Kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi for Meløy kommune VEDTATT I KOMMUNESTYRET SAK 55/ JUNI 2013

2 INNHOLD 1. Forord s Visjon og mål s Prinsipper for kommunikasjon s Ansvar og organisering av informasjon s Målgrupper s Kommunikasjonskanaler s Delmål og strategier - eksternt s. 7 Delmål og strategier - sosiale medier s. 8 Delmål og strategier - internt s. 9 Kilder: Statens kommunikasjonspolitikk Meløys kommuneplan Regjeringens digitaliseringsprogram 2012 Veileder i sosiale medier for forvaltningen (Difi) Kommuneloven KS ekommune 2012 Difi s kvalitetsvurdering av offentlige nettsteder Meløy kommunes arbeidsreglement -1-

3 1. FORORD «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning». (Kommuneloven 4) Kommuneloven pålegger kommunene å ha fokus på og være aktiv i sin informasjonsformidling ut mot ansatte, innbyggere, samarbeidspartnere og andre. I Meløy kommune går man litt lenger og sier kommunen også skal være offensiv i sin informasjonsformidling. Kommunen har en overordnet kommunikasjonsstrategi. Denne skal være fundamentet for all informasjon/kommunikasjon internt og eksternt i Meløy kommune. En god og godt integrert kommunikasjonsstrategi vil minske risikoen for tilfeldigheter og skal bidra til å drive målrettet med informasjon/kommunikasjon. For å sikre god kommunikasjon internt og eksternt i Meløy kommune skal hver enhet utarbeide egen strategi for informasjon/kommunikasjon basert på den overordnede kommunikasjonsstrategien. Konkrete tiltak innarbeides i virksomhetenes årlige budsjetter, arbeidsprogram og øvrige planer. Begrepene informasjon og kommunikasjon brukes om hverandre i norsk språkbruk. Men begrepene har ulik betydning. Ulikhetene kan enkelt forklares ved at informasjon er det budskapet man formidler gjennom å kommunisere. Kommunikasjonsstrategien erstatter Plan for informasjon og kommunikasjon i Meløy kommune, vedtatt av kommunestyret 26. oktober

4 2. VISJON OG MÅL Meløy kommunes visjon er: Økt livskvalitet for Meløys befolkning. (jfr. Kommuneplan ). Visjonen er et bilde på hvordan Meløy kommune ønsker å være innen I arbeidet med å oppnå visjonen er det viktig at kommunens ansatte har en felles plattform for hvordan jobbe for å nå målene. Denne felles plattformen ble til under utarbeidelsen av grafisk profilhåndbok i 2011 etter innspill fra ansatte, innbyggere og utflyttede meløyfjerdinger. Plattformen er våre verdier: driftig, raus, frisk og stolt. Ansatte i Meløy kommune skal være kjent med og etterstrebe/leve opp til organisasjonens verdier i all kommunikasjon med brukere, innbyggere og andre som kontakter kommunen. Verdiene beskriver hvem vi er med enkle, forståelige ord. Det vi sier og det vi gjør må gjenspeile våre verdier. Verdiene er noe man jobber med internt, mens slagordet «Raus og kraftfull», som er bygd på verdiene, markedsføres eksternt. Kommunikasjonsstrategiens overordnede mål er: Gi gode og effektive tjenester. Høyne bevisstheten om og evnen til god kommunikasjon. Effektiv og positiv omdømmebygging. Styrke lokaldemokratiet. Tydelig og enhetlig informasjon/kommunikasjon. -3-

5 3. PRINSIPPER FOR KOMMUNIKASJON Prinsipper for kommunikasjon i Meløy kommune er: ÅPENHET: I vår kommunikasjon skal kommunen være åpen, tydelig, forståelig og tilgjengelig, og i henhold til universelll utforming. MEDVIRKNING: Kommunen skal ta berørte parter med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester. NÅ ALLE: Kommunen skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. AKTIV OG OFFENSIV: Kommunen skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter. HELHET: Kommunal informasjon og kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet. -4-

6 4. ANSVAR OG ORGANISERING Rådmannen har det øverste ansvaret for informasjon/kommunikasjon i Meløy kommune. Informasjon er et lederansvar. Det er med andre ord den enkelte leder som har ansvar for at aktiv informasjon/kommunikasjon innenfor sitt fagområde blir utgitt korrekt, til rett tid, til riktig målgruppe og kanal. Lederne har også ansvar for at kommunens grafiske profil benyttes konsekvent. Kommunikasjonsrådgiver er underlagt rådmannen og skal ivareta sentrale informasjons- og kommunikasjonsfunksjoner. Arbeidet utføres som aktiv rådgivning og veiledning overfor kommunens ledelse og ledere på alle nivå, både i forhold til strategiske og utførende oppgaver. Kommunikasjonsrådgiver skal i tillegg utvikle kommunens kommunikasjonskanaler og tilrettelegge for at de ulike seksjoner og enheter kan gi god informasjon og kommunisere godt på disse. Selv om ansvaret ligger hos lederne skal alle ansatte medvirke til å sikre god kommunikasjon, både internt og eksternt. -5-

7 5. MÅLGRUPPER Meløy kommune har mange målgrupper. Å være kjent med og trygg på hvilke målgrupper de ulike kommunikasjonstiltakene rettes mot er vesentlig for å nå fram med budskapet. Aktuelle målgrupper er blant annet: Kommunens innbyggere Mennesker med bistandsbehov Turister Barn i barnehager og deres foreldre Politikere Elever i skoler og deres foreldre Media Mennesker i institusjoner Framtidige innbyggere Næringsliv Lag og foreninger Ansatte Øvrige samarbeidspartnere 6. KOMMUNIKASJONSKANALER De ulike målgruppene vil ha ulike behov for informasjon, og de nås gjennom ulike kanaler. Aktuelle kommunikasjonskanaler for Meløy kommune vil være: Kommunens hjemmeside Kommunens ansattportal Sosiale medier Media Brev Møter/arrangementer Servicetorget Telefon Direkte dialog Annonsering Brosjyrer/planer/rapporter Skilting E-post SMS -6-

8 7. DELMÅL OG STRATEGIER Eksternt Informasjonsarbeidet er i dag bygd på linjeprinsippet, som betyr at lederen for den enkelte enhet/seksjon har ansvar for informasjon og kommunikasjon innenfor sitt ansvarsområde. En forutsetning for å lykkes med dette er at kommunens informasjon/kommunikasjon er pålitelig, samordnet, målrettet og effektiv. Mål: Våre verdier skal indirekte være representert i all vår informasjon/ kommunikasjon. I framtiden skal digital informasjon/kommunikasjon være hovedregelen. Strategi: For å sikre god intern- og eksternkommunikasjon i Meløy kommune skal hver enhet utarbeide egen kommunikasjonsstrategi basert på den overordnede kommunikasjonsstrategien. Kommunens informasjonskanaler skal til enhver tid være oppdaterte. Kommunen skal i større grad ta i bruk digitale kommunikasjonsløsninger. Det skal utarbeides kommunikasjonsstrategier for større prosjekter, programmer og planer. Alle ansatte skal bruke et muntlig og skriftlig språk i formidling av budskap som forstås av mottaker. Kommunens grafiske profil skal benyttes i all ekstern kommunikasjon. Alle kommunale bygg skal ha tydelig skilting med kommunens logo. Veier og avkjørsler til disse må også merkes. Utnytte de muligheter som ligger i eksisterende og ny teknologi, samt nye kanaler, effektivt og formålstjenlig. -7-

9 Sosiale medier Meløy kommune ser på sosiale medier som et viktig verktøy for formidling av informasjon og kommunikasjon med våre interessenter. I 2011 tok kommunen i bruk de sosiale mediene Facebook og Flickr. I arbeidet med å ta i bruk sosiale medier ble det utarbeidet etiske retningslinjer, en såkalt Vær varsom-plakat, for ansatte og politikere på sosiale medier. Strategisk ledelse avgjør hvilke sosiale medier Meløy kommune skal ta i bruk og hvem som skal ha administratortilgang til disse. Mål: Meløy kommune skal være godt synlig på sosiale medier og bruke disse som et supplement til hjemmesiden. Strategi: Meløy kommune må være aktiv bruker av sosiale medier og fortløpende vurdere å ta i bruk flere sosiale medier. Aktiv bruk av sosiale medier skal bidra til at kommunen har god kommunikasjon med sine innbyggere og andre målgrupper. -8-

10 Internt God informasjon og kommunikasjon er avgjørende for et godt arbeidsmiljø og for å yte gode tjenester overfor kommunens innbyggere. Ledere har ansvar for å legge til rette for informasjonsutveksling, mens ansatte har et selvstendig ansvar for å tilegne seg og også gi informasjon. Mål: Ansatte skal ha kjennskap til kommunens organisering, arbeidsoppgaver og tjenester, samt kunnskap om politiske og administrative beslutninger som har betydning for organisasjonen. Strategi: For å sikre god intern- og eksternkommunikasjon i Meløy kommune skal hver enhet utarbeide egen kommunikasjonsstrategi basert på den overordnede kommunikasjonsstrategien. Alle ansatte skal sikres nødvendig opplæring for å kunne løse arbeidsoppgavene på en god og tilfredsstillende måte. Alle ansatte skal sikres tilgang til informasjon om egen organisasjon. Aktiv bruk av ansattportalen, og gi alle ansatte tilgang til denne. Bevisstgjøring av hvor nødvendig god informasjonsflyt og kommunikasjon er. Utarbeide rutiner for utveksling av informasjon, både muntlig og skriftlig. Kommunal e-postadresse til alle ansatte. Informasjonsmappe til alle nytilsatte utarbeides og introduksjonsprogrammet videreutvikles. Obligatorisk lederopplæring for alle nytilsatte ledere. - 9-

11 meloy.kmune.no