Å bygge en ny kommune. v/ rådmannen Lars Bjerke

Transkript

1 1. Å bygge en ny kommune v/ rådmannen Lars Bjerke

2 Asker Røyken Hurum Nye Asker innbyggere hytter km strandlinje: - Asker 59 km - Røyken 30 km - Hurum 63 km

3 Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 6 mrd. i budsjett, ansatte, 58 selskaper/-interkommunale samarbeid, 106 ikt systemer, 300 innkjøpsavtaler, ulik økonomi og Tjenestetilbud, ulike gebyrer/avgifter, ulike lønn, arbeidsvilkår, pensjonsordninger og vi skal sammen sørge for gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav fra

4 Politisk ledelse som viser vei

5 Nemda og fusjonsprosessen Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

6 Likeverd, gjensidighet og respekt for hverandres ståsted Størrelse, jevnbyrdige og partnerskap Organisasjonskulturer Tillit mellom sentrale interessenter og ledere

7 Samspill politikk adm.

8 PSU og medbestemmelse

9 Tillitsvalgte og verneombud Viktig: Godt samarbeid! Formalisering, ryddighet, forutsigbarhet og klare prosedyrer på alt som vedrører medarbeidere Legge forholdene til rette med ressurser og kompetanse Informasjon, drøfting, forhandling (omstillingsdokument) Omstillingsutvalg Rettskrav vurdering (særlig ledere) Organisering av kommunal tjenester Rekruttering/innplassering av ledere / medarbeidere

10 Energi

11 Forankring og eierskap

12 Endringsledelse

13 2. Vertskommuneavtale

14 Verskommuneavtale En vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (Fellesnemnd) etter kommuneloven 28-1 c. Formålet med vertskommunesamarbeidet er å skape en formell Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging ramme for Fellesnemnda, som skal samordne forberedende fase i sammenslåingsprosessen gjennom 3 likeverdige kommuner i en interimsperiode. Ambisiøs og tydelig ledelse Nemnda kan behandle alle saker, også av prinsipiell karakter, som gjelder forberedelse til en eventuell Nytenkning, kommunesammenslåing raushet mellom de tre kommunene. Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Nemnda skal være et konsensusorgan som forsøker å oppnå enighet i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Nemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til fellesnemnd kan opprettes etter Integrasjonsstrategi- inndelingslova 2 6, eller porteføljestyring: til nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendige å ta stilling til, avgjøres med alminnelig flertall, etter forutgående Organisering høring i hver av kommunene. Analysedel Plandel Nemnda skal holde kommunestyrene i de tre kommunene løpende orientert om sitt Implementeringsdel arbeid. Nemnda har ikke fullmakt til å treffe vedtak som gjelder driften i de tre kommunene. Nemnda har likevel et spesielt ansvar for å vurdere saker som kan ha økonomiske eller «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» arealpolitiske konsekvenser for den sammenslåtte kommunen. Hva må være på plass, hva kan vente?

15 Vertskommuneavtale I saker der kompetansen til å treffe vedtak utelukkende ligger til kommunestyret selv, kan Nemnda Viktig med avgi god innstilling politisk som og deretter administrativ behandles ledelse parallelt og tidlig i de planlegging tre kommunene, slik at de tre gjennom kommunestyrene 3 likeverdige kan treffe kommuner likelydende vedtak i saken. Dette gjelder blant annet - reglement Ambisiøs for godtgjøring, og tydelig jf. ledelse kommuneloven 42 - fastsettelse Nytenkning, av budsjett, raushet jf. kommuneloven 45 nr. 2 - ansettelse Bred av involvering, rådmann for åpen den tilnærming sammenslåtte kommunen, jf. kommuneloven 22 nr. 2 - valg av revisor for den sammenslåtte kommunen, jf. kommuneloven 78 nr. 2 Benytte det beste fra hver kommune Nemnda Integrasjonsstrategi- kan eventuelt vente porteføljestyring: med å treffe vedtak til det er oppnevnt fellesnemnd etter inndelingslova, med de fullmakter fellesnemnda har etter loven. Organisering Analysedel Rådmennene i de tre kommunene kan hver for seg eller i fellesskap fremme saker for Nemnda. Plandel Det samme kan nemndas medlemmer. Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?

16 3. Styringsdokumentet

17 Viktige suksess faktorer Dette er et politisk prosjekt å bygge nye asker kommune Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Begynn planleggingen med det samme 2020 er ikke lenge til Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Ta hensyn Bred til kompleksiteten involvering, i omstillingsprosessen åpen tilnærming fra starten av Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Lev opp til prinsippet om likeverdighet, raushet, og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt i alle faser av prosessen Organisering Analysedel Plandel Sikre god og samtidig informasjon til ledere, Implementeringsdel medarbeidere, innbyggere og næringsliv «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Lytt til erfaringene fra andre kommuner Hva må være på plass, hva kan vente?

18 Styringsdokument for Nye Asker kommune Asker, Hurum og Røyken har utarbeidet et overordnet styringsdokument for arbeidet med å bygge en ny kommune. Inneholder tre hovedelementer: Prosjektplan (mandater, mål, beskrivelse av hoved/delprosjekter, fremdrift/faser, milepæler/ beslutningspunkter og avhengigheter mm) Prosjektorganisering (politisk/administrativ) Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sammenslåingsprosessen Styringsdokumentet er utarbeidet i et samarbeid mellom prosjektgruppen (en representant fra hver av de tre kommunene) og ekstern leverandør (Deloitte og Telemarksforsking) Det er også utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi Forankret i Intensjonsavtalen, vedtatt av Fellesnemnda desember 2016 og behandlet i felles PSU.

19 Hvor er vi nå? Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

20 Faseinndeling Fase 1: Planlegging Fram til kongelig resolusjon høsten 2017 Fase 2: Gjennomføring del 1 Fra kongelig resolusjon til sommeren 2018 Fase 3: Gjennomføring del 2 Produksjons- og leveransefase for programmet, sommeren 2018 sommeren 2019 Fase 4: Avslutning Overgangen fra tre kommuner til en høsten

21 Viktige milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ansette rådmann for nye Asker M1 Utrede og vedta politisk struktur for nye Asker M2 Utrede og vedta administrativ struktur for nye Asker M3 Ansette toppledergruppe nye Asker M4 Etablere programorganisasjon M5 Detaljplanlegging i det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M6 Gjennomføring av det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M7 Siste forberedelser til sammenslåing M8

22 Alt skjer ikke samtidig gradvis tilpasning Hurum Røyken Asker Interim/ Ny kommune Planlegge Utrede Gjennomføre Realiser e

23

24 1

25 2

26 3 Organisering administrative delprosjekt Fellesnemnda Delprosjektene rapporterer til programleder, og må koordinere sin aktivitet med Programledelse de øvrige aktivitetene i programmet Programkoordinering A1 Sektor og temaplaner A2 Organisering og tjenesteutvikling A3 Kommunikasjon A4 Digitalisering A5 Styring, økonomi, anskaffelser A6 Eiendom Arbeidsgrupper

27 4. Prosjektmodellen DIFI - prosjektveiviser

28 En titt på Asker 2020 > Avhengigheter og usikkerhet for den strategiske porteføljen > Det handler om Gantt-kart, milepæler, Beslutningspunkter, matriser mm

29 Programorganisering

30 Program 13 hovedprosjekter

31 Porteføljestyring

32 Prosjektene

33 Prosjektmandatene Prosjektmandat Prosjektforslag Styringsdokument Avslutningsanbefaling Sluttrapport Visjonsgevinster Strategiske Gevinster Effektmål av resultatmål Gevinstrealiseringsplan Nullpunktsmåling Gevinstmåling Korrigerend e tiltak Gevinstmåling Korrigerend e tiltak Gevinstmåling Avslutte

34 5. Risiko og sårbarhet Medvirkning mange interessenter

35 Mål og suksesskriterier

36 Risiko- og sårbarhetsanalyse DEFINERE OVERORDNET MÅLSETTING Avklare effektmål og resultatmål for sammenslåingsprosessen. 1 DEFINERE SUKSESSKRITERIER Identifisere kritiske suksessfaktorer for å oppnå effekt- og resultatmålene. 2 3 IDENTIFISERE OG ANALYSERE RISIKOER SOM PÅVIRKER SUKSESSKRITERIENE a.) Identifisere hendelser som kan påvirke de kritiske suksessfaktorene og måloppnåelsen. b.) Prioritere de identifiserte risikoene etter sannsynlighet og konsekvens. DEFINERE TILTAK Identifisere tiltak for å redusere risikoene som er vurdert i steg 3. Fokus er på de mest vesentlige risikoene. I hvilken grad tiltak er nødvendig å implementere, avhenger av hvor kritiske de identifiserte risikoene er (sannsynlighet x konsekvens) 4 36

37 Identifiserete forhold som innebærer risiko 1. Uklar ansvarsfordeling innad i prosjektorganisasjonen - grensesnitt mellom delprosjektene 2. Mangel på ressurser til å opprettholde god drift i de tre kommunene i sammenslåingsprosessen 3. Utydelig styring og ledelse i prosjektet 4. Mangel på riktig og tilstrekkelig kompetanse i prosjektet 5. Tap av nøkkelpersonell i perioden fram til Manglende involvering av ansatte 7. Uavklarte roller mellom administrasjon og folkevalgte i prosjektorganiseringen 8. Manglende felles identitet og kultur for nye Asker 9. Misnøye knyttet til harmonisering av vilkår for ansatte og felles pensjonsordning 10. Driftsforstyrrelser knyttet til datasystemer 11. Usikkerheter om fremdriften i prosjektet 12. Press fra media 13. Manglende eller for sene avklaringer når det gjelder interkommunale selskaper (IKS) 14. Uenighet rundt lokalisering av arbeidsplasser 15. Politiske omkamper 16. Forventings gap mellom politikk og administrasjon 17. Manglende oversikt over prosjektets kostnader 18. Klarer ikke etablere "neste praksis" - en praksis som er bedre enn summen av de tre kommunenes eksisterende praksis 19. Motstand mot endring i administrasjonen (mellomledere) 20. Ulike arbeidsmetoder og kultur i de tre kommunene 21. Svak politisk forankring 22. Manglende kapasitet hos leverandører av digitale tjenester 23. Klarer ikke synliggjøre gevinster underveis 24. Lite koordinert planprosess og strategiutvikling i prosjektperioden 25. Fellesnemnda har status som interimnemd fram til kongelig resolusjon. 26. Misnøye i forbindelse med etablering av ny ledergruppe 27. Motstand mot endring blant innbyggerne 28. Uklare forventninger til de tre kommunenes bidrag inn i prosjektet 29. Statisk og lite oppdatert styringsdokument 30. Tap av kommunenes samarbeidspartnere 31. Usikkerhet rundt offentlig oppgavefordeling (fylke/kommune)

38 ROS risikoreduserende tiltak

39 ROS før tiltak

40 ROS etter tiltak

41 Ny matrise: Lett å filtrere på fase og kun se aktuelle ROSelementer for én fase. Lett å se hvordan ROS-bildet blir når tiltak er gjennomført.

42 Iverksetting. Gi energi og retning Fokuser på tiden før og etter 2020 Motiver, ansvarlig gjøre og tren lederne. Involver hele organisasjonen, tidlig og kontinuerlig Overvåk og plei tilstanden i organisasjonen

43 Felles nettside :