Fredskorpsets retningslinjer for varsling av mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold

Transkript

1 Fredskorpsets retningslinjer for varsling av mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold Grunnprinsipper Det skal praktiseres null-toleranse for økonomiske misligheter for alle Fredskorpsets budsjettmidler Det skal varsles om trakassering, diskriminering eller andre brudd på kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø Alle saker skal behandles i henhold til god forvaltningsskikk Alle saker skal behandles med høy grad av aktsomhet VARSLING Enhver har rett til å varsle om irregulære forhold. Som ansatt har man plikt til å varsle arbeidsgiver om forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade. Alle varslere kan velge å være anonyme. Se varslingsplakaten for saksgang ved varsling. 1. Innledning Retningslinjene har som formål å sikre korrekt håndtering av saker som gjelder varsling av mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold. Retningslinjene retter seg mot misligheter knyttet til forvaltning av Fredskorpsets drifts- og tilskuddsmidler. Retningslinjene skal også gjelde for de tilfeller hvor en ansatt eller andre som utfører oppgaver på vegne av Fredskorpset benytter sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en urettmessig fordel. Økonomiske misligheter kan for eksempel være korrupsjon, underslag, økonomisk utroskap, bedrageri eller tyveri. Retningslinjene skal også gjelde andre kritikkverdige forhold, som trakassering, diskriminering m.m. Retningslinjene skal følges når mistanke har oppstått, og omhandler derfor ikke preventive tiltak. 1 Retningslinjene er koordinert med retningslinjene som gjelder for tilsvarende saker i utenrikstjenesten. 1 For nærmere beskrivelse av preventive tiltak, se Fredskorpsets økonomiinstruks, regler for saksbehandling etc.

2 2. Saksgang og ansvarsforhold Forvaltningsloven setter krav til saksbehandlingen i all offentlig forvaltning, også i saker som gjelder økonomiske misligheter. Loven setter bl.a. krav til at en sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes 2, og at man som ansatt i forvaltningen som hovedregel har taushetsplikt i denne type saker 3. Opplysninger man får kunnskap om, skal behandles med aktsomhet. Saksbehandlingen må ikke skje på en måte som kan forspille bevis eller vekke unødig oppmerksomhet. Saksbehandlingen kan deles inn i fem trinn: Avvik avdekkes/mistanken oppstår Rapportering Undersøkelse og vurdering Reaksjoner Lukking av saken 3. Avvik avdekkes/mistanken oppstår Mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold kan oppstå som følge av informasjon fra eksterne kilder, interne kilder eller som en egenopplevd erfaring. Vanligvis oppdages avvik som ledd i ordinær saksbehandling. De typiske tilfeller er at noe ikke stemmer, er uforståelig eller uteblir. Avvik kan også oppdages i forbindelse med interne monitoreringsrutiner eller andre interne eller eksterne kontrollaktiviteter. Mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold kan også komme som et muntlig eller skriftlig varsel til den eksterne varslingskanalen 4. Avvik varierer i art og omfang, og beskrives enklest ved at det foreligger en handling/unnlatelse i strid med gjeldende regelverk/avtale. Dersom avviket er relatert til en konkret avtale, vil avtalen være et nyttig styringsverktøy i vurderingen av om det foreligger avvik. Fredskorpset har undersøkelsesplikt for alle avvik som oppdages. Avvik skal vurderes skriftlig, vurderingen arkiveres på saken og følges opp på en adekvat måte. Dersom det er tvil om saken gjelder økonomiske misligheter eller om saken skal rapporteres til Sentral kontrollenhet, skal Sentral kontrollenhet kontaktes for avklaring. Det kan også skje at saken først blir omtalt i media, da følges Fredskorpsets prosedyre for håndtering av informasjonskrise. 2 Jf forvaltningslovens 17 3 Jf forvaltningslovens 13 4 Varslingskanal på Fredskorpsets hjemmesider.

3 4. Rapportering Mistanke om økonomiske misligheter rapporteres skriftlig og uten ugrunnet opphold til Sentral kontrollenhet. Andre kritikkverdige forhold rapporteres til direktør i Fredskorpset. Ved oversendelse av rapporten til Sentral kontrollenhet blir saken merket «varslingssak» og påføres relevant hjemmel for unntatt offentlighet 5. Fredskorpset vil holde departementets etatstyrer orientert ved å føre denne seksjonen opp som kopiadressat i korrespondansen med Sentral kontrollenhet. Kommer det innsynsbegjæring i saken, skal Sentral kontrollenhet informeres. Fredskorpset skal i samråd med Sentral kontrollenhet utarbeide beredskapsnotater. Oppbevaring av saksdokumenter skal skje på en forsvarlig måte i tråd med gjeldende regler. 5. Undersøkelse og vurdering Ved begrunnet mistanke skal undersøkelse igangsettes uten ugrunnet opphold. Beslutning om undersøkelse tas av Fredskorpsets ledelse. Undersøkelser må ikke gjøres på en slik måte at det øker faren for bevisforspillelse. Undersøkelsene må heller ikke ta for lang tid. Saken må være ferdig utredet før foreldelsesfrister 6. På et tidlig stadium bør det avklares hvilke frister som gjelder. Frister vil variere med ulike lands regelverk. Er andre givere eller kontraktsparter berørt av samme mistanke om økonomiske misligheter, bør det søkes å samarbeide med disse i undersøkelsesfasen. Det skal som et ledd i undersøkelsene gjøres en løpende vurdering av hensynet til kontradiksjon, dvs. behovet for å orientere den mistanken gjelder om saken, og gi vedkommende mulighet til å uttale seg om saken før den når reaksjonsstadiet. Det vil kunne variere hvilke tiltak som anses mest hensiktsmessige. Aktuelle tiltak kan være Interne undersøkelser for å innhente mer informasjon, som o Feltbesøk o Krav om skriftlig dokumentasjon/utdyping av rapporter o Undersøke fakta o Henvendelser til andre relevante parter Ekstern bistand, f.eks. gjennom revisjon/ «forensic audit» Uavhengig av undersøkelsesform er formålet å fremskaffe et best mulig faktagrunnlag for beslutning om videre reaksjoner. 5 Offentlighetsloven 24, 2. ledd kan være en aktuell hjemmel 6 Fristen for å anmelde et straffbart forhold iht. norske rett er 6 måneder etter at utenrikstjenesten er kommet til kunnskap om den straffbare handling og hvem som har foretatt den, jf. straffeloven av Den alminnelige foreldelsesfrist er 3 år fra den dag misligholdet skjer-

4 6. Reaksjoner En påregnelig reaksjon ved avdekking av økonomiske misligheter vil være stans eller frys i videre utbetalinger, og at det eventuelt fremsettes krav om tilbakebetaling. Tilbakebetaling, erstatning, sivilt søksmål og/eller strafferettslig reaksjon skal alltid vurderes. Andre kritikkverdige forhold kan verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget om hvis arbeidsgiver ikke har tatt hensyn til varslingen innen rimelig tid. Fredskorpset har ikke fullmakt til å ettergi krav eller la være å fremme krav avledet av statens midler, og skal alltid ta opp slike saker med Utenriksdepartementet. Ved tilskudd til utveksling er primærpartner Fredskorpsets avtalepartner i henhold til Samarbeidsavtalen, og står som sådan ansvarlig for hele partnerskapet. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle hvorvidt Fredskorpset skal kreve tilbakebetaling direkte fra sekundærpartner dersom misligholdet har skjedd der. 7. Lukking av saken Ved avslutning av saken lages et kort oppsummeringsnotat og Sentral kontrollenhet i UD informeres skriftlig om dette. Interne saker behandles i arbeidsmiljøutvalget før avslutning. 8. Informasjon/dokumentbehandling Distribusjon av saksdokumenter skal gjøres med varsomhet, også internt. I utgangspunktet skal en sak som gjelder mistanke om økonomiske misligheter eller andre kritikkverdige forhold avgrenses til å følge rapporteringslinjene (saksbehandler, Controller, ledere og Sentral Kontrollenhet). Oppbevaring av saksdokumenter skal skje på en forsvarlig måte i tråd med gjeldende regler. Sentrale lover, regelverk og andre styringsdokumenter for Fredskorpset Forvaltningsloven Lov om statens ansatte Arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5 (Varslingsparagrafene) Reglement for økonomistyring i staten Bestemmelser om økonomistyring i staten Hovedinstruks for økonomiforvaltningen i Fredskorpset, fastsatt av Miljø- og Utviklingsministeren 1. januar 2009 Den årlige St.prp. nr. 1 for Utenriksdepartementet Utviklingsministerens årlige Tildelingsbrev til Fredskorpset Intern økonomiinstruks Retningslinjer for tilskuddsforvaltning i Fredskorpset Fredskorpsets Ordningsregelverk

5 Statens Personalhåndbok pkt : Retningslinjer for behandling av saker om underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri og utroskap i statstjenesten