håndteres som en personalsak. Annen informasjon: Et Akan-opplegg varer vanligvis i 2 år. Formelle dokumenter i saken oppbevares i den ansattes personalmappe. Den individuelle Akanavtalen kan arkiveres hos BHT. (Dersom en ansatt ber om hjelp uten at det har vært brudd på arbeidsreglementet, skal ingen dokumenter arkiveres.) Et individuelt Akan-opplegg kan også avsluttes før det har gått 2 år hvis det i felles evaluering viser seg at det ikke er formålstjenlig å fortsette. Det kan begrunnes i at vedkommende ikke følger opp det som er avtalt i opplegget, og at det ikke fungerer arbeidsmessig. Dersom Akan-opplegget avsluttes håndteres saken videre som en ordinær personal-/disiplinærsak. HR-seksjonen overtar alle dokumenter i saken som dokumentasjon i personalsaken. 14

15 Individuell samtale Råd ved gjennomføring av samtale med tanke på individuell Akan-avtale Når individuell Akan-avtale kommer som følge av mislighold av arbeidsreglementet, gjennomføres møte etter følgende punkter. Dersom Akan-avtale inngås ut fra medarbeiders eget initiativ, før advarsel for brudd på arbeidsreglement, tilpasses møtet ut fra situasjonen. Ansvarlig enhetsleder leder møtet. Den aktuelle medarbeideren møter og bør møte sammen med en som han/hun har tillit til (tillitsvalgt, verneombud eller andre). Akan-kontakt, vedkommendes avd.leder, fastlegen og representant for bedriftshelsetjenesten er også delttakere på møte. Hva er viktig for lederen å huske på i en samtale der temaet er individuell Akan-avtale? Medarbeideren som avtalen gjelder skal oppleve respekt og ivaretakelse, selv om temaet er meget alvorlig. Det betyr at «moralisme» ikke har noe å gjøre i en slik samtale. Innled med å ønske velkommen, og si noe om at dette er en vanskelig situasjon og at du som leder har stor respekt for den medarbeideren som saken gjelder for. Du er glad for at vedkommende er åpen for å delta på dette møtet. Si også noe om at det kan være vanskelig å få presentert det som har vært uakseptabel atferd, men at det er nødvendig å være klar og tydelig i denne situasjonen. Gjør det klart at «alle vil deg vel» og at tilbudet om Akan-avtale er et ønske om å få beholde vedkommende som medarbeider og at dette skal være til hjelp for den ansatte. Presentasjonsrunde med rolleavklaring. Informer om hva en Akan-avtale er, hva en slik avtale skal inneholde og hva dette betyr. Leder refererer kort og tydelig de hendelsene som har ført fram til møtet. De hendelsene som det vises til må være så tydelige at eventuelle forklaringer ikke påvirker alvoret. Den aktuelle medarbeideren må få komme med sine synspunkter. Det må tydeliggjøres for medarbeideren at alternativet til å gå inn i en Akan-avtale vil være at saken blir håndtert som en personalsak som vil kunne ende med en oppsigelse. Partene drøfter hva som kan være alternative behandlingsformer. Leder må på forhånd ha gjort seg kjent med disse. Eventuell henvisning til behandling gjøres av lege. I samråd med ansatt skal nødvendig dokumentasjon fra arbeidsgiver legges ved søknaden. Dersom ikke fastlegen kommer inn på det skal leder forhøre seg med fastlegen om det kan være aktuelt med antabus- eller annen type medikamentell behandling. Avtalen må være helt entydig på hvem som har ansvar for hva, og hva som skjer hvis noen misligholder avtalen. Det kan være aktuelt å diskutere om medarbeideren ønsker å ha en «personkontakt» i jobbhverdagen, eller om det er best at det er avdelingsleder som har denne støttefunksjonen. 15

16 Vedlegg 1: Første advarsel Første advarsel for brudd på arbeidsreglementet i henhold til Akan-retningslinjene i Nordland fylkeskommune (arbeidstaker) bekrefter med dette å ha mottatt varsel i henhold til Akan-retningslinjene i Nordland fylkeskommune. Bakgrunn for advarselen er følgende hendelse: (konkret beskrivelse av hendelsen) I samtale med (leder) er det gitt informasjon om fylkeskommunens retningslinjer og at nye brudd på arbeidsreglementet kan medføre avslutning på arbeidsforholdet. Den ansatte har fått tilbud om råd, veiledning og støtte, og har også fått tilbud om individuelt Akan-opplegg. Det er informert om at Akan-kontakt og bedriftshelsetjenesten vil få vite om denne advarselen, og om muligheten til å få en rådgivende samtale med disse. Den ansatte gir leder tilbakemelding i løpet av en uke om vedkommende vil benytte seg av noen av disse tilbudene eller ikke. (sted/dato) arbeidstaker leder Advarselen blir lagret på personalmappen. 16

17 Vedlegg 2: Andre advarsel Andre advarsel for brudd på arbeidsreglementet i henhold til Akan-retningslinjene i Nordland fylkeskommune Til: Dato: Det vises til advarsel gitt (dato). På bakgrunn av at du (dato) igjen har brutt vårt arbeidsreglement ved å (konkret beskrivelse av hendelsen) gis du med dette andre gangs varsel. Nordland fylkeskommune v/ (arbeidssted) tilbyr deg et individuelt tilpasset Akan-opplegg i henhold til fylkeskommunens rusmiddel- og pengespillpolitikk. Hensikten er at arbeidsforholdet kan fortsette. Jeg ber deg møte til samtale på mitt kontor (dato og klokkeslett). Etter samtalen avventes din avgjørelse innen (dato). Dersom du ønsker det kan tillitsvalgt eller en annen person delta sammen med deg. Ønsker du mer informasjon før du bestemmer deg for om du vil ta imot tilbudet om et individuelt Akanopplegg, kan du ta kontakt med Akan-kontakten eller bedriftshelsetjenesten (BHT). Dersom du beslutter at du ikke vil ta imot tilbudet om et Akan-opplegg blir ditt ansettelsesforhold i Nordland fylkeskommune vurdert i en ordinær personal-/disiplinærsak. Orientering om denne advarselen er gitt til Akan-kontakt, BHT og tillitsvalgt. leder Jeg bekrefter å ha mottatt advarsel datert Jeg ønsker / ønsker ikke (stryk det som ikke passer) å inngå avtale med Nordland fylkeskommune om et individuelt tilpasset Akan-opplegg i samarbeid med Akan-kontakt, BHT og leder. Dato arbeidstaker Advarselen blir lagret på personalmappen. 17

18 Vedlegg 3: Akan-avtale Standardavtale for individuell Akan-avtale i Nordland fylkeskommune Denne avtalen er inngått mellom (arbeidstaker) og Nordland fylkeskommune v/ (arbeidssted og leder) Det er orientert om gjeldende regler for behandling av saker der ansatte i Nordland fylkeskommune har brutt arbeidsreglementet med hensyn til ruspåvirkning/rusmiddelbruk eller pengespill/ dataspill. De som undertegner dette dokumentet forplikter seg til et gjensidig samarbeid om opplegget. Eventuelle endringer av opplegget, både av den generelle delen og den individuelt tilpassede delen, må gjøres skriftlig og i forståelse med de som har undertegnet dokumentet. GENERELL DEL Opplegget skal gjelde fra dags dato og 2 år framover. Opplegget evalueres/vurderes første gang (dato) (nærmere plan for oppfølging i den individuelle delen). Når opplegget evalueres/(re)vurderes skal følgende personer delta: (arbeidstakeren) (rektor/leder) (Akan-kontakt) (nærmeste leder) (BHT-kontakt) (fastlegen) (tillitsvalgt/verneombud) (andre aktuelle) Behov for vurdering oppstår dersom (arbeidstaker) bryter arbeidsreglementet eller avtalen om individuelt Akan-opplegg, eller ved manglende oppfølging fra en av partene. Fastlege: I Akan-avtalens virketid gjelder ikke egenmelding. Det er fastlegen eller annen behandlende lege 18

19 som må skrive ut sykemelding. Fravær, uansett årsak, skal meldes til nærmeste leder så snart som mulig. Alle som er involvert i arbeidet med Akan-opplegget har taushetsplikt. Underskrift av denne avtalen gir fullmakt til utveksling av nødvendig, relevant informasjon og samarbeid mellom de som er involvert i opplegget, inkludert eksterne behandlere. INDIVIDUELL DEL: I tillegg til oppleggets generelle del er følgende avtale gjort: Sted Dato Arbeidstaker Leder Akan-kontakt BHT Denne individuelle Akan-avtalen kan arkiveres hos BHT i stedet for i personalmappa. Jeg ønsker at BHT skal arkivere denne avtalen: Arbeidstakers underskrift 19

20