Prosjektgruppa. Organisasjonsutvikling på USIT Prosjektet USIT 2.0 er i gang! Allmøte 17. mars Hallgerd Benan, prosjektleder

Transkript

1 Organisasjonsutvikling på USIT Prosjektet USIT 2.0 er i gang! Allmøte 17. mars 2011 Hallgerd Benan Prosjektgruppa Hallgerd Benan, prosjektleder Christine F. Solbakken Gunnar S. Mikkelsen Jan Thorsen Royne S. Kreutz Konsulenter fra Agenda Kaupang: Ragnar Kleiven Anne May Risung 1

2 Prosjektgruppas rolle og ansvar Bringe prosjektet framover mot leveranse Intervjue, kjøre workshops, dokumentere, analysere, skrive skrive Involvere og informere Fange opp synspunkter, forventninger og erfaringer fra dere underveis i prosjektet Hva skal prosjektet levere? 1. Prosjektplan, milepælsplan og aktiviteter 2. Utarbeide forslag til målbilde ut fra tidligere rapporter og intervjuer 3. Utarbeide og prioritere kriterier som skal ligge til grunn 4. Utforme og analysere alternative modell(er) 5. Detaljert beskrive valgt modell 6. Lage forslag til endelig løsning og implementeringsplan 2

3 Hvordan skal vi få det til? Intervjuer med ledere Fokusgruppemøter med ansatte fra alle gruppene Workshops Forum 2.0 som drøfter grundig veivalg i prosjektet Skrive ut forslag på bakgrunn av dette IT-direktøren er prosjekteier og tar siste beslutning for hvert steg Eksempel fra fase 2 i prosjektplanen a. Intervju med ledere på USIT. Avklare de viktigste utfordringer USIT står overfor. b. Fokusgruppemøter med ansatterepresentanter i seksjonene for å analysere de sterke og svake sider ved organisasjonen, og identifisere de viktigste faktorene som skal kjennetegne ny modell. c. Workshop 1 i Forum 2.0. Workshopen tar utgangspunkt i en oppsummering av den forutgående analysen (jf. punkt a-b) og har som mål å drøfte målene for den nye organisasjonen. Dette gir føringer for utvikling videre. d. Prosjektgruppa sammenstiller innspillene i et kortfattet notat, som legges fram for direktøren og ledergruppa. e. Informasjon til alle ansatte via faste kanaler. 3

4 Usit 2.0 skal kjennetegnes av Klare mål Det skal ikke være tvil om hva og hvorfor Åpenhet Det foreligger ingen skjult agenda Involvering Alle skal få sagt sitt, og bli hørt Åpen dør! Til prosjektet, linjeledere og tillitsvalgte En klar fremdriftsplan Alle skal vite hva og når ting skjer Kjennetegnes av medbestemmelse som følger statens regler - Faste og hyppige møter med tillitsvalgte fordi medbestemmelsesretten best utøves gjennom organisasjonens tillitsvalgte, og at den nyttes på en slik måte at arbeidstakerne blir trukket inn i utrednings- og beslutningsprosessen så tidlig som mulig Statens personalhåndbok om medbestemmelse 4

5 Hvordan gir vi informasjon underveis? Faste nyhetsbrev til Etter hvert en FAQ for samling av spørsmål Alle allmøter framover Seksjonssamlinger - seksjonslederes ansvar Gruppemøter gruppelederes ansvar Snakk med prosjektgruppa Forventninger til dere Vær aktiv, les informasjon, bidra med synspunkter! Bruk også gruppe- og seksjonsmøter til diskusjoner Bruk to-null-innspill@usit.uio.no (går til prosjektdeltakerne internt på USIT) Spør i stedet for å anta Gi oss positive tilbakemeldinger på hva prosjektet gjør bra, og fortell hva som mangler 5

6 Utfordringer og muligheter Får jeg ny sjef eller nye medarbeidere? Kan jeg få nye kolleger? Hvor skal jeg sitte? Nye arbeidsprosesser? Endrede oppgaver? Ny gruppestruktur? Ny ledelsesstruktur? Forsvinner seksjonene? Faser i prosjektet Strategiske føringer Strategi UiO Strategi for IT-virksomheten ved UiO Lokal/sentral og Internt handlingsrom Prosjektoppstart og planlegging Strategisk grunnlag og målbilde Kriterier for ny organisasjon Vurdere alternative modeller Valg av modell, detaljering og implementeringsplan Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Prosjektgruppen etableres Etablere mandat, prosjektplan og fremdriftsplan Booke møter og informere involverte parter Kommunikasjonsplan og risikomatrise Intervju med sentrale ledere Fokusintervjuer i seksjonene Workshop 1 Notat sammenfattes - strategiske føringer Workshop 2 Prioritering av kriterier Samlet forslag til kriterier som grunnlag for valg av modell Direktøren beslutter kriterier Workshop 3 forum2.0 Anbefaling av valg av modell(er) Workshop 4 Direktøren beslutter modell(er) for utredning Detaljert beskrivelse av modellvalg Workshop 5 Forslag til endelig løsning, implementeringsplan Workshop 6 Ultimo mars Ultimo mai Ultimo oktober Ultimo desember Medbestemmelse dialog med tillitsvalgte Kommunikasjon, informasjon og involvering Personalmessige forhold rettigheter 6

7 Faste møter med tillitsvalgte Arbeidsgruppa for UiO-IT Assisterende universitetsdir Prosjekteier IT-direktøren Prosjektleder Hallgerd Benan Christine Solbakken, Royne S. Kreutz, Jan Thorsen, Gunnar Mikkelsen, Agenda Kaupang Møter i Gruppene Seksjonen Ledelsen Forum 2.0 Fokusintervjuer Milep Milep Milep Tillitsvalgte Medbestemmelse Styring Involvering 7