RISØR UTVIKLING OG VEKST RUV

Transkript

1 RISØR KOMMUNE RISØR UTVIKLING OG VEKST RUV KOMMUNIKASJONSPLAN Vi skal vokse - gjennom kunnskap, regional utvikling og attraktivitet

2 RUV kommunikasjonsplan side 2 Innledning Kommunikasjonsplanen skal være et nyttig verktøy og er utarbeidet for å tydeliggjøre målsetningene for RUV prosjektets kommunikasjonsvirksomhet. Dokumentet skal detaljert beskrive prosjektets kommunikasjonsoppgaver og hvordan disse skal løses innenfor prosjektperioden på 2 år. Det vil i hovedsak være prosjektleder som har ansvaret for informasjonsformidlingen i prosjektet.

3 RUV kommunikasjonsplan side 3 Innhold Innledning...2 Bakgrunn...3 Kunngjøring og medvirkning...3 Målgruppe...4 Kommunikasjonsmål...4 Valg av kommunikasjonskanal...5 Detaljert plan for kommunikasjon...5 Bakgrunn Risør Utvikling og Vekst (RUV) er et prosjekt opprettet i henhold til bystyrevedtak 29. januar 2015, sak 3/15. RUV skal fremme utvikling og vekst gjennom å jobbe for økt boligbygging, eventuelt næringsutvikling i hele kommunen. Prosjektet er organisert internt i kommuneadministrasjonen og består av en tverrfaglig prosjektgruppe med egen prosjektleder. Prosjektet har i utgangspunktet en varighet på to år, med mulighet for forlengelse dersom det viser seg at dette er en vellykket arbeidsform. Kommunen har en egen kommunikasjonsstrategi fra 2013, som skal være et overordnet styringsdokument for kommunikasjon for hele kommunen. kommunikasjonsstrategi sier noe om omfang, kommunens mål, prinsipper og verktøy for kommunikasjon. Kommunikasjonsplanen for RUV vil følge opp hovedlinjene fastsatt i kommunens overordnede kommunikasjonsstrategi. Kunngjøring og medvirkning i plan- og bygningsloven Bestemmelsene om medvirkning i planprosessen ble forsterket i den nye plan- og bygningsloven fra I henhold til plan- og bygningsloven 5-1 skal enhver som fremmer planforslag legge til rette for god medvirkning. kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper og interesser som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte Plan- og bygningsloven 5-2 sier at når et planforslag skal sendes på høring skal forlaget sendes til alle statlige, og myndigheter, og andre offentlige organer, private organisasjoner og institusjoner som blir berørt av forslaget, til uttalelse innen en fastsatt frist. Plan- og bygningsloven 12-8 til sier noe om minstekravene til medvirkning rettet mot en reguleringsplanprosess. Forslagstilleren til en reguleringsplan skal alltid kunngjøre

4 RUV kommunikasjonsplan side 4 oppstart i minst en avis som er alminnelig lest på stedet, og gjennom elektroniske medier. Registrerte grunneier, rettighetshavere og naboer til planområdet skal underrettes på en hensiktsmessig måte. Forslag til planprogram skal sendes på høring i minimum 6 uker. Det samme gjelder planforslaget. Når planen er ferdig behandlet skal de registrerte grunneierne, rettighetshavere og naboer, underrettes særskilt ved brev. Planen med planbeskrivelse, skal kunngjøres i minst en avis som er alminnelig lest på stedet og gjennom elektroniske medier. Målgruppe Kommunikasjonsarbeidet til RUV er rettet mot flere ulike målgrupper. I forbindelse med arbeid om en reguleringsplan er direkte berørte naboer og velforening en viktig ekstern målgruppe. I tillegg til befolkningen generelt, ettersom det er ønskelig at prosjektet har et godt omdømme. Internt er det viktig med en bred forankring av prosjektet hos politikerne, ettersom beslutninger knyttet til prosjektet tas i politiske organ. Referansegruppa skal holdes fortløpende orientert for å kunne bidra i prosjektet og det vil også være viktig med kommunikasjon på tvers av enhetene i organisasjonen ettersom planarbeid berører flere fagområder. I noen tilfeller vil en være avhengig av privat planinitiativ eller avtale med private grunneiere for å utvikle boligområder. Derfor er også kommunikasjonen mot grunneiere som har fått godkjent boliginnspill i kommuneplanens arealdel viktig. Kommunikasjonsmål 1. RUV prosjektet skal ved å formidle oppnådde resultater vedtas videreført utover prosjektperioden på 2 år. RUV skal formidle fremgangen i prosjektet, og påvirke forventningene. 2. RUV prosjektet skal synliggjøres og skape engasjement blant politikerne, i organisasjonen og i befolkningen. RUV skal holde jevnlige orienteringer til politikerne for å styrke deres forståelse før beslutning i saker som omhandler prosjektet. RUV skal gi jevnlige nyhetsoppdateringer om arbeidet og begiv. 3. RUV prosjektet skal sikre åpenhet, innsyn og gjennomsiktighet i prosesser. RUV skal registrere dokumenter knyttet til prosjektet slik at de blir tilgjengelig i den offentlige postjournal.

5 RUV kommunikasjonsplan side 5 RUV skal alltid legge ut dokumenter av allmenn interesse på kommunens. Prosjektleder skal være tilgjengelig for innspill og spørsmål knyttet til prosjektet. 4. RUV skal drive aktiv medvirkning for dialog og deltagelse i reguleringsplanprosesser. RUV skal drive medvirkning utover kravene i plan- og bygningsloven. Det kan være befaring med publikum i planområdene, folkemøter og aktiv informasjonsformidling. Valg av kommunikasjonskanal Valg av kommunikasjonskanal vil variere utfra hvem informasjonen skal formidles til. Av tilgjengelige kanaler internt har en mulighet for å benytte seg av intranett, kommunens, og ulike varianter av direkte kommunikasjon. Som direkte kommunikasjon vil en i hovedsak fokusere på å holde jevnlige orienteringer til politikere, møter med referansegruppa, og møter med tverrfaglig prosjektgruppe. Ekstern kommunikasjon knyttet til en reguleringsplan må følge de formelle kravene i plan- og bygningsloven i forhold til varsling med brev og annonsering. I tillegg er det muligheter for å bruke kommunens nettside og faceb for å kunne nå et bredere publikum. Jevnlig publisitet i lokalavisa vil være viktig for å synliggjøre prosjektet både internt og eksternt. Detaljert plan for kommunikasjon Hendelser i prosjektet Informasjons mål Målgruppe Kanal Dato/hyppig het Oppstart av reguleringsplan for Randheia Følge plan- og bygningslovens krav om oppstart av planarbeid og medvirkning ng Høring minimum 6 uker. Anbudsrunde for arealanalyser og Innhente tilbud på tjeneste. Inviterte konsulenter og Frist for å levere

6 RUV kommunikasjonsplan side 6 veiprosjektering Randheia Planforslag Randheia til høring Avslutning/resul tat av arealanalysene Redusere konflikter ved bred grad av medvirkning. Få innspill til planarbeidet Styrke politikernes beslutningsgrunnla g. Styrke samarbeidet på tvers av enhetene Formidle resultater av arealanalyse for videre politisk beslutning. planleggingsfirm a Øvrige som ønsker å sende inn tilbud. naboer og velforening. Politikerne Referansegruppa Annonsering på kommunens Folkemøter, befaringsdag i planområdet. og Informasjon på kommunens. Oppstartsmøte internt Orientering til politikerne. Eventuelt egen sak til politisk behandling. tilbud er Høst 2015 Høringsfrist minimum 6 uker Høst Orientering til politikerne før jul Melde oppstart av planarbeid Utsikten- Følge plan- og bygningslovens krav om oppstart av planarbeid og medvirkning ng. Informasjon /faceb Vår 2016 Høring minimum 6 uker Arbeid med planprogram og KU for Utsikten- Videre arbeid med Kyststi Innhente nødvendig ekstern kompetanse. Formidle fremgang i prosjektet. Få innspill til planarbeidet Politisk forankring. Engasjement hos politikere, organisasjonen og befolkningen for øvrig til å gjennomføre prosjektet. Politisk avklaring og forankring Konsulenter Referansegruppe Befolkningen i Risør Referansegruppa /faceb Oppstartsmøte internt nettside/ faceb/intranett Sluttbehandling Randheia 2016

7 RUV kommunikasjonsplan side 7 Politisk forankring og beslutning ng Annonse lokalavisa Kunngjøring - 3 ukers klagefrist Evaluering Salg/gjennomfør ing av reguleringsplan Randheia Tydeliggjøre prosjektets fremgang. Presentere resultat av evalueringen Selge planområdet, eller utvikle planområdet videre. Organisasjonen befolkningen Utbyggere Eiendomsutvikle re /faceb Internettannonseri ng Faceb Vår 2016 Sommer 2016 Politisk avklaring Hjemmeside Lokalavis Øvrige aviser i nærområdet Høring planforslag og planprogram Utsikten- Redusere konflikter ved bred grad av medvirkning. Styrke politikernes beslutningsgrunnla g. Få innspill til planarbeidet naboer og velforening. Politikerne Folkemøter, befaringsdag i planområdet. og Informasjon på kommunens. Orientering til politikerne Høst 2017 Sluttbehandling Utsikten- Politisk forankring og beslutning Referansegruppa ng Annonse lokalavisa Vår 2017 Salg/gjennomfør ing av reguleringsplan utsikten- Selge planområdet, eller utvikle planområdet videre. Politisk avklaring Utbyggere Eiendomsutvikle re Internett Faceb Hjemmeside Lokalavis 2017 Øvrige aviser i nærområdet Evaluering Tydeliggjøre prosjektets fremgang. Presentere resultat av evalueringen Organisasjonen befolkningen /faceb Vår 2017