Det digitale Norge hvordan møte borgerne? Slik jobber vi med kommunikasjon i Nye Askim for å involvere alle i sammenslåingsprosessen

Transkript

1 Det digitale Norge hvordan møte borgerne? Slik jobber vi med kommunikasjon i Nye Askim for å involvere alle i sammenslåingsprosessen Hobøl kommune Sammen på vei til Nye Askim 2020.

2 Prosjektkoordinator Prosjekt e-borger styreleder i styringsgruppen kommunikasjonssjef - virksomhetsleder: Servicetorget skatteoppkreverkontor regnskap og lønn boligkontor dokumentsenter politisk sekretariat kommunikasjon og IKT styremedlem John Andrew Firing

3 Status pr. januar 2017 Grunnlagsdokument for kommunesammenslåingen utarbeidet Interimnemnd, partssammensatt utvalg og styringsgruppe (alle hatt 6 møter) Strategisk kommunikasjonsplan laget (fase 1 av 3) Prosjektplan laget (fase 1 av 3) 14 arbeidsgrupper i gang - samhandlingsmuligheter før 1. januar 2020 (2 fellessamlinger med rapportering gjennomført) Nye Askim 2020 fått egen portal, sosiale- og andre kommunikasjonskanaler Eget kommunikasjonsteam (politisk og administrativt) Aktiv medvirkning av tillitsvalgte og verneombud i flere fora Fellessamlinger/bli kjent arrangement for ledergrupper, arbeidsgrupper, politikere, tillitsvalgte og verneombud gjennomført Spydeberg kommune har levert søknad om sammenslåing med Hobøl og Askim

4 Prosjektorganisasjon Ansatte: Prosjektkoordinator Prosjektleder (rådmann i ny kommune) HR-rådgiver Arkiv (?) Andre: Rådmenn (prosjektledere inntil ansettelse) Ordførere Tillitsvalgte og verneombud Grupper/beslutningsorganer: Kommunikasjonsteam (arbeidsutvalg) Styringsgruppe Partsammensatt utvalg (PSU) Interimnemnd (blir fellesnemd) Arbeidsgrupper Borgerpanel(?)

5 Kommunikasjon - plan Kommunikasjonsplan 3 faser: Mulige samarbeid før kommunesammenslåing internt perspektiv Resultater av samarbeid eksternt perspektiv Lage en strategisk kommunikasjonsplan for den nye kommunen alle perspektiv Kanaler: Nye Askim ett felles «sted» for all informasjon og mulighet for innspill portal (eksternt og intern) Kommuneapp - en kanal for varsling av nyheter og mulighet for tilbakemelding etter eget valg En kanal for dialog Facebook En kanal for nyhetsdeling Twitter Utsendelser til alle hustander Fellesamlinger Informasjonsmøter

6 Kommunikasjon - prinsipper proaktiv, åpen, løpende og tydelig basert på medvirkning og forankring samordnet, tilpasset og fremstå som helhetlig skal være balansert, og ta hensyn til parallelle prosesser Alle målgrupper skal ivaretas i prosessen

7 Kommunikasjon målgrupper og ansvar Fase 1 Arbeidsgiver/ledelse skal ha en strategi for kommunikasjon, legge til rette for kommunikasjonskanaler og kommunisere kontinuerlig. Tillitsvalgte har et særlig ansvar for å spre informasjon til de ansatte og sørge for at tilbakemeldinger kommer til arbeidsgiver. Ansatte skal alle ha samme tilgang til informasjon og har et ansvar for å holde seg orientert. Borgere skal løpende få informasjon og ha gode muligheter for dialog og innspill

8 Involvering hvem hvordan skaper Ledere fellessamlinger tema i ledergruppemøter legitimitet Tillitsvalgte og verneombud styringsgruppe - PSU - arbeidsgrupper - felles informasjonsmøter forankring Ansatte arbeidsgrupper personalmøter intranett ambassadører Politikere PSU, interimnemnd, kommunikasjonsteam, enkelte arbeidsgrupper informasjon i kommune/bystyremøter beslutninger Rådmenn faste koordineringsmøter fremdrift Borgere borgerpanel møteplasser - informasjonsmøter portal innspill - sosiale media - utsendelser engasjement

9 Felles budskap Vi skal sammen lage en bedre kommune for alle: en ny kommune ikke summen av de eksisterende utnytte forskjeller - kompletterende økonomisk gevinst ; fokus på utvikling og effektivisering - ikke nedskjæring ekstra økonomiske virkemidler til investeringer - tar ikke fra drift skape attraktive og kompetansefremmende fagmiljø spennende historisk

10 Arbeidsgrupper Følgende prinsipper ligger til grunn: Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig Nåværende kommuner tilpasser gradvis sin organisering slik den ligger i grunnlagsdokumentet Utnytte stordriftsfordeler Effektivisering som følge av digitalisering Bruk av eksisterende eiendomsmasse i kommunene gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse

11 Arbeidsgruppene Forvaltning, skole - barnehage Regnskap lønn Dokumentsenter Skatteoppkrever - innfordring IKT Innkjøp Flyktninger Servicetorg - offentlig 1. linje Plan - byggesak - geodata Folkehelse - SLT frisklivssentral Tekniske tjenester Frivillighet ferdig ultimo mars 2017 Barnevern utvider med Spydeberg og Skiptvet Næringsutvikling adm./pol. - utvider med Spydeberg og Skiptvet Alle gruppene har levert rapporter med ROS analyse på arbeidsmiljø

12 Suksesskriterier Felles enighet om servicenivå på tjenester Lederavklaringer stillinger i den nye kommunen Aktivt samspill med tillitsvalgte og verneombud om fremdrift Nødvendige prosjektressurser: Prosjektkoordinering systematisert fremdrift og kommunikasjon HR (sammen med TV og HV) sikre ansattes trygghet - rettigheter Politisk sekretariat systematisering av politiske parallelløp Dokumentsenter sikre avlevering gammelt og opprettelse nytt arkiv

13 Resultater Ansatte sterkt involverte i å lage utviklingsorienterte fagmiljø som skaper attraktivitet og forenkler rekruttering Tillitsvalgte og verneombud godt samarbeid som sikrer ansattes rettigheter og miljø gjennom effektiv organisering Ledere trygghet, respekt og samarbeidsvilje seg i mellom Politikere rolleavklaring og handlingsrom som skaper attraktivitet Gevinstrealisering - økonomisk handlingsrom Borgere sikres gode tjenester og nære møteplasser med det offentlige

14 Veien videre i Gjennomføre samarbeidene og tiltakene (resultat av arbeidsgruppene) Definere servicenivå på tjenester (fortløpende) Tur til Molenwaard kommune i Nederland (februar) HR ressurs ansettes i prosjektet (så raskt som mulig) Ansette prosjektleder/ny rådmann (mai/juni) Avklare toppledelse (så raskt som mulig) Spydeberg kommune innlemmes