Prosjektplan (Pol) P2 Identitet, symboler og felles kultur

Transkript

1 Prosjektplan (Pol) P2 Identitet, symboler og felles kultur Prosjekteier: Fellesnemnda Prosjektleder: Tor Tveter Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 1

2 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjekt P 2: Identitet, symboler og felles kultur er forankret i Politisk plattform for ny kommune, del C, punkt 9b Mandat for fellesnemnda: Fellesnemnda skal: Fastsette symboler for den nye kommunen etter en prosess med innbyggermedvirkning. Fellesnemnda vedtok framdriftsplan, organisering og mandat for arbeidsgruppe P 2, og valg av medlemmer til arbeidsgruppe P2, i sitt møte Denne prosjektplanen beskriver en overordnet plan for prosjektets mandat, involvering/medvirkning i gjennomføring, organisering og framdrift. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er beskrevet i den politiske plattformen og det overordnede styringsdokumentet Mandat Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. 1. Prosjektgruppa skal utarbeide forslag til: Prinsipper for symboler og grafisk profil Nytt kommunevåpen Nytt ordførerkjede og andre symboler Grafisk profil for den nye kommunen Arbeidet skal involvere og engasjere innbyggere, og gjennomføres i samråd med profesjonelle. Før arbeidet starter opp skal prosjektgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. Prinsipper for symboler og grafisk profil skal fremmes for behandling i fellesnemnda, og vil danne grunnlaget for det videre arbeidet. 2. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen Status per : Plan for involvering og prinsipper for grafisk profil vedtatt av fellesnemnda 8. mars Involveringsaktiviteter nytt kommunevåpen startet 3. april Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda 2.2 Klargjøring/forståelse av mandatet Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 2

3 Arbeidsgruppa legger til grunn følgende forståelse og prioritering av mandatet: Arbeidsgruppa starter arbeidet med mandatets punkt 1 først, fordi framdriftsplanen tilsier at dette prioriteres våren og høsten 2018, med vedtak innen utgangen av Arbeidsgruppa starter opp arbeidet med mandatets punkt 2 i løpet av 2. kvartal Arbeidsgruppas klargjøring/forståelse av mandatet blir lagt fram for fellesnemnda samtidig som plan for involvering legges fram. 3. INVOLVERING/MEDVIRKNING I GJENNOMFØRING 3.1. Hvem skal delta, og hvorfor Denne oversikten er utgangspunkt for prosess i arbeidsgruppa Hvem Fellesnemnda Arbeidsgruppa Hvorfor Fellesnemnda har vedtatt mandat og delegert ansvar for prosessen til arbeidsgruppa. Fellesnemnda skal vedta innstilling på forslag til nytt kommunevåpen, andre symboler og grafisk profil, og sende dette til kommunestyrene til endelig vedtak. Politisk ledet arbeidsgruppe som har fått delegert ansvar for å gjennomføre prosessene med nytt kommunevåpen, andre symboler og felles kultur. Representanter for kulturetatene i de 3 kommunene Historielag og andre lokalhistoriske miljøer og organisasjoner, andre organisasjoner Barn og unge, skoler i de 3 kommunene Har faglig lokalkunnskap, nettverk og kompetanse på området identitet, symboler og kultur. Har lokalhistorisk erfaring, kompetanse og ferdigheter, som er grunnleggende nødvendighet for en god prosess. Barn og unge skal påvirke framtidas nye Drammen kommune, både mht identitet, symboler og felles kultur Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 3

4 Hvem Profesjonelle aktører, anbudskonkurranse Jury som skal bedømme innkomne anbud om utforming, og gi arbeidsgruppa råd om innstilling til endelige utkast Andre aktører som skal inviteres til å arbeide med mandatets del 2. Hvorfor Profesjonelle aktører utfører, basert på resultatene av medvirkningsprosessen. Og et konkurransegrunnlag Innstilling til endelig valg av kommunevåpen, symboler og grafisk profil gjøres av arbeidsgruppa etter råd fra faglig sammensatt jury. Plan for involvering i mandatets del 2 blir lagt fram for fellesnemnda før sommeren Hvordan involvere Det legges opp til en gjennomgang av involvering og medvirkning i arbeidsgruppa, slik at alle medlemmene bidrar med forslag og ideer. Hvem Fellesnemnda Arbeidsgruppa Representanter for kulturetatene i de 3 kommunene Barn og unge, skoler i de 3 kommunene Hvordan Godkjenner plan for medvirkning, og prinsipper for symboler og grafisk profil, før arbeidet starter opp. Mottar rapporter fra arbeidsgruppa underveis Behandler prinsippavklaringer og gjør beslutninger Innstiller til vedtak om kommunevåpen, symboler og grafisk profil, før endelig beslutning i de 3 kommunestyrene. Politisk ledet arbeidsgruppe, som: -gjennomfører arbeidsmøter -gjennomfører involvering og medvirkning. -rapporterer til Fellesnemnda, -fremmer innstilling til prinsippavklaringer og beslutninger i Fellesnemnda Konsulteres i forkant av medvirkningsprosess, stiller lokaler til rådighet for utstillinger. Inviteres til å sende inn ideer til nytt kommunevåpen. Inviteres til å stemme fram «Folkets favoritt». Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 4

5 Hvem Innbyggere i de tre kommunene Hvordan Inviteres til å sende inn ideer til nytt kommunevåpen. Inviteres til å stemme fram «Folkets favoritt» Hvordan kommunisere Hvem Mål Form Når / milepæl Ansvarlig Arbeidsgruppa Se spesifikk kommunikasjonsplan utarbeidet for hele prosessen fram til vedtatt nytt kommunevåpen. For øvrige deler av mandatet vil det bli utarbeidet spesifikke kommunikasjonsplaner. 4. ORGANISERING Prosjekteier er Fellesnemnda. Sekretariat er prosjektrådmannens stab. Den politiske arbeidsgruppens sammensetning: Rolle Prosjekteier Prosjektleder, fra fellesnemnda, Nedre Eiker Fra fellesnemnda, Drammen Fra fellesnemnda, Svelvik Bystyret Drammen Bystyret Drammen Bystyret Drammen Kommunestyret Nedre Eiker Kommunestyret Nedre Eiker Kommunestyret Nedre Eiker Kommunestyret Svelvik Navn Fellesnemnda Tor Tveter (H) Lavrans Kierulf (FRP) Jonn Gunnar Lislelid (DU) Ståle Sørensen (MDG) Victoria Øverland (AP) Odd Gusrud (KRF) Lena Albrigtsen (FRP) Gard Hofsvang (A) Eili Bakketun (H) Jostein Birkeland (DU) Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 5

6 Rolle Kommunestyret Svelvik Kommunestyret Svelvik Representant for prosjektrådmannen Representant for prosjektrådmannen Navn Runar Martin Dammen (A) Inge Hovland, (H) Tor Kristian Eriksen - rådgiver Kjell Ove Johansen - rådgiver 5. FRAMDRIFTSPLAN Symboler: - Politisk vedtak - Politisk prinsippavklaring P 2 IDENTITET, SYMBOLER OG FELLES KULTUR P 2.1 Utarbeide forslag til nytt kommunevåpen (PP) P 2.2 Utarbeide forslag til nytt ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen (PP) P 2.3 Utarbeide grafisk profil for den nye kommunen P 2.4 Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen (PP) Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Detaljert fremdriftsplan utarbeides i separat mal og oppdateres fortløpende. 6. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. 7. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til: Fellesnemnda - ved behov for prinsippavklaringer og for politiske vedtak. Se overordnet framdriftsplan i punkt 5. Nye Drammen kommune- Styringsdokument basert på Difis mal 6