Prosjektplan A2 Eiendom

Transkript

1 Prosjektplan A2 Eiendom Programleder: Elisabeth Enger Prosjektleder: Ulla Nordgarden Godkjent dato: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 1 DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn 1 06/03/18 Elisabeth E Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 2

3 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Prosjektets mål og mandat Mandat Interessenter... Feil! Bokmerke er ikke definert Interessentoversikt... Feil! Bokmerke er ikke definert Kommunikasjonsstrategi... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4. Rammebetingelser Føringer og prinsipielle spørsmål Prosjektets avgrensninger... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5. Strategi for gjennomføring Prosjektets leveranser Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Organisering Fremdriftsplan ROS - analyse Rapportering... 7 Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 3

4 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Drammen kommune har et kommunalt foretak som forvalter eiendomsmassen som brukes til formålsbygg. Kommune har en tydelig bestiller-utfører modell. De kommersielle eiendommene er skilt ut i aksjeselskap. Drammen kommunale pensjonskasse eier rådhuset. Svelvik har etatsforvaltning av formålsbygg. KLP eier rådhuset. Nedre Eiker har etatsforvaltning av formålsbygg, i tillegg en boligstiftelse. De kommersielle eiendommene er utskilt i aksjeselskap. Bakgrunnen for prosjektet er at Nye Drammen skal organisere sine eiendommer brukt til kommunal virksomhet, på en enhetlig måte. Dette er ikke situasjonen i dagens tre kommuner. 2. PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT Prosjektets mål er en strategi for enhetlig forvaltning av eiendom brukt til kommunal virksomhet Mandat Delprosjektet har følgende mandat: Kartlegge omfanget av eiendom brukt til kommunal virksomhet i de tre kommunen. Kartleggingen skal inkludere hva som er eid og leid av kommunene, kontrakter, vedlikeholdsbehov, størrelse, bruksområde og geografisk plassering. Kartlegge forvaltningsorganisering av eiendom i Svelvik, Nedre Eiker og Drammen og analysere tilfredshet hos brukere, folkevalgte og ansatte Kartlegge kompetanse i forvaltningsmiljøene Legge fram forslag til framtidig organisering av eiendom brukt til kommunal virksomhet, som sak til fellesnemnda 3. KOMMUNIKASJON MED BERØRTE AKTØRER [Beskriv kort hvem som blir berørt, mål med kommunikasjon mot interessenten, det mest sentrale budskapet, egnet kommunikasjonsform, viktige milepæler for kommunikasjon og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket.] Berørte aktører Folkevalgte Tillitsvalgte Ansatte Mål med kommunikasjonen Sikre forankring om beslutninger Sikre tillit til beslutningene og medvirkning Sikre informasjon og redusere usikkerhet Budskap Mål om effektiv styring og høy kvalitet i forvaltningen Lov- og avtaleverk skal følges ved omorganisering Ansatte skal ivaretas og høres ved omorganisering Kommunikasjo nsform Politiske saker Når? / Ved milepæl? August 18 Ansvarlig Elisabeth Drøftingsmøter Mai 18 Ulla/Elisabeth Informasjonsmøter Mai-juni 18 Ulla/Elisabeth/ nærmeste leder Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 4

5 4. RAMMEBETINGELSER Føringer og prinsipielle spørsmål, avgrensninger eller lignende Eksempelvis lovpålagte føringer AML / HTA / HA politisk bestemte budsjetter; geografiske avgrensninger Følge lover og regler ved omorganisering av ansatte 5. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING [Valg av strategier for gjennomføring/prosjekttilnærming vil avhenge av hva som er formålet med prosjektet. Dette vil nødvendigvis måtte bli ulikt avhengig av hva som er prosjektets produkt, eksempelvis gjøre en utredning, gjennomføre et forprosjekt, anskaffe en løsning, skrive en analyserapport med videre. Utredning av dagens organisering Drøfting med tillitsvalgte Sak til fellesnemnda Forankring i kommunestyrene 5.1. Prosjektets leveranser Sak til fellesnemnda som foreslår ny organisering av eiendom brukt til kommunal virksomhet 6. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER [Oppsummer kort prosjektets viktigste interne og eksterne avhengigheter (for eksempel til andre IT-systemer, prosesser, prosjekter, strategier, felleskomponenter etc). Hvis prosjektet for eksempel er en del av et program er dette en avhengighet. Sett inn eventuell figur eller tegning som viser avhengighetene. Angi også viktige forutsetninger som er lagt til grunn for prosjektets planlegging. Dette kan være spesielle forhold eller veivalg som prosjektet oppfatter som en del av sine eksisterende omgivelser som prosjektet må forholde seg til.] Kort beskrivelse av avhengighet Påvirker A1 Organsering Påvirker AP5 IKS og eierskap Håndtering av avhengighet Sikre at prosessene kommer i riktig rekkefølge. Forslag til organisering av kommunen må komme før politisk sak om organisering av eiendom. Kommunal eiendom er en del av eieskapet. Prosjektene overlapper. Samme prosjektleder sikrer at dobeltarbeid ikke skjer. Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 5

6 7. ORGANISERING [Beskriv hvordan prosjektet er organisert og hvilke roller som må etableres for å sikre hensiktsmessig styring og rolle- og ansvarsfordeling i prosjektet. Om ønskelig kan det settes inn et organisasjonskart] Rolle Programleder Prosjektleder Politiker representant Navn Elisabeth Enger Ulla Nordgarden Fellesnemnda Politiker representant Medarbeiderrepresentant Medarbeiderrepresentant Representant fra prosjektrådmannen Xxx Xxx 8. FREMDRIFTSPLAN Overordnet framdriftsplan (utsatt politisk behandling i fellesnemnda, sammenlignet med styringsdokument) A 2 EIENDOM Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 2.1 Utarbeide forslag til strategi for eierskapsmodell av kommunale eiendommer Detaljert fremdriftsplan: Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 6

7 9. ROS - ANALYSE Prosjektet utarbeider en ROS-analyse som oppdateres fortløpende. Det er utarbeidet en separat mal som skal benyttes. 10. RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til en av følgende: Prosjektorganisasjonen (månedlig på felles rapporteringsmal) Fellesnemnda (etter nærmere avtale) Nye Drammen kommune- Prosjektplan basert på Difis mal 7