Vegdirektoratet Samhandling

Transkript

1 Vegdirektoratet 2016 Samhandling VEILEDNING Håndbok V860

2 SAMHANDLING Håndbøker i Statens vegvesen Dette er en håndbok i Statens vegvesens håndbokserie. Vegdirektoratet har ansvaret for utarbeidelse og ajourføring av håndbøkene. Denne håndboka finnes kun digitalt (PDF) på Statens vegvesens nettsider, Statens vegvesens håndbøker utgis på to nivåer: Nivå 1: Oransje eller grønn fargekode på omslaget omfatter normal (oransje farge) og retningslinje (grønn farge) godkjent av overordnet myndighet eller av Vegdirektoratet etter fullmakt. Nivå 2: Blå fargekode på omslaget omfatter veiledning godkjent av den avdeling som har fått fullmakt til dette i Vegdirektoratet. Samhandling Nr. V860 i Statens vegvesens håndbokserie Illustrasjon: Jon Opseth Trykk: Vegdirektoratet ISBN NR

3 SAMHANDLING Forord Veiledning knyttet til samhandling og tvisteløsning for bygging, drift og vedlikehold iht. håndbok R763 konkurransegrunnlag. Veiledningen er et resultat av et bransjesamarbeid mellom Statens vegvesen, Maskinentreprenørenes forbund, Entreprenørforeningen bygg og anlegg og Rådgivende ingeniørers forening. Arbeidet er forankret i Policygruppa for bransjesamarbeid. Vegdirektoratet 8. juni

4 SAMHANDLING Innhold Samhandling 1 Forord 3 1 Innledning 5 2 Hva er målet med samhandling 6 3 Erfaringer 7 4 Forberedelse til samhandling 8 5 Gjennomføring av samhandling 9 6 Opplegg for tvisteløsning 10 Vedlegg 11 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene 12 2 Mal og innhold for samhandling 31 3 Maler samhandlingsdokument 40 4

5 INNLEDNING :: SAMHANDLING 1 Innledning Ved revisjon av Statens vegvesens håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag i 2010 ble det lagt inn krav om å gjennomføre samhandling før oppstart av kontraktsarbeidet. Samhandling er en måte å etablere samarbeid på, som skal legge til rette for effektiv gjennomføring av kontraktsarbeidet. Å avsette tid til samhandling før kontraktsarbeidet igangsettes, er særlig viktig for at partene skal bli kjent med hverandre, avklare roller og ansvar, avklare forventninger til hverandre, utarbeide felles mål og prosedyrer for gjennomføring av kontraktsarbeidet, samt etablere rutiner for en god og åpen kommunikasjon basert på tillit. I erkjennelse av at det kan oppstå tvister i forbindelse med gjennomføring av kontraktsarbeidet, er det viktig at kontraktene inneholder tydelige mekanismer for å løse de tvister som oppstår fortløpende, og at dette ses i sammenheng med samhandlingen. Krav til gjennomføring av samhandling er innarbeidet i Håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag kap. C2, pkt. 8 Oppstartsmøte med tilhørende samhandling. Utdyping av bestemmelsene vil fremgå av kap. C3, pkt. 1 Samhandling i kontraktsmalen for bygg og i C3, pkt. 7 Oppstartsmøte, samhandlingsprosess og samarbeidsmøter i kontraktsmalen for drift. 5

6 SAMHANDLING :: HVA ER MÅLET MED SAMHANDLING 2 Hva er målet med samhandling Målet er å oppnå godt samarbeid basert på åpenhet og tillit, identifisere og omforene mål ut fra felles kontraktsforståelse, samt etablere målrettede prosedyrer og rutiner til nytte for partene i gjennomføringsfasen. Dette krever engasjement og bred deltagelse fra alle involverte parter og at alle tar ansvar for å sikre eierskap til prosessen, både i tidligfase og i gjennomføringsfasen. Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer er en viktig del av samhandlingen, men forutsetter at partene ikke utvikler prosedyrer som er i strid med kontraktens forutsetninger og system. Samhandlingen skal oppsummeres og dokumenteres i et eget omforent dokument som forankres i første byggemøte. Forhold som er omforent og nedfelt i samhandlingsdokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter og samarbeidsmøter i gjennomføringsfasen. Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingen: e Partene skal bli kjent med hverandre e Partene skal bli kjent med kontrakten e Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor kontraktens forutsetninger og system Det er viktig for partene å bli kjent med hverandre og med de personer som skal samarbeide jevnlig, kanskje daglig over flere måneder og år. Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle og utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang. Til denne forberedelsen anbefales det å benytte Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene. 6

7 ERFARINGER :: SAMHANDLING 3 Erfaringer Det er ved flere anledninger foretatt kartlegging og evaluering av hvordan samhandlingen gjennomføres og fungerer i utvalgte prosjekter. Resultater viser at det er ulik forståelse for hva samhandling er og hva det skal omfatte. Dette har medført at samhandling blir gjennomført svært forskjellig. I mange tilfeller har prosessen vært alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i selve gjennomføringsfasen. Dette er også trolig en viktig årsak til at enkelte rapporterer at samhandlingen er positivt i tidlig fase fordi prosjektdeltagerne blir godt kjent, men at det har lite effekt over tid. Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena for å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. Eierskap og engasjement for en slik prosess vil bare komme hvis alle gis en reell mulighet til å medvirke og påvirke. For å oppnå dette må den som leder prosessen være bevisst sin rolle og legge opp til og innby til medvirkning og diskusjon. Dette krever kompetanse og kunnskap til å lede slike prosesser. Erfaringer tilsier at dette oppnås best ved at den som skal lede en samhandlingen (prosessleder) er uavhengig av prosjektorganisasjonen. Det er flere forhold som ser ut til å hindre optimal samhandling. Det mest åpenbare er at de sentrale medarbeiderne som skal være med på å gjennomføre kontraktsarbeidet, ikke er på plass i organisasjonen. Det er også en utfordring at deltakelsen ikke er bred nok og at de rette deltagerne ikke er involvert. Med dette som utgangspunkt er det utfordrende å få til ønsket engasjement og eierskap til prosessen. Som en følge av disse utfordringene vil samhandlingen i mange tilfeller utvikle seg til å bli en ren informasjonsarena. Det vil da være krevende å videreføre forutsetningene fra samhandlingen til andre og nye medarbeidere/aktører som kommer inn i prosjektet. Erfaringer viser at man i mange tilfeller ikke klarer å følge opp og overføre det positive som ofte kommer ut av samhandlingen, som gjennomføres før oppstart av kontraktsarbeidet over til gjennomføringsfasen. Årsaken til dette kan være at det som avklares i samhandlingen i tidligfase er for lite konkret, at man er presset på tid, eller at det ikke er eierskap til prosessen. Erfaringer viser imidlertid at det framkommer mye positivt, men at det er rom for forbedring. Forbedringspotensialet er særlig knyttet til bevisstgjøring og opplæring på følgende områder: e Hva er samhandling og hvilke gevinster det kan ha. e Hvordan skape og utvikle tillit. e Hva skaper engasjement og vilje til å bidra. e Hvordan lede en samhandlingsprosess. Agenda, verktøy, deltagelse. e Rolleforståelse: prosjektleder, prosessleder, øvrige deltagere. e Hvordan forholde seg til kontrakten i samhandlingen. e Hvordan ta samhandlingen med seg inn i prosjektgjennomføringen. 7

8 SAMHANDLING :: FORBEREDELSE TIL SAMHANDLING 4 Forberedelse til samhandling All erfaring tilsier at mål og hensikt med samhandling må bevisstgjøres hos alle parter på ulike nivå slik at partene går inn i samhandlingen med et minimum av kunnskap om hva samhandling innebærer. Dette forutsetter at relevante bransjeaktører gir sine medarbeidere som vil være sentrale i samhandlingen nødvendig informasjon, opplæring og forståelse for mål og hensikt med samhandling. Før samhandlingen for den enkelte kontrakt settes i gang skal partene, hver for seg, sørge for at sentrale deltagende medarbeidere i samhandlingen gis nødvendig kunnskap om og innblikk i hva dette innebærer. For å oppnå lik forståelse av hva samhandling er og innebærer, er det utarbeidet et eget informasjonsmateriale (vedlegg 1) som benyttes av alle parter i forberedelsen før samhandling igangsettes. Opplegg for selve samhandlingen avklares og avtales i oppstartsmøtet. Nedenfor er det listet opp noen punkter som eksempel på hva som skal avtales. e Oppstart og varighet samlet sett e Varighet av hver samling 1, 2, 3 dager etc. e Hvor og når skal samlingene/møtene holdes e Hvem har ansvar for å arrangere møtene e Hvem skal delta e Etc. 8

9 GJENNOMFØRING AV SAMHANDLING :: SAMHANDLING 5 Gjennomføring av samhandling For å sikre et enhetlig og tilpasset opplegg for samhandling, skal en person med nødvendig kompetanse og erfaring involveres for å lede prosessen. Vedkommende skal ikke være tilknyttet partenes stedlige prosjektorganisasjon og skal fungere som prosessleder for samhandlingen. Samhandlingen deles normalt inn i fire hovedtemaer som angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. 1) Personer, roller, samarbeid Bli kjent Samhandling som grunnlag for samarbeid i gjennomføringsfasen Møtestruktur Roller, ansvar og fullmakter Kommunikasjon 2) Gjennomgang av kontrakten Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet 3) Helse, miljø og sikkerhet (SHA og YM) Partenes ansvar Kontroll og oppfølging Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? 4) Håndtering av tvister Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art Rutiner for varsler og svar håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet Ovennevnte hovedtema er eksemplifisert og konkretisert i innhold og detaljeringsgrad slik det fremgår av Vedlegg 2 Mal og innhold i samhandling. Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart innen hvert hovedtema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet og mer forutsigbar gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på gjennomføring og innhold for å fastsette en samhandling på et passende nivå. For enkelte og spesielle arbeidsoperasjoner vil det være mest hensiktsmessig å utsette samhandlingen til nærmere gjennomføringstidspunktet. Hva som er mest hensiktsmessig tidspunkt for gjennomføring av samhandling for utvalgte arbeidsoperasjoner vil være prosjektspesifikt og må identifiseres av partene. I samhandlingsdokumentet skal det fremgå hvilke arbeidsoperasjoner dette gjelder, tidspunkt for når samhandling forventes gjennomført og hvem som skal delta. 9

10 SAMHANDLING :: OPPLEGG FOR TVISTLØSNING 6 Opplegg for tvisteløsning Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer for å løse tvister som oppstår. Klare og entydige prosedyrer for hvordan konflikter skal håndteres er meget viktig. En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenigheter som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret. Dette påvirker samarbeidsklimaet i prosjektene negativt, og sakene blir vanskeligere å løse fordi behandlingen skjer i ettertid og tvistesummene blir større. I samarbeidsmøte skal alltid representant(er) fra byggherrens og entreprenørens ledelse delta, i tillegg til partenes stedlige prosjektledelse. Med byggherrens ledelse menes prosjekteier, og prosjekteier skal enten delta selv eller sørge for at noen med samme fullmakt representerer prosjekteier i møtet. Opplegg for tvisteløsning er innarbeidet i Håndbok R763 Retningslinjer for utarbeidelse av konkurransegrunnlag kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter. 10

11 VEDLEGG :: SAMHANDLING Vedlegg Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene e e Powerpointpresentasjonen er utarbeidet til bruk for bevisstgjøring av hvordan samhandling skal gjennomføres før oppstart, jf. kap. 4. Presentasjonen tar for seg grunnleggende forutsetninger for samhandling og opplegg for tvisteløsning, med underpunktene bakgrunn, hvorfor samhandling, målsetting, hva er samhandling, gjennomføring av samhandling, rammebetingelser og opplegg for samhandling og tvisteløsning. Vedlegg 2 Mal og innhold for samhandling e e Malen er ment som hjelp i planleggingen av samhandlingen og tar for seg aktuelt innhold som bør inngå i samhandlingen. Hva som skal benyttes fra malen vil være avhengig av det aktuelle prosjektet og samhandlingens varighet og kompleksitet, og må derfor tilpasses i hvert enkelt tilfelle. Malen er ment å gi eksempler på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå for de enkelte tema. Malen gir informasjon om samhandlingsdokumentet, eksempler på kommunikasjons- og møteregler for prosjektet, samt eksempler på partenes forventninger til hverandre. I tillegg lister malen opp forslag til spørsmål som bør diskuteres i forbindelse med konflikthåndtering og hvordan det kan skapes en sunn og positiv HMS-kultur i prosjektet. Vedlegg 3 Maler samhandlingsdokument e e Malene viser eksempler på gode samhandlingsdokumenter. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingsdokumentet må tilpasses innholdet av samhandlingen for den enkelte kontrakt. Malen er ment å gi eksempler på dokumentasjon og hvilke tema som bør inngå i det endelige samhandlingsdokumentet. 11

12 SAMHANDLING :: VEDLEGG Vedlegg 1 Forberedende informasjonsmateriale om samhandling for kontraktspartene Bransjens eget opplegg for samhandling. Innhold Bakgrunn Hvorfor samhandling Målsetting Hva er samhandling Gjennomføring av samhandling Rammebetingelser og opplegg for samhandling Tvisteløsning 12

13 VEDLEGG :: SAMHANDLING Bakgrunn - policygruppe bransjekontakt Vegdirektøren har sammen med rådgivere og entreprenører dannet en policygruppe for å bidra til riktig prioritering og utvikling Fokusområder første fase Etikk og ledelse Kapasitet og forutsigbarhet Kontraktstyper og samarbeidsformer Innretning Målbar langsiktig produktivitetsforbedring for sektoren og bransjen Skape tillit og gode relasjoner Identifisere og gjennomføre umiddelbare forbedringstiltak Visjon og mandat for policygruppen Forpliktende samarbeid: Som byggherre, rådgivere og entreprenører forplikter vi oss i et systematisk og langsiktig samarbeid å bidra til et best mulig totalresultat gjennom å skape merverdi ved å utvikle effektive gjennomføringsmodeller med vekt på etikk, kvalitet, miljø, sikkerhet og forutsigbarhet. 13

14 SAMHANDLING :: VEDLEGG Målsetting for policygruppens arbeid Skape tillit og gode relasjoner mellom aktørene Identifisere forbedringstiltak som gir bedre praksis Ønsker å oppnå: - Effektivitetsforbedring - Respektert samfunnsbygger Tiltak Skape forutsigbarhet og legge til rette for god utnyttelse av markedets kapasitet Øke kompetanse gjennom felles opplæring, FOU, åpenhet og erfaringsoverføring Ta i bruk utvidet systematisk samarbeid i dagens kontraktstyper Utvikle og utprøve nye og effektive gjennomføringsmodeller Følge opp forbedringsarbeidet ved holdningsundersøkelser og produktivitetsberegning. 14

15 VEDLEGG :: SAMHANDLING Tiltak Vegdirektør Policygruppe for bransjekontakt Arbeidsutvalg ELM Etatsledermøtet Etikk og holdninger Kontraktstyper og samarbeidsformer Forutsigbarhet og kapasitet Omdømmemåling Felles opplæring Opplegg for systematisk samarbeid Nye gjennomføringsmodeller (mulighetsrommet) Prosjekt- og kontraktsportal Kapasitet i bransjen - Repeterende - Felles etterutdanningsopplegg spørreundersøkelse hvert andre år - Samordne basisopplæring - Trendanalyse - Felles rekrutteringssamling - Etablere samhandlingsopplegg plan for gradvis økning og kompetanseoppbygging - Evaluere, prøve ut i pilot nye modeller - Identifisere forbedringer innenfor dagens praksis - Etablere og systematisere en portal for bransjen - Samordne store prosjekter - Leverandør informasjon (bransjemøter) - Utarbeide og samordne halvårlige analyser Bjørn Erik Selnes Trond Bølviken Jan Eirik Henning.. Geir Saxebøl Eirik Øvstedal Prioriterte tiltak policygruppe for bransjekontakt Arbeidsgruppe for samhandling Vegdirektoratet Jernbaneverket Regionene Bransjeorganisasjonene EBA, MEF, RIF 15

16 SAMHANDLING :: VEDLEGG Hvorfor samhandling? Erkjennelse Det er enighet i bransjen om at konfliktnivået er for høyt, og at det er nødvendig med forutsigbare bestemmelser og tiltak for å bedre situasjonen. I erkjennelse av at det vil oppstå uenighet i forbindelse med kontraktsgjennomføring, er det viktig at kontraktene inneholder mekanismer som gjør at håndteringen av tvister blir forutsigbar og at tvister som oppstår blir løst. 16

17 VEDLEGG :: SAMHANDLING Erfaringer med samhandling frem til nå Det har vært noe ulik forståelse for hva samhandling er og hva det skal omfatte. Dette har ført til at samhandling blir gjennomført svært forskjellig og i mange tilfeller alt for overfladisk til at den har vært til særlig nytte i gjennomføringsfasen. Enkelte rapporterer at samhandling er positivt i tidlig fase fordi man blir godt kjent, men at det har lite effekt i gjennomføringsfasen. Samhandlingen blir i mange tilfeller en informasjonsarena og ikke en arena hvor det å bygge felles mål og felles plattform til praktisk nytte i gjennomføringsfasen. Ikke alltid de riktige folkene som deltar i samhandlingen Hva er samhandling Det er særlig tre forhold som er sentrale i samhandlingen: Partene skal bli kjent med hverandre Partene skal bli kjent med kontrakten Utarbeidelse av rutiner og prosedyrer for gjennomføringsfasen innenfor konkurransegrunnlagets forutsetninger og system. 17

18 SAMHANDLING :: VEDLEGG Hva er Samhandling Entreprenør MAL Byggherre Rådgiver Andre Etablere samarbeid som skaper tillit og inspirasjon til utvikling og effektiv gjennomføring. Felles interesser og målsetting Utgangspunktet er at partene har en rekke sammenfallende interesser. Vi har et felles ansvar for å gjøre en god jobb ut fra samfunnets behov, på en effektiv måte. Vise at vi er vårt ansvar bevisst For å få et vellykket produkt er vi avhengig av hverandre Dokumentere faglig dyktighet Levere god og riktig kvalitet Levere til avtalt tid Levere til riktig kostnad Vi ønsker ikke konflikter Tydelige og forutsigbare rammebetingelser Godt omdømme Etc. 18

19 VEDLEGG :: SAMHANDLING Nå er det hensiktsmessig med samhandling Samhandling er en måte å organisere samarbeid på, og kan innarbeides og legges til grunn uavhengig av entrepriseform og type arbeid: - Utførelsesentreprise - Totalentreprise Utbyggingskontrakter Driftskontrakter Elektrokontrakter Etc. Grunnleggende forutsetninger for samhandling Kompetente og motiverte medarbeidere hos alle parter Åpenhet Respekt for hverandre og likeverdighet Forutsigbarhet Prosedyrer for personkonflikter Prosedyrer konfliktløsning kontraktuelt Avklare roller og ansvar Etablere prosedyrer for samhandling som skaper tillit og inspirasjon til utvikling 19

20 SAMHANDLING :: VEDLEGG Rammer for samhandling Kontrakten er plattformen for samarbeidet, og det er derfor viktig at kontrakten gjennomgås, herunder sentrale kontraktsbestemmelser og spesielle/utvalgte forhold knyttet til kontraktsarbeidet. På den annen side er det viktig at partene ikke har urealistiske forventninger til en slik gjennomgang, siden innholdet og forutsetningene i kontrakten allerede er fastlagt i konkurransegrunnlaget som grunnlag for anbudskonkurransen. Det er derfor viktig at både byggherre og entreprenør har satt seg godt inn i kontrakten på forhånd, slik at begge parter er forberedt på en slik gjennomgang. Opplegg for samhandling Opplegg for selve samhandlingen avklares og avtales i oppstartsmøtet, R763, C2, pkt. 8. Eksempel på hva som skal avtales kan være: Oppstart og varighet samlet sett Varighet av hver samling 1, 2, 3 dager etc. Hvor skal samlingene/møtene holdes Hvem har ansvar for å arrangere møtene Hvem skal delta Etc. 20

21 VEDLEGG :: SAMHANDLING Gjennomføring av samhandling Samhandling som skal gjennomføres før byggestart, skal ledes av en person med nødvendig kompetanse og erfaring til å lede slike prosesser. Denne personen skal ikke være tilknyttet prosjektorganisasjonen. Gjennomføring av samhandling Samhandlingen deles normalt inn i fire hovedtemaer som angitt nedenfor, for å løfte frem både formålet og innholdet i prosessen. 1) Personer, roller, samarbeid - Bli kjent - Samhandling som grunnlag for samarbeid i gjennomføringsfasen. - Møtestruktur - Roller, ansvar og fullmakter - Kommunikasjon 2) Gjennomgang av kontrakten - Gjennomgang av prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser - Gjennomgang av sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet, kap. D1 21

22 SAMHANDLING :: VEDLEGG Gjennomføring av samhandling 3) Helse, miljø og sikkerhet - Partenes ansvar - Kontroll og oppfølging - Hvordan unngå ulykker og andre uønskede hendelser? Kan partene hjelpe hverandre? 4) Håndtering av tvister - Gjennomgang av kontraktens tvisteløsningsmekanismer kontraktens bestemmelser kap. C2, pkt. 9 Samarbeidsmøter. - Hvordan håndtere tvister av mellommenneskelig art - Rutiner for varsler og svar håndtering som ikke bidrar til at uenighet eskalerer - Målsetting er at kun prinsippsaker skal komme til rettsvesenet. Gjennomføring av samhandling Eksemplifisering og konkretisering av innhold og detaljeringsgrad for samhandlingen fremgår av mal og innhold for samhandling, jf. vedlegg 2 til veiledningen. Malen angir hva som kreves gjennomgått og avklart for hvert hovedtema og deltema som skal bidra til at partene gjennom samhandling kan oppnå en målrettet, forutsigbar og mer effektiv gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det er imidlertid viktig å merke seg at innholdet i samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt og at vedlagte mal er eksempel på opplegg for å fastsette en målrettet prosess på et passende nivå. 22

23 VEDLEGG :: SAMHANDLING Rammebetingelser Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) 23

24 SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlaget Forutsetninger og rammebetingelser for samhandlingen må klart fremgå av konkurransegrunnlaget Forutsetninger og bestemmelser om samhandling, innarbeides som spesielle kontraktsbestemmelser i R763, C2 pkt. 8 og 9 og C3 pkt. 1. Kontraktsbestemmelser Her benyttes: NS 8405/8406 for utførelsesentrepriser NS 8407 for totalentrepriser 24

25 VEDLEGG :: SAMHANDLING Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Anbudskonkurransen og valg av tilbyder Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, frem til valg av tilbyder og inngåelse av kontrakt. 25

26 SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Samhandling Samhandling består av: Oppstartsmøte Samhandling før igangsetting av kontraktsarbeidet Samhandling i gjennomføringsfasen Samhandling og utarbeidelse av omforent samhandlingsdokument, som grunnlag for gjennomføring, skal gjennomføres og avsluttes før kontraktsarbeidet startes 26

27 VEDLEGG :: SAMHANDLING Gjennomføring av Samhandling Tilstrekkelig tid ut fra prosjektets omfang kompleksitet etc. Kvalitetssystemet angir minimum 3 møter til samhandling i tidligfase som utgangspunkt. Samhandling som tilrettelegger for gjennomføringsfasen, skal avsluttes før kontraktsarbeidet igangsettes. Samhandling Det er viktig å utvise åpenhet for nye løsninger, men nye løsninger skal ikke velges uten at det er overveiende sannsynlig at det innebærer en gevinst for prosjektet. Samhandlingsfasen avsluttes etter at alle relevante forhold ved kontrakten er gjennomgått og partene har fått en felles forståelse for hva en ønsker å oppnå med denne måten å organisere og gjennomføre kontraktsarbeidet på. Utgifter som rådgivere og entreprenører vil få i samhandlingsfasen, honoreres etter priser gitt i tilbudet, basert på konkurransegrunnlagets forutsetninger. 27

28 SAMHANDLING :: VEDLEGG Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Samhandling Følge opp og gjennomføre kontraktsarbeidet iht. omforente prosedyrer utarbeidet i samhandlingen før igangsetting av kontraktsarbeidet. Videreutvikle og tilpasse prosedyrene hvis det er nødvendig. Informasjon og involvering av alle deltakere. 28

29 VEDLEGG :: SAMHANDLING Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse Samhandlingsfase -Oppstartsmøte -Samhandlingsperiode - Utvikling og forbedring (NS 3430, 28.7) TID Gjennomføringsfase (med mulighet for å foreslå nye løsninger undersveis) Resultat-/sluttfase (overlevering) Sluttevaluering Sluttevaluering og erfaringsoverføring Partene bør i fellesskap utarbeide en evaluering sluttrapport hvor alle sider ved kontraktarbeidet og samhandlingen blir belyst. 29

30 SAMHANDLING :: VEDLEGG Tvisteløsning En av årsakene til det høye konfliktnivået er at uenighet som oppstår i gjennomføringsfasen ikke blir løst løpende, men akkumuleres til store tvistesaker som utestår til sluttoppgjøret. Tvisteløsning Ved enighet bringes løsningen tilbake til byggemøtet Behandles i byggemøtet Hvis ikke enighet innen 3 mnd., bringes saken inn for samarbeidsmøtet Hvis ikke enighet, bringes saken inn for en felles «ekspert». «ekspert» «Eksperten» gir et skriftlig begrunnet råd innen 14 dager. Samarbeidsmøtet Samarbeidsmøtet Ved fortsatt uenighet Domstolene 30

31 VEDLEGG :: SAMHANDLING Vedlegg 2 Vedlegg 2 til veiledning for samhandling Mal og innhold i samhandling Innhold 1. Innledning 2. Samhandlingsdokument 3. Kommunikasjonsregler 4. Møtestruktur 5. Forventninger 6. Gjennomgang av kontrakt 7. HMS-kultur 8. Konflikthåndtering 9. Samhandlingsplakat Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 31

32 SAMHANDLING :: VEDLEGG 1. Innledning Samhandlingen skal gjennomføres uten at fordeling av ansvar og risiko nedfelt i kontrakten endres. Samhandlingen må tilpasses den enkelte kontrakt, både med tanke på innhold, varighet og omfang. Samhandlingen i prosjektet er ikke ferdig ved samlingens slutt, men vil fortsette gjennom hele kontraktsperioden. For enkelte arbeidsoperasjoner vil det være mest hensiktsmessig å utsette samhandlingen til nærmere gjennomføringstidspunktet. Dette vil være prosjektspesifikt og må identifiseres av partene i hver enkelt kontrakt. Samhandlingen som gjennomføres før kontraktsarbeidet igangsettes avsluttes med et forpliktende samhandlingsdokument Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen Innledning (2) Det er viktig at samlingene blir utformet for å sikre største mulig grad av involvering og medvirkning fra alle deltakere. Det bør legges vekt på og settes av tid til at partene og deltakerne blir kjent med hverandre. Det anbefales derfor utstrakt bruk av gruppearbeid, casearbeid, presentasjoner og diskusjoner i grupper og plenum. Grupper bør bestå av deltakere fra begge parter, både entreprenør og byggherre. Det er opp til de ulike partene, og ikke minst hver enkelt deltaker i prosjektet å sikre at de gode intensjonene som legges blir fulgt opp i praksis. Dette kan være en utfordring i en travel hverdag, men relasjonen partene har knyttet i samhandlingen vil lette dette arbeidet. Eksempler listet opp i dette dokumentet er ikke uttømmende, men ment som forslag og inspirasjon til utforming av samhandlingen Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 32

33 VEDLEGG :: SAMHANDLING 2. Samhandlingsdokument Samhandlingsdokumentet skal dokumentere den gjennomførte samhandlingen. Dokumentet vil være grunnlaget for hvordan partene skal samhandle videre i gjennomføringsfasen. Dokumentet skal inneholde alle avtalte forhold fra samhandlingen og forankres i første byggemøte. En viktig del av samhandlingsdokumentet vil være sammenstillingen av resultater fra gruppebesvarelser og plenumsdiskusjoner. Forhold som er omforent og nedfelt i samhandlingsdokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter og samarbeidsmøter i gjennomføringsfasen. Samhandlingsdokumentet vil være ulikt for ulike kontrakter og prosjekter da samhandlingen vil variere i omfang og varighet ut i fra prosjektets størrelse og kompleksitet Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 3. Kommunikasjonsregler Kommunikasjon skal være tema i samhandlingen og det bør etableres kjøreregler for hvordan det skal kommuniseres i prosjektet. Eksempel: Vi skal vise respekt og være åpne og ærlige med hverandre Vi skal ha skriftlige bekreftelser på muntlige avtaler Vi velger rett kommunikasjonslinje og nivå Vi skiller mellom sak og person Vi har lav terskel for å ta opp ting og vi er gode lyttere Vi har godt humør og hilser hver gang vi møtes Vi behandler andre slik vi vil at de skal behandle oss Vi spør i stedet for å lure Vi er flinke med konstruktiv kritikk og rause med ros Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 33

34 SAMHANDLING :: VEDLEGG 4. Møteregler Det er viktig å etablere gode møteregler for prosjektet og disse reglene bør partene enes om i samhandlingen. Eksempel: Møteagenda sendes ut i god tid før møter Vi møter til rett tid og stiller alltid forberedt til møter Vi holder oss til agendaen i møter Vi er bevisste på hvem som er de rette personene for møtet Våre møter har tydelige beslutninger og referatføres med ansvar og frist Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 4. Møteregler (2) I tillegg anbefales det å be gruppene om å gi sine innspill til møtestruktur for prosjektet. Møtestruktur omfatter både type møter, hyppighet og deltakelse. Avklare formell status for ulike møter. Eksempel: Særmøter ved behov, for å unngå mye detaljer i byggemøter Alle møter må ha personer tilstede som kan ta beslutninger (myndighet) Møteserier planlegges langt frem i tid så det er lettere å planlegge og sette av tid Arbeidsmøter før hver nye arbeidsoperasjon Fagmøter/tekniske møter uavhengig av byggemøter/økonomimøter og i god tid før oppstart av aktuelle arbeidsoperasjoner Økonomimøter ved behov Separate YM-kontrollmøter med representanter fra entreprenør og byggherre hver 14. dag Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 34

35 VEDLEGG :: SAMHANDLING 5. Forventninger En viktig del av samhandlingen er å avdekke hvilke forventninger partene har til hverandre. Det anbefales oppgaver for å beskrive hva som forventes av de ulike partene i prosjektet. Eksempler: Løsningsorienterte Rettferdige, ærlige og spille med åpne kort Tverrfaglig åpenhet Fleksibilitet Erfarne ressurser tilgjengelig Riktig informasjon på rett sted til rett tid Profesjonelle og leverandører av god kvalitet Lagspillere Har fokus på sikkerhet og at alle tar ansvar for dette Beslutningsevne Tidlig varsling Prioritere tekniske avklaringer Forutsigbare Samkjørte/entydige Rom for innspill Rom for innspill til utførelse av løsninger Godt arbeidsmiljø Ingen skader på personell eller materiell Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 6. Gjennomgang av kontrakten Prosjektspesifikke forutsetninger og rammebetingelser skal gjennomgås Sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet skal gjennomgås Eksempel: Fremdrift, fremdriftsplan og frister Rutiner for varsling Kvalitetssikring, kontroll, dokumentasjon og rapportering Konkurransen og forhold som må være på plass (forsikringsbevis, garantierklæring, kvalitetsplan etc.) Beredskapsplaner og varslingsplaner eroom Fakturering og betaling, oppgjør og regningsarbeider Naboer, grunnerverv og media Trafikkavvikling Utvalgte punkter fra kapittel C2 og C3 Utvalgte punkter og sentrale arbeidsoperasjoner i kontraktsarbeidet fra kapittel D Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 35

36 SAMHANDLING :: VEDLEGG 6. Gjennomgang av kontrakten (2) I driftskontrakter gjennomgås i tillegg følgende punkter spesielt: Entreprenørens kvalitetssystem kap. C3 punkt 8.1 og sjekklistene i kapittel D2-K Ulike planer som skal leveres kap. C3 punkt 8.2 og 8.3 Sanksjoner kapittel C3 punkt 40 Verktøy for oppfølging av kontrakt: ELRAPP og SOPP Definisjoner Hva er et avvik, hva er en mangel etc. Hovedtrekk i ISO 9001 Definisjoner Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 7. HMS-kultur HMS, SHA og YM skal ha fokus i prosjektet. Risikovurderinger og utvalgte arbeidsoperasjoner gjennomgås i samhandlingen. Gruppene får i oppgave å svare på hvordan man kan skape en sunn og positiv HMS-kultur i prosjektet Eksempel: Ledere fra prosjektets parter må gå foran som gode eksempler. Disse bør være med på vernerunder Ekstra fokus på HMS i oppstarten av prosjektet for å legge lista høyt Alle må tørre si fra dersom man oppdager at noe ikke er på stell. Si fra med et smil Må rapportere alle uønskede hendelser (RUH) og følge opp disse i etterkant med tilbakemeldinger. RUH må sees på som positivt og man må ikke ta det personlig Alltid bruke pålagt verneutstyr for de ulike arbeidsoperasjonene. Dette utstyret må være lett tilgjengelig Alle ute på prosjektet skal ha grønt kort fra dag 1 Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 36

37 VEDLEGG :: SAMHANDLING HMS-kultur (2) Hyppige vernerunder med bred deltakelse Skape felles forståelse av hva definisjonen på et arbeidslag er Alltid utarbeide SJA som krevd Øyekontakt i nærheten av maskiner Fokusere på det som fungerer bra Jevnlige påminnelser ute på anlegget Språkkrav og skilt på aktuelle språk Positiv stikkprøve for bevisstgjøring Orden og ryddighet på anleggsplass Læring og deling av læring Alle hjelper hverandre og påminner hverandre Vi skal alle ta ansvar for å ikke påføre oss, andre eller miljøet skade Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 8. Konflikthåndtering Temaet konflikthåndtering er et viktig element i samhandlingen. Partene får diskutert hvilke potensielle konflikter som kan oppstå og sammen jobbe med hvordan dette kan unngås og eventuelt håndteres. Temaet bør omfatte konflikter av både kontraktuell og mellommenneskelig art. Nedenfor gis noen eksempler på spørsmål som diskuteres og avklares knyttet til konflikthåndtering: 1. Hvilke konflikter kan oppstå knyttet til gjennomføring av kontraktsarbeidet? 2. Hvordan kan vi unngå dette? 3. Hvordan håndterer vi konflikter dersom de har oppstått? Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 37

38 SAMHANDLING :: VEDLEGG Konflikthåndtering eksempler (2) Konflikt grunnet heft med omgivelsene (arbeidstid, støy, etc.) Tidlig varsling om arbeider til naboer Hvordan unngå? Gjennomgå aktuelle kontraktsbestemmelser på forhånd (hvilken risiko må påregnes? Hvordan håndtere? La andre i organisasjonen vurdere saken/konflikten Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Konflikt grunnet fremdrift/forsinkelser Hvordan unngå? Hvordan håndtere? Ta tak i problemet med en gang Definere utfordringen sammen for en felles definisjon og felles forståelse av utfordring Erkjenne og akseptere Respektere og forstå den andre part Komme frem til felles løsning La andre i organisasjonen vurdere saken/konflikten Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen Konflikthåndtering (3) Konflikt grunnet uenighet om tids- og kostnadskonsekvenser ved endringer i kontrakt Tillit og ærlighet reell vurdering av omfang og konsekvens Hvordan unngå? Endringsanmodninger avklares fortløpende i forkant av utførelse endringsordre Løsningsorientert tilnærming Egen møteserie for å behandle endringer (kan være fast) Hvordan håndtere? Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Nabokonflikter (støy, rystelser, ødeleggelse av tomter, rør, kabler etc., anleggstrafikk) Informere om arbeid i god tid. Berørte må bli hørt og tatt på Hvordan unngå? alvor Gjøre tiltak i forkant (sikring osv.) God planlegging Renhold av maskiner, utstyr og vei Hvordan håndtere? Må avtales og avklares spesielt Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 38

39 VEDLEGG :: SAMHANDLING Konflikthåndtering (4) Konflikt grunnet uenighet om risikofordeling Avklare risikofordeling Hvordan unngå? Lojalitet mot kontrakten Se kontrakten fra begge parters ståsted La måloppnåelsen være styrende Avklare risikofordeling knyttet til nye eller endrede løsninger Aktiv bruk av samarbeidsmøter Hvordan håndtere? Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Personkonflikter Hvordan unngå? Hvordan håndtere? Være oppmerksom på egen adferd og oppførsel Legge til rette for samhandling og samarbeid Lage kjøreregler innenfor relevante tema, eksempelvis kommunikasjon, møtekultur og samhandling (plakater e.l.) Respektere hverandre Åpenhet Skille sak og person Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Presentasjonstittel endres i "Topptekst og bunntekst" i menyen under "Sett inn"-fanen 9. Eksempel samhandlingsplakat Som en del av samhandlingsdokumentet kan det lages en plakat som oppsummerer viktige punkter fra samhandlingen. Denne signeres av begge parter og distribueres på prosjektet. Samhandlingsplakat for prosjekt xxx Felles mål Null skader på personell, materiell og miljø Høy kvalitet på prosjektet Godt arbeidsmiljø og samhold Gjennomføre prosjektet innenfor økonomiske rammer og tidsfrister Være løsningsorienterte Konflikthåndtering Se kapittel C2 punkt 9 Samarbeidsmøter Konflikter løses eller avklares på lavest mulig nivå og forankres i byggemøte Saken løftes til samarbeidsmøte Ekspert bringes inn og kommer med forslag til løsning Møteregler Saker meldes inn og møteagenda sendes ut i god tid før møter Vi møter til rett tid og stiller alltid forberedt til møter Vi holder oss til agendaen i møter Vi er bevisste på hvem som er de rette personene for møtet Våre møter har tydelige beslutninger og referatføres med ansvar og frist Kommunikasjonsregler Vi skal vise respekt og være åpne og ærlige med hverandre Vi skal ha skriftlige bekreftelser på muntlige avtaler Vi velger rett kommunikasjonslinje og nivå Vi skiller mellom sak og person Vi har godt humør og hilser hver gang vi møtes Vi spør i stedet for å lure.... Prosjektleder Statens vegvesen Sted og Dato Prosjektleder Entreprenør 39

40 SAMHANDLING :: VEDLEGG Vedlegg 3 Samhandlingsdokument Navn på kontrakt: 40

41 VEDLEGG :: SAMHANDLING Innholdsfortegnelse Samhandlingsdokument Agenda og tidspunkt for møtene: 1. Organisering, roller og ansvar: 2. Utvikling av felles mål for prosjektet: (kapittel C3-3) 3. Samhandling med krav og forventninger: (kapittel C3-4) 4. Konfliktløsning: 5. Kvalitetssikring 6. Helse miljø og sikkerhet 7. Prosedyre for involvering av alle aktører: 8. Rutine for egen aksept av underentreprenører: 9. Krav til dokumentasjon, rapportering, etc: 10. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger: 11. Optimalisering av fremdrift: 12. Utviklingsmuligheter og mål: 13. Felles kontraktsforståelse: Kapittel A Prosjektinformasjon: Kapittel B Konkurranseregler: Kapittel C Spesielle kontraktsbestemmelser: C1 (NS 8406): C2 Spesielle kontraktsbestemmelser: C3 Spesielle kontraktsbestemmelser: Kapittel D2-I Instrukser: Kapittel D2-S Informasjon: Kapittel D2-V Objektliste: Kapittel D2-H SHA-plan: 14. Gjennomgang av prosessbeskrivelse: Hovedprosess 3: D1 Tunneler Hovedprosess 4: D1 Grøfter, kummer og rør, Hovedprosess 6: D1 Vegdekke, Hovedprosess 7: D1 Vegutstyr og miljøtiltak. Hovedprosess 8: D1 Bruer og kaier. Hovedprosess 9: D1 VINTERDRIFT 15 Gjennomgang av planer: Ressurs og organisasjonsplan: Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll: Beredskapsplan: Vinterplan: Plan for håndtering av skred og flom: Plan for drift og vedlikehold av grøntarealer: Plan for renhold av vegbane og vegområde: 41

42 SAMHANDLING :: VEDLEGG Punkter som samhandlingsprosessen skal omfatte (iht. liste i kapittel C2 pkt. 8) Agenda og tidspunkt for møtene: Møte nr. 1 (felles) dato: kl.: sted: Presentasjon av deltagere Byggherrens organisasjonsplan etc. Entreprenør sin organisering etc. Samhandling: Informasjon fra Byggherren angående samhandlingsdokument Utvikling av felles mål for prosjektet Samhandling med krav og forventninger Konflikthåndtering Felles kontraktsforståelse inkludert planer Avklare agenda og tidspunkt for møtene Møte nr. 2 (felles) dato: kl.: sted: Kvalitetssikring v/xxx Helse, miljø og sikkerhet v/xxx Samhandling: Prosedyre for involvering av alle aktører Rutine for egen aksept av UE Krav til dokumentasjon, rapportering etc. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger Optimalisering av framdrift Utviklingsmuligheter og mål Møte nr. 3 (felles) dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer med fokus på vinter med prosessbeskrivelse og C3 Møte nr. 4 dato: kl: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer og følgende ble gjennomgått: Kap. D1, struktur og kravspesifikasjon Kap. D1 Prosesskrav og spesielle beskrivelse Kap D2, Instrukser Vinterplan, orientering fra entreprenør Møte nr. 5 dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse inkludert planer. Kap. D1 prosess 74.8 Grøntarealer og skråninger Kap. D1 prosess 79.3 Renhold Kap. D2 instrukser Kap. D2 S informasjon om vegnettet Kap. C2 spesielle kontraktsbestemmelser Avlevering ved kontraktsoppstart Kap. D2 SHA plan Møte nr. 6 (felles) dato: kl.: sted: Kurs/Opplæring i Elrapp v/xxx Orientering om vinterkurset. Oppfølging/ ansvar Avklart 42

43 VEDLEGG :: SAMHANDLING Møte nr. 7 dato: kl.: sted: Gjennomgang av Kap. C3 spesielle kontraktsbestemmelser og generelle krav i kontrakten. Gjennomgang av plan for gjennomføring av inspeksjoner og kontroll, generell årsplan og Ressurs og organisasjonsplan. Møte nr. 8 dato: kl.: sted: Entreprenør gjennomførte opplæring med egne ansatte i forhold til generell kontraktsforståelse. BH deltok på opplæringen. Møte nr. 9 dato: kl.: sted: Gjennomgang av innleverte vinterplaner fra entreprenør. Møte nr. 10 (felles) dato: kl.: sted: Kurs/opplæring i Plania. Møte nr. 11 dato: kl.: sted: Felles kontraktsforståelse og gjennomgang av følgende planer: HMS, Skred og flom, Renhold og Beredskap. Møte nr. 12 dato: kl.: sted: Vinterkurs (ansvar: Entreprenør) Entreprenør bestiller møterom. I tillegg er det samhandlingskurs i: xxx dato: xxx og xxx. Dette samhandlingsdokumentet skal dokumentere partenes enighet om gode og tjenlige rutiner for gjennomføring av kontraktsarbeidet. Dokumentet skal forelegges og aksepteres av senere valgte underentreprenører og innleide arbeidstakere som forutsetning for deres engasjement i gjennomføringen av kontraktsarbeidene. 1. Organisering, roller og ansvar: Byggherre: xxx prosjektleder, [email protected], tlf: xxx byggeleder, [email protected], tlf: xxx byggelederass., [email protected], tlf: xxx kontrolling., [email protected] tlf: xxx byggherrestøtte, [email protected], tlf. Entreprenør: xxx distriktssjef, [email protected], tlf: xxx driftsleder, [email protected], tlf: xxx produksjonsstyring, [email protected], tlf: xxx bistå driftsleder, [email protected], tlf: xxx, KS/ HMS-leder, [email protected], tlf: xxx, veimester, [email protected], tlf: xxx, veimester, [email protected],tlf: Organisasjonsplan må oppdateres når alle data er på plass. 2. Utvikling av felles mål for prosjektet: (kapittel C3-3) Etablere opplegg og rutiner basert på gjensidig tillit Være handlekraftige Være nytenkende og fremtidsretta Ha fokus på det vi gjør Samarbeide mot felles mål 43

44 SAMHANDLING :: VEDLEGG Være bevisst på riktig kvalitet Levere til riktig tid Yte god service for vegbrukere og naboer Godt arbeidsmiljø Ivareta sikkerheten så en unngår skader 3. Samhandling med krav og forventninger: (kapittel C3-4) Vi skal vise åpenhet i samhandlingen Vi skal opptre profesjonelt, ha respekt for rammebetingelsene og holde avtaler Vi skal bruke hverandres kompetanse for å oppnå gode resultater/ være løsningsorienterte Vi skal ha en åpen dialog gjennom hele driftsfasen med stor tak høyde Vi skal ha samarbeidsmøter iht C2 gjennom kontraktsperioden Vi skal fokusere på sak og ikke person Overholde lover og regler Skriftlighet ift. bestillinger og avklaringer (så langt mulig) Fokus på forbedringer Planlegge tilleggsarbeid mht. tid, ressurser og alternativt arbeid 4. Konfliktløsning: I utgangspunktet ønsker vi deltakere på samme nivå i byggemøter. Byggeleder og driftsleder avklarer saker fortløpende Eventuelle tvister mellom kontraktspartene skal prinsipielt løses eller avklares på lavest mulig nivå (prosjektnivå) og forankres i byggemøte. Hvis man ikke kommer til enighet og løsning av saken på prosjektnivå, innenfor en tidsramme på 3 måneder, etter at saken er fremmet, skal saken løftes til samarbeidsmøte. Byggemøter: Byggherre stiller med byggeleder / byggelederass. / kontrolling og byggherrestøtte. Entreprenør stiller med distriktssjef / driftsleder / veimester. Referat skrives av byggherre og dette sendes ut innen 5 hverdager etter møte. 5. Kvalitetssikring Utdrag fra foredraget til xxx (kvalitetsrevisor i Region xxx): Entreprenøren skal; etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring Krav. Entreprenøren skal ha dokumentasjon av kvalitetssystemet i form av en kvalitetshåndbok som blant annet legger vekt på kontinuerlig forbedring og kundetilfredshet. Standarden i et «nøtteskall»: o Standarden i et «nøtteskall»: o Gjør det som fortalt (utføre) o Bevis at du har gjort det (korrigere) o Lær av dine feil (kontrollere) Det er ledelsens ansvar og forpliktelse at kvalitetssystemet er innarbeidet nedover i systemet. 44

45 VEDLEGG :: SAMHANDLING Det er entreprenørens ansvar å levere all dokumentasjon som kontrakten beskriver. Det skal ikke være nødvendig for byggherren å etterspørre dette. Alle involverte skal være innforstått med kontraktens bestemmelser. Beredskapsøvelse bør gjennomføres så tidlig som mulig i kontraktsperioden for å sjekke at alt fungerer. Byggherren har satt krav i kontrakten, og entreprenøren skal komme med løsninger på hvordan arbeidet skal gjennomføres. Dette vil si at det er entreprenør som har bevisbyrden for at kontraktens krav er oppfylt. Byggherren foretar en kvalitetssystemrevisjon innen 6 mnd. etter kontraktsoppstart. Leverandørrevisjoner har vist flere funn/avvik. Dette har vært framvisning av fjorårets vinterplan, øverste ledelse bidrar ikke slik ISO foreskriver, dårlig kjennskap til kontrakten, at ledelsen ikke er ansatt hos hovedentreprenør, underentreprenør er lite/ikke involvert etc. Byggherren kan foreta sanksjoner. I denne forbindelse er det viktig med åpen og ærlig diskusjon i de tilfeller entreprenør ser at de ikke greier å overholde krav som er satt. 6. Helse miljø og sikkerhet Utdrag fra foredraget til xxx (HMS-koordinator i Region xxx): Byggherren har et påse ansvar iht. byggherreforskriften, det vil si at byggherren skal kontrollere at entreprenøren følger de lover og regler som gjelder. For å forhindre ulykker er det viktig at alles ansvar i HMS-arbeidet er klarlagt. Ved utarbeidelse av HMS-rutiner, risikovurderinger og SJA skal berørte underentreprenører delta. Dette er viktig for å unngå ulykker. Nesten alle alvorlige ulykker har skjedd med personell ansatt hos UE. Entreprenøren skal beskrive gode og varige tiltak på uønska hendelser for å unngå at ting skjer igjen. Underentreprenør uten eget HMS-system følger hovedentreprenøren sitt system. Oversiktslister skal føres fortløpende i Elrapp og timer skal leveres hver måned til byggherren. Arbeidsmiljøloven er den viktigeste loven for utførelse av arbeid og gjelder for utenlandske arbeidstakere i Norge på lik linje med norske arbeidstakere. Alle som arbeider i kontraktsområdet skal ha ID-kort. Lag og foreninger i forbindelse med søppelplukking har vært fritatt for ID-kort. Det vises for øvrig til kapittel D2-ID7930b og presisering av at entreprenør som ønsker å benytte seg av innleie for å fjerne søppel langs vegene, må sørge for at foreninger, idrettslag eller lignende har en ulykkesforsikring som er dekkende for den perio den arbeidet skal foregå og for de medlemmene som skal delta i søppelplukkingen. Det er den entreprenøren som leier inn, som har HMS-ansvaret for de som skal utføre søppelplukkingen. Etter arbeidsmiljøloven blir de som skal utføre arbeidet definert som arbeidstakere. En på hvert arbeidslag skal kunne kommunisere på norsk. Dette gjelder også de som kjører brøytebil. Det er hovedentreprenøren som har ansvaret for at lønns- og arbeidstidsbestemmelser blir ivaretatt i alle ledd. 45

46 SAMHANDLING :: VEDLEGG Leverandørrevisjon har vist en del funn/avvik. Dette kan være mangelfull opplæring, ansvar ikke godt nok dokumentert, mangelfulle beredskapsplaner, dårlig informasjonsflyt, få registreringer av uønska hendelser hos UE etc. I samhandlingsmøte, dato: gikk xxx som er KS/HMS leder hos entreprenør gjennom alle HMS planene. Hun presiserte blant annet at entreprenøren har et stort fokus på RUH uønskede hendeler. Vernerunder skal minimum gjennomføres 1 gang pr. måned og BH opplyser at de ønsker å delta på vernerundene. Entreprenøren opplyser også at de vil benytte xxx avfallsanlegg i xxx. 7. Prosedyre for involvering av alle aktører: Entreprenør har egen prosedyre som håndterer dette i sitt kvalitetssystem. Dette gjelder også nyansatte som kommer i perioden. De har gjennomgang av risikovurderinger, arbeidstidsordninger, innmelding av uønska hendelser, avvik, spesifikke krav i kontrakten, etc. 8. Rutine for egen aksept av underentreprenører: Iht. C2 pkt. 15 plikter entreprenøren å gi byggherren informasjon om underentreprenørens økonomi, finansielle stilling, kapasitet, teknisk kompetanse, inklusiv dokumentasjon på registreringer som er nødvendig for at byggherren skal kunne vurdere spørsmål om godkjennelse. Skjema for «Erklæring ved bruk av underentreprenør» skal overleveres byggherren for å dokumentere at kontraktens krav er videreført. Entreprenøren kan bruke sitt eget skjema for UE hvis det ivaretar punktene i byggherrens skjema. Kopi av skatteattester legges ved for arbeider utover kr i kontraktsperioden. 9. Krav til dokumentasjon, rapportering, etc: I utgangspunktet skal all dokumentasjon og rapportering leveres i Elrapp, utenom tunnelrapportering som legges i Plania. Det gis opplæring i bruk av Elrapp og Plania Kurs i Elrapp: dato: sted: Det vil også bli gitt en orientering om vinterkurset og innholdet i dette. Kurs i Plania vil bli avholdt på Vegkontoret i xxx, dato: Møteinnkalling vil bli ettersendt. Entreprenør gis tilgang når byggherren har lagt inn frister og struktur under dokumentarkiv/hms for innlegging av planer etc. R4 erstattes av nytt tilpasset skjema (excel lister) Det er utarbeidet egen mal for agenda i byggemøter som også legges i Elrapp. 10. Åpen kommunikasjon og tilbakemeldinger: Se under punkt 2: Utvikling av felles mål for prosjektet og punkt 3: Samhandling med krav og forventninger 11. Optimalisering av fremdrift: Forholde seg til kontraktens krav Entreprenør får lesetilgang til NVDB 123. Byggherre foretar nødvendig opplæring. Se også under punkt 2: Utvikling av felles mål for prosjektet og punkt 3: Samhandling med krav og forventninger 46

47 VEDLEGG :: SAMHANDLING 12. Utviklingsmuligheter og mål: Bruk av saltløsning som metode der målet er å redusere saltforbruket Krav til styringsvakt der målet er å få ensarta og riktig standard på vinterdrift 13. Felles kontraktsforståelse: Kapittel A Prosjektinformasjon: Samhandlingsmøte, dato: Entreprenør opplyser at hovedriggplassen vil være på xxx. Det vil også bli etablert flere salt og sandlagere i kontraktens område. Entreprenør viste også til en midlertidig oversikt over fremtidig bemanning, rodeoversikt og kapasitet. Entreprenør opplyser at de skal gjennomføre kurs/opplæring av sine medarbeiderne i kapittel D1 før oppstart 1. september. BH ønsker å være tilstede på denne opplæringen. BH har kontaktet regionvegkontoret v/xxx og Entreprenør har fått tilgang til Elrapp. BH ønsker å få oversendt viktig dokumentasjon så fort som mulig. Entreprenør opplyser at «Vinterplanene» blir oversendt i august. Samhandlingsmøte, dato: BH avklarer praktisk gjennomføring i forhold til opphør av salting på strekningen fv. fra i xxx og frem til rundkjøring xxx. BH opp lyser at de opprettholder de strekningene som ikke skal saltes slik det er beskrevet i kontrakten, viser til mail sendt fra BH v/xxx, dato: til xxx. BH hadde xxx som er fagperson når det gjelder plan for drift og vedlikehold av grøntarealer i Region xxx til samhandlingsmøte. Entreprenør ønsker en felles befaring med BH og grønt ansvarlig i forhold til blant annet klippebredder. BH innkaller. Entreprenør ønsker en fellesbefaring av vegnettet med BH etter 1. september i forhold til kontraktoppstart. Entreprenør oversender en mail til BH med aktuelle datoer for fellesbefaringer. Entreprenør opplyser at på vinterkurset blir de over 50 personer som har behov for opplæring, kurset trenger da 2 instruktører. Kurset vil bli avholdt i kontraktsområde. Informasjonen er sendt til xxx og xxx i Region xxx. BH opplyser at alt etterslep er fjernet på riks og fylkesveger ved kontraktsoppstart. BH opplyser også at Entreprenør får tilgang til rapporter over tilstanden på vegnettet ved oppstart 1. september. Samhandlingsmøte, dato: Entreprenør informerte og presenterte veimesterene som er xxx og xxx som også deltok på samhandlingsmøte. Xxx skal også bistå veimestrene ved behov, han blir først ansatt i oktober. Verneombud og tillitsvalgt på kontrakten er xxx. BH oversender informasjon til entreprenør i forhold til hvilke datoer som gjelder for å sette opp og ta ned sesongvise skilt. Samhandlingsmøte, dato: BH har deltatt på opplæringen som entreprenør gjennomførte for sine egne ansatte på xxx vegsentral. Entreprenør v/xxx informerte om kontraktens oppbygging og generell kontraktsfortåelse. Presentasjonen til xxx er lagt inn på Sveis nr. xxx. 47

48 SAMHANDLING :: VEDLEGG Xxx gikk også gjennom «Hva er en funksjon og hva er mengde». Deltakerne fikk en gjennomgang av D1 beskrivelse som gjelder bestilling på den enkelte prosess. Xxx delte opp i grupper slik at alle fikk en generell og praktisk opplæring i kontraktsforståelse. Samhandlingsmøte, dato: Entreprenør opplyser at verneombud i forhold til driftskontrakten er xxx Entrperenør opplyser at publikumstelefon som skal være betjent 24 timer i døgnet er følgende: tlf. xxx og Vakt tlf. xxx BH etterlyste tilbakemelding på oversikt over plan med datoer på vask av tunneler i kontrakten. BH oversender spesifikasjon i forhold til støtputer innen 1. september. Entreprenør vil da kunne bestille opp et lager av støtputer. BH har oversendt innkalling til entrperenør i forhold til felles område befaring av vegnettet som er følgende dager: dato: Samhandlingsmøte, dato: Entreprenør v/xxx hadde noen spørsmål i forbindelse med bestilling av skilt i henhold til skiltplan. BH opplyser at dette vil bli tatt opp med Plan og forvaltning og avklares i byggemøte den xxx. Entreprenør opplyser at det er endringer i ledelsen og entreprenør oppdaterer organisasjons-/varslingsplanene. Entrperenør opplyser at Vianova har overtatt dokumentasjons verktøyet «MIPSS». BH opplyser at VTS har følgende tlf. nr. xxx. Kapittel B Konkurranseregler: Kapittel C Spesielle kontraktsbestemmelser: C1 (NS 8406): C2 Spesielle kontraktsbestemmelser: Pkt. 9 det skal holdes samarbeidsmøter 2 ganger pr år med gjensidig evaluering. I samhandlingsmøte, dato: ble følgende gjennomgått: C2-4 Gjennomgått hovedoverskriftene i kontraktbestemmelsene. C3 Spesielle kontraktsbestemmelser: (se også eget punkt for gjennomgang av planer) Pkt Ny rutine for objektregistrering innføres. Entreprenør bruker NVDB 123 for oppmåling/innmåling av objekter. Byggherren gjennomfører kurs og saken tas opp på første byggemøte. I samhandlingsmøte dato: ble følgende gjennomgått: Kap. C3 Spesielle kontraktsbestemmelser, hovedoverskriftene og generelle krav i kontraktsbestemmelsene. I samhandlingsmøte dato: ble det gjennomgått krav tilknyttet prosesser. Kapittel D2-I Instrukser: I samhandlingsmøte dato: ble det gjennomgått følgende D2 instrukser: I samhandlingsmøte dato: ble det gjennomgått følgende D2 instrukser: D2-ID7480a, D2-ID7480b, D2-ID7480c, D2-ID7480d, D2-ID7480e, D2-ID7480f, D2-7930a, D2-7930b. 48

49 VEDLEGG :: SAMHANDLING Kapittel D2-S Informasjon: I samhandlingsmøte, dato: ble det gjennomgått følgende: D2-S10, S11, S12, S14, S15, S16, S17, S20, S22, S23, S24, S25, S26, S26, S27, S29, S30, S31, S32, S35, S36. I samhandlingsmøte, dato: ble det gjennomgått følgende: Gjennomgang av D2 S Informasjon av vegnettet: D2-S01, D2-S03, D2-S05, D2-SO6, D2-S07, D2-S08, D2-S09, D2-S33, D2-S34 Kapittel D2-V Objektliste: Kapittel D2-H SHA-plan: I samhandlingsmøte dato: ble SHA planen gjennomgått. BH opplyser at varslingsplanen til BH og Entreprenør skal sys sammen til en plan. 14. Gjennomgang av prosessbeskrivelse: Hovedprosess 3: D1 Tunneler I samhandlingsmøte dato: ble følgende gjennomgått: Struktur og kravspesifikasjon ble gjennomgått Prosess 37: Stabilitets-, vann- og frostsikring i tunnel, overbygg m.m. Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. Prosess 38: Tunnelutstyr, - renhold m.m. Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. BH opplyser at xxx er kontaktperson i forhold til «Plania», han viste til oversikt over rutiner for vask av tunneler som han har over sender entreprenør. Renhold av tunell og tunellutstyr tilpasses de datoer som er angitt i dette oppsettet. Entreprenør reviderer tilsendt plan slik at datoer stemmer med utførelse og krav i kontrakten. Planen returneres til byggherre, og vil bli innlagt i Plania. BH opplyser at «Xxx har blitt tildelt den nye kontrakten i forhold til elektro og «Nettpartner er tildelt kontrakten i forhold til veglys. BH opplyser at beredskapsplanene for tunnelene blir oversendt entreprenør så fort de er oppdaterte. Det vil bli gitt opplæring i Plania dato: Hovedprosess 4: D1 Grøfter, kummer og rør, I samhandlingsmøte dato: ble følgende gjennomgått: Prosess 48: Drens- og avløpsanlegg Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. Under spesiell beskrivelse,punkt c: (Sitat) De systematiske registreringene skal gjennomføres hvert år i tidsrommet 1. mai - 1. juli og leveres hvert år innen 1.august. Resultat fra systematisk registrering skal dokumenteres i egne lister med foto. Oppdaterte lister fra kap. D2-V skal brukes som grunnlag. (Sitat slutt) Alle objekter skal dokumenteres med det antall foto som er nødvendig.eks: 2 stk. foto på stikkrenner, innløp og utløp. 49

50 SAMHANDLING :: VEDLEGG Hovedprosess 6: D1 Vegdekke, I samhandlingsmøte dato: ble følgende gjennomgått: Prosess 62: Faste dekker Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. Prosess 68.3: Grusskuldre langs veg med fast dekke. Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. Hovedprosess 7: D1 Vegutstyr og miljøtiltak. I samhandlingsmøte dato: ble det gjennomgått følgende: Prosess 71.8: Murer Prosess 72.8: Skjermer Prosess 73.4: Stabilitetssikring i dagen Prosess 73.6: Skred og flom Prosess 75.81: Kantstein Prosess 75.82: Rekkverk og støtputer Prosess 75.83: Gjerder Prosess 75.85: Bommer Prosess 77.81: Referansestolper Prosess 75.86: Brøytestikk Prosess 78.2: Skilt Prosess 78.3: Trafikkberedskap Prosess 79.22: Servicebygg og utstyr på sideanlegg el. Prosess : Tømming av toalett-/septiktanker og slamutskillere Prosess 72.4: Leskur Prosess 79.26: Stativ for sykkelparkering Prosess 79.27: Utsmykningsobjekter På overnevnte prosesser ble krav i prosess og spesiell beskrivelse gjennomgått. I samhandlingsmøte, dato: ble det gjennomgått følgende: Prosess 74.8: Grøntarealer og skråninger Prosess 74,81: Parklike arealer Prosess 74.82: Naturlike arealer Prosess : Skogrydding og videre drift På overnevnte prosesser ble krav i prosess og spesiell beskrivelse gjennomgått. Prosess 79.3: Renhold og spesielle beskrivelse. På overnevnte prosess ble krav i prosess og spesiell beskrivelse gjennomgått. Hovedprosess 8: D1 Bruer og kaier. I samhandlingmøte, dato: ble følgende gjennomgått: Prosess 88.87: Bruer. Prosess 88.88: Kaier Krav i prosess og spesiell beskrivelse ble gjennomgått. BH opplyser at det er kun en kai i kontrakten, Portør. Hovedprosess 9: D1 VINTERDRIFT Vinterdrift skal sikre: 50 Forutsigbar, sikker og god fremkommelighet for alle trafikanter på en måte som ivaretar miljøhensyn Synlighet og øvrig funksjon for vegobjekter skal opprettholdes Tilgjengelighet til vegutstyr for de som utfører drift og vedlikehold

51 VEDLEGG :: SAMHANDLING Ny vinterstandard har: Krav til godkjent føreforhold under stabile værforhold Krav til innsats ved vær som kan føre til fare for glatt veg og ved snøvær Tidsfrist for å oppnå godkjent føreforhold etter værhendelse Saker som ble tatt opp: «Brøyting på kjøreveg skal utføres så langt ut mot vegkant som kjørebane/skulder er kjøresterk». Hvis skulder ikke er kjøresterk ifm. teleløsning så sendes det avvik og løsning kan da være å sette brøytestikk lenger inn. Vinterdriftstiltak utenom ordinær vinterberedskap (15.okt.-30.april) godtgjøres som regningsarbeider. Avregnet etter den pris som er oppgitt på den maskin som ligner mest/eventuelt forhandles inn. Hauger av snø som legges i siktsoner på vegens ansvarsområde (høyere enn 50 cm) av private/kommuner/eller andre må fjernes av entreprenør, men det må sendes teknisk avklaring i ettertid så byggherren får gitt beskjed til rette vedkommende. For å enes om måleregler mht. bruk av rettholt ved måling av såletykkelse avklares dette i en felles kontroll/befaring. Strekninger der det erfaringsmessig kan oppstå behov for bortkjøring av snø er listet opp i kap. D2-V5-3 (ikke D2-V5-2) I kontrakten er det krav til bruk av saltløsning som hovedmetode på alle veger med vinterdriftsklasse DkA, DkB høy, DkB middels og overgangssalting på DkD og DkE. Bruk av andre metoder avtales spesielt og D2-S10 / D2-ID9300a brukes som hjelpemiddel ved vurdering. Det er nødvendig med nært samarbeid mellom byggherre og styringsvakt. Hvis det kan hjelpe i noen tilfeller å gå opp på mengde saltløsning i forhold til tabell er dette ok for byggherren. Tiltak/utstyr skal optimaliseres slik at kontraktskrav blir overholdt. Skulle det oppstå situasjon med issåle på barveg må denne fjernes mest mulig mekanisk før salt påføres og det meldes som avvik pr rode med korrigerende tiltak. Skjer dette utenom arbeidstid gis det beskjed til byggherrevakt og sendes avvik i ettertid. D2-ID9300a heter Bruk av salt (ikke Krav til salt) Hvis entreprenør dekker opp skjema «Utførte driftstiltak pr rode i DkB» iht. kap. D2-ID9300b i sitt eget system, er det greit at de leverer eget skjema. Hvis store avvik mellom R12 og automatisk dataoppsamling skal entreprenøren forklare dette ved fremlegging av dokumentasjon som forklarer avviket. Det er ikke aktuelt med salting av gs-veger. For vinterdriftsklasse DkD og DkE må det avklares med byggherren hvis det ønskes bruk av salt. I møte den xxx ble resterende punkter i prosessbeskrivelse og spesiell beskrivelse gjennomgått. 15 Gjennomgang av planer: Iht. kapittel C3 pkt. 8.1 skal entreprenør ha et kvalitetssystem som skal inneholde blant annet planer som oversendes BH etterhvert som disse er ferdige, og seinest 15. august første kontraktsår. Samhandlingsmøte, dato: BH gikk gjennom Kap. C3 spesielle kontraktsbestemmelser og generelle krav. Kapittel D2-K inneholder sjekklistepunkter som skal ligge til grunn for byggherrens vurdering av kvalitetssystemet og Ressurs- og organisasjonsplanen 51

52 SAMHANDLING :: VEDLEGG Ressurs og organisasjonsplan: Felles kontraktsforståelse inkludert planer ble gjennomgått den xxx. Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll: Felles kontraktsforståelse inkludert planer ble gjennomgått den xxx. Entreprenør informerte om sitt eget effektive dokumentasjonsverktøy «MIPSS» som skal blant annet benyttes til inspeksjon av vegnettet. Driftsleder xxx, veimesterne og operatørene skal ha tilgang til dette. Beredskapsplan: Felles kontraktsforståelse inkludert beredskapsplaner ble gjennomgått den xxx. BH sjekker når beredskapshengeren kommer. Entreprenør opplyser at de har anskaffet satelittelefon. Vinterplan: Entreprenør er ansvarlig for å gjennomføre opplæring av kurs i vinterdrift. Dette gjelder alt mannskap som inngår i vinterplanen. Kurset gjennomføres dato: Kurset består av tre dager med teori og en dag med praksis. Mannskap som kommer inn i kontrakten etter at opplæringen for de opprinnelige mannskapene er gjennomført, får tillatelse til å arbeide i kontrakten ut vedkommende vintersesong, men må ha gjennomført kurs og bestått eksamen innen dato: etterfølgende vintersesong. Samarbeidsmøte, dato: Entreprenør opplyser at på vinterkurset vil det delta over 50 personer, som har behov for opplæring, kurset trenger da 2 instruktører. Kurset vil bli avholdt i kontraktsområde. Informasjonen er sendt xxx og xxx i Region sør. Samarbeidsmøte, dato: Entreprenør v/xxx gikk gjennom vinterplanen. Entreprenør opplyser at vinterplanen skal årlig foreligge byggherre før 1. september og entreprenør skal før hver vintersesong og innen 1. oktober dokumentere at alle som skal arbeide med vinterdrift har fått nødvendig innføring i og informasjon om vinterplaner, forståelse av værvarsel og det arbeid de skal utføre. Entreprenør opplyser at stasjoneringssted blir på sted xxx, her er det kontorer og oppbevaringssted for biler/maskiner og utstyr. Plassering av sand/salt lager vil være: xxx: Saltløsningtank vil være plassert i xxx og på xxx. Entreprenør v/xxx gikk også gjennom følgende i forhold til vinterplanen: Rodeoversikt med kart kapasitetsberegning brøyting kapasitetsberegning strøing med sand og salt prosedyre for innstilling/kalibrering og bruk av utstyr dispensasjon bredde brøyteutstyr (ettersendes før vintersesong) skiftordning for vintervakt og avtaler med tillitsvalgt arbeidstid/overtid. 52

53 VEDLEGG :: SAMHANDLING Plan for håndtering av skred og flom: Felles kontraktsforståelse inkludert planer for håndtering av skred og flom ble gjennomgått den xxx. Plan for drift og vedlikehold av grøntarealer: Felles kontraktsforståelse inkludert planer ble gjennomgått den xxx. I samhandlingsmøte dato: hadde BH invitert xxx som er fagperson på grønt i Region xxx. Han kom med mange gode innspill og entreprenør ønsket en befaring i forhold til blant annet klippebredder. BH innkaller. Plan for renhold av vegbane og vegområde: Felles kontraktsforståelse inkludert planer for renhold av vegbane og vegområde ble gjennomgått den xxx. I samhandlingsmøte dato: opplyste entrperenør at de har egne feiebiler. De vil også benytte spylebil i bynære og tettbebygde strøk for å få et best mulig resultat. 53

54 SAMHANDLING :: VEDLEGG Samhandlingsdokument xx xxx, strekning xxx xxx Innhold 1 Innledning 1.1 Samhandling i vegprosjekter 1.2 Samhandling i prosjektet xx xxx, strekning xxx xxx. 2 Om samhandlingen 3 Organisering, roller og ansvar i prosjektet 4 Om samhandlingsdokumentet 5 Mål, forventningsavklaring og kjøreregler (Samling 4) 5.1 Mål: 5.2 Forventninger: 5.3 Kjøreregler: 6 Utfordringer og tiltak i prosjektet (Samling 4) 6.1 Svar: Utfordringer og tiltak SHA 6.2 Utfordringer og tiltak YM, svar: 6.3 Utfordringer og tiltak KS, svar: 7 Kommunikasjon og konfliktløsning (Samling 5) 7.1 Utfordringer i dialogen og kommunikasjon mellom byggherre og entreprenør hittil i prosjektet. 7.2 Utfordringer og kjøreregler 7.3 Forpliktelse 8 Presentasjonsliste og vedlegg 54

55 VEDLEGG :: SAMHANDLING 1 Innledning 1.1 Samhandling i vegprosjekter Ved revisjon av Vegvesenets håndbok R763 (tidligere håndbok 066) i 2010 ble det lagt inn krav om å gjennomføre samhandling før byggestart. Målet med samhandlingen er at involverte parter skal bli kjent med hverandre, kjent med kontrakten og å oppnå godt samarbeid basert på åpenhet og tillit. I tillegg skal det avklares forventninger til hverandre og utarbeides felles mål og prosedyrer for gjennomføring av kontraktsarbeidet. Det legges vekt på bred deltakelse fra de involverte partene og at alle tar ansvar for å sikre eierskap til og motivasjon for videre arbeid. Eierskap til samhandlingen skal sikres ved at både byggherre og entreprenør aktivt deltar i planleggingen og gjennomføringen av samlingene. Underentreprenør som det er inngått avtale med når samhandlingen gjennomføres, skal også delta på samlingene. 1.2 Samhandling i prosjektet xx xxx, strekning xxx xxx. I forbindelse med xx xxx, delprosjekt xxx, ble det gjennomført samhandling med byggherre og entreprenør. I løpet av måned xxx og måned xxx ble det gjennomført fire samlinger på hver to halve dager. Mellom 25 og 40 personer deltok på hver samling. Underveis ble det bestemt å avholde en femte samling i starten av måned xxx. Partene i byggeprosjektet XX xxx delprosjekt xxx - xxx er: Byggherre: Statens vegvesen Entreprenør: xxx Underentreprenør drift: xxx Prosjekterende for entreprenør: xxx 2 Om samhandlingen Bestemmelser om samhandlingen står beskrevet i kontraktens kapittel C2 Spesielle kontraktsbestemmelser, punkt 8 Oppstartsmøte med tilhørende samhandling. Her er det listet opp sentrale tema for hva samhandlingen skal omfatte. Disse har vært tatt opp i ett eller flere av samhandlingsmøtene for prosjektet xx xxx, og resultatet fremgår av samhandlingsdokumentet. Samhandlingen skal gjennomføres uten at fordeling av ansvar og risiko i kontrakten endres i forhold til anbudskonkurransen, og prosedyrer som utvikles skal ikke være i strid med kontraktens forutsetninger. Å avsette tid til samhandling er særlig viktig for at partene skal bli kjent med hverandre, kjent med kontrakten og etablere rutiner for en god og åpen kommunikasjon basert på tillit. I tillegg skal partene avklare forventninger til hverandre og utarbeide felles mål og prosedyrer for gjennomføring av kontraktsarbeidet. En slik fokusering på relasjonsbygging i tidligfase vil bidra til at uoverensstemmelser og konflikter som kan oppstå i kontraktsperioden kommuniseres og avklares på en bedre måte 55

56 SAMHANDLING :: VEDLEGG for å komme frem til omforente løsninger. Samhandlingen i prosjektet er ikke ferdig ved samlingenes slutt, men vil fortsette gjennom hele kontraktsperioden. For å dokumentere partenes enighet om gode og tjenlige rutiner for gjennomføring av kontraktsarbeidene, utarbeider byggherre skriftlig oppsummering som undertegnes av partene ved avslutning av samhandlingen. Samhandlingsdokumentet skal forankres i og være tema på byggemøtene i gjennomføringsfasen. Dokumentet suppleres og oppdateres ved behov etter at arbeidene er igangsatt. Samhandlingsmøtene ble i dette prosjektet avholdt på følgende datoer: Samling 1: dato Samling 2: dato Samling 3: dato Samling 4: dato Samling 5: dato Alle samlingene ble avholdt på sted xxx, foruten samling 3 som ble avholdt i xxx. 3 Organisering, roller og ansvar i prosjektet Byggherre, entreprenør og entreprenørens rådgivere og underentreprenør har satt opp sine organisasjoner for prosjektet. Organisasjonskartene er vedlagt dette dokumentet. 4 Om samhandlingsdokumentet Samhandlingsdokumentet skal dokumentere samhandlingen. En viktig del av dette er sammenstilling av resultater fra gruppearbeid, presentasjoner og møteprogram. Samhandling er en systematisk og grundig prosess der en rekke temaer tilknyttet kontraktsform og prosjektet XX xxx, har vært presentert og diskutert. Resultatene utgjør i tillegg til dette dokumentet samhandlingsplakaten som sammenfatter mål, forventninger og kjøreregler i prosjektet. Samhandlingsdokumentet vil være grunnlaget for hvordan partene skal samhandle videre i gjennomføringsfasen. Forhold som er omforent og nedfelt i dokumentet skal følges opp på samtlige byggemøter og samarbeidsmøter i prosjektet. 56

57 VEDLEGG :: SAMHANDLING 5 Mål, forventningsavklaring og kjøreregler (Samling 4) Gjennom gruppearbeid under samhandlingsmøte nummer fire ble deltakerne gitt oppgaver som gikk på å finne mål, forventninger og kjøreregler for prosjektet XX xxx. Det ble dannet fem grupper bestående av deltakere fra både byggherre og entreprenør. Hver gruppe fikk i oppgave å skrive ned forventninger til prosjektet, de fem viktigste målene for prosjektet og kjøreregler for prosjektgjennomføringen. Hver gruppe skulle deretter presentere sine resultater for de andre gruppene. Til slutt ble alle innspill samlet inn og det ble foretatt en anonym avstemning for å komme frem til de viktigste innspillene under hvert punkt. Endelig resultat ble bearbeidet for så å inngå i prosjektets samhandlingsplakat. Prosjektet endte til slutt opp med følgende resultat: 5.1 Mål: Null skader på personell, materiell og miljø Godt arbeidsmiljø og samhold Levere et prosjekt å være stolt av God ivaretakelse av 3. part Høy kvalitet på prosjektet 5.2 Forventninger: Et godt samarbeid og arbeidsmiljø Jobbe mot felles mål Tydelig kommunikasjon Ærlighet, åpenhet og gjensidig respekt Inkluderende, finne gode løsninger samme God lagånd ha det moro på jobb Konstruktiv konfliktløsning Levere et prosjekt å være stolt av Godt omdømme Brukerne er fornøyd God profesjonell utførelse Sikkerhet i alle ledd Jobben er gjort riktig og levert til riktig tid Etablere en standard for kontraktstypen Lære seg en ny kontraktsform Etablere rutiner og en arbeidsform tilpasset kontrakten Optimalisere løsningene underveis Erfaringsoverføring internt i prosjektet og videreføre kunnskap til neste prosjekt 57

58 SAMHANDLING :: VEDLEGG 5.3 Kjøreregler: Følg HMS-reglene Hils på hverandre Kommuniser på riktig nivå Gi god informasjon og følg rutinene Prioriter viktige beslutninger med kort responstid Ha god takhøyde Lete etter den positive meningen med det som sies 6 Utfordringer og tiltak i prosjektet (Samling 4) Gruppearbeid som omhandlet utfordringer og tiltak i prosjektet ble gjennomført på samling fire. Gruppene bestod av deltakere fra både byggherre og entreprenør og alle gruppene fikk de samme oppgavene. Arbeidet gikk ut på å identifisere utfordringer knyttet til HMS, SHA og YM og deretter finne tiltak til hvordan hver utfordring skal håndteres. Dette ble deretter presentert i plenum og en sammenstilling av gruppenes besvarelser er gjengitt nedenfor. Gruppene skulle kun ta for seg arbeidsoperasjoner som inngår i kontraktsarbeidet for dette prosjektet. Gruppeoppgaven startet med en felles gjennomgang av viktige momenter knyttet til HMS, KS og YM hentet fra tilsvarende planer for prosjektet. Møtedeltakerne var fra før delt inn i 5 grupper. Hver av gruppene diskuterte så utfordringer og tiltak knyttet til det gruppen mente var vesentlige aspekter ved de tre temaene. Synspunktene ble så presentert for de andre gruppene Resultatet fra oppgavene er sammenfattet i tre tabeller hhv. SHA, YM og KS. Hensikten er å øke egen bevissthet knyttet til utfordringene i prosjektet, og at både entreprenør og byggherre skal ta dette med seg inn i det daglige arbeidet, både med hensyn på styring av arbeidet og i risiko- og sikkerhetsvurdering. 6.1 Svar: Utfordringer og tiltak SHA Nr. Utfordringer Tiltak/håndtering 1 Trafikk, 3. part Informasjon, utstyr for å rydde vei, sperremateriell, adskilt vegtrafikk og anleggsarbeid, skilting og varioguard. 2 Naboer IFM sprengning Varslings- og posteplaner, dialog. 3 Arbeid ved jernbane Sikkerhetsmann, rystelsesmålere, god dialog, god kjennskap til regelverk og vannveier inn mot jernbanen. God planlegging i samarbeid m/ Jernbaneverket og fysiske skiller. 4 Vær, vind, føre og mørketid Beredskap snørydding, god standard anleggsveier, strøing/salting, lokal arbeidskraft, tørre å stoppe. Lys, reflekser og synlighet, unngå blending. 5 Trange forhold Trafikkregulering, årvåkenhet blant personell. 6 Høye skjæringer God arbeidsrensk og legge skjæringer. 7 Utfordrende geologi/terreng Bolting,sikring, fortløpende vurdering og inspeksjon. 8 Nærhet til naboer Informasjon, dialog, være på lag og besiktigelse. 9 Dårlige grunnforhold Gjøre undersøkelser, holde avstand under kontroll og lese rapporter. 10 Drift og vedlikehold spesielt gjennom ao Gode trafikkplaner, dialog mellom entreprenører og informasjonsdeling. 58

59 VEDLEGG :: SAMHANDLING 11 Arbeid ved og i vann Ha tilgjengelig utstyr, redningsvest og SJA. 12 Nærhet til flyplass ved sprengning Kommunikasjon og oversikt på rutetider. 13 Transport fra brakkerigg Mindre brakkerigger underveis. 14 Glatte veier/varierende kjøreforhold Strøing og salting. 15 Trafikkomlegging Gode skiltplaner, informasjon i forkant og underveis. Skiltvask og like tiltak i alle områder. 16 Arbeid i høyden (tunnel, broer) Fallsikring, gode adkomster og ryddighet. 17 Fare for ras (skjæringer i tunnel) Rensk, sikring, kontinuerlig oppfølging, avskjerming og avsperring. 18 Uforutsigbar sprengning (uhomogent Kontinuerlig kartlegging og oppdatert/nye sprengingsplaner. fjell) 19 Kryssing og overgang ved anleggsveger og eksisterende veg (på- og avkjørsler) 20 Montering av varioguard SJA utføres ved behov. 21 Lagring av tømmer God sikring. Enhetlig skilting både for trafikanter og anleggsarbeidere. Informasjon til egne og leverandører og opplæring. God planlegging av på- og avkjørsler. 6.2 Utfordringer og tiltak YM, svar: Nr. Utfordringer Tiltak/håndtering 1 Støy Støyvoller, informasjon, hørselvern, avskjerming, varsling, lyddemping på vifter og unngåelse av tomgangskjøring. 2 Støv Vanning, fast dekke, feiing, vask av maskiner og salting. 3 Vassdrag Overvåkning. Følge nøye med på nye vannveier. Informasjon ift gyrosmitte, lede overflatevann i forbindelse med avrenning og sikring av mannskap 4 Oljelekkasje Daglig vedlikehold, absorbenter tilgjengelig og oljeutskiller på verksted. Miljøkontainer, inspeksjon og kontroll. 5 Forurensede masser grunn og bygg Følge prosedyrer. (Sortering???) 6 3.part eksempel veg og naboeiendommer Informasjon og bruke media aktivt. 7 Rødlistede og svartlistede arter Følge prosedyrer, trå varsomt og utføre lokale undersøkelser. 8 Avfallshåndtering Følge prosedyrer, nøye sortering, tilgjengelige kontainere. 9 Hester (bønder) God varsling på forhånd. 10 Arbeid i elv Spunte fundamentgrop, pumpeberedskap, avskjærende grøfter og hindre avrenning. 11 Terrenginngrep (grunneiere) og erosjon God planlegging og utføre terrenginngrep etappevis/sesongavhengig. Så tidlig som mulig såing og tilbakeføre stedlig vegetasjon så tidlig som mulig. 12 Spredning av sykdommer (landbruk og vassdrag) Vask av utstyr som skal brukes flere steder. Ikke flytte vegetasjon mellom ulike steder. Stedvis tilbakeføring. Ikke flytte vann mellom ulike områder. 13 Tilslamming av E6 og veger Kosting, rengjøre kummer, sluk og stikkrenner. 14 Betongleveranse og vask Etablere vaskeplass på fast sted hvor slam sendes opp. 15 Knusing av stein Plasseres unna bebyggelse. Vanning. 59

60 SAMHANDLING :: VEDLEGG 6.3 Utfordringer og tiltak KS, svar: Nr. Utfordringer Tiltak/håndtering 1 Trafikkavvikling Trafikkplaner, varsling, skilting og informasjon. Tema i byggemøter, strøing og salting på vinterstid. 2 Løsmassefylling vær og vind Holde fyllinger rene og fri for snø. Ryddighet. 3 Geologi Gjøre seg kjent med rapporter. Fortløpende vurderinger og dokumentasjon. 4 Klima ifm betongarbeider Ha kontroll på temperaturer. Planlegging. 5 Oppfølging steinkontroll Laboratorietester og god kontroll på uttak. 6 Vassdrag, grøfter og vannveier Fortløpende vurderinger, lage samlegrøfter og bruke gode masser. 7 Opprettholde omkjøringsveger ved drift Bygge iht. beskrevet standard og fokus på drift og vedlikehold. 7 Kommunikasjon og konfliktløsning (Samling 5) Store deler av samling 5 bestod av gruppearbeid og en heldags workshop med konsulent fra et eksternt konsulentselskap. Gruppeoppgavene dreide seg om utfordringer i dialogen og kommunikasjon mellom byggherre og entreprenør, og kjørereglene som ble nedfelt i fellesskap på samling 4. Resultatene fra samling 5 er gjengitt nedenfor i punkt 7.1 til 7.3. Aktivitet 7.1 og 7.2 ble gjennomført som «Working cafe», mens aktivitet 7.3 ble først utført individuelt og deretter gjennomgått i plenum. Working cafe foregår ved at møtedeltakerne deles inn i grupper bestående av både byggherre og entreprenør. Det velges en gruppeleder og hver gruppe/hvert bord gis et tema. Gruppene diskuterer i 8-10 minutter. Alle på gruppen bortsett fra gruppeleder flytter seg over til neste bord. Gruppelederen blir sittende igjen og orienterer den nye gruppen om hva de forrige pratet om. Den nye gruppen tar tak i dette og utdyper med sine synspunkter og eventuelle nye vinklinger og oppfatninger de måtte ha. Når alle deltakerne har vært innom alle tema blir resultatene presentert i plenum. En samling av svarene fra de ulike oppgavene på samling 5 er gjengitt nedenfor. 7.1 Utfordringer i dialogen og kommunikasjon mellom byggherre og entreprenør hittil i prosjektet. Hvert bord på working cafe hadde et eget tema med to underspørsmål. I tabellen er det oppsummert hva gruppene har svart på de ulike spørsmålene under hvert tema. Konstruktiv konfliktløsning Hva er en konflikt for oss? Hva mener vi er god konflikthåndtering? Grunnleggende uenighet som vi ikke blir enig om gjennom Åpenhet for at vi kan ha konflikter diskusjon og dermed ikke finner løsning på En konflikt er noe mer enn bare en uenighet, kan også gi positive resultater Ofte summen av flere små hendelser og saker Eget «forum» som håndterer konflikter Andre tar del i saken Lage kjøreregler for hvordan konflikter løses 60

61 VEDLEGG :: SAMHANDLING Vi har på noen måneder ingen konflikter ennå Konflikter kan gå på både person og sak Ta tiden til hjelp la tiden jobbe. Men ikke la «gnagsår» ligge for lenge. Tar vekk fokus. Åpenhet. (Personkonflikter må håndteres annerledes enn sakskonflikter) Begge parter kan «gå ut» med «hevet hode» Ha forståelse for hverandres synspunkter. Innhente råd fra andre. Ærlighet, åpenhet og gjensidig respekt Hvordan kan vi legge til rette for ærlighet, åpenhet og Hva har vi gjort allerede? gjensidig respekt? Lytte til hverandre. (Kommunisere saklig, begrunne, ha en Samhandlingsmøter og jobbe sammen. god tone, skille person fra sak, forståelse for hverandres rolle) Tenke før man prater. (Følelser styrer ofte. Ta opp ting på en ordentlig måte) Jobbe i lag, dra i samme retning. Være bevisst på roller, byggherre vs. entreprenør Gjør det vi sier og slik fortjen respekt. Være til å stole på Uformell dialog. Lufte synspunkter, ikke bli arrestert og bruke ting mot hverandre. Bli kjent. «Kaffekoppen» og «kaffepraten» Ikke la uenigheter «forarge» andre saker Mer kommunikasjon på møter God ledelse. Rettlede, motivere og styre. Tydelig. God informasjonsflyt. Evaluering av samarbeid Grillfest Egne og hyppige fagmøter og særmøter. Åpen dialog! Arena for å ta opp ting som ikke passer andre steder Hvilke felles mål har vi? Godt sluttprodukt til riktig pris og tid HMS Null skader (materiell og personell) Godt arbeidsmiljø Utvikle kontraktsform Lavt konfliktnivå Jobbe mot felles mål Hvordan kan vi vite at vi jobber mot våre felles mål? Felles forståelse for kontrakt God kommunikasjon God dialog med tredjepart Opptatt av de samme tingene Bevisst på roller Være trygge på hverandre Dokumentasjon (HMS, kvalitet og økonomi) God lagånd ha det moro på jobb Hva trenger vi for å ha det moro på jobb? Hva trekker oss ned? Nok ressurser av folk og maskiner Avstand mellom partene Stole på hverandre, alle tar ansvar Dårlig vær Gode bo- og matforhold At sak og person ikke skilles fra hverandre Små sosiale sammenkomster. Kunne ta en kaffe og prate om løst og fast. Involvere alle. Frihet til å ta valg innenfor gitte rammer Bli inkludert, kort vei til toppen, god dialog Få skryt når man gjør noe bra Arbeide mote et felles mål Ikke trygg nok på kontrakt og ansvarsforhold. Usikre på arbeidsoppgaver. Dårlig humør og negativ tone Uløste konflikter 61

62 SAMHANDLING :: VEDLEGG Inkluderende, finne gode løsninger sammen Hva skal til? Kommunikasjon. God dialog gir et godt og omforent beslutningsgrunnlag Ikke låse seg på gamle løsninger Møter/befaringer, «et ord er nok» Formaliteter må være i orden Konsekvenser vedrørende økonomi/fremdrift/hms-ks må tidlig på bordet Tilgjengelige ressurser hos begge parter. Det handler om å møtes! Hva kreves av hver enkelt? Åpenhet Lytte på de andre, høre på nye forslag Kreativitet Alternative løsningsforslag 7.2 Utfordringer og kjøreregler Gruppene fikk i oppgave å velge ut utfordringer som det spesielt viktig å ta tak i i prosjektet. Kommunikasjon Gjøre seg mer tilgjengelig. Være lett å få tak i. Lokalene til byggherren gjør det vanskelig for entreprenør å stikke innom. Ikke alltid like enkelt å vite hvor den andre parten er på det store anlegget. Store avstander over parsell 1 til 10. Tar tid å reise imellom, kommunikasjonen blir vanskeligere. Personoverføring når det kommer nye lag til nye parseller. (Være klar over at folk er forskjellige og gjør ting på ulike måter.) Kontraktsforståelse og egne roller. o Ny kontraktsform usikre på egne roller o For dårlig dialog, internt i begge leirer, mellom byggherre og entreprenør (kaffepraten fraværende), vi vet ikke hvor vi er på anlegget o Usikre på hva som er inkludert i NS 8407 o Anlegget vokser i lengde og blir større o Litt for rask oppstart? (Kontrakt lagt til side) Hver gruppe fikk deretter i oppgave å komme frem til tre punkter som svar på spørsmålet: Hvordan skal vi sørge for at kjørereglene etterleves? Disse svarene vil forhåpentligvis bidra til å håndtere utfordringene nevnt ovenfor. Rolleavklaringer, forankring. (Ta med tema fra denne kommunikasjonssamlingen tilbake til egen organisasjon. Diskuter det og forankre det! Sikker på at de som skal ha beskjed får beskjed, og at det distribueres til de rette personene. Ansvar hos prosjektlederne for å kommunisere ting nedover i rekken og helt ned til hver enkelt.) Bedre informasjonsflyt, både internt og mellom partene. Jevn informasjonsflyt uten hull. Slik unngås misforståelser. Hjelp hverandre og etterleve kjørereglene. Alt må kunne tas opp og det er ikke nødvendigvis negativt vinklet. Ha ydmykhet dersom man trør over. Tør å si beklager. Vokser på dette selv og det viser mye om den personen som evner å gjøre dette. Gjøre kjørereglene synlige for ALLE som er på anlegget. (Hvordan: henges opp rundt omkring, på spisebrakker, ta de med på lagsmøter, byggemøter osv.) Tørre å si fra (dersom kjørereglene ikke følges. Enten det gjelder personer, på lag osv. korrigere oppførselen, ikke personen.) Gjøre så godt vi kan og hjelpe hverandre. (Godfot-teori!) Forankre kjørereglene «nedover i organisasjonen» Oppfølgingssamling om cirka ett år for å se om reglene «fortsatt lever» 62

63 VEDLEGG :: SAMHANDLING Alle må ta initiativ til å få i gang den uformelle praten over kaffekoppen Hjelpe hverandre Kommunikasjon (internt og eksternt) Gå linja sammen (jevnlig) 7.3 Forpliktelse Alle møtedeltakerne tenker gjennom hva man selv ønsker å bidra med for å oppnå målene i prosjektet. Dette skrives ned på en gul lapp som lese opp og klistres på en tavle. Det som står på lappen er en personlig forpliktelse fra hver enkelt ovenfor de andre i prosjektet og til prosjektet. Nedenfor er et utdrag av de ulike forpliktende utsagnene oppsummert. Do my best; best mulig forhold til de jeg er ansatt til å lede Bidra positivt med mine oppgaver og innspill Jeg skal være mest mulig til hjelp for andre Bidragsyter. Være tilstede for de rundt meg Bidra med positivitet og være et JA-menneske Hjelpsom Jeg skal være en pådriver Skape god dialog Godt humør og engasjement Være positiv og akseptere andre synspunkter Videreformidling Jeg skal gjøre jobben min HMS Å drifte/vedlikeholde vegnettet. Bidra til gjennomføring av prosjektet. Godt samarbeid Være støttespiller og hjelpe prosjektet med det de har behov for slik at kontrakten oppfylles Jeg skal ha fokus på gode verdier, slik som HMS, økonomi og «løs snipp» Skal bidra med mitt for at vi skal nå de felles mål Utfordre andre til å tenke HMS i alt Åpenhet og tillit Jeg skal bidra til god trivsel Samhandlingsdokument xx xxx, delprosjekt xxx Dato: / sted: Statens vegvesen Entreprenør 63

64 SAMHANDLING :: VEDLEGG 8 Presentasjonsliste og vedlegg Innlegg samling 1 Navn Organisasjon Vedlegg Felles mål samhandling SVV Vedlegg 1 Felles mål samhandling Entreprenør Vedlegg 2 Grunnlag for reguleringsendring SVV Vedlegg 3 Utkast foreløpig SHA-plan Entreprenør Kommunikasjon i prosjektet SVV Vedlegg 4 Organisering av personell Entreprenør Entreprenør Vedlegg 5 Organisering av personell SVV SVV Vedlegg 6 Møtestruktur Opplegg og agenda for kommende samhandlingsmøter Framdriftsplan og konflikthåndtering i prosjektet Drift: Hva skal leveres før oppstart er vi klare? Entreprenør SVV Entreprenør Entreprenør Innlegg samling 2 Navn Organisasjon Vedlegg Byggherrens SHA-plan SVV Gjennomgang av konkurransegrunnlag Entreprenør og SVV Innlegg samling 3 Navn Organisasjon Vedlegg Kontraktsform NS 8407 SVV, Vegdirektoratet Vedlegg 7 Prosjektering, tidsplan og tegninger Entreprenør Vedlegg 8 Vedlegg 9 Konkurransegrunnlag og D1-kapittelet Entreprenør Fakturering SVV eroom Entreprenør og SVV Innlegg samling 4 Navn Organisasjon Vedlegg SHA-plan SVV Utfordringer og tiltak, HMS, SHA og YM Entreprenør Forventninger, mål og kjøreregler Entreprenør Konflikthåndtering Entreprenør Trafikkavvikling Entreprenør Kvalitetsplan Entreprenør Innlegg samling 5 Navn Organisasjon Vedlegg Kommunikasjon Konsulent Vedlegg 10 Program Vedlegg Program samling 1: dato Vedlegg 11 Program samling 2: dato Vedlegg 12 Program samling 3: dato Vedlegg 13 Program samling 4: dato Vedlegg 14 Program samling 5: dato Vedlegg 15 64

65 VEDLEGG :: SAMHANDLING ISBN NR Trygt fram sammen