Mal prosjektmandat og arbeidsgrupper - Nordre Follo kommune

Transkript

1 Mal prosjektmandat og arbeidsgrupper - Nordre Follo kommune Styringsgruppe (oppdragsgiver) Bestiller Vedtar Sikrer at effektmålene støtter målene for reformen Tar prinsippavgjørelser xxxxxxxx 2017 Prosjekteier/Oppdragets kontaktperson Representerer oppdragsgiver Er leder av prosjektstyret/kontaktperson inn i styringsgruppen Følger opp og er overordnet ansvarlig for prosjektet Støtter prosjektleder Sikrer hensiktsmessig overføring til drift Prosjektstyret Opptrer på vegne av eier. Består av prosjektets hovedinteressenter og eventuelt tillitsvalgte. Overordnet ansvarlig for prosjektets resultat. Støtte til prosjektleder Sørge for at prosjektet har de vedtatte ressursene og virkemidlene Sikre effektiv beslutningstaking. Avgjør ikke-prinsippielle endringer Prosjektleder Prosjektleder fått sitt handlingsrom definert gjennom n. Planlegger, leder og styrer prosjektet. Har direkte ansvar for resultatmålene Har medansvar for effektmålene Kan foreta endringer innenfor ns rammer Lager grunnlag for beslutninger Prosjektdeltakere Prosjektdeltakerne er som regel ansatt i en virksomhet i kommunen og lederen har avgitt deler av tidsressursen til en medarbeider Gjør prosjektets mål til sine egne Bidra til konstruktive løsninger Være aktiv bidragsyter Avklare tidsbruk med prosjektleder og linjeleder Rapporterer eventuelle avvik til prosjektleder snarest Er ryddig og tydelig i forhold til eventuelle konflikter (lojalitet, fag, prioriteringer mv) Referansegruppe/personer 1

2 Personer som har sagt seg villige til å bistå prosjektet med råd, høring, testing eller lignende. Har ingen beslutningsmyndighet. Prosjektleder bruker disse etter behov. Felles RLG Bestiller (Oppdrag) Foreløpig gruppe utarbeider Felles RLG vedtar Prosjektoppstart 2

3 Prosjektbeskrivelse Nordre Follo kommune Oppdrag Prosjektets navn - Eierskap og interkommunalt samarbeid Tema/Oppdrag Utarbeide forslag til strategi for interkommunalt samarbeid Gjennomføre detaljerte risiko-og sårbarhetsanalyser Utarbeide forslag til prioritering av selskaper for gjennomgang Utarbeide forslag til felles, aktiv og profesjonell eierskapspolitikk Utarbeide eierskapsmelding Utarbeide forslag til organisatorisk tilknytning for kirke- og trossamfunn Hva skal løses Antall interkommunale selskaper og samarbeid skal reduseres. Dette prosjektet skal foreta en gjennomgang av samarbeidsavtaler og interkommunale tjenester med sikte på en hensiktsmessig drift og styring av tjenestene, jf. samarbeidsavtalen pkt. 9. Prosjekteier og Oppdragets kontaktperson Prosjektleder Tidsramme (fra / til) Sept des Andre opplysninger Godkjenning Ski kommune og Oppegård kommune er prosjekteier. Kommunalsjef Kjell Sæther og Kommunalsjef Else Karin Myrene er oppdragets kontaktpersoner Dato Eventuell beskrivelse av endring Godkjent av styringsgruppe Revidert Behov Hva er behovet/-ene og for hvem - Prosjektet må først utarbeide en fullstendig oversikt over alle interkommunale samarbeid og avtaler. - Det er behov for å dele prosjektet opp i egne arbeidsgrupper for å ivareta de ulike delene av prosjektet, jf. strekpunkter ovenfor - Det er behov for presisere forventningene til en detaljert risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) og deretter kjøpe inn ekstern kompetanse for å gjennomføre ROS-analysen - ROS-analysene bør bl.a. vurdere økonomisk risiko, kritisk kompetanse, konsekvenser for tjenesteyting, Follosamarbeidet og om man evt. må overta personell fra selskaper/samarbeid man avslutter. Grunngi hvorfor Hvem blir berørt Hva skal prosjektet ikke omfatte En detaljert risiko- og sårbarhetsanalyse krever ekstern spesialkompetanse Vurdere om de ansattes representanter /hovedverneombud i berørte virksomheter bør involveres i prosessen 3

4 Visjon og mål Hva er visjonen Hva skal prosjektet levere i prosjektperioden (Resultatmål) Hva er ønsket resultat etter at prosjektet er avsluttet (Effektmål/gevinster) Spart tid Unngått kostnad Økt kvalitet Sikre en hensiktsmessig organisering og styring av tjenestetilbudet som er til det beste for innbyggerne i Nordre Follo kommune Prosjektet skal levere: - Strategi for interkommunalt samarbeid - ROS-analyse - Forslag til (ny) organisering av tjenestene - Forslag til eierskapspolitikk - Eierskapsmelding - Forslag til organisatorisk tilknytning for kirke- og trossamfunn Prosjektet skal oppnå høyere kvalitet på tjenestene og legge til rette for god administrativ og politisk styring. Vurdere å øke styrekompetanse for de selskaper vi skal fortsette i. Vurdere styresammensetning i de selskapene vi skal fortsette i Styrke kommunikasjonsflyt fra styrene til eierorganer og kommunestyre i de selskapene vi skal fortsette i. Mulige løsninger Alternative forslag Innovasjon eller videreføring av beste praksis fra Ski eller Oppegård kommune Fremdriftsplan Beskriv hovedfaser og planlagt gjennomført Faser Frist Organisering (Sikre tverrfaglig sammensetning; begge kommuner, tillitsvalgte m.m) Styringsgruppe Felles ledergruppe Prosjektstyre Kommunalsjef Kjell Sæther og Kommunalsjef Else Karin Myrene Tillitsvalgte, verneombud og politisk representant Prosjektgruppe - Prosjektet tildeles én prosjektleder - Det opprettes tverrfaglige arbeidsgrupper for hvert selskap/samling av like samarbeid mv. arbeidsgruppene skal ha medlemmer fra begge kommunene. Følgende selskaper/samarbeid prioriteres: 1. Follo Ren IKS 2. Follo distriktsrevisjon IKS 3. Follo Kvalifiseringssenter IKS 4. Follo lokalmedisinske senter IKS Deretter : Empo AS OK industrier AS Deretter: 4

5 Øvrige samarbeid og IKS Arbeidsgrupper: Tverrfaglige arbeidsgrupper (frist) 1. Follo Ren IKS ( ) 2. Follo distriktsrevisjon IKS ( ) 3. Follo Kvalifiseringssenter IKS ( ) 4. Follo lokalmedisinske senter IKS ( ) 5. Empo AS og OK industrier AS ( ) 6. Kirke og Trossamfunn ( ) 7. Administrative samarbeid (etter 2020) 8. Øvrige IKS (mulig deles i egne grupper) ( ) Referansegruppe-/personer (f.eks. interne og eksterne brukere, faglige ressurspersoner) Involvering av tillitsvalgte og verneombud Økonomi Hva er prosjektets budsjett (unntatt lønnsutgifter) Forventet tidsbruk for prosjektleder og gruppemedlemmer Bør være representert i prosjektstyre kroner Driftsutgifter etter prosjektets avslutning Usikkerhet Hva kan gå galt Fremdrift Mål Hva kan vi gjøre for å forhindre dette Er det noe som kan gå bedre enn forventet. Hvordan Kommunikasjon Behov for informasjon utover rapport til prosjektstyret/styringsgruppe Rapportering Til styringsgruppe Til prosjektstyre 5