3 Avklaring om det foreligger varsel om kritikkverdige forhold

Transkript

1 Vest politidistrikt Type dokument: Dokumentnr: RU Side: 1 av 6 RUTINE Tittel: HÅNDTERING AV VARSEL OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Gjelder for: Politidistriktet Saksbehandler: HMS - Rådgiver Utgitt dato: Revisjonsansvarlig: Adm. sjef Revidert dato: Sign: Gyldig til: Godkjent av, sign: Doknr. overordnet dok.: 0 Referanser Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (arbeidsmiljøloven) 2-4 og 2-5 Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten RU Håndtering av mobbing og trakassering RU Konflikthåndtering Veileder til ansatte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i Vest Politidistrikt 1 Formål Rutinen skal sikre at: alle ansatte opplever at det er ønskelig og trygt å si fra om kritikkverdige forhold virksomheten får kunnskap om kritikkverdige forhold og at forholdene opphører den som sier i fra om kritikkverdige forhold blir beskyttet mot gjengjeldelse alle involverte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø varslingen blir undersøkt og fulgt opp med tiltak og læring på en hensiktsmessig og god måte 2 Omfang Rutinen gjelder for varslingsgruppen og alle ledere som håndterer varsel om kritikkverdige forhold i Vest politidistrikt. 3 Avklaring om det foreligger varsel om kritikkverdige forhold 3.1 Innledende vurderinger/avklaringer Når leder har kommet til kunnskap om forhold som kan være kritikkverdige, skal vedkommende leder umiddelbart vurdere og avklare om informasjonen handler om kritikkverdige forhold. Det er innholdet i informasjonen som avgjør om det er et varsel. Det foreligger et varsel når en ansatt sier fra om kritikkverdige forhold.

2 Tittel: Varsling av kritikkverdige forhold Side 2 av 6 Kritikkverdige forhold er forhold som er i strid med lover, forskrifter, avtaler, samt brudd på Vest politidistrikt sine interne regler, rutiner og retningslinjer. Brudd på den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt, kan også bli vurdert som kritikkverdig. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være arbeidsforhold som er i strid med arbeidsmiljøloven, korrupsjon, økonomiske misligheter, uforsvarlig saksbehandling, uetisk atferd eller brudd på taushetsplikten. Som kritikkverdige forhold regnes også mobbing/ trakassering og konflikter. Vest politidistrikt har egne rutiner for håndtering av slike forhold. Den som sier fra om mobbing/trakassering og konflikter skal beskyttes mot gjengjeldelse. Forhold som omhandler arbeidsgivers styringsrett vil normalt sett ikke være kritikkverdige forhold. Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdig ut ifra egen politisk eller etisk overbevisning omfattes heller ikke av varslingsbestemmelsene, selv om den ansatte mener det eller har definert sin informasjon som det. Det vil alltid være innholdet i det man informerer om, som avgjør. 3.2 Krav til varsel om kritikkverdige forhold Det er ingen krav om hvordan man varsler om kritikkverdige forhold. Dette kan gjøres skriftlig, muntlig, personlig, åpent eller anonymt. Det kan varsles til ledere, tillitsvalgte og verneombud, samt som ordinær avviksmelding (RUH). Å varsle omfatter også tilfeller hvor arbeidstaker tar opp spørsmål internt i virksomheten, overfor kollegaer, tillitsvalgte, representanter for ledelsen osv., inkludert kritiske ytringer som er en del av den alminnelige interne kommunikasjonen i virksomheten. De kritikkverdige forholdene må ha en viss interesse for andre og ikke være allment kjent eller tilgjengelig. Det er videre et krav om at arbeidstakerens fremgangsmåte ved varslingen er forsvarlig. Varsling i henhold til Vest PD sin rutine og veileder for varsling, vil alltid være forsvarlig. 3.3 Habilitet Leder må alltid vurdere sin habilitet før vedkommende avgjør om det er informasjon om kritikkverdige forhold. Dersom leder er inhabil i forhold til det den ansatte har sagt fra om, skal han/hun straks kontakte sin egen leder og leder for varslingsgruppen. Sammen avgjør disse om informasjonen handler om kritikkverdige forhold/et varsel, og evt. hvem som skal håndtere saken videre. 3.4 Avgjørelse om det er varsel om kritikkverdige forhold Leder må begrunne sin avgjørelse om varselet omhandler kritikkverdige forhold eller ikke. Det kan være behov for å hente inn ytterligere informasjon, samt utdyping fra den ansatte om innholdet i det vedkommende har sagt fra om. Dersom leder er i tvil, må han/hun rådføre seg med leder for varslingsgruppen, HMS-rådgiver eller andre fagpersoner. Dersom informasjonen er vurdert å ikke omhandle kritikkverdige forhold, behandles saken på egnet måte, for eksempel som en vanlig undersøkelsessak eller uønsket hendelse/avvik. Forskjellen er at den ansatte da ikke har det samme juridiske vernet mot gjengjeldelse, samt at arbeidsgiver kan behandle informasjonen på annen egnet måte.

3 Tittel: Varsling av kritikkverdige forhold Side 3 av 6 4 Bekreftelse og tilbakemelding til varsler Leder skal straks gi den ansatte tilbakemelding om at informasjon om kritikkverdige forhold/varsel er mottatt. Leder bør gi uttrykk for at vedkommende setter pris på at den ansatte har sagt fra om kritikkverdige forhold/varslet. Deretter skal leder snarest mulig informere den ansatte om hvordan informasjonen håndteres videre, enten som informasjon/varsel om kritikkverdige forhold eller på annen måte. Leder skal opplyse om saksgangen og om mulig, når det kan ventes å foreligge et resultat. Den ansatte må oppdateres dersom saksbehandlingen trekker ut i tid. Den ansatte skal spørres om hvordan han/hun ønsker at leder skal forholde seg til identiteten om den kan opplyses til andre. Den som varsler skal oppfordres til ikke å dele informasjonen med andre. Det er hensiktsmessig at så få som mulig vet om varslingen av hensyn til arbeidsmiljøet. Det skal gis informasjon om at saken vil behandles fortrolig, og at sensitive opplysninger ikke skal bringes videre til utenforstående. 5 Hensynet til varsleren og beskyttelse mot gjengjeldelse Ansatte som sier fra om kritikkverdige forhold skal beskyttes mot negative handlinger/ gjengjeldelse. Vernet betinger at den ansatte har varslet forsvarlig. Gjengjeldelse er negative handlinger mot den ansatte som følge av at vedkommende har sagt fra om kritikkverdige forhold. Den ansatte skal beskyttes mot negative handlinger fra arbeidsgiver, ledere og ansatte, jfr. arbeidsmiljøloven 2-5, jfr Den ansatte må respektere saklige motargumenter, eller at det forholdet varselet dreier seg om blir motbevist. Umiddelbart etter avklaringen om det er informasjon om kritikkverdige forhold/varsel, skal leder verne den ansatte mot gjengjeldelse. Leder skal straks foreta en risikovurdering. Involvering av andre i vurderingen avhenger av hvor kjent identiteten til varsleren er. Det kan være aktuelt å involvere verneombud, HMS-rådgiver og kontaktperson for varslingsgruppen. Skjema for risikovurdering brukes. Uønskede hendelser som kan oppstå identifiseres, og tiltak for å redusere risikoen utarbeides og iverksettes. Den som har varslet skal gjøres kjent med risikovurderingen og tiltakene, og gis mulighet til å påvirke tiltakene. Hvor vidt ansatte skal gjøres kjent med tiltakene henger sammen med om varslingen er kjent for andre ansatte, fortrolighet om identiteten til varsleren etc. Evt. gjengjeldelse håndteres av leder i samråd med personalsjef og HMS-rådgiver. 6 De varslingen omhandler, øvrige ansatte og arbeidsmiljøet Et varsel og påfølgende undersøkelser kan oppleves belastende for den som varslingen omhandler, hele enheten og arbeidsmiljøet, avhengig av innholdet i varselet og hvor mye som er kjent for de impliserte og øvrige ansatte. Ingen varslingsaker er like, og leder bør tidlig vurdere å involvere verneombud, tillitsvalgte og/eller HMS-rådgiver for at alle ansatte skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Involveringen avhenger av hvor kjent varslingen er for andre på arbeidsplassen og forhold

4 Tittel: Varsling av kritikkverdige forhold Side 4 av 6 som nevnt under punkt 7.1 (fortrolighet). En risikovurdering med egnede tiltak kan være en god løsning. 7 Undersøkelser av informasjonen om kritikkverdige forhold/varselet 7.1 Tidsforløp, habilitet og fortrolighet Leder skal uten ugrunnet opphold undersøke innholdet i varselet. Som nevnt under punkt 3.3, skal leder ikke håndtere informasjonen/ varselet dersom han/ hun er inhabil. Leder skal i slike tilfeller kontakte sin leder og varslingsgruppen. De avgjør hvem som skal håndtere informasjonen/ varselet. Dersom det er aktuelt å opplyse om navnet til den ansatte som varslet, må samtykke innhentes fra vedkommende. Dersom den ansatte/varsleren samtykker og ønsker fortrolighet om sin identitet, skal varslerens identitet ikke gjøres kjent for flere enn det som absolutt er nødvendig for den videre saksbehandlingen. Saksbehandlingen legges opp slik at dette kan ivaretas, og antall personer som involveres snevres til en så liten gruppe som mulig for å kunne få klarhet i evt. kritikkverdige forhold. Disse skal behandle opplysningene om varslers identitet med fortrolighet. 7.2 Særskilt om informasjon/ varsel som handler om arbeidsmiljøutfordringer Leder må nøye vurdere hvilken fremgangsmåte/ undersøkelse som er best egnet til å løse det underliggende problemet. Leder bør rådføre seg med HMS-rådgiver og leder for varslingsgruppen. Deretter velges metode for håndtering av varselet. I saker som gjelder sammensatte arbeidsmiljøutfordringer, bør kartleggingen snevres til identifisering av problemet og dets omfang, tiltak og læring. Fokus på skyld og ansvar bør unngås. 7.3 Innledende undersøkelser Innledende undersøkelser kan vise at det ikke foreligger noe kritikkverdige forhold. Den ansatte/varsleren kan ha tatt feil eller misforstått med hensyn til sakens faktiske forhold. Den ansatte/ varsleren skal gis en saklig forklaring og saken kan avsluttes. Sakshåndtering og avgjørelsen må kunne dokumenteres i ettertid, jamfør punkt 10. I slike tilfeller bør leder vurdere å unnlate å si fra til den/de det er informert om, av hensyn til arbeidsmiljøet. Viktige vurderingskriterier vil være hensynene til varsleren, den/ de det er varslet om og arbeidsmiljøet. 7.4 Videre undersøkelser Dersom lederen går videre med saken skal den det er varslet om kalles inn til et møte. Vedkommende må på forhånd få vite hva møtet skal handle om og gis mulighet til å ha med tillitsvalgt. I møtet skal det underrettes om hvilke opplysninger som er gitt og hvordan den videre saksgangen vil bli. Den det er varslet om skal gis anledning til å komme med sin versjon av saken. Unntak fra punkt 7.4 kan gjøres i særlige tilfeller av hensyn til videre undersøkelser. I slike tilfeller skal personalavdeling og politidistriktets ledelse orienteres.

5 Tittel: Varsling av kritikkverdige forhold Side 5 av Råd og bistand Dersom leder har behov for råd og bistand til undersøkelser, kan han/hun be om bistand fra andre deler av organisasjonen og rådføre seg med personalseksjonen, HMS-rådgiver, varslingsgruppen etc. Det kan være aktuelt å opprette en gruppe for å undersøke informasjonen om kritikkverdige forhold. Alle deltakerne må være habile i forhold til informasjonen. 8 Avgjørelse, tiltak og læring Lederen tar selv avgjørelsen om å avslutte saken. Leder skal rådføre seg med ledelsen og personalseksjonen om tiltak og sanksjoner, som eventuelt skal iverksettes. Undersøkelsene kan ha avdekt kritikkverdige forhold. Leder må sørge for at forholdene opphører og utarbeide tiltak for å forebygge at lignende forhold kan oppstå senere. Skjema for risikovurdering brukes og verneombudet involveres. Lederen skal sende informasjon til varslingsgruppen om saken og utfallet. Dersom det er varslingsgruppen som utreder saken, legges utredningen med forslag til tiltak frem for politimesteren. I slike tilfeller er det politimesteren som avgjør hvordan saken skal følges opp videre. 9 Tilbakemelding 9.1 Til varsleren Leder skal orientere den som har varslet om utfallet av saken skriftlig, også hvis det ikke viser seg å foreligge noe kritikkverdig forhold. Det skal orienteres om hvem som kjenner identiteten til den ansatte. Utover dette har ikke den ansatte krav på nærmere innsyn i undersøkelsene eller hvilke vurderinger som er gjort i varselet. Dreier saken seg om forhold som arbeidsgiver har taushetsplikt om, må det likevel gis informasjon til varsleren uten at taushetsbelagte opplysninger røpes. 9.2 Til den det er varslet om Dersom det ikke er funnet kritikkverdige forhold, og den det er varslet om er gjort kjent med varslingen, må leder gi en tilbakemelding og forklaring om at det ikke er avdekket noe kritikkverdig. Tilbakemeldingen bør gis på en slik måte at den det er varslet om kan oppleve å være fri for mistanke. Dersom det er avdekt kritikkverdige forhold, gjøres vedkommende kjent med utfallet av saken og eventuelle tiltak.

6 Tittel: Varsling av kritikkverdige forhold Side 6 av Øvrige ansatte på arbeidsplassen I noen saker kan informasjonen om kritikkverdige forhold være kjent for andre ansatte. Leder bør da vurdere å gi en tilbakemelding til de ansatte, uten å tilkjennegi fortrolige opplysninger. Fokuset bør være på læring og tiltak for at lignende forhold ikke skal oppstå. 10 Dokumentbehandling av varslingssaker All dokumentasjon i varslingsaker skal uten ugrunnet opphold registreres i Doculive, og skjermes ved bruk av tilgangsgrupper. Registering skal foregå ved arkivseksjonen eller personalseksjonen. Dokumentene skal behandles i.h.t politidistriktets instruks for post- og dokumentbehandling.