MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i kl

Transkript

1 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte i kl Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i flg lov er unntatt fra offentlighet. Godkjenning av møteprotokoll fra møte Orienteringssaker: NAV Arbeidslivssenteret v/anita Hevesi orienterer om nye lovendringer i forhold til IA-arbeidet. Økonomisjefen orienterer om status og framdrift vedr. anbud om ny pensjonsordning. Referatsaker: Arbeidstilsynssaker/rapporter - melding om tilsyn hjemmetjenesten. Arbeidstilsynets kampanje rett hjem. - tilsynsrapport hjemmetjenesten i Ås kommune. Arbeidstilsynets kampanje rett hjem. Sykefraværsstatistikker - Sykefravær 1. tertial Sykefravær 2. tertial 2007 (hovedstatistikken tas ut og refereres muntlig i møte). Tilbakemelding fra Storebrand vedr. søknad om midler fra Storebrands fond for HMS og Seniorpolitikk. Rapporter fra Follo Bedriftshelsetjeneste AS - halvårsstatus på aktiviteter - arbeidsplassvurdering hos ansatt - rapport over antall dialogmøter - tilbakemelding fra møte den vedr. refusjonsordninger.

2 Saksliste: Utv.sak nr 7/07 07/2058 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD PÅ ARBEIDSPLASSEN - ARBEIDSMILJØLOVEN 2-4 Utv.sak nr 8/07 07/2061 KRAVSPESIFIKASJON FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Saksdokumentene ligger til offentlig gjennomsyn på organisasjon og personalavdelingen. Ås, Eli Stokkebø Leder Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til Kirsten Bates E-post: kirsten.bates@as.kommune.no, tlf NB! Ved forfall må medlemmet selv innkalle varamedlem og melde i fra om dette.

3 ÅS KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget Sak 7/07 Utv.sak nr 7/07 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD PÅ ARBEIDSPLASSEN - ARBEIDSMILJØLOVEN 2-4 Saksbehandler: Wenche Vedhugnes Arkivnr: 032 Saknr.: 07/2058 Utvalg Utv.sak nr Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 7/ Rådmannens innstilling: 1. AMU drøfter og gir innspill til utarbeidelse av retningslinje for intern varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen i Ås kommune. 2. AMU s arbeidsutvalg gis fullmakt til å godkjenne retningslinje for intern varsling. Rådmannen i Ås, Per A. Kierulf Avgjørelsesmyndighet: Arbeidsmiljøutvalget Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg som følger saken trykt: Forslag til retningslinje for intern varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen i Ås kommune Vedlegg som ligger i saksmappen: KS veileder Utskrift av saken sendes til: Hovedverneombud SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Arbeidsmiljølovens 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten. Sitat: (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for

4 Sak 7/07 varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen trådte lovbestemmelsen om varsling i kraft. Bestemmelsene lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver pålegges å legge forholdene til rette for intern varsling. Vurdering med konklusjon og begrunnelse: Ås kommunes kvalitetssystem ivaretar melding om avvik og forbedringer på rutiner og prosedyrer jfr ISO systemkrav og kvalitetssystemet. Den nye lovbestemmelsen i arbeidsmiljøloven krever imidlertid at kommunen i tillegg etablerer en egen rutine for varsling av kritikkverdige forhold som går utover de meldinger som inngår i kvalitetssystemet. Ås kommunes kvalitetssystem: Ås kommune har i sitt kvalitetssystem allerede interne prosessbeskrivelser for elektronisk melding av avvik og forbedringer på rutiner og prosedyrer jfr ISO systemkrav og Kvalitetssystemet. Alle ledere har ansvar for og tilgang til meldinger for sin enhet og har ansvar for å behandle disse. Ledergruppa har et overordnet ansvar for oppfølging av systemet. Rådmann har hovedansvar. Ansatte skal velge å sende melding til sin nærmeste leder. Kommunens ansatte har i tillegg selvfølgelig mulighet til å kontakte tillitsvalgte, verneombud eller bedriftshelsetjeneste i tråd med lov og avtaleverk dersom de mener de har behov for det. Etablering av rutiner for lovpålagt varsling i Ås kommune: Et hovedformål er å signalisere at varsling både er lovlig og ønsket. Arbeidstaker må ha saklig grunn for sin kritikk. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander, og være utført i god tro om sannheten i det som varsles (KS-veileder). Eksempler på kritikkverdige forhold: - forhold som kan medføre fare for liv og helse - mobbing og trakassering - korrupsjon - maktmisbruk - underslag, tyveri og økonomiske misligheter - brudd på taushetsplikt - diskriminering Kommunen pålegges nå å etablere en ny kanal som sikkerhetsventil for de tilfeller varselet ikke fører fram eller den som varsler ikke ønsker å varsle på vanlig måte. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen evt. har skjedd i strid med loven. KS anbefaler følgende prinsipper for varslingsordning: - alle varsler skal tas på alvor og undersøkes - kritikkverdige forhold må endres eller stoppes - åpenhet og ærlighet er viktig - kommunene trenger arbeidstakere som sier fra

5 Sak 7/07 - alle saker bør oftest tas opp med nærmeste leder - den som varsler skal ivaretas på en god måte - den / de det varsles om har krav på rettssikkerhet. Sentrale spørsmål som blir viktig å avklare ved etablering av den nye varslingskanalen er: 1. Hvem skal ta i mot og behandle varselet? 2. På hvilken måte skal varselet følges opp? Hva gjør kommunen med opplysningene når saken er avsluttet? 3. Anonymitet 4. Behandlingsfrist? 5. Hvor skal varslingsskjema forefinnes? 6. Utarbeide retningslinjer 1. Hvem skal ta i mot og behandle varselet? KS mener det bør være en objektiv og uavhengig kanal slik at organet eller funksjonen har den nødvendige tillit der de ordinære kanaler er forsøkt eller ikke anses som hensiktsmessige. KS foreslår følgende: - varslingssekretariat - varslerombud - intern enhet - advokatkontor Medlemmer i et varslingssekretariat bør ha kompetanse innen arbeidsmiljø, jus og økonomi. Alternativt foreslår KS en sammensetning av personalsjef / HR-leder og hovedverneombud. I Ski kommune har man valgt at det er personalsjef og hovedverneombud som mottar varselet. Uansett hvem som blir sittende i en slik gruppe er det av avgjørende betydning at gruppa må være sikret ekstern tilgang på ekspertbistand på ulike områder som kan dukke opp i en varslingssak. Når det gjelder å behandle varselet uttrykker KS at den som varsler bør gjennom rutiner ha krav på tilbakemelding om - hvilken behandling varslingen vil bli undergitt - forvente å få korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver der det er nødvendig for å vise at forhold ikke var kritikkverdig Når det gjelder den varslet gjelder: - må det avklares hvilken informasjon den / de det varsles om skal få, og når (se eget punkt under)? - må det tas hensyn til rettssikkerhet og personvern - vedkommende må bli gjort kjent med påstander og gis mulighet til å imøtegå disse Spørsmålet om når opplysningene skal gjøres kjent for den det varsles om bør også vurderes. Jfr. Offentlighetsloven 5, 5a (forvaltningsloven 13) og 6. Forvaltningsloven 16 (forhåndsvarsel), 17 (utrednings- og infoplikt) og 18 (adgang til ågjøre seg kjent med sakens dokumenter). Personopplysningsloven datasystemer ( 8, 9, 18, 19, 20, 23) (OBS sjekk

6 Sak 7/07 Datatilsynets rapport om meldeplikt jfr uttalelse 4. januar aspx ) 2. På hvilken måte skal varselet følges opp? Hva gjør kommunen med opplysningene når saken er avsluttet? KS mener saksbehandlingsregler må regulere hvilke forundersøkelser som kan eller skal gjøres, hvor saken oversendes, hvem som avslutter saken der det ikke er grunnlag for videre oppfølging, arkivering av opplysninger med mer. KS har forslag til skjema kalt intern oppfølging som består av 8 trinn hvor punkt 1 er dokumentasjon av mottatt varsel, hvilke undersøkelser som er gjennomfør, konklusjon, tilbakemelding, nødvendig info til den varselet omhandler, tiltak, videre oppfølging og gjennomført oppfølging. Begge disse skjemaene må linkes i retningslinjen. 3. Anonymitet Varsler må gis stor grad av fortrolighet, og varsler bør kun bli kjent for en avgrenset gruppe. KS anbefaler at varslers identitet ikke gjøres kjent for kommunens ledelse der det ikke er nødvendig. Anonym varsling byr på utfordringer, og kan åpne for sladder og ubegrunnede påstander ettersom ingen må stå ansvarlig for påstandene. Det kan også bli vanskelig å undersøke saken ytterligere når det ikke er mulig å kontakte varsleren for nærmere opplysninger. KS mener likevel at anonyme varslinger må behandles og undergis passende undersøkelse. Alternativet til anonym varsling internt vil kunne være varsling til media, hvor kilder normalt beskyttes. 4. Behandlingsfrist KS foreslår ingen spesifikke tidsfrister. I kvalitetssystemet har Ås kommune en frist på behandling av meldinger til avvik og forbedring på 14 dager. Det kan synes rimelig å bruke den ifht varsling for å unngå å etablere for mange nye type frister. 5. Hvor skal varslingsskjema forefinnes og hvordan skal det se ut? Kvalitetslosen mener avviks- og forbedringssystemet kan ivareta sikkerheten til varsler. Fordelen ved å få den lovpålagte varslingen inn i et eksisterende system synes stor ved at ansatte allerede er kjent med systemet, og man slipper å lære seg et nytt system. KS har ingen innsigelser mot varsling på egne websystemer. KS har forslag til innhold i skjemaet (for å se skjema i KS-veileder klikk på linken Skjema er enkelt med 8 korte setninger som beskriver hensikt med skjema og prosedyre, og har to bokser hvor varsler i den ene skriver hva man ønsker å varsle om. I den andre hva varsler mener bør gjøres. Så underskrives skjema eller man krysser av for anonym. Ås kommune må diskutere med Kvalitetslosen hvordan dette skal løses. 6. Utarbeide retningslinjer For å ivareta helheten i varslingen og forankre denne i Ås kommunes kvalitetssystem foreslås det å lage retningslinjer som tilhører Forbedringsprosessen, knytte til etiske retningslinjer og være en retningslinje i HMS-prosedyren (KS tenker seg varsling som en del av HMS).

7 Sak 7/07 Retningslinjen vil gi varsler informasjon om hensikten og hvordan man skal gå fram for å varsle og hva som skjer når varselet er sendt Etter godkjenning av varslingsrutinen vil det bli gitt informasjon og opplæring om den lovpålagte varslingen ut til ledere og ansatte.

8 ÅS KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget Sak 8/07 Utv.sak nr 8/07 KRAVSPESIFIKASJON FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN SAKSFRAMLEGG 1. AFI s evalueringsrapport tas til orientering. 2. AMU drøfter og gir innspill til utarbeidelse av kravspesifikasjon for innhenting av tilbud om bedriftshelsetjeneste. 3. AMU s arbeidsutvalg gis fullmakt til å godkjenne kravspesifikasjonen før innhenting av tilbud. 4. Rådmannen gis fullmakt til å velge og inngå avtale om bedriftshelsetjeneste fra og med , i samsvar med forutsetningene i innstillingens punkt 3. Rådmannen i Ås, Per A. Kierulf Tidligere behandling: AMU drøftet AFI s evalueringsrapport Administrativ ad-hoc gruppe drøftet og ga innspill til kravspesifikasjon Avgjørelsesmyndighet: Arbeidsmiljøutvalget Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg som følger saken trykt: 1. AFI s evalueringsrapport (unntatt fra off.het) 2. Forslag til ny kravspesifikasjon for bedriftshelsetjeneste Vedlegg som ligger i saksmappen: 1. Gjeldende avtale med Follo BHT frem til (unntatt fra off.het) 2. Forskrift nr. 518 om verne- og helsepersonale (Arbeidstilsynet 1994). Denne definerer hvilke oppgaver og kvalifikasjoner verne- og helsepersonalet skal ha i virksomheter med særlig behov for tilsyn med arbeidsmiljøet. 3. Kopi av Arbeidstilsynets internettside som gir veiledning for bevisstgjøring av behov og utforming av kontrakt og er hentet fra samt VHPsjekkliste på side: Utskrift av saken sendes til: Hovedvernombudet

9 Sak 8/07 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Ås kommune har kjøpt ekstern bedriftshelsetjeneste siden Før dette hadde Ås kommune egen HMS-avdeling som også ivaretok bedriftshelsetjenestefunksjonene. Avtalen mellom Ås kommune og Follo BHT opphører per Ås kommune har hatt ekstern bistand fra Arbeidsforskningsinstituttet til å evaluere eksisterende bedriftshelsetjeneste. Målet med evalueringen i Ås kommunes bedriftshelsetjeneste var å kartlegge og beskrive hvordan dagens bedriftshelsetjeneste tilfredsstiller Ås kommunes kravspesifikasjon, kommunens behov for tjenesten i dag og få avklart behov for endringer av kravspesifikasjonen/avtalen. AFI s evalueringsrapport er presentert og drøftet i AMU i august I tillegg til AMU deltok også representanter fra kvalitetskommunesamarbeidet under drøftingen. Det ble nedsatt en ad-hoc-gruppe bestående av AMU s arbeidsutvalg, leder Ingeborg Siggerud, rektor Knut Kr. Nielsen, Aase Skeie Holten og Wenche Vedhugnes fra organisasjons- og personalavdelingen. Ås kommune er IA-bedrift, og har i dag et godt samarbeid med NAV. Arbeidsformen spesielt knyttet til attføringsarbeid er blitt vesentlig endret ved at det ikke lengre er så stor grad av meldinger om behov for BHT i etterkant av vernerundene. Det er kun registreringer som synliggjør behov knyttet til BHT-tjenester som innrapporteres. Melding om BHT-tjenester gjøres i dag i større grad ut fra oppstått behov i den enkelte enhet. Som følge av dette må det utarbeides en ny kravspesifikasjon og innhentes nye tilbud om bedriftshelsetjeneste. Krav til verne- og helsetjenesten fremgår av arbeidsmiljølovens 3-3. Bedriftshelsetjeneste. Sitat: (1) Arbeidsgiver plikter å knytte bedriftshelsetjeneste til virksomheten dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. (2) Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. (3) Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. (4) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om når og i hvilken utstrekning arbeidsgiver plikter å knytte til seg bedriftshelsetjeneste, om hvilke faglige krav som skal stilles til tjenesten og om hvilke oppgaver den skal utføre. Forskrift nr. 518 om verne- og helsepersonale (Arbeidstilsynet 1994) definerer hvilke oppgaver og kvalifikasjoner verne- og helsepersonalet skal ha i virksomheter med særlig behov for tilsyn med arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynets internettside gir også veiledning for bevisstgjøring av behov og utforming av kontrakt.

10 Sak 8/07 Vurdering med konklusjon og begrunnelse: På bakgrunn av evalueringsrapporten, flere års erfaring med ekstern bedriftshelsetjeneste og tilbakemeldinger/innspill fra AMU og Ad-hoc-gruppa anbefales det at følgende innarbeides i HMS-rutiner og/eller ny avtale med bedriftshelsetjenesten: Tjenesten skal omfatte alle ansatte og skal være innrettet mot et planmessig forebyggende HMS-arbeid, jfr utarbeidet kravspesifikasjon. HMS-arbeid er et lederansvar og tjenesten skal være rådgivende ifht ledere og arbeidstakere. Bedriftshelsetjenesten roller, oppgaver og hvilke tilbud de har må tydeliggjøres. Informasjon om bedriftshelsetjenesten Endre arbeidsform for å få innrapport enhetenes arbeidsmiljøutfordringer (behov). Denne danner grunnlag for årlig aktivitetsplan for bedriftshelsetjenesten Skriftlige BHT-rapporter må være mer utfyllende, være tydelig på vurderinger, forbedringsforslag/-tiltak. I tillegg må BHT gi rapportering av resultater/aktiviteter etter hver tertial, samt en årsrapportering. BHT må være en pådriver i det forebyggende arbeidet (faste møter mellom kommunen og BHT) og bidra med BHT-faglig kompetanse ifht arbeidsmiljøutfordringer. BHT må bistå ledere i forbindelse med oppfølging av medarbeiderundersøkelser. Bistå ved forebygge fravær, oppfølging av langtidssyke, de ofte syke. Der det er vanskelig å finne løsninger i samarbeid med fastlege. Stoff-kartotek Risikovurderinger bidra med utvikling av enkle modeller for dette og bistå ved gjennomføring der det er behov for det. Bidra med tiltak for de som er friske/langtidsfriske Følgende innspill er gitt ifht hva bedriftshelsetjenesten ikke trenger å befatte seg med: Ikke nødvendig med helsekontroller for - alle ansatte (det fås ved henvendelse til fastlegen) - senioransatte 57 + Ikke nødvendig med generell bistand ved 12 ukers sykemelding (selv om det er lovkrav). Dette må kommunen imidlertid følge så lengde det er lovpålagt. Ad-hoc-gruppa poengterte bl.a.: BHT må kunne bistå i større grad ved akutt behov i arbeidsmiljøforhold, i tilknytning til enkeltansatte eller grupper av ansatte. BHT må ha fokus på forebyggende tiltak og være pådriver på dette området. Lovpålagte tilbud innarbeides i aktivitetsplanen, mens øvrige må det være rom for å avtale ved oppstått behov. Det er utarbeidet en kravspesifikasjon for ny bedriftshelsetjenesteordning der ovennevnte som berører bedriftshelsetjenesten er inntatt. De forhold som berører interne rutiner i kommunen vil senere bli innarbeidet i kommunens HMS-rutiner. Særskilt informasjonsopplegg vil bli gjennomført etter at ny bedriftshelsetjenesteordning er på plass. Vedlagte forslag til kravspesifikasjon anbefales drøftet og at det gis innspill. Denne vil deretter bli oppdatert og lagt til grunn ved innhenting av tilbud på bedriftshelsetjeneste.

11 Rådmannen anses å ha fullmakt til å inngå avtale om bedriftshelsetjenste basert på kommunens kravspesifikasjon. Sak 8/07