Nye Sandefjord Hva er status og hvilke utfordringer arbeider de tre kommunene med nå?

Transkript

1 Nye Sandefjord Hva er status og hvilke utfordringer arbeider de tre kommunene med nå? Råd og innspill ordfører Bjarne Sommerstad og rådmann/prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker

2 Nye Sandefjord En unik mulighet å gjøre en forskjell med nye Sandefjord Politisk vilje, klare mål og store ambisjoner

3 Kjennetegn ved samarbeidet så langt Sammenslåingen er båret frem av de folkevalgtes vilje, ikke ved hjelp av utredninger Vi er praktiske og pragmatiske, og vi har respekt for hverandre som likestilte partnere Ser muligheter, nå og underveis Vi gjør jobben

4 Nye Sandefjord Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn Sandefjord. En ny, effektiv kommune med et sterkt kompetansemiljø.

5 Fremdrifts-/ prosjektplan Følgende aktiviteter er vedtatt og fastsatt fremover: 19. oktober 2015: Prosjektleder tiltrer stillingen. November 2015: Arbeidet med å nedsette prosjektorganisasjon igangsettes. November 2015: Arbeidet med å etablere administrativ ledergruppa igangsettes. Desember 2015: Omstillingsplan utarbeides 8. desember 2015:Sak om skyggebudsjett for 2016 legges frem Våren 2016: Reglement mm for folkevalgte ferdig Juni 2016: Nærdemokratimodellen avklares 19. oktober 2016: Konstituerende kommunestyremøte Oktober 2016: Arbeidsavtaler for alle ansatte i ny kommune på plass November 2016: Beredskapsplan for ny kommune Desember 2016: Budsjett for ny kommune vedtas Desember 2016: Kommunevåpen klar til profilering

6 Kartlegge, prioritere Vedtak, folkevalgt behandling Prosjektarbeid Samarbeid fylke, stat

7 Prosessen Temakomiteer Kartleggingsgrupper Lederprofil/ kompetansekriterier Ansettelser Overordnet prosjektplan

8 Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet Yte fremtidens velferdsoppgaver på en god måte Gjøre hverdagen enklere for innbyggerne Effektive, trygge og publikumsrettete tjenester lokalt Legge til rette for samfunnsutvikling og næringsutvikling

9 Informasjon Organisasjon Folkevalgte Folkevalgte Ansatte Innbyggere Medarbeider/ personal Tjenester Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord»

10 Hovedprosjektområder 1. IKT Hovedprosjektområder 2. HR/ arbeidsgiverstrategi/ personalpolitikk 3. Økonomi 4. Helhetlig styring (dokumentasjon, styring, internkontroll, reglement) 5. Sak/ arkiv / matrikkel 6. Bygge felles kultur 7. Ledergruppe 8. Beredskap 9. Eierskap

11 Prosjekter Økonomi Ikke nødvendigvis mange prinsipielle avklaringer/beslutninger, men veldig mye arbeid og virksomhetskritisk! Eks: Kontoplan, budsjetteringsnivå, fullmaktsstruktur Utarbeidelse av skyggebudsjett/ KOSTRA-analyse Sak/ arkiv Mest kritisk Anskaffe sak/arkiv-system Avklare fjernarkiv-løsning Kultur og praksis nedslagsfelt, implementering

12 Prosjektområde helhetlig styring Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser felles verktøy Innbyggerundersøkelser Risikovurderinger på overordnet nivå og på tjenestenivå Ikke tidskritiske

13 Prosjektområde helhetlig styring Analyse av ressursbruk og tjenesteproduksjon Viktig som grunnlag for forståelse av likhet og ulikhet mellom kommunene Illustrerer ulikheter i behov for tjenester, f.eks andel barn eller andel eldre Illustrerer ulikheter i prioritering Illustrerer ulikhet i standard, f.eks tildelingspraksis Profil på tjenester eks andel barn som får spesialundervisning, prioritering av hjemme- eller institusjonstjenester innenfor omsorg Hensikt: Skape forståelse, grunnlag for veivalg, utgangspunkt for videreutvikling og effektivisering, grunnlag for politiske beslutninger

14 Adm organisering etter Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Endelig avklaring av den administrative organiseringen gjøres etter at prosjektleder/fremtidig rådmann i ny kommune er ansatt. Den administrative omorganiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de tillitsvalgte og medarbeidere.

15 Adm organisering etter

16 «Kart» ledergruppe og stabsfunksjoner Samtaler, Kompetansekriterier Ansettelsesutvalg og Intern rekr. foretatt nivå 1 Ekstern rekr. nivå 1 (Intern) rekr. nivå 2 November 2015 Desember halvår 2016

17 Bygge felles kultur Ansatte; på virksomheter og tjenestesteder Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det» Møte og bli kjent. Ny ledelse Felles arenaer Felles aktiviteter Innbyggere Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene Folkevalgte Viktige ambassadører i synliggjøring og gjennomføring Felles folkevalgtprogram

18 Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens Målsettinger, prosesser, konsekvenser og resultater Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet på tvers av kommunegrensene

19 Virkemidler Nettsider Felles portal Sosiale medier Utsendelser Nyhetsbrev Pressemeldinger Ny brosjyre til alle husstander Betalt markedsføring Arrangementer/samlinger Tydelig budskap

20 Å gjøre en forskjell - med «nye Sandefjord» Noen utfordringer; Demografisk utvikling og behovet for kompetanse Utenforskapet Flyktninger Samfunnsoppdraget

21 Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet Servicetorg NAV Organisering av tjenester til flyktninger/ bosetting og inkludering Sentralbord/telefoni Selvbetjening, nettportal, skjemaløsninger Innsyn, dokumentbestillinger Digitalisering

22 Fremdrift oppfølging av vedtak Vedtatt fremdriftsplan «det haster» Legitimitet Oppslutning Resultat Involvering, medvirkning, prosesser

23 Ansvar, tillit og legitimitet Tydelige roller og ansvar Hvordan få legitimitet og tillit? Utvikle felles kultur

24 Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Det beste fra de tre Krav om effektiviseringsgevinst

25 Råd? Dilemma Sette en prosjektorganisasjon. Når? Størrelse? Hvordan? Vakuum, perioden fra vedtak til oppstart Gass og brems. God prosess. Passe involvering Aksept for at ting blir til mens vi går/ løper Prioriteringsdilemma; daglig drift, utvikling ny kommune

26 Ledelse Relasjoner Kultur Helhetlig styring/ internkontroll

27 Å gjøre en forskjell - med «nye Sandefjord» Vi går foran Nyskapende Vi skaper resultater

28

29 Nye Sandefjord etter Konstituerende kommunestyre Tar beslutninger på den nye kommunens vegne før , f.eks budsjett og reglementer Nytt kommunestyre settes sammen av 57 kommunestyrerepresentanter fra kommunene: Andebu 7, Stokke 11, Sandefjord 39 Ordinært kommunevalg kommunestyrerepresentanter i neste valgperiode