VARSLINGSVEILEDER FOR BEDRIFTENE. Samfunnsansvarlig forretningsdrift

Transkript

1 VARSLINGSVEILEDER FOR BEDRIFTENE Samfunnsansvarlig forretningsdrift

2 VARSLING - En veileder fra KS Bedrift Varslingsveileder for bedriftene Innledning Varsling er ikke noe nytt, men temaet har fått fornyet aktualitet som følge av at de nye bestemmelsene i arbeidsmiljøloven om arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold trådte i kraft 1. januar I enhver organisasjon vil det kunne forekomme kritikkverdige forhold. Arbeidstakerne er ofte de nærmeste til å oppdage kritikkverdige forhold, og virksomheten bør derfor tilrettelegge og informere om varslingsretten slik at kritikkverdige forhold synliggjøres for ledelsen. De fl este har allerede i dag kanaler som tar imot slike meldinger. Det mest naturlige sted å henvende seg for en arbeidstaker som har fått kjennskap til noe kritikkverdig i virksomheten, er til nærmeste leder, hovedverneombud eller tillitsvalgt. KS Bedrift anbefaler at man utarbeider rutiner for varsling som bygger på tjenestevei. Samtidig er det viktig å etablere og synliggjøre hvilke alternative kanaler en varsler kan bruke. Hva er varsling? Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten til en person eller instans som kan gjøre noe med forholdet. Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Faglig eller politisk uenighet vil vanligvis ikke anses å falle innenfor det varslerbestemmelsene i arbeidsmiljøloven tar sikte på å verne. Man skiller gjerne mellom intern varsling, som er varsling i samsvar med virksomhetens rutiner, varsling i linje eller varsling til andre i virksomheten som har formell påvirkningsmulighet, beslutningsmyndighet eller ansvar i forhold til de spørsmål eller personer det gjelder, og ekstern (offentlig) varsling, som omfatter de tilfeller der arbeidstaker går til pressen, blogger eller på andre måter gjør opplysningene tilgjengelige for offentligheten, samt varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

3 VARSLING - En veileder fra KS Bedrift Retten til å varsle De nye lovbestemmelsene om varsling lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver pålegges å legge forholdene til rette for varsling. Lovbestemmelsene om varsling fi nnes i arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6. Loven fastslår at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Kravet til forsvarlig fremgangsmåte ved varslingen vil særlig avhenge av hvem en ansatt varsler til. En ansatt som varsler i tråd med interne rutiner, vil alltid ha varslet på en forsvarlig måte. Videre vil en ansatt alltid ha rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Hva som er forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. I hovedsak vil vurderingstemaet være om arbeidstaker har tilstrekkelig grunnlag for kritikken og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomheten saklige interesser med hensyn til måten det varsles på. Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold, men det avgjørende er at arbeidstaker har vært i god tro om sannheten i det som det varsles om. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven, ikke arbeidstaker. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven 2-5. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Forbud mot gjengjeldelse er viktig for å sikre trygge rammer for varsleren. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse, det vil si trakassering, ubegrunnet omplassering, dårligere lønnsutvikling, fratakelse av arbeidsoppgaver, oppsigelse, avskjed osv. Hvis fremgangsmåten ved varslingen ikke var forsvarlig, er den ansatte ikke vernet av forbudet mot gjengjeldelse. Arbeidsgivers reaksjon må likevel stå i et forhold til bruddet på forsvarlighetskravet. Varslingsrutiner i virksomheten Arbeidsmiljøloven 3-6 fastlegger en plikt for arbeidsgiver til å utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling. I henhold til Hovedavtalen Del C skal de tillitsvalgte involveres i denne prosessen. Plikten til å legge til rette for varsling skal integreres som en del av det systematiske HMS-arbeidet i virksomheten. Et hovedformål med varslingsbestemmelsene er å signalisere at varsling er både lovlig og ønsket. Arbeidstakeren kan ha ytringsfrihet også dersom varslingen kan komme i konfl ikt med eller skade arbeidsgivers interesser, og det skal mye til for at ytringsfriheten må vike. Men arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk, det skal ikke bero på ren sladder eller ubegrunnede påstander. Videre må arbeidstaker ha tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers interesse med hensyn til måten det er varslet på. I den forbindelse er det viktig at arbeidsgiver gjør noen grep når det gjelder ytringsklimaet med hensyn til håndtering av intern kritikk og opplysninger om kritikkverdige forhold. Åpenhet og god intern kommunikasjon må fremmes slik at det er lettere å si ifra om kritikkverdige forhold eller å hevde synspunkter det ikke er enighet om eller som er upopulære. Varsling om kritikkverdige forhold bør være en del av den normale interne kommunikasjonen i organisasjonen. Den varslings- og oppfølgingsrutine som utvikles, må være i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser, ha legitimitet i organisasjonen, være kjent for alle, være enkel for leder og medarbeider å bruke og gi rettssikkerhet både for varsleren og andre personer som måtte bli involvert.

4 2-3 Hovedregelen og utgangspunktet for varslingsrutinene bør være at man benytter seg av virksomhetens ordinære kanaler. Rutiner og prosedyrer for når det skal varsles, hvem det skal varsles til og så videre, bør nedfelles i retningslinjer, instrukser, reglementer eller liknende. Hvor omfattende et varslingssystem skal være, vil bero bl.a. på virksomhetens størrelse og organisering. Oppfølging av varsling En varsler bør ha krav på tilbakemelding om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Videre bør en varsler få positive tilbakemeldinger for at vedkommende har varslet, uavhengig av om det viser seg å omhandle et kritikkverdig forhold eller ikke. Videre vil en varsler måtte forvente å få korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver der det er nødvendig. Det må også tas hensyn til rettssikkerhet og personvern for den det varsles om. Det bør vurderes på hvilket tidspunkt vedkommende skal få informasjon om varslingen og hvordan man skal følge opp vedkommende i løpet av den etterfølgende prosessen. Et spørsmål man kan stille i denne forbindelse, er hvordan fortrolighet kan sikres når en arbeidstaker varsler. Er det tilstrekkelig med fortrolighet rundt varslingssituasjonen, eller er det i tillegg et behov for rutiner for og håndtering av anonym varsling? Det følger av varslingsreglene at varsleren har rett til å varsle anonymt. Dette innebærer at man ikke kan nekte å ta imot og behandle et anonymt varsel. På den annen side vil det kunne by på utfordringer med anonyme varslinger. Det vil kunne åpne for større grad av angiveri, ettersom ingen må stå ansvarlig for påstandene, og det er vanskelig å undersøke ytterligere uten å kjenne varsleren. En anonym varsler vil således kunne ha mindre verdi for virksomhetens ansvarlige, men varselet må likevel undergis passende undersøkelse. Det er et åpent spørsmål i hvilken grad det skal anbefales tilrettelagt i rutiner/retningslinjer m.m. for anonym varsling. Ved forsvarlig håndtering av varslinger kan det i stor grad tilrettelegges for at varslere står frem. I arbeidet med å utarbeide varslingsrutiner kan det være fornuftig å stille seg følgende spørsmål: Hva bør arbeidstakeren tenke over før han/hun varsler? Hvordan bør arbeidstaker gå frem hvis han/hun ønsker å varsle? Hvem kan motta et varsel? Hva gjør varslingsmottaker etter å ha mottatt et varsel? Hvilken informasjon skal den/de det varsles om få? Hvilken informasjon skal varsleren få etter å ha varslet?

5 VARSLING - En veileder fra KS Bedrift VARSLINGSPLAKAT Hva er varsling? Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lover, interne regler eller etiske normer. Rett og plikt til å varsle Den enkelte ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, men har normalt ikke plikt til det, med mindre det gjelder kriminelle forhold og forhold der liv og helse er i fare. Varsling kan gjøres anonymt, men normalt vil åpenhet sikre bedre saksgang og et bedre resultat for alle involverte parter. Hvem varsleren er, er likevel fortrolig informasjon. Den som varsles skal ikke straffes. Oppfølging av varsling Ledelsen har ansvar for behandlingen av varslede saker, og varsleren skal ha tilbakemelding innen en uke. Viser det seg at kritikken er grunnløs eller baserer seg på en misforståelse, skal varsleren ha en ordentlig forklaring. Ledelsen har ansvaret for å ta vare på personer som har vært utsatt for grunnløs kritikk. Hvem skal varsles? (Både saken og situasjonen vil kunne ha betydning for hvordan det bør varsles. Her må bedriften selv vurdere hva som er mest hensiktsmessig.) Eksempel Alle saker kan varsles til nærmeste leder eller til tillitsvalgte. Personalsaker og saker som dreier seg om arbeidsmiljø, kan varsles til personalsjefen. Brudd på skatteregler eller regler for smøring/korrupsjon kan varsles til økonomisjefen. Dersom varsleren ikke oppnår reaksjon eller tilbakemelding, kan varsleren informere daglig leder eller styreleder. Fører intern varsling ikke frem, vil den enkelte ansatte alltid ha rett til å gå til offentlige tilsyn med relevante saker.

6 A: Haakon VIIs gt. 9, 0161 Oslo, Postboks 1378 Vika, 0114 Oslo T: F: E: W: Varslingsveileder for bedriftene 1. januar 2007 trådte arbeidsmiljølovens nye bestemmelser om varsling i kraft. Lovgiver har med dette signalisert et ønske om at varsling får mer oppmerksomhet. Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold, via interne eller eksterne kanaler. Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver legger til rette for intern varsling og utarbeider rutiner for slik varsling. Denne veilederen er ment som en hjelp i denne prosessen. KS Bedrift anbefaler at man utarbeider rutiner for varsling som bygger på tjenestevei. Samtidig er det viktig å etablere og synliggjøre hvilke alternative kanaler en varsler kan bruke. DEN DOMINERENDE INTERESSEORGANISASJONEN FOR KOMMUNALT EIDE BEDRIFTER