Østre Porsgrunn Kirke Overordnet samspillsavtale Overordnet samspillsavtale gjelder foran NS 8401 med særbestemmelser

Transkript

1 Østre Porsgrunn Kirke Overordnet samspillsavtale Overordnet samspillsavtale gjelder foran NS 8401 med særbestemmelser 1 Avtalens gyldighet 1.1 Den overordnete samspillavtalen gjelder for hele prosjektet. Den overordnete samspillavtalen gjelder foran alle andre avtaler som inngås i prosjektet. 2 Partenes samarbeid 2.1 Prosjektstyret og Alliansen er forpliktet til å samarbeide lojalt under gjennomføringen av prosjektet og kontraktene. Plikten til samarbeid er vesentlig utvidet i forhold til hva som ligger til grunn for NS 8401/8406/ Prosjektstyrets ansvar 3.1 Prosjektstyret har ansvar for prosjektets rammebetingelser og for å tidlig gjøre Alliansen kjent med endrede rammebetingelser som kan påvirke prosjektet. Prosjektstyret skal delegere ansvar og myndighet til Prosjekteier slik at denne kan ivareta en aktiv rolle som byggherre og ta beslutninger i Alliansen. 4 Alliansens ansvar 4.1 Utvikle og gjennomføre et optimalisert prosjekt for ØKP innenfor de rammebetingelser som er gitt av Prosjektstyret. 4.2 Nå de omforente mål Alliansen og deltakerne i Alliansen er blitt enige om. 4.3 Utvikle og gjennomføre et optimalisert prosjekt for ØKP som: Ivaretar rom- og funksjonsprogrammet Brukere og ansatte opplever som en funksjonell, effektiv og trivelig arbeidsplass 4.4 Utvikle og gjennomføre et prosjekt der den fysiske utformingen er gjort med sikte på å sikre ØKP optimale løsninger i et investerings- og levetidsperspektiv på 250 år. 4.5 Gjøre hverandre gode og samtidig å respektere de ulike rollene som personer og foretak har i prosjektet. 4.6 Samarbeide tverrfaglig, både horisontalt og vertikalt i Alliansens organisasjon 4.7 Være ærlige og redelige og alltid opptre for å være verd tillit i Alliansen. 4.8 Ivareta prinsippene om «åpen bok» hvor all dokumentasjon i prosjektet skal være lett tilgjengelig for Prosjektstyret og Alliansen 4.9 Samarbeide om å lage effektive og realistiske prosjektplaner og sørge for at de blir fulgt. 5 Alliansens leveranser 5.1 Utvikle et godt gjennomført og tilstrekkelig detaljert forprosjekt med en realistisk omforent løsning. 5.2 Gjennomføring og ferdigstillelse av prosjekteringsarbeidet til avtalt overleveringsdato, uten at det går på bekostning av: Side 1 av 5

2 Prosjektets funksjonalitet Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplassen og i den framtidige kirken Gode arbeidsforhold og godt inneklima de ansatte og menigheten Lave FDV-kostnader og teknisk drift av bygningene Estetiske verdier og god arkitektur 6 Virkemidler i Alliansen 6.1 Prosjektorganisasjon Involvere og forplikte ledelsen utenfor Alliansen i denne avtalen Skape et positivt arbeidsklima for å beholde kompetanse og ressurser i hele prosjektets levetid Tydelig prosjektorganisering der alle parter involveres i tilstrekkelig grad med konstruktivt og kreativt samarbeid mellom prosjektets ulike faggrupper Skape et positivt arbeidsklima hvor det er lov å være ærlig, si klart fra og gi konstruktiv kritikk Gjennomføre periodiske teambyggingstiltak 6.2 Prosess Være generøse og profesjonelle i samarbeidet med de andre prosjektdeltakerne Ha fokus på gjennomføringsprosessen like mye som prosjektmålene Ha respekt for hverandres tid Skape engasjement og ha det morsomt sammen Dele våre bekymringer og usikkerheter 6.3 Verktøy Bruk av tverrfaglige utredninger med beslutninger før prosjektering Bruk av felles prosjekthotell for åpen dialog og dokumentlagring Felles arbeidsmøter for Alliansens ledergruppe. Kommunikasjon med fokus på hvem som trenger å vite hva Prosjektering med BIM eller den mest ressursaffektive metodikken for dette prosjektet 6.4 Prosjektgjennomføring Åpen kalkulering med nettopriser og avtalte påslag Være kritisk til kostnadsdrivende forslag og konstant å søke forenklinger, forbedringer og kostnadsreduserende tiltak - tenke kostnad nytte LEAN i alle prosesser Gjøre ting riktig og komplett første gang Tilstrebe null feil ved overlevering 7 Erstatning av personer og foretak i Alliansen 7.1 Alliansens ledergruppe har mandat og myndighet til å erstatte personer i Alliansen hvis denne avtalen ikke overholdes. Erstatning av personer skal gjøres i samråd med personen og den organisasjon eller det foretak som det gjelder. Det skal foreligge saklig grunn ved erstatning. 7.2 Prosjektstyret har mandat og myndighet til å erstatte foretak i Alliansen hvis denne avtalen ikke overholdes. Erstatning av foretak skal gjøres i samråd med ledelsen i de foretak som vil bli berørt. Prosjektstyret beslutning ved erstatning er bindende for alle parter i denne avtalen og kan ikke overprøves. Det skal foreligge saklig grunn ved erstatning. Foretaket som erstattes har ikke rett til noen form for erstatning. Side 2 av 5

3 8 Endring av avtalen 8.1 Endringer av denne avtalen kan kun gjøres etter beslutning i Prosjektstyret. 8.2 Endringer skal varsles og behandles i Alliansens ledermøte, før forslag til endringen fremmes i Prosjektstyret. 8.2 En tvist eller konflikt knyttet til endring skal behandles i henhold til punkt 9 i denne avtalen. 9 Tvister 9.1 Alliansen skal benytte virkemidler under punkt 6 i denne avtalen som regulerer samarbeidet slik at tvister unngås. Tvister skal søkes unngått ved bruk av en konfliktløsningsmodell: Være proaktiv med sikte på å identifisere og avklare uenighet og unngå konflikter Ta ansvar og utvise initiativ for å løse konflikten Tydeliggjøre behov i stedet for å plassere skyld Ha empati og sette oss inn i våre samarbeidsparters forventninger og mål, og balansere disse mot både egne og tredjeparts forventninger og mål. Beskrive endringer tydelig og beskrive tilhørende konsekvenser dersom dette påvirker kontrakten. 9.2 Tvister skal søkes løst i minnelighet og primært på det nivå i organisasjonen de oppstår. 9.3 Alliansens ledergruppe er Alliansens høyeste organ og gis mandat og myndighet til å oppnå balanserte løsninger på tvister. Tvister som ikke løses i ledergruppen er å anse som vesentlige og konflikten skal løftes til prosjektets Konfliktråd. 9.4 Konfliktrådets funksjon er å sørge for en balansert og minnelig løsning på konflikter i prosjektet. Oppnås ikke en minnelig ordning vil reglene i NS 8401 og NS 8407 med særbestemmelser gjøres gjeldende. 9.5 Partene har ikke rett til å bringe en konflikt for domstolene før saken er ferdig behandlet i Konfliktrådet. 9.6 Tvister som ikke lar seg løse i minnelighet betraktes som en fallitterklæring for Alliansen. 10 Heving av avtalen 10.1 Prosjektstyret har rett til å heve avtalen og samtidig samtlige underliggende avtaler hvis Alliansen ikke ivaretar sine forpliktelser i denne avtalen eller oppfyller de rammebetingelser som er pålagt Alliansen av Prosjektstyret. Heving av avtalen gir ikke rett til noen form for erstatning. Side 3 av 5

4 Kontraktsparter: Denne avtalen er utferdiget i [antall] eksemplarer, ett til hver av alliansepartene Porsgrunn den [dato] 2015 Porsgrunn kirkelige fellesråd [Navn på leder av prosjektstyret] Foretak og deltakere Alliansen [Navn på deltakere i Alliansen] Side 4 av 5

5 Side 5 av 5