PROSJEKTARBEID. Nasjonal kongress Landsgruppen for helsesøstre Tromsø Onsdag

Transkript

1 PROSJEKTARBEID Nasjonal kongress Landsgruppen for helsesøstre Tromsø Onsdag May Aasebø Hauken Sykepleier, cand polit, PHD stipendiat, prosjektnerd Hemil, UIB/Røde Kors Haugland Rehabiliteringssenter DISPOSISJON: Hva er et prosjekt? Prosjektbeskrivelsen: Bakgrunn Hva handler prosjektet om? Mål Prosjektorganisering Framdriftsplan Økonomi Evaluering Kritiske suksessfaktorer 1

2 RÅD 1: Ikke start med et prosjekt før du vet hva prosjektarbeid dreier seg om PROSJEKT ER OPPGAVER MED: 1. Klar behovs- eller problemorientering 2. En spesifikk hensikt og klar målsetting 3. En engangsoppgave 4. Egen, midlertidig prosjektorganisasjon 5. Gitte tids og ressursramme 6. Del av en innovasjonsprosess 2

3 DEFINISJON: En av mange: Et prosjekt er en spesiell, målrettet og avgrenset oppgave som krever en samordnet, menneskelig innsats. (Jessen 2005, s 18). RÅD 2: Bruk god tid på planlegging 3

4 PROSJEKT STADIER: Planlegging Gjennomføring Evaluering Rapportering PLANLEGGINGSFAKTORER: Metode Målsetting Prosjektorganisasjon Fremdriftsplan Økonomi/budsjett Evaluering og rapportering 4

5 RÅD 3: Lag en detaljert og god prosjektbeskrivelse PROSJEKTBESKRIVELSE: Viktigste dokumentet i prosjektet = Den sammenfattende, skriftlige presentasjonen av prosjektet Inneholder ofte de samme momentene som planleggingsfaktorene Kortversjon langversjon 5

6 PROSJEKTBESKRIVELSE INNHOLD: 1. Bakgrunn 2. Metode 3. Mål 4. Prosjektorganisering 5. Framdriftsplan 6. Budsjett 7. Evaluering/Rapportering 8. (Kritiske suksessfaktorer) RÅD 4: Du må VITE hvorfor prosjektet ditt er viktig og kunne ARGUMENTERE for dette 6

7 1. BAKGRUNN: Problemområde spesifiseres: Begrunn hvorfor dette bør fokuseres på Målgruppe, hensikt (visjon) og viktighet Argumenter for dagens situasjon Teori/forskning Forankring i strategi/lovverk Egne erfaringer? Mandat? RÅD 5: Vær tydelig på hva prosjektet handler om 7

8 2. METODE: = Praktisk gjennomføring Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Hvordan skal det gjennomføres? Hvor skal det gjøres? EKSEMPEL METODE: Kreftomsorg i primærhelsetjenesten: 3-årig prosjekt Hensikt: Utprøve en modell der to av kommunens kreftsykepleiere arbeider på tvers av seksjonene i åpen omsorg 3 delt fokus: 1. Direkte pasientkontakt 2. Samhandling/systemarbeid 3. Kompetanseheving og veiledning 8

9 RÅD 6: Lag SMARTE mål 3. MÅL: = Ønskede resultater ved oppnådd handling Målene skal: Klargjøre resultatet Skape felles forståelse & motivasjon Nødvendig for å planlegge og følge opp = styringsredskaper Skape motivasjon Informasjon til omgivelsene 9

10 MÅLFORMULERING: Formuleres i presens Hovedmål: Effektmål Skal vise målområder og hva som ønskes oppnådd Delmål: Resultatmål: defineres ut fra hovedmål Må kunne følges opp: kvantifiserbart, tidfestet eller måleindikatorer EKSEMPEL MÅL: Hovedmål 1: At det er etablert et tverrfaglig og tverretatlig samarbeid rundt kreftomsorg i Askøy kommune. Delmål 1a: Delmål 1b: Delmål 1c: Delmål 1d: Delmål 1e: Delmål 1f: ++++ At Askøy kommune er blitt delt i geografiske soner mellom to kreftsykepleiere i åpen omsorg At det er utarbeidet en informasjonsbrosjyre om prosjektet At det er informert om prosjektet til aktuelle samarbeidspartnere At det er etablert et tverrfaglig ressursteam for kreftomsorg og gjennomført jevnlige møter i teamet At det er etablert samarbeid med fastlegene i kommunen At det er etablert et godt samarbeid med spesialisthelsetjenesten vedrørende kreftpasienter 10

11 SMARTE MÅL: S = Spesifikke M = Målbare A = Aksepterte R = Realistiske T = Tids og kostnadsbaserte E = Enkle RÅD 7: Lag en reell prosjektorganisasjon 11

12 4. PROSJEKTORGANISASJON: Du kan ikke gjøre alt alene Handler om: ledelse, forankring, sikkerhet og seriøsitet Tydeliggjøring av fordeling av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver Rolleavklarende PROSJEKTORGANISASJON MATRISE: Styringsgruppe Prosjektleder Referansegruppe Prosjektgruppe 12

13 STYRINGSGRUPPE: Hovedansvarlig for prosjektet Ansvarlig for å levere i henhold til: Mål Framdriftsplan Økonomisk ramme Ledelsesforankret Være strategisk Møtehyppighet? PROSJEKTLEDER: Leder av prosjektet Hovedansvarlig for daglig drift Leder prosjektgruppe Sekretær i styringsgruppe Kompetanse? Frikjøp 13

14 PROSJEKTGRUPPE: Delta i den daglige gjennomføring av prosjektet Drift Størrelse? Hyppighet? Sammensetning? REFERANSEGRUPPE: Ressurspersoner innen sitt felt Ekspertpanel Tenk eksperter vidt kan være lurt å ha eksperter på ulike hold Faste samlinger ad hoc? 14

15 RÅD 8 Lag en detaljert og realistisk framdriftsplan 5. FRAMDRIFTSPLAN: Framdriftsplanen =: oppskriften du skal følge rekkefølge av tiltak i et tidsperspektiv Viktig i ressursplanlegging + styringsredskap Viser hvordan du når målsettingene Lurt å sette hvem som er ansvarlig 15

16 ULIKE TYPER: Måned for måned Ut fra aktiviteter Gnatt - diagram Milepæler = slutten på en fase el tilstand ofte delmål EKSEMPEL: Tiltak Tid Mål Hovedansvar Gjennomføre møter i: prosjektgruppe styringsgruppe referansegruppe x1 pr. mnd aug, des aug Delmål 1a oppfylt Delmål 1b Prosjektleder Informere om prosjektet i kommunene Aug, sep Hovedmål 1 Prosjektleder Prosjektmed. Planlegge, gjennomføre og evaluere 2 temadager: Direkte pasientkontakt innføring av ESAS symptomregistreringsskjema Møte med de ulike avdelingene/sonene x1 pr. mnd. sept, nov Delmål 4a Prosjektleder, Prosjektmed. Aug -> Delmål 2a og b Prosjektleder. Sept des Delmål 3d Prosjektleder Planlegge og starte opp pårørende gruppe Okt Delmål 2d Prosjektleder Prosjektmed. 16

17 RÅD 9: Lag et detaljert og realistisk budsjett 6. BUDSJETT = Pengeplan Synliggjøre hva prosjektet koster Viktig styringsredskap Henger nøye sammen med fremdriftsplan Hvordan skal prosjektet finansieres? Hva skal du selv bidra med? Synliggjøre egne utgifter: eks kontor, pc, porto, reise med mer Sjelden full finansiering,

18 HVOR MYE KOSTER PROSJEKTET? Utgifter knyttet til: Lønnsutgifter Driftsutgifter Periodisering: Måned, halvår, år avhengig av prosjektets størrelse EKSEMPEL BUDSJETT: Egen organisasjon dekker: Deler av stilling Kontor og pc Utstyr Samarbeidsorganisasjon dekker: Frikjøp ift styringsgruppe Frikjøp prosjektgruppe Søker om Deler av stilling Evaluering 18

19 HVOR SØKE PENGER? Ulike muligheter: Egen arbeidsplass Helsedirektoratet Fylkeslegen Helse - og rehabilitering Fagorganisasjoner, Virke, KS Ulike fond/legater Frivillige organisasjoner VANLIG FOR SØKNAD AV PENGER: Faste søknadsfrister Egne søknadsskjema med prosjektbeskrivelse Begrenset antall ord Framdriftsplan Økonomi Samarbeid Forankret i ledelsen Rapportering 19

20 RÅD 10: Synliggjør hvordan prosjektet skal evalueres og rapporteres 7. EVALUERING Evalueringen skal: Synliggjøre & dokumentere resultat Måloppnåelse Fremdrift Økonomi Hvordan skal prosjektet evalueres? Tell det som telles kan; eks enkle registreringsskjema Få fram erfaringer Skriv logg underveis Start samling av evalueringsdata ved prosjektstart Kompetanse/veiledning 20

21 EVALUERING EKSEMPEL 1. Direktepasientkontakt: Registrering av antall pasienter, diagnose, alder, kjønn, problemstilling og oppfølging Registrering av bruk av ESAS og Individuell plan 2. Systemarbeid/samarbeid: Registrering av hvor henvendelser angående kreftpasienter kommer fra Registrering av antall møter hos fastlegene Registrering av antall møter i ressursteamet, antall og tema for henvendelser 3. Kompetanseheving: Gjennomføring av 2 temadager pr semester Deltagerne fyller ut evalueringsskjema for hver gang: læringsutbytte og innhold Registrering av antall og tema for veiledning av helsepersonell, og at det er evaluert. 4. Fokusgruppeintervju av: Ressursgruppe for kreftomsorg Pårørende Ledere av hjemmetjenesten Prosjektgruppe 8. RAPPORTERING: Hvordan skal prosjektet rapporteres? Rapport ift pengebruk Rapport ift måloppnåelse Etter mal fra prosjektbeskrivelse Spredning av resultat? Veien videre? 21

22 9. KRITISKE SUKESSFAKTORER: Hva borger for suksess og hva borger for fiasko? Planlegging Personell Kompetanse Ressurser: Tid /økonomi Utstyr Samarbeid Forankring GODE RÅD 1. Ikke start med et prosjekt før du vet hva prosjektarbeid dreier seg om 2. Bruk god tid på planlegging 3. Lag en detaljert og god prosjektbeskrivelse 4. Du må VITE hvorfor prosjektet ditt er viktig og kunne ARGUMENTERE for dette 5. Vær tydelig på hva prosjektet handler om 6. Lag SMARTE mål 7. Lag en reell prosjektorganisasjon 8. Lag en detaljert og realistisk framdriftsplan 9. Lag et detaljert og realistisk budsjett 10. Synliggjør hvordan prosjektet skal evalueres og rapporteres 22

23 LYKKE TIL!! Eksempel prosjektbeskrivelse & rapport: Kreftomsorg i primærhelsetjenesten: 23