Varsling etter Arbeidsmiljøloven og retningslinjer for. Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Varsling etter Arbeidsmiljøloven og retningslinjer for Sør-Trøndelag fylkeskommune SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE

2 Varslerproblematikken ble satt på dagsorden våren 2005 med bl.a. krav om lovvern mot represalier mot varslere. Noe av bakgrunnen for at det ble satt på dagsorden var at den gjeldende arbeidsmiljøloven ikke i god nok grad beskyttet arbeidstakere som varslet. Varslerproblematikken ble satt på dagsorden våren 2005 med bl.a. krav om lovvern mot represalier mot varslere. Noe av bakgrunnen for at det ble satt på dagsorden var at den gjeldende arbeidsmiljøloven ikke i god nok grad beskyttet arbeidstakere som varslet. 1.0 Lovgrunnlag Ansattes ytringsfrihet er en del av den alminnelige ytringsfriheten, som er nedfelt i Grunnlovens 100 og menneskerettighetskonvensjonene. Ansattes ytringsfrihet gjelder for alle ytringer som en arbeidstaker fremmer på egne vegne og som berører virksomheten der arbeidstakeren arbeider. I et ansettelsesforhold kan varsling være vanskelig fordi arbeidsgiver har krav på en viss lojalitet fra sine ansatte. For å overholde lojalitetsplikten kan den ansatte være nødt til å avstå fra enkelte ytringer. Ansattes rett til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg likevel langt. Lovgivernes intensjon er at varslingsreglene i arbeidsmiljøloven skal bidra til å styrke ytringsfriheten i et ansettelsesforhold. Varslingsreglene skal fremme åpenhet og bidra til et godt ytringsklima i organisasjonen. De nye bestemmelsene i arbeidsmiljøloven er som følger : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

3

4 1.1 Hva er kritikkverdige forhold? I 2-4 i Arbeidsmiljøloven slås det fast at arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. I arbeidet med varsling er det viktig å ha klarhet i hva som menes med kritikkverdige forhold. Skivnes og Trygstad (2007) skriver følgende: I boken har vi henvist til definisjonen som vanligvis benyttes til forskningsformål og som sier at det gjelder illegitime, umoralske og ulovelige forhold, jf. kapittel 2. Loven legger seg nær denne forståelsen og sier at kritikkverdige forhold enten er lovbrudd eller brudd på etiske regler. Forarbeidene utdyper hva dette innebefatter med å presisere at med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud (Ot.prp :37). Brudd på etiske regler henviser enten til slike som er gitt av virksomheten eller normer som har allmenn oppslutning i samfunnet (ibid.). I KS veileder om varsling er det gitt følgende eksempler på hva kritikkverdig forhold kan være: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering 1.2 Forsvarlig framgangsmåte? I KS veileder står det følgende om hva som regnes som forsvarlig framgangsmåte: Framgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig. Det vil normalt være forsvarlig å varsle internt til en annen forsvarlig/ansvarlig person i virksomheten. Det samme gjelder dersom en ansatt varsler i tråd med interne rutiner eller tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Hva som for øvrig er forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Videre heter det: Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold. Det avgjørende er likevel at arbeidstaker har vært i god tro om sannheten i det som varsles. Hvis en arbeidsgiver skal vinne fram med en påstand om at framgangsmåten ikke var forsvarlig, er det et minstekrav at varslingen har skadet eller skapt en ikke ubetydelig risiko for skade på arbeidsgivers interesser. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven, ikke arbeidstaker. 1.3 Straffe varslere Dersom arbeidstakeren har varslet i tråd med 2-4, skal hun eller han vernes mot gjengjeldelser. Gjengjeldelsesvernet gjelder i første rekke arbeidstakere som har varslet. Forbudet mot gjengjeldelse omfatter både formelle og uformelle sanksjoner. Arbeidstaker kan kreve oppreisning om det er gjengjeldt i strid med loven. Motargumenter fra arbeidsgiver eller kollegaer er ikke å regne som gjengjeldelse. Hvis framgangsmåten ved varsling ikke har vært forsvarlig, er den ansatte ikke vernet av forbudet mot gjengjeldelse. Arbeidsgivers reaksjon må stå i forhold til bruddet. 1.4 Varslingsrutiner Det framgår av arbeidsmiljøloven 3-6 at arbeidsgiver har plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Paragrafen legger opp til at det skal være en skjønnsmessig vurdering om en trenger å lage varslingsrutiner, men terskelen for å lage varslingsrutiner skal være lav. KS anbefaler at i hvert fall følgende momenter er med i rutiner for varsling: Hva bør arbeidstakeren tenke over før hun/ han varsler? Hvordan bør arbeidstaker gå fram hvis hun/ han ønsker å varsle? Hvem bør motta et varsel? Hva gjør kommunen etter å ha mottatt et varsel? Hvilken informasjon skal den/de det varsles om få, og når? Hvilken informasjon skal varsleren få etter å ha varslet? Hva gjør kommunen med opplysningene når saken er avsluttet?

5 2.0 Hva er en varsling, varsler og varslingskanaler? En varsler kan defineres som: En arbeidstaker som sier fra til en person eller instans som kan gjøre noe med et begrunnet kritikkverdig forhold på arbeidsplassenen, og at arbeidstaker har sagt fra internt i virksomheten uten at det innen rimelig tid har resultert i diskusjoner eller endringer i det kritikkverdige forholdet. (Skivnes og Trygstad 2007) Dersom en arbeidsstaker kjenner til forhold som bør undersøkes nærmere eller nødvendiggjør tiltak, bør det som hovedregel tas opp på egen arbeidsplass. Om nødvendig bør det varsles til nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder nærmeste leder eller leder ikke kan gjøre noe med forholdene, kan det varsles forbi leder eventuelt til fylkesrådmann. Dersom varsleren vurderer varsling i linjen som utilstrekkelig, eller ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan det varsles til tillitsvalgt eller verneombud. Det er viktig å merke seg at det skal være mulig å ta opp kritiske forhold og føre kritiske diskusjoner i organisasjonen uten at det skal defineres som varsling. Mellom enighet og varsling er det flere nivå. Det skal være rom for å si i fra om uenighet i beslutninger eller prioriteringer, uten at dette nøvendigvis kommer til varsling. 2.1 Roller Arbeidstakeren kan inneha rollene som ansatt, fagutøver og borger. Gjennom disse rollene vil arbeidstakeren oppleve forskjellige forpliktelser og lojalitetskrav som kan gi seg utslag i forskjellige oppfatninger og handlinger av når man varsler ifra om kritikkverdige forhold. Arbeidstakeren kan også kunne komme i et krysspress mellom de ulike rollene En velfungerende organisasjon lytter til arbeidstakeren som gis muligheter til å ytre seg og diskutere innenfor rammen av alle tre rollene. Åpenhet og dialog vil derfor være et fortrinn, gi gode arbeidsplasser og veldrevne enheter. 2.2 Fortrolighet En gjennomtenkt varslingsrutine skal gi trygge rammer for varsleren, bl.a. ved at varslingen blir behandlet fortrolig. Dette innebærer at varsleren kun er kjent for en avgrenset gruppe i egen organisasjon. Det er mulig å lage rutiner som sikrer varsleren fortrolighet, også overfor ledelsen. KS anbefaler at det legges til rette for fortrolighet i varslingssituasjonen. Fortrolighet blir anbefalt framfor anonymitet. Anonym varsling vil by på utfordringer. Det kan også være vanskelig å undersøke saken ytterligere, når det ikke er mulig å kontakte varsleren for nærmere opplysninger. 3.0 Leder Leder vil være sentral når varsling skal drøftes og behandles på den enkelte enhet. Det er lederen som har det formelle ansvaret for å sikre ytringsklima og rapportering av kritikkverdige forhold. Det vil videre være en sammenheng mellom opplevde kommunikasjonsmuligheter og arbeidstakerens evne/lyst til å tie eller å ytre seg om ulike forhold på arbeidsplassen. 4.0 Hva mener KS? KS anbefaler kommunene å etablere rutiner for intern varsling ved å benytte etablerte kanaler i kommunene, det vil si ledere, tillitsvalgte eller verneombud. Videre anbefaler KS at alle kommuner i tillegg etablerer en ny kanal som sikkerhetsventil for de tilfeller varselet ikke fører fram eller varsler ikke ønsker å varsle på vanlig måte. Det bør være en objektiv og uavhengig kanal, slik at organet eller funksjonen har den nødvendige tillit der ordinære kanaler er forsøkt eller ikke anses som hensiktsmessige. Et slikt særskilt varslingsmottak kan være : Varslingssekretariat Varsleombud Intern enhet Advokatkontor Tillitsvalgte skal ha en fri og uavhengig stilling for å kunne ivareta arbeidstakerne, og bør derfor ikke være med i et sekretariat. Det må utarbeides retningslinjer for et særskilt varslingssekretariat, der sammensetningen, rådmannens rolle (innsyns- og instruksjonsmyndighet), plassering i organisasjonen og saksbehandlingsregler avklares. KS sier at de varslings- og oppfølgingsrutiner som utvikles, skal være i samsvar med Arbeidsmiljølovens bestemmelser og bør ha legitimitet i organisasjonen. Videre bør de være kjent for alle, være enkle å bruke, og de skal sikre rettsikkerheten, både for varsleren og de personer det varsles om.

6 5.0 Varsling i STFK retningslinjer Vi forutsetter at retningslinjene blir bearbeidet og endret i takt med at vi skaffer oss erfaring i håndtering av varslingssaker. 5.1 Retningslinjer for varsling i STFK 1. Sør-Trøndelag fylkeskommune ønsker at medarbeidere skal si fra om kritikkverdigeforhold. Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 og Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verk (offenleglova) skal være grunnlaget for hvordan vi behandler varsling og varslere i vår organisasjon. 2. Fylkesrådmannen ønsker at hovedmodellen for varsling i STFK skal bygges ut fra en åpen organisasjonskultur, der varsling følger lederlinjen. Nærmeste leder informeres først Der dette ikke er hensiktsmessig tas det kontakt med overordnet leder Kritikkverdige forhold kan også meldes til tillitsvalgt, verneombud eller hovedverneombud dersom varsling via linjen ikke fører fram. 3. Varsling skal gjøres muntlig eller skriftlig via lederlinjen, og det skal gis tilbakemelding om mottatt varsel og planer for oppfølging og tiltak. Sør-Trøndelag fylkrskommune har utarbeidet skjema for Intern varsling og skjema for Intern oppfølging, (se vedlegg). 4. Leder som mottar varslet om kritikkverdig forhold skal fylle inn skjemaet Intern oppfølging og herunder informere varsleren om videre saksgang. Leder skal videre sørge for at varslet blir journalført, jf arkivlova og arkivforskriften. 5. Varsleren skal informeres om videre saksgang eller at saken avsluttes 6. Den det blir varslet om har rett til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Når opplysningene skal gjøres kjent for den det varsles på må vurderes i hvert enkelt tilfelle. 7. Enhetsledere skal gjøre varsling og retningslinjene for varsling kjent og innarbeidet i egen enhet. 8. Det er utarbeidet en egen varslingsplakat for Sør-Trøndelag fylkeskommune, som skal brukes i informasjonsarbeidet om varsling.

7 Skjema ved intern varsling i Sør-Trøndelag fylkeskommune SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold. 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varsling. 3. Varsling via dette skjemaet er forsvarlig. 4. Dette varselet bør leveres nærmeste leder. Der det ikke er hensiktsmessig tas det kontakt med overordnet leder, eventuelt tillitsvalgt/verneombud. 5. Varslet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterliggere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som kan gjøres med forholdet. Dersom varslet inneholder taushetsbelagte opplysninger skal disse unntas offentlighet, jf 12 og 13 i offenleglova. 6. Du vil få tilbakemelding innen 14 dager om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdig forhold : Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag) : Varslet av : Dato :

8 SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Skjema for oppfølging av intern varsling i Sør-Trøndelag fylkeskommune Trinn Oppfølging av vedtaket Dato 1. Varsel mottatt av Undersøkelser gjennomført Konklusjon 4. Tilbakemelding gitt til varsler 5. Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om 6. Tiltak 7. Videre oppfølging planlagt 8. Videre oppfølging gjennomført