Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 14/26 Møtedato/tid: , kl. 11:30 Møtested: Fylkeshuset, møterom Kalkstein Møtedeltakere: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Sigrid Angen Gunnar Hynne Forfall: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge Rune Venås, Bygge- og eiendomssjef Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet innledes med lunsj i kantina på Fylkeshuset fra kl 11:30. Saksbehandlingen begynner ca. kl 12:15. Møtet avholdes i møterom Kalkstein, i Tinghusplassen 3, innenfor Konseks kontorer. Oppmøte i kantina på fylkeshuset til lunsj. Dersom du kommer senere til møtet, ta kontakt mede Konsek på telefonnummeret nedenfor. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 009/14 010/14 011/14 012/14 013/14 Referatsaker Orientering fra bygge- og eiendomstjenesten Rapport fra enhetsbesøk finansiell revisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon - etikk og varsling Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Sverre B. Midthjell /26-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Saksutredning Eventuelle referatsaker vil bli presentert i møtet. Saksnr 009/14

4 Orientering fra bygge- og eiendomstjenesten Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/14 Sverre B. Midthjell /28-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksutredning Det har gjennom valgperioden vært prioritert fra kontrollutvalgets side å få generelle orienteringer om ulike virksomhetsområder i fylkeskommunen for å bli kjent med virksomheten. I forbindelse med møteplan for 2014 ble det foreslått å få en orientering fra bygge- og eiendomstjenesten. Bygge- og eiendomstjenesten har ansvar for å forvalte fylkeskommunens bygningsmasse, herunder kjøp og salg, inn- og utleie, vedlikehold og utvikling. Bygge- og eiendomssjef Rune Venås har blitt bedt om å gi en orientering om tjenstens virksomhet, eventuelle spesielle prosjekter og satsinger og hvilke hovedutfordringer tjenesten står overfor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å ta informasjonen fra bygge- og eiendomstjensten til orientering.

5 Rapport fra enhetsbesøk finansiell revisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/14 Jan-Åge Sneve Gundersen /181-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisors redegjørelse og Rapport fra enhetsbesøk 2013 tas til orientering. Vedlegg Samlet rapport etter enhetsbesøk 2013 Saksutredning Revisjonsforskriften 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisjon Midt-Norge gjennomfører årlig enhetsbesøk ved enheter i fylkeskommunen som en del av den finansielle revisjonen. Revisjon Midt-Norge IKS har i perioden 1. oktober til 19. november 2013 avlagt besøk ved 5 videregående skoler og 1 tannklinikk i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Hensikten med enhetsbesøkene er å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen ved enhetene. Det legges vekt på veiledning i interne og eksterne regelverk og styringsdokumenter, både under besøkene og ved rapporteringen tilbake til enhetene. Rapporten dokumenterer formål og innhold i enhetsbesøkene. Revisor foretar vurderinger og avgir anbefalinger hvor det synes formålstjenlig. Revisor vil orientere kontrollutvalget i møtet. Rapporten er ment å dokumentere praksis ved enhetene og de vurderinger, konklusjoner og anbefalinger revisor har kommet med til fylkesrådmannen. Resultatet av enhetsbesøkene danner grunnlaget for revisjonsberetningen som legges fram for fylkestinget. Rapporten beskriver hvordan revisjonen har arbeidet med selve enhetsbesøkene i forkant, under og i etterkant. Revisor har utarbeidet en rapport til hver enhet i tillegg til en samlet rapport til fylkesrådmannen. Alle er oversendt kontrollutvalgets sekretariat, men kun samlerapporten, som oppsummerer funnene på overordnet nivå, legges ved denne saken. Om rapporten Revisor har sett på følgende fagområder ved enhetene: Økonomisk internkontroll

6 Innkjøp Lønn Salg av elevarbeid, kantinesalg, utleie av eiendom og merverdiavgift Revisor påpeker at det eksisterer forberingspotensiale i varierende grad i den enkelte enhet som er besøkt. Videre påpeker revisor viktigheten av å øke bevisstheten i enhetene rundt de etiske retningslinjer. Revisor foretar vurderinger om status dette arbeidet har hatt og hvilke tiltak som kan være hensiktsmessig å gjennomføre. For området innen offentlig anskaffelser viser revisor til noen typiske utfordringer og nevner mulige synergieffekter av det arbeidet som gjøres ved den enkelte enhet som kunne vært dekkende for flere enheten under samme avtale. Revisors vurderinger er at det på dette området ikke fremstår entydig tilferedstillende fra enhetenes side. Vedrørende reiseregninger er revisors vurdering at dette området er jevnt over tilfredstillende behandlet i enhetene. I likhet med resultatet fra enhetsbesøk tidligere år trekker imidlertid revisor frem at det er et forbedringspotensial på dokumentasjon av reiseregninger. Innenfor timelønn, sensorhonorar og fraværsregistrering viser revisor til flere forbedringspunkter for at rutiner kan forbedres for å imøtekomme krav på området. Det er utarbeidet sentrale rutiner for salg av elevarbeid etter en forvaltningsrevisjon som ble behandlet i Revisor konkluderer med at dette regelverket er kjent på enhetene, men viser til at det ikke i tilstrekkelig grad er utarbeidet egne rutiner på enhetene. For området innen utleie og merverdikompensasjon finnes det ikke helt tilfredstillende rutiner internt. For kantinedrift er det etter revisors vurdering en del mangler som er grunnleggende, som bør etableres inn i rutiner for å få en effektiv kontroll på blant annet kontanthåndtering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å sette seg inn i rapporten, og merke seg de konkrete påpekninger revisjonen gjør i sin rapport, og ta dette med videre i sitt arbeid. De forhold som revisjonen påpeker i sin rapport framstå ikke å være av en slik art og alvorlighet at det synes nødvendig for kontrollutvalget å løfte dette videre til fylkestinget. Sekretariatet forutsetter at fylkesrådmannen tar de anbefalinger revisor viser til i sin rapport med seg videre i sin oppfølging ovenfor enhetene.

7 Bestilling av forvaltningsrevisjon - etikk og varsling Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/14 Sverre B. Midthjell 216, &58 14/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på etikk og varsling. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen 4. november Vedlegg Etiske retningslinjer Brosjyre om varsling Saksutredning Fylkestinget vedtok i sak 98/13 plan for forvaltningsrevisjon Blant de prioriterte prosjektene i planen er temaet Etikk og varsling. Dette er beskrevet på følgende måte i planen: At offentlig sektor skal ha en høy etisk standard i all sin virksomhet er et tema som er satt tydelig på dagsorden de siste årene, i kjølvannet av flere store saker nasjonalt og lokalt. Å avverge uønskede hendelser krever et systematisk arbeid med å bygge holdninger og kultur for etisk refleksjon. Videre har det kommet nye lovkrav angående varsling som setter krav til at fylkeskommunen har et tilstrekkelig system for å legge til rette for varsling på en betryggende måte og beskytte varsleres rettigheter. Med bakgrunn i dette fremmes med dette forslag til bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt innen etikk og varsling. Tidligere forvaltningsrevisjon på området Revisjon Midt-Norge la i august 2007 frem en forvaltningsrevisjonsrapport om arbeidet med etikk. I dette prosjektet vurderte revisjonen etikkarbeidet i fylkeskommunen med hovedproblemstilling om STFK som organisasjon og de ansatte er bevisstgjort på etiske spørsmål som vedrører Sør-Trøndelag fylkeskommune virksomhet. Dette ble videre inndelt i en rekke delproblemstillinger knyttet til tilrettelegging, rutiner og arbeid med de etiske retningslinjene. En av problemstillingene var også knyttet til spørsmålet om varsling. Revisjonen fant på flere områder at det var for dårlig kjennskap til daværende etiske retningslinjer og andre rutiner på området, også blant ledere. Undersøkelsen ga også indikasjoner på at det var lite refleksjon og bevissthet rundt etiske spørsmål. Problemstillingen om varsling var lite fremtredende i revisjonens vurderinger, og fremkommer ikke i rappportens konklusjoner eller anbefalinger.

8 Revisjon Midt-Norge har også gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter angående etikk i både Melhus, Hitra og Frøya de siste årene. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har i etterkant av saken om Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum gjennomført et omfattende forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til etikk i kommuen. Dette prosjektet avdekket mangelfull praksis og flere konkrete brudd på de etiske retningslinjene. Bruk av kommunale eiendeler, særlig biler, ble i likhet med i rapporten fra STFK i 2007 trukket fram som et særlig problemområde. Trondheim kommune har også et eget forvaltningsrevisjonsprosjekt om system for varsling under arbeid. Etiske retningslinjer i fylkeskommunen Fylkeskommunens gjeldende etiske retningslinjer ble vedtatt av fylkestinget 25. februar 2009, på bakgrunn av en prosess intensivert i etterkant av forvaltningsrevisjonen fra Disse retningslinjene trekker opp et etisk fundament i sju punkter, tre punkter om ledelse og dialog og ti mer konkrete regler knyttet til etisk praksis i fylkeskommunen. I saksfremlegget i fylkestingets sak 14/2009 legger fylkesrådmannen vekt på at hovedfokus skal ligge på etisk refleksjon ute i enhetene. Det er derfor lagt opp til retningslinjer som ikke skal være for detaljerte, fordi dette i følge fylkesrådmannen er en fare for at det kan føre til at evnen til etisk refleksjon svekkes. Retningslinjene er vedlagt saken. Varsling i fylkeskommunen Tilgrensende til temaet etikk er temaet varsling om kritikkverdige forhold. Dette har ikke vært gjenstand for forvaltningsrevisjon i STFK tidligere. Med varsling, i arbeidsmiljølovens forstand, menes det å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som arbeidstakeren blir kjent med, og som er eller kan være i strid med lover og regler, virksomhetens retningslinjer eller alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk respektabelt. Arbeidstakers rett til å varsle er regulert i arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6. Endringer i arbeidsmiljøloven i 2006 (Ot.prp. nr. 84 [ ]) styrket retten til varsling. Disse reglene innebærer blant annet at arbeidsgiver har plikt til å sørge for at arbeidstakere som varsler på forsvarlig vis beskyttes mot gjengjeldelse. Det bør derfor kunne stilles krav til fylkesrådmannen om rutiner og praksis som sikrer dette. STFK har utarbeidet en egen brosjyre om varsling (se vedlegg), blant annet publisert i det elektroniske kvalitetssystemet ESK. Her trekkes det blant annet opp egne retningslinjer for varsling i fylkeskommunen. I disse retningslinjene uttrykkes det blant annet at Sør-Trøndelag fylkeskommune ønsker at medarbedere skal si fra om kritikkverdige forhold. Det er utarbeidet egne skjema for intern varsling og oppfølging av dette, og det hviler en plikt på enhetslederne om å gjøre varsling og varslingsrutinene kjent blant sine ansatte. Mulige innretninger på forvaltningsrevisjon Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innrettet mot etikk og varsling bør ha fokus på om fylkesrådmannen sørger for at de etiske retningslinjene vedtatt i fylkestinget og arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling ivaretas på en god måte i fylkeskommunen.

9 For det første er det sentralt å se hvorvidt det er etablert rutiner, prosedyrer og ansvarsfordeling i tråd med aktuelle normer eller anbefalinger, og som er egnet til å ivareta nødvendige hensyn. Tilstrekkelig kjennskap er en grunnleggende forutsetning som bør være på plass. Det var funnet mangler på dette området i 2007, og det er nærliggende å undersøke dette på nytt. Ut over dette er det ulike innfallsvinkler som kan være relevante for å vurdere hvordan etiske retningslinjer og varslingsrutiner er implementert i organisasjonen. Videre bør det være av interesse for kontrollutvalget å få en vurdering av om fylkeskommunens praksis er i tråd med de retningslinjer som er etablert. Det kan tenkes flere innfallsvinkler til dette. Fylkesrådmannen legger i forbindelse med saken om etiske retningslinjer fra 2009 omfattende vekt på den etiske refleksjonen hos ledere og enheter. Det burde derfor være av særlig interesse å undersøke hvorvidt det legges til rette for dette i organsiasjonen, og hvorvidt det faktisk gjennomføres. Når det gjelder varsling kan det være aktuelt å undersøke hvilke varslingssaker som er registrert og eventuelt gjennomgå et utvalg for å vurdere hvorvidt de er håndtert i tråd med gjeldende krav og retningslinjer. I forvaltningsrevisjonsprosjektet angående praktisering av etiske retningslinjer i Trondheim kommune fra 2013 ble det også valgt å gå ut med en spørreundersøkelse til alle ansatte i kommunen for å be om tips om saker der ansatte mistenker brudd på de etiske retningslinjene. Å gjennomføre en slik undersøkelse bør forutsette at de tips som måtte komme inn følges opp av revisjonen, noe som potensielt kan bli forholdsvis ressurskrevende. Dette må også sees i lys av at kontrollutvalget i Trondheim disponerer vesentlig omfattende ressurser gjennom egen kommunerevisjon. Omfang på prosjektet Kontrollutvalget har 2100 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon i For å kunne gjennomføre alle de prioriterte prosjektene i plan for forvaltningsrevisjon i løpet av perioden, og samtidig sette av noe ressurser til selskapskontroll bør gjennomsnittlig størrelse på prosjektene ligge i underkant av 450 timer. Temaet har potensial for å gi grunnlag for en forholdsvis omfattende undersøkelse. Kontrollutvalget bør derfor vurdere hvorvidt prosjektet bør begrenses i omfang eller hvorvidt det bør settes av en større timeramme til prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget, i tråd med plan for forvaltningsrevisjon, om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet etikk og varsling. Etikk generelt, og varsling spesielt, er temaer som er aktualisert både av endringer i lovgivning og generell oppmerksomhet i media og offentlig debatt. Innsatsen på området er også sentral for å ivareta tilliten til fylkeskommunen. Sekretariatet anbefaler derfor at temaet prioriteres gjennom at det avsettes timer til en grundig undersøkelse. Det kan likevel synes som at det å gå ut med en undersøkelse tilsvarende den som ble gjort i Trondheim ligger utenfor de ressurser kontrollutvalget har til

10 rådighet. Å håndtere varsler om brudd på etiske retningslinjer bør også først og fremst ligge innenfor rådmannens arbeidsområde. Sekretariatet vil derfor ikke foreslå at dette prioriteres uten indikasjoner på at omfattende og grove brudd forekommer. Ut fra de ressursene kontrollutvalget har til rådighet foreslår derfor sekretariatet å sette av 450 timer til dette prosjektet.

11 Dokumenttype: Tilhørighet:: Alle Etiske retningslinjer Utarbeidet av (eier): Vedtaksnivå/Godkjenner: Personal- og org,avd Fylkesrådmann Reglement Revisjonsnr.: 1 Dato: ETISKE RETNINGSLINJER Vedtatt i Fylkesting 25.februar 2009 Etisk fundament 1. Vi er alle forvaltere av samfunnets regler og fellesskapets midler. Det stilles derfor spesielt høye krav til oss og våre etiske holdninger. Vi skal i alt vårt arbeid være bevisst at vi danner grunnlaget for innbyggernes tillit til offentlig virksomhet og holdningene til fylkeskommunen. 2. Vi legger derfor stor vekt på å opptre ærlig og med åpenhet i all vår virksomhet. Vi har alle et ansvar for å etterleve dette. 3. Vi erkjenner og verdsetter at alle mennesker er unike. 4. Vi opptrer med respekt, omtanke og alminnelig høflighet overfor kolleger, kunder og brukere av fylkeskommunens tjenester uavhengig av kjønn, alder, kultur og etnisk opprinnelse. 5. Vi har et bevisst forhold til effekten av våre handlinger og holdninger. 6. Vi forholder oss lojalt og aktivt til lover, vedtak og styrende dokumenter. 7. Vi bidrar til å realisere STFKs verdigrunnlag å gjøre hverandre gode og å være grensesprengende. Vi har et felles ansvar i å bidra til å bygge lagånd og et godt arbeidsmiljø. Ved å inkludere og engasjere, gjør vi hverandre gode. Ledelse og dialog 1. Ledere har et særskilt ansvar for at vår praksis er i tråd med vårt etiske fundament. 2. Ledere skal sørge for at det er tid og rom for dialog om etiske problemstillinger ved enheten. 3. Fylkeskommunens etiske retningslinjer skal være et hjelpemiddel i vurderinger av etiske dilemma og underlegges årlig revisjon. Vår praksis 1. Opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i fylkeskommunnen, må ikke brukes til å oppnå personlige fordeler. 1

12 Dokumenttype: Tilhørighet:: Alle Etiske retningslinjer Utarbeidet av (eier): Vedtaksnivå/Godkjenner: Personal- og org,avd Fylkesrådmann Reglement Revisjonsnr.: 1 Dato: Gjestfrihet og representasjon hører med i våre samarbeidsrelasjoner. Dette må ikke gjøres på en måte som påvirker våre handlinger, saksforberedelser eller vedtak - eller gir andre grunn til å tro det. 3. Vi kan ikke ta imot gaver eller benytte vår stilling til å oppnå personlige fordeler, jfr.lystest under. 4. Tilbud om gaver/oppmerksomhet, jfr.punkt over, skal avklares med nærmeste overordnede. 5. Vi skal ikke benytte fylkeskommunens navn eller innkjøpsavtaler i forbindelse med personlige innkjøp uten at det foreligger avtale om det. 6. All informasjon som formidles i forbindelse med virksomhet for fylkeskommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med vilje ha en formulering som kan mistolkes. 7. Vi vil ha åpenhet om våre bistillinger, styreverv og andre lønna oppdrag. Alle har selv ansvar for registrering og ajourføring i styrevervregisteret,ks. 8. Vi kan ikke ha verv eller oppdrag/bistilling som er uforenlig med fylkeskommunens interesser eller svekker tilliten til fylkeskommunen, herunder økonomiske interesser som kan føre oss inn i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til fylkeskommunen (se lystest). 9. Vi har en bevisst holdning til klima og miljø i alt vårt arbeid. 10. Vi holder oss faglig oppdatert innenfor vårt arbeidsområde. Ved deltakelse på kurs og seminarer skal utgifter normalt dekkes av fylkeskommunen. Etiske refleksjoner må inngå i hverdagsvurderinger Tenk slik Vil jeg ha god samvittighet om jeg tar i mot/ gjør dette? Er det uproblematisk å fortelle mine overordnede om det? Er det greit at lokalavisa eller Kommunal Rapport skriver om det? Lystesten: Bruk av kjørelys kan hjelpe oss å vurdere om situasjoner og handlinger er etisk forsvarlig. Dialog i enhetene omkring situasjoner og handlinger må tas jevnlig. Grønt lys: 2

13 Dokumenttype: Tilhørighet:: Alle Etiske retningslinjer Utarbeidet av (eier): Vedtaksnivå/Godkjenner: Personal- og org,avd Fylkesrådmann Reglement Revisjonsnr.: 1 Dato: forhold som både er etisk forsvarlig og innenfor lovbestemmelser Gult lys: problemstillinger som er utenom det lovregulerte, eller som krever vurdering og diskusjon fordi regelverket er skjønnsmessig Rødt lys: forhold som må unngås fordi de er klart ulovlige i lovens forstand Etiske problemstillinger omhandles også i STFKs arbeidsreglement og varslingsrutiner, forskrift om offentlig innkjøp og andre styrende dokumenter. 3

14 sør- trøndelag fylkeskommune Varsling etter arbeidsmiljøloven og retningslinjer for sør-trøndelag fylkeskommune

15 Varslerproblematikken ble satt på dagsorden våren 2005 med bl.a. krav om lovvern mot represalier mot varslere. noe av bakgrunnen for at det ble satt dagsorden var at den gjeldende arbeidsmiljøloven ikke i god nok grad besk arbeidstakere som varslet. Varslerproblematikken ble satt på dagsorden våren 2005 med bl.a. krav om lovvern mot represalier mot varslere. Noe av bakgrunnen for at det ble satt på dagsorden var at den gjeldende arbeidsmiljøloven ikke i god nok grad beskyttet arbeidstakere som varslet. 1.0 Lovgrunnlag Ansattes ytringsfrihet er en del av den alminnelige ytringsfriheten, som er nedfelt i Grunnlovens 100 og menneskerettighetskonvensjonene. Ansattes ytringsfrihet gjelder for alle ytringer som en arbeidstaker fremmer på egne vegne og som berører virksomheten der arbeidstakeren arbeider. I et ansettelsesforhold kan varsling være vanskelig fordi arbeidsgiver har krav på en viss lojalitet fra sine ansatte. For å overholde lojalitetsplikten kan den ansatte være nødt til å avstå fra enkelte ytringer. Ansattes rett til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg likevel langt. Lovgivernes intensjon er at varslingsreglene i arbeidsmiljøloven skal bidra til å styrke ytringsfriheten i et ansettelsesforhold. Varslingsreglene skal fremme åpenhet og bidra til et godt ytringsklima i organisasjonen. De nye bestemmelsene i arbeidsmiljøloven er som følger : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

16

17 1.1 Hva er kritikkverdige forhold? I 2-4 i Arbeidsmiljøloven slås det fast at arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. I arbeidet med varsling er det viktig å ha klarhet i hva som menes med kritikkverdige forhold. Skivnes og Trygstad (2007) skriver følgende: I boken har vi henvist til definisjonen som vanligvis benyttes til forskningsformål og som sier at det gjelder illegitime, umoralske og ulovelige forhold, jf. kapittel 2. Loven legger seg nær denne forståelsen og sier at kritikkverdige forhold enten er lovbrudd eller brudd på etiske regler. Forarbeidene utdyper hva dette innebefatter med å presisere at med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud (Ot.prp :37). Brudd på etiske regler henviser enten til slike som er gitt av virksomheten eller normer som har allmenn oppslutning i samfunnet (ibid.). I KS veileder om varsling er det gitt følgende eksempler på hva kritikkverdig forhold kan være: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering 1.2 Forsvarlig framgangsmåte? I KS veileder står det følgende om hva som regnes som forsvarlig framgangsmåte: Framgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig. Det vil normalt være forsvarlig å varsle internt til en annen forsvarlig/ansvarlig person i virksomheten. Det samme gjelder dersom en ansatt varsler i tråd med interne rutiner eller tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Hva som for øvrig er forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Videre heter det: Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold. Det avgjørende er likevel at arbeidstaker har vært i god tro om sannheten i det som varsles. Hvis en arbeidsgiver skal vinne fram med en påstand om at fram- gangsmåten ikke var forsvarlig, er det et minstekrav at varslingen har skadet eller skapt en ikke ubetydelig risiko for skade på arbeidsgivers interesser. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven, ikke arbeidstaker. 1.3 Straffe varslere Dersom arbeidstakeren har varslet i tråd med 2-4, skal hun eller han vernes mot gjengjeldelser. Gjengjeldelsesvernet gjelder i første rekke arbeidstakere som har varslet. Forbudet mot gjengjeldelse omfatter både formelle og uformelle sanksjoner. Arbeidstaker kan kreve oppreisning om det er gjengjeldt i strid med loven. Motargumenter fra arbeidsgiver eller kollegaer er ikke å regne som gjengjeldelse. Hvis framgangsmåten ved varsling ikke har vært forsvarlig, er den ansatte ikke vernet av forbudet mot gjengjeldelse. Arbeidsgivers reaksjon må stå i forhold til bruddet. 1.4 Varslingsrutiner Det framgår av arbeidsmiljøloven 3-6 at arbeidsgiver har plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Paragrafen legger opp til at det skal være en skjønnsmessig vurdering om en trenger å lage varslingsrutiner, men terskelen for å lage varslingsrutiner skal være lav. KS anbefaler at i hvert fall følgende momenter er med i rutiner for varsling: Hva bør arbeidstakeren tenke over før hun/ han varsler? Hvordan bør arbeidstaker gå fram hvis hun/ han ønsker å varsle? Hvem bør motta et varsel? Hva gjør kommunen etter å ha mottatt et varsel? Hvilken informasjon skal den/de det varsles om få, og når? Hvilken informasjon skal varsleren få etter å ha varslet? Hva gjør kommunen med opplysningene når saken er avsluttet?

18 2.0 Hva er en varsling, varsler og varslingskanaler? En varsler kan defineres som: En arbeidstaker som sier fra til en person eller instans som kan gjøre noe med et begrunnet kritikkverdig forhold på arbeidsplassenen, og at arbeidstaker har sagt fra internt i virksomheten uten at det innen rimelig tid har resultert i diskusjoner eller endringer i det kritikkverdige forholdet. (Skivnes og Trygstad 2007) Dersom en arbeidsstaker kjenner til forhold som bør undersøkes nærmere eller nødvendiggjør tiltak, bør det som hovedregel tas opp på egen arbeidsplass. Om nødvendig bør det varsles til nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder nærmeste leder eller leder ikke kan gjøre noe med forholdene, kan det varsles forbi leder eventuelt til fylkesrådmann. Dersom varsleren vurderer varsling i linjen som utilstrekkelig, eller ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan det varsles til tillitsvalgt eller verneombud. Det er viktig å merke seg at det skal være mulig å ta opp kritiske forhold og føre kritiske diskusjoner i organisasjonen uten at det skal defineres som varsling. Mellom enighet og varsling er det flere nivå. Det skal være rom for å si i fra om uenighet i beslutninger eller prioriteringer, uten at dette nøvendigvis kommer til varsling. 2.1 Roller Arbeidstakeren kan inneha rollene som ansatt, fagutøver og borger. Gjennom disse rollene vil arbeidstakeren oppleve forskjellige forpliktelser og lojalitetskrav som kan gi seg utslag i forskjellige oppfatninger og handlinger av når man varsler ifra om kritikkverdige forhold. Arbeidstakeren kan også kunne komme i et krysspress mellom de ulike rollene En velfungerende organisasjon lytter til arbeidstakeren som gis muligheter til å ytre seg og diskutere innenfor rammen av alle tre rollene. Åpenhet og dialog vil derfor være et fortrinn, gi gode arbeidsplasser og veldrevne enheter. 2.2 Fortrolighet En gjennomtenkt varslingsrutine skal gi trygge rammer for varsleren, bl.a. ved at varslingen blir behandlet fortrolig. Dette innebærer at varsleren kun er kjent for en avgrenset gruppe i egen organisasjon. Det er mulig å lage rutiner som sikrer varsleren fortrolighet, også overfor ledelsen. KS anbefaler at det legges til rette for fortrolighet i varslingssituasjonen. Fortrolighet blir anbefalt framfor anonymitet. Anonym varsling vil by på utfordringer. Det kan også være vanskelig å undersøke saken ytterligere, når det ikke er mulig å kontakte varsleren for nærmere opplysninger. 3.0 Leder Leder vil være sentral når varsling skal drøftes og behandles på den enkelte enhet. Det er lederen som har det formelle ansvaret for å sikre ytringsklima og rapportering av kritikkverdige forhold. Det vil videre være en sammenheng mellom opplevde kommunikasjonsmuligheter og arbeidstakerens evne/lyst til å tie eller å ytre seg om ulike forhold på arbeidsplassen. 4.0 Hva mener KS? KS anbefaler kommunene å etablere rutiner for intern varsling ved å benytte etablerte kanaler i kommunene, det vil si ledere, tillitsvalgte eller verneombud. Videre anbefaler KS at alle kommuner i tillegg etablerer en ny kanal som sikkerhetsventil for de tilfeller varselet ikke fører fram eller varsler ikke ønsker å varsle på vanlig måte. Det bør være en objektiv og uavhengig kanal, slik at organet eller funksjonen har den nødvendige tillit der ordinære kanaler er forsøkt eller ikke anses som hensiktsmessige. Et slikt særskilt varslingsmottak kan være : Varslingssekretariat Varsleombud Intern enhet Advokatkontor Tillitsvalgte skal ha en fri og uavhengig stilling for å kunne ivareta arbeidstakerne, og bør derfor ikke være med i et sekretariat. Det må utarbeides retningslinjer for et særskilt varslingssekretariat, der sammensetningen, rådmannens rolle (innsyns- og instruksjonsmyndighet), plassering i organisasjonen og saksbehandlingsregler avklares. KS sier at de varslings- og oppfølgingsrutiner som utvikles, skal være i samsvar med Arbeidsmiljølovens bestemmelser og bør ha legitimitet i organisasjonen. Videre bør de være kjent for alle, være enkle å bruke, og de skal sikre rettsikkerheten, både for varsleren og de personer det varsles om.

19 5.0 Varsling i STFK retningslinjer Vi forutsetter at retningslinjene blir bearbeidet og endret i takt med at vi skaffer oss erfaring i håndtering av varslingssaker. 5.1 Retningslinjer for varsling i STFK 1. Sør-Trøndelag fylkeskommune ønsker at medarbeidere skal si fra om kritikkverdigeforhold. Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 og Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verk (offenleglova) skal være grunnlaget for hvordan vi behandler varsling og varslere i vår organisasjon. 2. Fylkesrådmannen ønsker at hovedmodellen for varsling i STFK skal bygges ut fra en åpen organisasjonskultur, der varsling følger lederlinjen. Nærmeste leder informeres først Der dette ikke er hensiktsmessig tas det kontakt med overordnet leder Kritikkverdige forhold kan også meldes til tillitsvalgt, verneombud eller hovedverneombud dersom varsling via linjen ikke fører fram. 3. Varsling skal gjøres muntlig eller skriftlig via lederlinjen, og det skal gis tilbakemelding om mottatt varsel og planer for oppfølging og tiltak. Sør-Trøndelag fylkrskommune har utarbeidet skjema for Intern varsling og skjema for Intern oppfølging, (se vedlegg). 4. Leder som mottar varslet om kritikkverdig forhold skal fylle inn skjemaet Intern oppfølging og herunder informere varsleren om videre saksgang. Leder skal videre sørge for at varslet blir journalført, jf arkivlova og arkivforskriften. 5. Varsleren skal informeres om videre saksgang eller at saken avsluttes 6. Den det blir varslet om har rett til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv, samt mulighet til å imøtegå disse. Når opplysningene skal gjøres kjent for den det varsles på må vurderes i hvert enkelt tilfelle. 7. Enhetsledere skal gjøre varsling og retningslinjene for varsling kjent og innarbeidet i egen enhet. 8. Det er utarbeidet en egen varslingsplakat for Sør-Trøndelag fylkeskommune, som skal brukes i informasjonsarbeidet om varsling.

20 Skjema ved intern varsling i Sør-Trøndelag fylkeskommune SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold. 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varsling. 3. Varsling via dette skjemaet er forsvarlig. 4. Dette varselet bør leveres nærmeste leder. Der det ikke er hensiktsmessig tas det kontakt med overord leder, eventuelt tillitsvalgt/verneombud. 5.Varslet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterliggere opplysninger fra varsler o tilbakemelding til varsleren om hva som kan gjøres med forholdet. Dersom varslet inneholder taushetsb opplysninger skal disse unntas offentlighet, jf 12 og 13 i offenleglova. 6. Du vil få tilbakemelding innen 14 dager om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdig forhold : Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag) : Varslet av : Dato :

21 SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Skjema for oppfølging av intern varsling i Sør-Trøndelag fylkeskommune Trinn Oppfølging av vedtaket Varsel mottatt av... Undersøkelser gjennomført Konklusjon 3. Tilbakemelding gitt til varsler Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om Tiltak Videre oppfølging planlagt 7. Videre oppfølging gjennomført 8. Dato

22 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell /26-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato Saksnr 013/14