Kommunikasjonsplan for kommunereformen i Ski kommune

Transkript

1 Kommunikasjonsplan for kommunereformen i Ski kommune

2 1. Innledning Regjeringen har startet opp et arbeid med en kommunereform. Reformens mål er større kommuner som får flere oppgaver og mer selvstyre. Alle kommuner inviteres til å delta med sikte på å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Reformen innebærer et utredningsansvar for alle kommuner. Reformen har følgende tidsplan: 2015 Kommunale utredninger og stortingsmelding om nye oppgaver til kommunene Våren 2016 Kommunestyrevedtak om kommunestruktur Våren 2017 Forslag fra regjeringen om ny kommunestruktur og om nye oppgaver til kommunene Januar 2020 Nye kommuner er i gang Målene med reformen er: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. Større kommuner med bedre kapasitet og kompetanse vil legge til rette for gode og likeverdige tjenester over hele landet. Større fagmiljøer vil gi mer stabile arbeidsmiljøer, bredde i kompetansen og bredere tiltaksportefølje, særlig i små og spesialiserte tjenester. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. Kommunesektoren skal bli bedre i stand til å løse nasjonale utfordringer. Reformen skal bedre forutsetningene for en styrket og samordnet lokal og regional utvikling når det gjelder arealbruk, samfunnssikkerhet- og beredskap, transport, næring, miljø og klima, og også den sosiale utviklingen i kommunen. Det er ønskelig at kommunegrensene i større grad tilpasses naturlige bo- og arbeidsregioner. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. Større kommuner vil ha større ressursgrunnlag og kan også ha en mer variert befolknings- og nærings-sammensetning. Det gjør kommunene mer robuste overfor uforutsette hendelser og utviklingstrekk. Det vil legge til rette for mer effektiv ressursbruk Styrket lokaldemokrati. Større kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt og myndighet til kommunene, og dermed økt lokalt selvstyre. Større kommuner vil også redusere behovet for interkommunale løsninger. Færre og større kommuner som gjennomfører velferdspolitikk i henhold til nasjonale mål, vil redusere behovet for statlig detaljstyring. Kommunene vil få større frihet til å prioritere og tilpasse velferdstilbudet til innbyggernes behov. I Ski kommune er prosessen med kommunereformen kommet i gang med etablering av en politisk arbeidsgruppe og en administrativ prosjektgruppe. Kommunestyret har vedtatt en framdriftsplan (mars 2015). Denne planen tar for seg tidsrommet fra mars 2015 frem til utgangen av våren I 2015 vil det skje utredninger både av status i egen kommune, og utredning av en framtidig ny kommune. Våren 2016 skal kommunestyret gjøre vedtak om eventuell ny kommunestruktur.

3 I prosessen med kommunereform er kommunikasjon et viktig virkemiddel for å skape en god og involverende prosess med viktige aktører. Som overordnet prinsipp for arbeidet ligger Ski kommunes visjon om å være på sporet til fremtiden. Våre verdier er åpenhet og respekt. Inndelingslova inneholder bestemmelser om høring av innbyggerne i vedtak som kan medføre endringer i kommunestruktur. Kommuner som vurderer å slå seg sammen bør også ha et felles kommunikasjonsopplegg, så alle blir involvert på samme måte. 2. Suksessfaktorer I Norge er det gjennomført flere prosesser som gjelder endringer av kommunestruktur. Det er erfart ulikt med tanke på hvorvidt dette blir gode prosesser eller ikke. Følgende faktorer er trukket frem, av blant andre Kompetansesenter for distriktsutvikling, i rapporten Kunnskap og erfaringer fra prosesser med kommunesammenslåing (2014): Klare mål og tydeliggjøring av hvilke konkrete utfordringer kommunen står overfor Politisk eierskap til prosessen Aktiv involvering av alle grupper av innbyggere, næringsliv og kommunalt ansatte Politisk engasjement i den forstand at politikerne har gått ut og flagget sine synspunkter Involvering gjennom sosiale medier, nettsider, folkemøter og medier Innbyggerne får kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer som blir endret ved en sammenslåing Et godt og balansert informasjonsopplegg som er målrettet mot målgruppene 3. Målgrupper Ski kommunes målgrupper for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosessen er: Innbyggere i kommunen, herunder barn og unge Ansatte i kommunen Næringsliv

4 Frivillige lag og organisasjoner Andre kommuner Politikere Det er naturlig å vurdere interessentene ut fra følgende: Hvilke forventninger ligger hos de ulike? Hvem vil bli sterkt påvirket av det som skal skje? Hvem har felles mål? Hvem bør/må bidra i prosessen? Hvem kan og vil være med og bidra i prosessen? Hvem skal ha hvilke roller i prosessen? 4. Mål Kommunereformprosessen i Ski kommune skal være åpen og inkluderende. Målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen. Målet skal nås ved følgende delmål: 1: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig. 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler. 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt. 5. Kommunikasjonsutfordringer Formidle tilstrekkelig med fakta. Faktakunnskap må formidles på en forståelig måte, slik at innbyggerne kan gjøre seg opp en mening basert på disse og ikke kun på følelser og i verste fall feilinformasjon. Gjøre kompliserte utredninger og rapporter forståelige og enkelt tilgjengelige. Nå ut til kommunens innbyggere. Det er utfordrende å nå alle kommunens innbyggere med informasjon og for å skape engasjement og god dialog. Viktig å bruke flere kommunikasjonskanaler. 6. Kommunikasjonskanaler Aktuelle kanaler for informasjon/kommunikasjon og medvirkning er: Kommunens internettside Informasjonsskriv til alle husstander og skoleelever Åpne møter rettet mot målgruppene Ledermøter/ansattemøter Sosiale medier Innbyggerundersøkelser Lokalmedia (ØB)

5 7. Innholdsstrategier og formål Å velge kanal er ikke tilstrekkelig. Det må også velges retning for hva slags innhold som skal skapes. Gjennom seks strategier kan man finne hvilken retning det bør satses på til ulike tidspunkt: 1. Råd 2. Oppdateringer 3. Bakgrunnsinformasjon 4. Analyser 5. Eksempler 6. Meninger Valg av innholdsstrategi er knyttet til hvilket formål man har med innholdet: om det er å overbevise, fortelle, forklare og/eller engasjere. Modellen under visse ulike kanaler, som kan egne seg for de ulike formålene.

6 8. Kommunikasjonstiltak Hovedmålet er at arbeidet med kommunereformen i Ski kommune skal være åpen og inkluderende, og at alle målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen. Delmål: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig. Tiltak Kanal Formål Informasjon legges ut som nyhet og under fast side på nettsiden «Politikk». Sentrale delrapporter legges ut som et kort sammendrag under fast side på nettsiden «Politikk». Kommunens internettside Kommunens internettside Fortelle Forklare Infoskriv til alle husstander om kommunereformen i Ski kommune Aktiv bruk av ØB til å formidle nyheter for å nå målgruppene. Infoskriv ØB Fortelle/forklare Engasjere/forklare Delmål 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler. Tiltak Kanal Formål Gjennomføre dialog med nabokommuner Møter Fortelle Gjennomføre målgrupperettete åpne møter Møter Forklare/engasjere Benytte sosiale medier som arena for meningsytring og dialog med innbyggerne Bruke politisk aktivitet som kanal for debatt, dialog og folkelig engasjement Facebook, Instagram Møter og andre arenaer Engasjere Engasjere Gjennomføre innbyggerundersøkelser om telefon Engasjere kommunereformen Delmål 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt. Tiltak Kanal Formål Formidle informasjon til ansatte i Ski kommune Sette kommunereformen som tema for ledere og ansatte Sette kommunereformen som tema på kommunestyremøte Brev, intranett, møter Ledermøter og ansattemøter Kommunestyremøter Forklare/engasjere Forklare/engasjere Forklare/engasjere