KOG-DIR-0005 Direktiv for oppfølging av varsling RevB 01AUG2011.doc

Transkript

1

2 Side 2 av 5 Innhold 1. Dokument historie Bakgrunn Profesjonalitet og avstand til saken Hvem gjelder dette direktivet for? Notering av varsler Saksoppfølging etter varsling Varsling til leder Varsling til verneombud, medlem i AMU eller tillitsvalgt Varsling til HR-avdelingen eller ombudsmannen til Etisk råd Varsling til konsernets styre Generelle regler for saksbehandlingen etter varsling Vern om den/de som varselet angår Gjengjeldelse er forbudt erstatning og straff... 5

3 Side 3 av 5 1. Dokument historie Revisjon Dato Endrings beskrivelse - 12JUN2008 Første utgave RevA 04MAR2010 Reklass. dokument til styringsdokument RevB 01AUG2011 Oppdatert forside, layout, referanser 2. Bakgrunn I Kongsberg Gruppen er det fastsatt egne retningslinjer for hvordan arbeidstakere skal gå fram når de ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. I dette direktivet klargjøres det hvordan personer som mottar varsling i henhold til nevnte retningslinjer, skal gå fram i den videre oppfølgingen av varsling. 3. Profesjonalitet og avstand til saken Saker det varsles om kan være av svært alvorlig karakter. Kongsberg Gruppen ser det som viktig at varslingssaker gis en seriøs og profesjonell saksoppfølging. I den grad den som behandler saken er i tvil om det kan stilles spørsmål ved om vedkommende har tilstrekkelig avstand til de forholdene varselet gjelder, skal dette avklares med nærmeste leder. Også for denne lederen gjelder prinsippet om tilstrekkelig avstand til vurderingen. 4. Hvem gjelder dette direktivet for? Dette direktivet gjelder for alle som mottar varsling i henhold til Kongsberg Gruppens retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten. I henhold til nevnte direktiv kan dette være varslerens nærmeste leder, eventuelt annen leder i selskapet ombudsmennene i Etisk råd i Kongsberg Gruppen HR-avdelingen HMS-ansvarlig, verneombud, medlem i Arbeidsmiljøutvalg (AMU) eller tillitsvalgt styret i Kongsberg Gruppen 5. Notering av varsler I Kongsberg Gruppen har vi som mål at de ansatte blir tatt på alvor når de gir tilbakemeldinger til arbeidsgiver. Det er derfor et overordnet krav at varsling gis en seriøs saksbehandling. I henhold til retningslinjene for varsling skal varsling i utgangspunktet skje skriftlig. I den grad arbeidstaker ønsker å varsle muntlig, skal den som mottar varselet, skrive ned hovedinnholdet. Varselet skal dateres, og det skal også påføres hvem som mottok varselet. Varsleren bør så signere nedskrivingen. I den grad arbeidstaker ønsker at for eksempel verneombud ikke skal bringe navnet på varsleren videre, signeres ikke varselet, men det påføres at varsleren ønsker å være anonym. I disse tilfellene bør den som mottar varselet informeres om at det kan være svært vanskelig å gi varselet en adekvat oppfølging så lenge varslingen skjer anonymt, blant annet fordi arbeidsgiver da ikke får anledning til å stille oppfølgingsspørsmål.

4 Side 4 av 5 6. Saksoppfølging etter varsling 6.1 Varsling til leder Hvis den som mottar varselet selv sitter i den ansvarlige linjen for det forholdet varselet omhandler, skal vedkommende så snart det er mulig og sammen med eventuelle øvrige ansvarlige personer, undersøke de forholdene varselet gjelder. I den grad varselet gjelder forhold hvor det kan stilles spørsmål ved om mottakeren av varselet har opptrådt kritikkverdig, skal vedkommende avklare den videre saksbehandling med sine nærmeste leder. 6.2 Varsling til verneombud, medlem i AMU eller tillitsvalgt Hvis varselet rettes til verneombud, medlem i AMU eller tillitsvalgt, skal vedkommende viderebringe varselet til den lederen som har ansvaret for de omhandlede forhold. Hvis verneombud eller AMUmedlemmet anser saken for å ligge innenfor AMUs arbeidsområde og egner seg for behandling der, kan saken i tillegg bringes inn for AMU. Den lederen som så mottar varselet, skal behandle saken i tråd med bestemmelsene i dette direktiv. 6.3 Varsling til HR-avdelingen eller ombudsmannen til Etisk råd Hvis varselet rettes til HR-avdelingen eller ombudsmannen til Etisk råd, skal varselet viderebringes til den lederen som har ansvaret for de omhandlede forhold (ett nivå over). Den lederen som så mottar varselet, skal behandle denne i tråd med bestemmelsene i dette direktiv. 6.4 Varsling til konsernets styre Hvis varslet rettes til konsernets styre skal varselet behandles i ordinært styremøte, alternativt i et ekstraordinært styremøte dersom forholdet det varsles om er av en slik karakter at det er påkrevet. 6.5 Generelle regler for saksbehandlingen etter varsling Den som gjennomfører de nærmere undersøkelsene etter en varsling må hensynta varslerens rett til diskresjon, og den/de varselet angår sitt behov for vern inntil saken er undersøkt. Alle personopplysninger vedrørende varsleren og den/de som varselet angår må behandles i tråd med personopplysningsloven. Den som gjennomfører de nærmere undersøkelsene skal gjennomføre disse på en måte som sikrer at involverte parter gis en rett til å uttale seg om og imøtegå eventuelle påstander som har blitt framsatt om dem. Alle personopplysninger som kommer fram i løpet av denne behandlingen skal behandles i tråd med personopplysningsloven. Undersøkelsene etter en varsling skal gjennomføres av habilt personell, påbegynnes uten ugrunnet opphold, og sluttføres så snart en forsvarlig saksbehandling gjør det mulig. Hvis saken det er varslet om gjelder prinsipielle, overordnede eller særlig viktige saker, skal Etisk råd ved ombudsmennene informeres om saken. Det er den lederen som er ansvarlig for oppfølgingen av saken som skal informere Etisk råd. Etisk råd avgjør selv hvorvidt det skal gis ytterligere informasjon eller hvorvidt Etisk råd ønsker å behandle saken videre. Den lederen som er ansvarlig for oppfølgingen av saken kan også i andre tilfeller enn de som er nevnt i forrige avsnitt ta kontakt med Etisk råd ved ombudsmannen for å be om råd eller avklare hvorvidt Etisk råd skal bli forelagt saken til uttalelse. Varsleren skal gis en tilbakemelding om at forholdene det har blitt varslet om, blir nærmere undersøkt. I denne tilbakemeldingen skal det også antydes når en endelig tilbakemelding kan gis.

5 Side 5 av 5 Ved sakens avslutning skal varsleren informeres om utfallet av saksbehandlingen. Utfallet kan imidlertid være av en slik art at detaljert tilbakemelding ikke kan gis, for eksempel i personalsaker. 6.6 Vern om den/de som varselet angår Den som mottar varselet skal vurdere om det er behov for vern om den/de personer som varselet angår inntil forholdet er undersøkt. Dersom slikt vern anses nødvendig, skal HR-avdelingen orienteres og treffe nødvendige tiltak. 7. Gjengjeldelse er forbudt erstatning og straff Enhver ugunstig behandling av vedkommende som varsler som er en reaksjon på varslingen, er forbudt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 2-5. Av samme bestemmelse følger det at det dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med loven, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. I praksis vil det dermed kunne bli arbeidsgiver som må bevis at varslere ikke har blitt utsatt for gjengjeldelse. Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med loven, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Vedkommende kan også kreve erstatning for økonomisk tap som følge av gjengjeldelsen. Gjengjeldelse i strid med loven kan også være straffbart.