Kommunikasjonsstrategi for IKT-prosjektet A4.2

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi for IKT-prosjektet A4.2

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i styringsdokumentet som krever godkjenning fra prosjekteier, skal prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av styringsdokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn /7-18 Prosjektleder for A4.2 IKT- prosjektet Arne Prosjektkoordinator Ulla Nordgarden Kommunikasjonsansvarlig 13/7-18 Prosjektkoordinator Ulla Nordgarden, Odd Myklebust, Lars Arntzen, Nye Drammen 8/8-18 Delprosjektledere D1-D6 og prosjektstab i IKT- prosjektet A4.2

3 Innhold 1 Innledning Mål med kommunikasjonen i IKT-prosjektet A Målgrupper og kommunikasjonsbehov for IKT prosjektet A Kommunikasjonskanaler for IKT prosjektet A Kommunikasjonsutfordringer i IKT-prosjektet A Organisering av kommunikasjonsarbeidet i IKT-prosjektet A Kritiske suksessfaktorer Kommunikasjonsplan... 8

4 1 Innledning En kommunesammenslåing berører innbyggere, ansatte og folkevalgte i 3 kommuner og behovet for kommunikasjon er stort. Den politiske plattformen presiserte at det skulle utarbeides en felles kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen som involverer bredt og involverer mange målgrupper, både interne og eksterne. Med bakgrunn i det har Nye Drammen utarbeidet en kommunikasjonsstrategi som angår selve sammenslåingsprosessen og dannelsen av den nye kommunen. Nye Drammen definerer følgende interne målgrupper i kommunikasjonsstrategien for sammenslåingsprosessen: - Ansatte - Folkevalgte - Tillitsvalgte - Ansatte i selskaper som er eid av en eller flere av kommunene Eksterne målgrupper defineres av Nye Drammen som følgende: - Innbyggere - Brukere/tjenestemottakere - Næringsliv/leverandører - Lag og foreninger - Kommuner og offentlige etater i de tre kommunene som Nye Drammen har relasjoner til - Potensielle ansatte Nye Drammen peker videre i kommunikasjonsstrategien på at kommunikasjon er et gjennomgående virkemiddel i kommunesammenslåingen. På samme måte som den politiske plattformen var preget av åpenhet, respekt, troverdighet, medvirkning og involvering - skal også all kommunikasjon i etableringen av den nye kommunen videreføres i samme samarbeidsånd. På lik linje som andre pågående prosjekter i Nye Drammen, vil IKT prosjektet A4.2 komme til å berøre ansatte og innbyggere i tre kommuner. Behovet for kommunikasjon og dialog er følgelig stort også i dette prosjektet. IKT prosjektet A4.2 vil ha som strategi at det overordnede budskapet, prinsipper og kanaler i kommunikasjonsstrategien til Nye Drammen ivaretas også i IKT prosjektet, men at det må defineres målgrupper for IKT prosjektet spesielt. Samtidig som det også er nødvendig å utarbeide kommunikasjonsplaner for de ulike delprosjektene i A.4.2 prosjektet for å sikre at kommunikasjon med målgrupper er i tråd med kommunikasjonsbehov i IKT prosjektet og i det enkelte delprosjekt. 2 Mål med kommunikasjonen i IKT-prosjektet A4.2 Målet med å arbeide etter en kommunikasjonsstrategi og konkrete kommunikasjonsplaner for delprosjektene er å kunne lykkes med å nå alle målgrupper for prosjektet med enhetlig, hensiktsmessig og kvalifisert informasjon for de ulike målgruppene i IKT prosjektet A.4.2 Det er videre et mål for kommunikasjonsarbeidet at målgruppene kan holde seg informert og vite hvor man kan finne informasjon som de trenger. Behovet for kommunikasjon er stort, og kommunikasjonen skal involvere bredt slik at brukere av systemer, ansatte, ledere, tillitsvalgte og leverandører er kjent med hva som skjer og hvordan

5 sammenslåingsprosessen vil kunne påvirke den enkeltes arbeidssituasjon. Det er derfor et overordnet mål at alle målgrupper skal få informasjon som er kvalifisert og relevant ut i fra behov. Dette oppnås ved åpen og aktiv kommunikasjon underveis i prosjektet, samkjørt informasjon og forståelige budskap i prioriterte og kjente kanaler. 3 Målgrupper og kommunikasjonsbehov for IKT prosjektet A4.2 Som nevnt i innledningen har IKT prosjektet A4.2 definerte målgrupper som er spesielt for dette prosjektet. Interne målgrupper i IKT prosjektet Ansatte Ansatte er en bred og sammensatt målgruppe fordelt på mange virksomheter og i ulike roller. Prosjekteier Prosjektstyre i delprosjekter Leveranseteam (prosjektgrupper) Dagens porteføljestyre Innkjøp Ledere Tillitsvalgte HMS/vernetjenesten Systemeiere Systemansvarlige Virksomhetsledere Ansatte i ulike virksomheter og i 3 kommuner Antatt informasjonsbehov Hvordan blir de kommunale tjenestene påvirket av nye systemer og/eller sammenslåing av systemer? Hvordan blir jobben min påvirket av nye systemer eller sammenslåing av systemer? Vil vi få mange nye systemer å forholde oss til? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmålene jeg har? Hvor finner jeg relevant informasjon for meg og min virksomhet og våre systemer? Vil arbeidsprosesser og rutiner bli påvirket av nye systemer, utfasing av systemer eller sammenslåing av systemer? Vil det bli planlagt opplæring og innføring der det er nye systemer, rutiner og prosesser? Når skal vi arbeide med nye systemer? Vil arbeidet mitt påvirkes? Vil nye systemer eller sammenslåing av systemer og opplæring kreve mye ressurser? Vil det utarbeides nye rutiner ved bruk av nye eller andre systemer? Hvordan sikre ansatte/tillitsvalgtes medbestemmelse? Hvor kan jeg følge prosjektene som har med IKT å gjøre? Eksterne målgrupper Leverandører Hva blir konsekvensen for oss som i dag er leverandører til Drammen/Svelvik/ Nedre Eiker? Vil kontrakter og systemer bli videreført? Hvordan kan vi bli leverandør? Innbyggere og brukere av kommunale Hvordan vil systemer og sammenslåing av tjenester systemer påvirke bruk av kommunale tjenester? *Kommunikasjon og informasjon som berører andre målgrupper og aspekter ved sammenslåingsprosessen og etablering av nye kommune, vil håndteres av Nye Drammen og/eller andre prosjekter.

6 4 Kommunikasjonskanaler for IKT prosjektet A4.2 For å nå målgruppene på en tilfredsstillende måte må det brukes ulike kanaler. I kommunikasjonsstrategien for sammenslåingsprosessen peker Nye Drammen på at menneskers medievaner er i endring. Statistikk fra SSB og TNS Gallup viser at det var en nedgang på 73% fra 2014 til 2015 på antall mennesker som leser en trykt avis viser. Samtidig som 82% hadde brukt en smarttelefon og 93% hadde vært innom internett. En omfattende og langvarig prosess som en kommunesammenslåing tilsier et behov for blant annet aktiv bruk av internett og egen nettside, samt effektiv bruk av sosiale medier. IKT prosjektet A4.2 vil derfor informere i de samme kanalene som Nye Drammen har etablert. Samtidig peker Nye Drammen på at dette ikke er nok. Møter, e-post og nyhetsbrev til ansatte og involverte er også påkrevd. IKT-prosjektet vil derfor etterstrebe relevant informasjon og kommunikasjon også i disse kanalene. Kommunikasjonskanaler for IKT prosjektet Nettsiden Nye Drammen Dette er de tre kommunenes prioriterte informasjonskanal når det gjelder sammenslåingen og etableringen av nye kommune. På denne siden skal både interne og eksterne målgrupper få svar på de de måtte lure på, eller informasjon om hvor dem kan henvende seg. IKT prosjektet A4.2 vil benytte nettsiden til relevant informasjon som angår alle målgrupper. Sosiale medier Facebooksiden til Nye Drammen benyttes til å dele informasjon fra nyedrammen.no I denne kanalen vil IKT prosjektet A4.2 kunne dele informasjon fra nyedrammen.no som angår alle målgrupper. Prosjektportal Prosjektportalen er en oversikt over de ulike prosjektene som er i gang i forbindelse med etableringen av den nye kommunen. Her kan interne målgrupper og folkevalgte følge prosjektene. IKT prosjektet, inkludert alle delprosjekter vil benytte prosjektportalen som verktøy. vil benyttes blant annet til å sende relevant informasjon til alle eller utvalgte målgrupper i de ulike delprosjektene i IKT prosjektet.

7 Arrangementer og møter Møter i prosjektstyre for hovedprosjekt og delprosjekter I IKT prosjektet A4.2 vil det foregå arrangementer og møter i de ulike delprosjektene som vil involvere målgruppene for det enkelte prosjekt. Dette kan være informasjonsmøter, workshops, møter i leveranseteam og prosjektstyrer. Ved behov kan prosjektet også fasilitere møter med virksomheter utenfor prosjektet. Kommunikasjon til ansatte er i hovedsak et lederansvar, samtidig som ansatte har et ansvar for å holde seg informert. Prosjektet A4.2 vil etterstrebe hensiktsmessig kommunikasjon i de ulike prosjektstyrene i prosjektet, slik at lederne kan videreformidle kvalifisert og relevant informasjon. 5 Kommunikasjonsutfordringer i IKT-prosjektet A4.2 Det kan være utfordringer knyttet til å nå interessenter med rett og kvalifisert informasjon til rett tid ettersom målgruppen er stor, bred og har varierende behov for informasjon. I tillegg vil ansatte og virksomheter berøres av IKT-prosjektet i ulik grad, avhengig av hvilken virksomhet den ansatte tilhører og hvilke systemer som benyttes der. Det er derfor viktig å huske at informasjonsbehovet for konsekvens og påvirkning antas å være større til sterkere målgruppen er berørt, og at kommunikasjonsplanene i delprosjektene i A4.2 bør gjenspeile dette i budskap, kommunikasjonsmål og frekvens for kommunikasjon. Videre kan det oppstå usikkerhet og misnøye blant brukere og virksomheter hvis kommunikasjonen ikke er enhetlig, eller i samsvar med hva andre har fått av informasjon. Til sist er det viktig å huske at de interne målgruppene berøres av endringer og kommunesammenslåingen på mange måter, ikke bare i form av endringer innenfor IKT området. Dette kan komme til å påvirke informasjonsbehovet. 6 Organisering av kommunikasjonsarbeidet i IKT-prosjektet A4. Det utarbeides en overordnet kommunikasjonsplan for IKT-prosjektet A4.2, samt kommunikasjonsplaner for det enkelte delprosjekt. Målet er å sikre helhetlig kommunikasjon om IKT prosjektet frem til Kommunikasjonsstrategien for IKT prosjektet beskriver kommunikasjonsutfordringer, prioriterte målgrupper, kommunikasjonsmål, budskap og kanaler for IKT prosjektet. I kommunikasjonsplanen for hvert delprosjekt vil berørte aktører, mål, budskap, hyppighet/tidspunkt samt hvem som er ansvarlig bli definert.

8 7 Kritiske suksessfaktorer Nye Drammen peker på at all kommunikasjon og involvering i sammenslåingsprosessen må være basert på følgende suksesskriterier: - Kommunikasjonen som er preget av åpenhet, respekt og troverdighet - Likeverd og balanse er nøkkelord for kommunikasjon og involvering - Rett mengde kommunikasjon til rett tid til rett målgruppe - Kommunikasjonen skal bidra til å skape en «vi følelse» for den nye kommunen IKT-prosjektet A4.2 vil etterstrebe de samme suksessfaktorene. Berørte aktører Prosjektstyret for A4.2 og prosjektstyrene for delprosjektene. 8 Kommunikasjonsplan Mål med kommunikasjonen forankring og beslutninger Budskap Status i prosjektet Delprosjektledere Målsetninger forankring, engasjement Tidsplan og og forpliktelse til arbeidet milepæler som skal utføres Leveranseteam (prosjektgrupper) Porteføljestyret D IKT Øvrige berørte virksomheter og ansatte forpliktelse til arbeidet som skal utføres av leveranseteamet Målsetninger Tidsplan og milepæler Kommunikasjonsform Når? / Ved milepæl? Møter i prosjektstyret Prosjektportal Møter, Prosjektportal, Jevnlig og i henhold til milepælsplan og beslutningspunkter Avtalte møter i prosjektstyret Ukentlig, daglig Møter, prosjektportal, Ukentlig og daglig e-post Sikre kjennskap til Mål, tidsplan, Møter, prosjektportal, Månedlig aktiviteter i IKT prosjektet konsekvens for porteføljeaktiviteter Overordnede Nye Drammen sin Når planene er vedtatt kunnskap og planer, fremdrift og portal, e-post og Minimum 1 gang per engasjement om nye målsetninger allmøter i D IKT måned og hyppigere løsninger, plattform og Konsekvens og ved behov arkitektur som skal påvirkning implementeres i den nye Gevinst/nytteverdi kommunen kjennskap til prosessene Tillitsvalgt / Vernetjenesten kunnskap om prosessene Innkjøp forpliktelse til arbeid som må utføres av Konsekvens, påvirkning, Nytteverdi Status i prosjektet Konsekvens og påvirkning Gevinst/nytteverdi Overordnede planer, fremdrift og milepæler Ledere Portalen til nye Drammen Møter i prosjektstyrene Portalen til nye Drammen Møter Jevnlig Minimum en gang per måned Ved behov Jevnlig og i henhold til milepælsplan og beslutningspunkter Avtalte møter i prosjektstyret Når fremdriftsplanen er vedtatt Ved behov Ansvarlig Prosjektleder for IKT prosjektet A4.2 Arne Delprosjektledere Prosjektleder for IKT prosjektet A4.2 Arne Delprosjektledere Prosjektleder Arne Prosjektleder for D6 Robert Tenold Leder for virksomheten Prosjektleder Arne Virksomhetsledere Delprosjektledere Arne Delprosjektledere

9 Systemeiere, system-ansvarlig, Systemkoordinator Personvernombudet Leverandører innkjøpsenheten, samt sikre bistand forpliktelse til felles løsninger og tjenester som skal tas i bruk i nye kommunen Sikre trygghet for at arbeidet utføres i tråd med personvernforordningen Sikre hensiktsmessig dialog Konsekvens og påvirkning Overordnede planer, fremdrift Konsekvens og påvirkning Gevinst/nytteverdi Konsekvens og påvirkning på overordnet nivå Behov Møter Portalen til nye Drammen Når fremdriftsplanen er Delprosjekt-ledere vedtatt D1-D6 Etter beslutninger på Testleder løsninger I forkant av opplæring I forkant av implementering I forkant av test Ved behov 1 gang per kvartal Prosjektleder Arne Dialogmøter Ved behov Anskaffelsesprosesser Anskaffelses-prosesser Mercell (anskaffelsesportal) Møter Enheten for leverandør-styring i D-IKT