Dato: Arbeidsmiljøutvalg Kommunestyret VEDTAK:

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler Bjørn Arne Laugen : SAKSFRAMLEGG Referanse Unntatt Offentlighetslovens offentlighet: Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalg Kommunestyret Saknr. Tittel: 63/12 Rutiner for intern varsling Arbeidsmiljøutvalgets innstilling til VEDTAK: Vedlagte rutiner for varsling i Leka kommune vedtas som framlagt med følgende tillegg: Nytt pkt 2 i rutiner for varsling: Varslet skal behandles av den som mottar varselet og verneombud evt tillitsvalgt. De kan videre søke råd hos overordnet. LEKA KOMMUNE Bjørn Arne Laugen Rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 1

2 Vedlegg: Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel for behandling: Saksopplysninger: Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Nye lovbestemmelser om varsling trådte i kraft 1. januar AML 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle. Bestemmelsene skal bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i et ansettelsesforhold. Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter tilfeller der arbeidstaker varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med: Lover og regler. Virksomhetens retningslinjer. Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt Et hovedformål med varslingsbestemmelsene er å signalisere at varsling både er lovlig og ønsket. Arbeidstaker har rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. I noen tilfeller har imidlertid arbeidstaker også en plikt til melde fra. Men arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander. Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven Aml 2-4 nr. 2 og ikke arbeidstaker. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven 2-5. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Hvis fremgangsmåten ved varslingen ikke var forsvarlig, er den ansatte ikke vernet av forbudet mot gjengjeldelse. Jfr AML 2-4 Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes, og kritikkverdige forhold må endres eller stoppes. Den som varsler skal ivaretas på en god måte Arbeidsgiver skal legge forholdene til rette for intern varsling i tilknytning til det systematiske HMS-arbeidet i kommunen. Det vil være naturlig å behandle det i Arbeidsmiljøutvalget i kommunen. I varslingssaker skal en følge saksbehandlingsregler i offentlighetsloven og forvaltningsloven Saksbehandlingen må vise til hvilke forundersøkelser som kan eller skal gjøres, hvor saken oversendes, hvem som avslutter saken der det ikke er grunnlag for videre oppfølging, arkivering av opplysninger m. m. En varsler gis gjennom rutiner tilbakemelding om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Samtidig bør en varsler forvente å få korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver der det er nødvendig, blant annet hvis undersøkelsen viser at forholdet ikke var kritikkverdig. Formålet med en gjennomtenkt varslingsrutine er å gi trygge rammer for varsling, og i den sammenheng er det sentralt at varsleren gis stor grad av fortrolighet. Dette innebærer at varsler er kjent kun for en avgrenset gruppe, men rutinene må vise til hvem varsleren skal henvende seg til alt etter hvem et varsel berører. Leka kommune er liten og det synes som om rådmann, leder for området og tillitsvalgt behandler en varsling. Anonym varsling vil by på utfordringer. Det kan åpne for sladder og ubegrunnede påstander, ettersom ingen må stå ansvarlig for påstandene Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 2

3 De varslings- og oppfølgingsrutiner som vedtas skal være i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Rutinene skal gi rettssikkerhet både for varsleren og andre personer som måtte bli involvert. Videre bør de ha legitimitet i organisasjonen, være kjent for alle, og være enkel for leder og medarbeider å bruke. Det er viktig med god støtte og forankring i kommunens toppledelse.. Forslag til varslingsrutiner er oversendt organisasjonene og utvidet lederforum for gjennomgang og uttalelse. Vurderinger: Leka kommune er en liten kommune og en er ikke kjent med om det har vært grunnlag for intern varsling. Tilrettelegging av intern varsling er lovpålagt og sammen med kommunens etiske retningslinjer vil dette være et godt grunnlag for å avdekke uregelmessigheter i kommunen. Tilråding: I hht forslag til innstilling. Arbeidsmiljøutvalgets behandling i møte : Rådmannens innstilling: Vedlagte rutiner for varsling i Leka kommune vedtas som framlagt. Endringsforslag fra arbeidsmiljøutvalget: Vedlagte rutiner for varsling i Leka kommune vedtas som framlagt med følgende tillegg: Nytt pkt 2 i rutiner for varsling: Varslet skal behandles av den som mottar varselet og verneombud evt tillitsvalgt. De kan videre søke råd hos overordnet. Endringsforslag framkommet i møtet enstemmig vedtatt som arbeidsmiljøutvalgets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 3

4 Rutine for intern varsling og oppfølging (Det må vurderes om varslingsrutinene blir et eget dokument eller legges inn i de etiske retningslinjene.) Kommunen trenger arbeidstakere som sier fra. Kommunens rutiner skal gi arbeidstakeren den trygghet som er nødvendig for at han/hun velger å varsle om kritikkverdige forhold. Hva bør arbeidstakeren tenke over før han/hun varsler? Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold. Vern mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven 2-5. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Dersom det viser seg at det ikke forelå kritikkverdige forhold, er varsler vernet mot gjengjeldelse såfremt vedkommende har vært i god tro Varsling i strid med 2-4 Hvis fremgangsmåten ved varslingen ikke var forsvarlig, er den ansatte ikke vernet av forbudet mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven, ikke arbeidstaker. 1. Varslingsrutine a) Dersom en arbeidstaker kjenner forhold som bør undersøkes nærmere eller som nødvendiggjør tiltak, bør det som hovedregel tas opp på egen arbeidsplass. og varsles til nærmeste leder. b) Dersom varslingen gjelder egen leder eller leder ikke gjør noe med forholdene, kan det varsles forbi leder, eventuelt til rådmannen. c) Dersom varsleren vurderer varsling i linjen som utilstrekkelig, eller varsler ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan det varsles til tillitsvalgte eller verneombud. d) g For de tilfeller der det avdekkes grove kritikkverdige forhold, kritikkverdige forhold som ikke tas alvorlig av den øverste administrative ledelsen eller som utføres av denne, vil kontrollutvalget være en instans å varsle. Saken blir da løftet opp på politisk nivå dersom kontrollutvalget anser saken så alvorlig at det velger å gå videre til kommunestyret med den. 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varslingen. 3. Varsling skjer via eget skjema. 4. Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. En kan likevel velge å varsle anonymt. 5. Varsler vil få tilbakemelding innen 14 dager? om hva som skjer med saken det er varslet om. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 4

5 INTERN VARSLING Rutine for intern varsling og oppfølging HMS-systemet i Leka kommune Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag): Varslet av: : Jeg ønsker å være anonymd Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 5

6 HMS-systemet i Leka kommune Trinn Oppfølging av forholdet 1. Varsel mottatt av navn 2. Undersøkelser gjennomført 3. Konklusjon 4. Tilbakemelding til varsler 5. Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om 6. Tiltak 7. Videre oppfølging planlagt 8. Videre oppfølging gjennomført - 15 Leka kommune, 7994 Leka Telefon: Telefaks: post@leka.kommune.no 6