Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

Transkript

1 Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold 1. Målsetting Stavanger kommune skal være en åpen og romslig organisasjon, med god intern kommunikasjon og lav terskel for å si fra om kritikkverdige forhold. Kritikk og uenighet skal håndteres på en saklig og ryddig måte. Åpenhet på arbeidsplassen viser en sunn bedriftskultur som både virksomheten og ansatte er tjent med. Det er viktig at du bruker retten til å si fra eller varsle om kritikkverdige forhold, slik at uønskete og ulovlige forhold kan bli avdekket og rettet opp. Varsling gir mulighet for å rydde opp i problemene og unngå at disse blir større. 2. Ytringsfrihet Ansatte har en grunnleggende rett til å ytre seg både om kommunens virksomhet og om andre forhold. Lojalitetsplikten i arbeidsforholdet og taushetsplikt kan imidlertid begrense ytringsfriheten. Det er likevel begrensninger i ansattes ytringsfrihet som må begrunnes, ikke ytringsfriheten. 3. Hva er varsling? Varsling er å melde fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover, interne regler, etisk standard eller allment aksepterte etiske normer. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: Forhold som kan medføre fare for liv eller helse (plikt til å si fra) Mobbing, trakassering og diskriminering (plikt til å si fra) (lenke) Korrupsjon, underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljøloven Uforsvarlig saksbehandling Manglende eller uforsvarlig tjenestetilbud Forhold som du mener er kritikkverdig ut fra din personlige etiske overbevisning er ikke varsling. Kritikkverdige forhold som gjelder deg selv vil bli behandlet som klage (jf. Retningslinjer for mobbing m.m.). Skille mellom varsling og avviksrapportering kan noen ganger være uklart. Avvik er nærmere beskrevet i HMS-håndboken og gjelder utilfredsstillende forhold, skade eller tilløp til skade, samt brudd på informasjonssikkerhet. Det viktigste er at du varsler om kritikkverdige forhold eller melder fra om avvik, ikke om dette gjøres formelt riktig. 4. Hvordan varsle? Varsling skal skje på en forsvarlig måte. Varsling i samsvar med disse retningslinjene er alltid forsvarlig.

2 Internt Du varsler ved å si fra til nærmeste leder. Dersom du ikke tror at dette er tilstrekkelig, eller du ikke ønsker dette av andre grunner, kan du varsle til overordnet leder, verneombud, tillitsvalgt eller HMSavdeling. Varslingssekretariatet består av en representant fra arbeidsgiver, en fra arbeidstakerorganisasjonene og en ekstern representant (lenke til medlemsoversikt). Sekretariatet er opprettet for å motta varsler når varsling gjennom andre kanaler ikke fører fram, eller du ikke ønsker å varsle gjennom de ordinære varslingskanalene. Varslingssekretariatet håndterer også web-varslingskanalen (lenke), som du finner på intranettet. Her kan du velge å være anonym. Det er ingen formkrav til varslingen, den kan skje ved telefon, brev, e-post, personlig fremmøte eller gjennom varslingskanal. Det er allikevel ønskelig at du fyller ut skjemaet Varsling i Stavanger kommune (lenke), slik at varselet blir dokumentert på en god måte. Dette gjelder ikke dersom du varsler gjennom web-varslingskanalen. Eksternt Før du varsler eksternt bør du ha forsøkt intern varsling. Du kan varsle til tilsynsmyndigheter som eks. Arbeidstilsynet, Helsetilsynet, Datatilsynet mv. Du kan også varsle til media, men du bør først ha forsøkt alle andre kanaler. Muligheten for å påføre virksomheten og/eller ansatte skade er vanligvis mye større ved varsling til media. Varsler du til media skal du foreta en avveining mellom din ytringsfrihet og arbeidsgivers interesser. Hovedgrunner som åpner for forsvarlig varsling eksternt: Kriminelle eller andre alvorlige forhold Intern varsling kan medføre gjengjeldelse Behov for å handle raskt (bevisforspillelse eller det står om liv og helse) Saken (eller lignende saker) er tatt opp internt uten at det har skjedd noe 5. Forbud mot gjengjeldelse Dersom du varsler forsvarlig om kritikkverdige forhold, skal du ikke utsettes for gjengjeldelse. Enhver ugunstig behandling som er reaksjon på en forsvarlig varsling, skal i utgangspunktet regnes som gjengjeldelse. Dette kan gjelde tilrettevisning, endring i arbeidsoppgaver, omplassering, oppsigelse og avskjed. Legger du fram opplysninger som gir grunn til å tro at det foreligger en gjengjeldelse, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at gjengjeldelse ikke har funnet sted. Viser det seg at det ikke forelå kritikkverdige forhold, er du vernet mot gjengjeldelse så lenge du har vært i god tro. Arbeidsgiver kan komme med motargumenter, men disse skal ikke ha karakter av gjengjeldelse. 6. Fortrolighet - anonymitet

3 Du som varsler har rett på fortrolig behandling. Dette innebærer at varsleren er kjent kun for en avgrenset gruppe. Ønsker du å stå åpent fram med navn, skal dette være avtalt mellom deg og den du har varslet til. Du kan også varsle anonymt gjennom web-varslingskanalen (lenke). Her får du et passord og kan ved bruk av dette kommunisere med varslingssekretariatet. Det vil ikke fremkomme hvem som varsler. Dersom du velger å være anonym, kan den du varsler til bli forhindret i å få tak i flere opplysninger om forholdet, slik at saksbehandlingen må avsluttes på grunn av mangel på tilstrekkelig bevis. 7. Hensynet til den det varsles om Den det varsles om skal i utgangspunktet gjøres kjent med forholdet og få anledning til å komme med sin versjon før det trekkes en konklusjon. Det kan gjøres unntak av hensyn til videre undersøkelser eller bevisforspillelse. Når saken er ferdigbehandlet, skal den det varsles om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. 8. Videre saksbehandling Når du har varslet, skal du ha informasjon om at varselet er mottatt og forventet framdrift, senest innen 14 dager. Dersom du varsler gjennom web-varslingskanalen, får du en kvittering om at varselet er mottatt. Selve behandlingen av varselet kan ta lengre tid. Du skal alltid ha tilbakemelding om utfallet av saken. Hensynet til taushetsplikten kan være til hinder for full tilbakemelding.

4 Varsling av kritikkverdige forhold oppfølging Veiledning til ledere og saksbehandlere. 1. Saksbehandling generelt Leder vurderer hvordan varselet skal følges opp. Når nærmeste leder er inhabil, må overordnet leder eller andre overta saken. Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes. De forhold det varsles om må sannsynliggjøres eller dokumenteres. Dersom det foreligger et kritikkverdig forhold, må dette opphøre snarest mulig og eventuelle tiltak må iverksettes. 2. Arkivering av varselet Varsel om alvorlige kritikkverdige forhold skal arkiveres. Leder bør be varsler fylle ut skjemaet Varsling i Stavanger kommune (lenke). Alternativt kan leder notere varselet og be varsler om å undertegne. Varsles det gjennom web-varslingskanalen, blir sakene automatisk registrert og deretter arkivert. 3. Oppfølging av varselet Ved oppfølging av varselet gjelder forvaltningslovens regler for saksbehandling, herunder: Vedtak skal treffes etter at saken er best mulig opplyst Alle berørte parter skal få anledning til å uttale seg og har rett til bistand av tillitsvalgt eller verneombud. Partene har innsyn i sakens dokumenter, dersom ikke særskilte forhold tilsier noe annet. Den som varsler er ikke part i saken, med mindre varselet gjelder seg selv. Saksbehandling og beslutninger skal dokumenteres Åpenbart grunnløse påstander om personer skal også følges opp, for å avkrefte påstandene Undersøkelse Leder har ansvar for å undersøke varselet. Dette kan gjøres ved individuelle samtaler med partene, samt eventuelle vitner, for å få kartlagt hvilke faktiske hendelser som har forekommet. Undersøkelser av mer teknisk art kan også være aktuelt, eks. gjennomgang av dokumenter ved mistanke om mislighold. Den som har fått et varsel mot seg skal ha mulighet til å forsvare seg. Det gjelder selvsagt også for den som har varslet, dersom det kommer motanklager i løpet av undersøkelsesprosessen. Konklusjon Når saken er ferdig undersøkt, skal leder vurdere om det foreligger kritikkverdig forhold, og om varselet dermed gir grunnlag for oppfølging og iverksetting av tiltak. Dersom varsler sier fra om forhold som gjelder seg selv, behandles dette som en klage. Det skal foretas en vurdering av om hendelsen det varsles om er påregnelig (som en må forvente) eller er uakseptabel, som krever oppfølging.

5 Eventuelle tiltak Dersom det foreligger kritikkverdige forhold, må forholdet opphøre og eventuelle tiltak iverksettes. Dette kan være oppfølging av arbeidsplassen, rutineendringer eller personaloppfølging. Effekten av tiltakene må kontrolleres, for å sikre varig forbedring. I noen tilfeller kan det også være aktuelt at saken legges til observasjon, eks. ved manglende dokumentasjon, når lignende varsel er undersøkt tidligere eller det er behov for å avvente andre prosesser. Skjemaet Intern oppfølging kan benyttes. (lenke) Saker som gjelder mobbing, trakassering og diskriminering følges opp i henhold til HMS-håndboken pkt (lenke) Figuren viser hvordan varsel skal følges opp:

6 4. Tilbakemelding til varsler og eventuelt den det varsles om Varsler skal ha tilbakemelding om at varselet er mottatt, senest innen 14 dager. Så langt det er mulig eller forsvarlig skal det samtidig også gis beskjed om videre oppfølging av saken. Når saken er avsluttet, skal varsler og eventuelt den det varsles om få skriftlig tilbakemelding. Eksempel på innhold kan være: Varselet inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas Varselet gir/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner Varselet gir/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølging i virksomheten De forhold varselet gjelder er ivaretatt gjennom igangsatte tiltak Varselet gjelder HMS-avvik og skal registreres i avviks- og forbedringssystemet Synergi. 5. Oppfølging av varsleren Den det er varslet til bør følge opp varsleren i etterkant for å sikre at situasjonen er forbedret. 6. Rapportering Som en del av rådmannens oppfølging av internkontroll skal antall varsler rapporteres i HMS- rapport pr. tertial. Vedlegg: Etisk standard for ansatte og folkevalgte (lenke) Arbeidsmiljøloven (lenke)