Kommunikasjonspolitikk for politi- og lensmannsetaten

Transkript

1 Kommunikasjonspolitikk for politi- og lensmannsetaten

2 Prinsipper for politiets kommunikasjon Tydelig: Det skal være tydelig for innbyggerne hva politiet mener og hvem i politiet det er som kommuniserer. Politiet skal ha en tydelig og enhetlig visuell framtoning. Åpen og tilgjengelig: Politiet skal være åpne om det vi kan være åpne om og ha en åpen og god dialog med medier og innbyggere. Målrettet: All kommunikasjon i og fra politiet skal være målrettet. Kommunikasjon er et virkemiddel på lik linje med politiets øvrige verktøy. Aktiv: Politiet skal føre en aktiv dialog med medier og innbyggere og aktivt dele kunnskap om våre ansvarsområder. Nå alle: Politiet skal nå alle innbyggere med relevant informasjon. Helhetlig: Politiets kommunikasjon skal være helhetlig. Det betyr at vi må koordinere informasjon både internt i etaten og med eksterne samarbeidspartnere. Medvirkning: Politiet skal ta innbyggerne og andre aktører med på råd og involvere dem i oppgaveløsningen der det er naturlig. Lederansvar og linjeprinsippet: Det øverste ansvaret for kommunikasjon ligger hos toppleder, men kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret.

3 Innledning god kommunikasjon er er en grunnleggende forutsetning for å skape og opprettholde tillit mellom innbyggerne og politiet. Politiet er avhengig av et godt forhold til innbyggerne og til våre samarbeidspartnere for å kunne løse våre oppgaver på en god måte. Det er viktig at vi utøver vår rolle som statens sivile maktapparat på en slik måte at innbyggerne har tillit til oss. politiets kommunikasjonspolitikk bygger på prinsippene i Statens kommunikasjonspolitikk åpenhet, helhet, aktiv, nå alle, medvirkning og linjeprinsippet. Politiets kommunikasjon skal i tillegg være tydelig, målrettet, tilgjengelig og følge lederansvaret. Hensikten med en egen politikk for politiet er å vise hvilken betydning de statlige kommunikasjonsprinsippene har for arbeidet i vår etat. politiet er en integrert del av samfunnet og må utvikle seg i takt med det. Det betyr blant annet at politiet må forholde seg til økte krav om åpenhet og tilgjengelighet, og til forventninger om dialog og medvirkning. Vi må informere om oppgaveutførelse og prioriteringer på en slik måte at innbyggerne opplever at deres trygghetsbehov blir ivaretatt det er en av politiets kjerneoppgaver. det innebærer at politiet må ha en åpen og god dialog med mediene, samtidig som vi i elektroniske kommunikasjonskanaler og på andre arenaer aktivt involverer innbyggere både i det forebyggende arbeidet, i kriminalitetsbekjempelsen og i tjenesteutformingen. Husk også at intern kommunikasjon er helt vesentlig for kvaliteten både på den enkeltes arbeidssituasjon og oppgaveløsning og på politiets eksterne kommunikasjon. Oslo 1. juli 2011 Øystein Mæland politidirektør

4

5 Tydelig politiets kommunikasjon skal være tydelig, og vi skal bruke et språk innbyggerne forstår. Det skal være tydelig for innbyggerne hva politiet mener og hvem i politiet som mener det. innbyggerne har stor tillit til politirollen. Denne tilliten må vi forvalte, og det innebærer at vi må sørge for at politiet består som en tydelig samfunnsaktør. Som statens sivile maktapparat skiller politiet seg fra andre aktører. Politiet skal framstå som grensesettende og handlekraftig og ha den autoritet rollen krever. Det gjelder også i vår kommunikasjon. politiet skal ha en tydelig og enhetlig visuell framtoning. Det innebærer at vi skal ha ensartede uniformer, ensartet skilting og lett gjenkjennelige kjøretøyer. Etatens visuelle profil er viktig for at vi skal framstå som én enhetlig etat. Profilen gjenspeiler politiets rolle som en tillitskapende, samhandlende, åpen og grensesettende samfunnsaktør. Alle budskap fra politiet skal ha en tydelig avsender, enten det er Politidirektoratet, et politidistrikt, et særorgan, et lensmannskontor eller andre enheter som kommuniserer.

6

7 Åpen og tilgjengelig politiet skal ha en åpen og god dialog med medier og innbyggere. Politiet kan og skal være mer åpne enn vi er i dag. Deler av politiets virksomhet verken kan eller skal være gjenstand for åpenhet, men vi skal være åpne om det vi kan være åpne om. Det bidrar til å styrke tilliten i befolkningen. Når vi har gode grunner til å holde tilbake informasjon, skal vi begrunne det. Når vi er åpne om mye, er det lettere å få forståelse for at vi må skjerme de delene som er nødvendig av hensyn til oppgavene vi skal løse. åpenhet er en utfordring i straffesaker. Her gjelder retningslinjer fra Riksadvokaten. Også forvaltningssaker stiller strenge krav til personvern. Politiet må vurdere i den enkelte sak hvor mye man kan være åpen om og hvilke opplysninger som må skjermes. Det er viktig også ved behandling av innsynsbegjæringer. vi skal alltid være åpne, hvis vi ikke har gode grunner til å holde informasjon tilbake. Åpenhet krever således ingen forklaring, det er valget om lukkethet som må begrunnes. en viktig test på om vi følger åpenhetsprinsippet, er at vi klarer å være åpne også når det er ubehagelig. Et åpent politi er et politi som viser at vi har tillit til egen kompetanse og oppgaveløsning. Et lukket politi skaper mistanke om at vi har noe å skjule. hvis vi velger å være åpne om et område, må vi være innstilt på å være åpne om hele feltet, også om de sakene som ikke er positive for politiet. åpenhet internt er viktig for å ivareta medarbeidernes behov. Informerte og involverte medarbeidere er bedre rustet til å gjøre en god jobb. Åpenhet kan også bidra til bedre arbeidsmiljø og trivsel. God informasjon gir større forståelse for beslutninger og prioriteringer. Det skal være samsvar mellom hva som kommuniseres internt og hva som kommuniseres eksternt. åpenhet innebærer at vi er tilgjengelige. Politiet skal være tilgjengelige på ulike kommunikasjonsarenaer, og vi skal kommunisere i en tilgjengelig form. Alle medier har i utgangspunktet krav på et svar fra politiet, uavhengig av hvilken type redaksjon eller hva slags medium som spør. Politiet må være åpne også om saker som er negative for oss. Et eksempel er avgjørelser i Spesialenheten: Vi kommuniserer alltid når vi blir frikjent. Vi bør være like flinke til å kommunisere når Spesialenheten finner grunn til å kritisere politiet.

8

9 Målrettet kommunikasjon i og fra politiet skal være målrettet. Kommunikasjon er et virkemiddel for å nå politiets mål på lik linje med andre virkemidler. Kommunikasjon er en grunnleggende forutsetning for å løse hovedoppgaven vår: å forebygge og bekjempe kriminalitet og å opprettholde trygghet, lov og orden. politiets strategi slår fast at politiet skal konsentrere seg om sine kjerneoppgaver, utnytte ressursene på best mulig måte og skape trygghet og tillit blant innbyggerne. All kommunikasjon skal støtte opp under disse overordnede målene. god intern kommunikasjon er en forutsetning for målrettet ekstern kommunikasjon, men intern kommunikasjon har også en egenverdi. Skal vi nå et mål internt, er det avgjørende at de involverte har tilgang til relevant informasjon. Typiske eksempler på målrettet kommunikasjon er at politiet informerer om kommende fartskontroller, kommuniserer med kilder i kriminelle miljøer eller iverksetter tiltak som har som mål å styrke innbyggernes tillit til politiet.

10

11 Aktiv politiet skal være aktive i sin kommunikasjon. Vår rolle som rådgiver og premissleverandør i samfunnet skal styrkes. Politiet skal aktivt legge til rette for en god dialog med innbyggerne gjennom direkte kontakt, tradisjonelle medier og elektroniske kommunikasjonskanaler. vi har et ansvar for aktivt å kommunisere kunnskap som kan virke kriminalitets forebyggende. Det samme gjelder plikt- og rettighetsinformasjon. Aktiv kommunikasjon hjelper oss å løse primæroppgavene våre. aktiv kommunikasjon innebærer at politiet tar initiativ. Gevinsten ved å være aktiv er at vi får bedre styring med vår kommunikasjon enn når vi er passive og avkreves svar. Ved å være aktive i vår kommunikasjon med omverdenen, kan vi bedre få fram så korrekt informasjon som mulig om politiet. vi opplever av og til at kravene til at vår informasjon skal være etterrettelig, korrekt og helhetlig blir så strenge at det hemmer oss i kommunikasjonen med innbyggerne og mediene. Politiet kan uttale seg om deler av en sak eller et tema selv om vi ikke har full oversikt over alle sider ved saken. Korrekt og etterrettelig, men ikke alltid fullstendig er en rettesnor når mediene krever raske svar. Mer utfyllende informasjon kan gis på et senere tidspunkt. aktiv kommunikasjon fordrer at kommunikasjonsarbeidet løper parallelt med det øvrige i saksbehandlingen. Også i saker der vi ikke skal kommunisere aktivt eksternt, skal vi ha en aktiv holdning til kommunikasjon og tenke igjennom mulige kommunikasjonsutfordringer. Det at vi på enkelte områder inntar en mer passiv holdning til kommunikasjon skal ikke gå på bekostning av åpenheten politiet skal svare når noen spør. Når kritikkverdige forhold oppdages, kan det være hensiktsmessig å gå aktivt ut med informasjon om dette i stedet for å vente på kritikken som vil komme. Det er enklere å kommunisere godt når vi er aktive enn når vi er reaktive.

12

13 Nå alle politiets kommunikasjon skal nå alle uavhengig av kultur, språk, alder, funksjonsnivå og kompetanse. Det fordrer at vi kjenner målgruppene våre, velger riktige kanaler og bruker et klart språk som folk forstår. Det å nå innbyggerne med relevant informasjon bidrar til å løse politiets samfunnsoppdrag. Politiet skal være der folk er, både på fysiske og elektroniske møteplasser. vi skal ikke nå alle med alt, men vi skal treffe målgruppene der de er med det budskapet som er relevant. Plikt- og rettighetsinformasjon er særlig viktig i denne sammenhengen. De som har svakest forutsetninger for å tilegne seg informasjon, skal måtte gjøre minst for å få vite det de trenger. intern kommunikasjon skal bidra til at medarbeiderne føler seg verdsatt. Intern informasjon er et lederansvar, men den enkelte medarbeider har også et ansvar for å tilegne seg relevant informasjon. Intern informasjon skal være tilgjengelig slik at ansatte kan gjøre seg kjent med den, og i enkelte saker kan det være behov for mer aktive kommunikasjonstiltak. Politiet skal eie egne kommunikasjonskanaler der vi styrer kommunikasjonen med innbyggerne. Vi skal også ha gode kunnskaper om og relasjoner med tradisjonelle medier, og vi skal utnytte de mulighetene sosiale medier gir der det er hensiktsmessig.

14

15 Helhetlig politiets kommunikasjon skal kjennetegnes av å være helhetlig. Det fordrer samordning mellom ulike enheter og nivåer i politietaten, og også samordning med andre virksomheter som har oppgaver tilstøtende våre. Samtidig må vi passe på å holde tempoet oppe, særlig i møte med mediene. vi må tenke på at våre utspill påvirker andre både i politiet og i andre virksomheter. Man kommuniserer på vegne av sin enhet eller sitt distrikt/særorgan. Når en uttaler seg på vegne av hele politiet, må det være koordinert. Samtidig må vi ikke la helhetsprinsippet legge for sterke begrensninger på en åpen og aktiv kommunikasjon. Politietaten skal være åpen og samtidig gi mest mulig helhetlig informasjon. helhetlig kommunikasjon er særlig viktig i kriser. Det gjelder internt i politiet, og også i forhold til andre etater som er involvert i krisehåndtering. Innbyggerne skal ikke ha for mange å forholde seg til. Den enkelte enhet i politiet kommuniserer på egne vegne og er tydelig på hvem som er avsender. Samtidig må vi tenke på at våre budskap påvirker andre både i politiet og utenfor.

16

17 Medvirkning politiet er avhengig av innbyggernes medvirkning for å kunne løse oppgavene. Vi må legge til rette for at innbyggerne kan kommunisere med politiet. Berørte samfunnsaktører eller interessegrupper skal høres. Innbyggerne har en utvidet rett til medvirkning når de er part i en sak eller er direkte berørt av vedtak fra det offentlige. vi er avhengig av at innbyggerne varsler politiet om saker, gir tips og informasjon og stiller opp som vitner. Vi må legge til rette for at innbyggerne opplever at det er naturlig å medvirke på denne måten. Det innebærer blant annet at vi er til stede der innbyggerne er, for eksempel på sosiale medier. tilliten til politiet avhenger av at vi kommuniserer godt og at innbyggerne får medvirke i saker der det er naturlig. Medvirkning innebærer blant annet at innbyggernes innspill skal høres og være med på å danne grunnlaget for hvordan politiet utfører sitt oppdrag. medvirkning internt er et sentralt prinsipp. For å kunne medvirke, må medarbeidere være informert. Det er et lederansvar å sørge for at medarbeiderne har den informasjonen de trenger for å kunne medvirke på en meningsfull måte. Medvirkning internt bidrar til bedre måloppnåelse og en bedre polititjeneste til innbyggerne. Medvirkningsprinsippet er forankret i lov- og avtaleverk. Vi skal være åpne for innspill fra omverdenen. Innbyggerundersøkelsen er en viktig kanal for tilbakemelding fra innbyggerne. Vi skal være åpne for at andre virksomheter og innbyggerne kan bidra med verdifull innsikt og gode forslag som gjelder vår virksomhet.

18

19 Lederansvar og linjeprinsippet det er et lederansvar å sette kommunikasjonspolitikken ut i livet, og toppledere har et særskilt ansvar. Ledelsen er ansvarlig for at kommunikasjon blir brukt som et strategisk virkemiddel og for at politiet samordner kommunikasjonen med andre virksomheter når det er hensiktsmessig. Vi må sørge for at ledere på alle nivåer, saksbehandlere og førstelinjen har nødvendig kompetanse for å utføre godt kommunikasjonsarbeid. Ledere skal legge til rette for kommunikasjon. Medarbeidere har et ansvar for å holde seg oppdatert. linjeprinsippet vil si at ansvaret for informasjon og kommunikasjon følger saksansvaret for både ledere og medarbeidere. Det innebærer at hver enkelt medarbeider skal vurdere kommunikasjonsbehovet i tilknytning til den enkelte sak og skal gi relevant informasjon både oppover og nedover i linjen. Tydelig avklarte ansvarsområder skaper trygghet for den enkelte medarbeider. Saker skal håndteres på riktig nivå i linjen kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret.

20 Grunnlagsdokumenter Politiets rolle og oppgaver, Stortingsmelding nr. 42 ( ) Offentlighetsloven Politiets strategi Statens kommunikasjonspolitikk Politiet mot 2020 Riksadvokatens rundskriv del II nr. 1/1981 Politiloven Politiinstruksen Politidirektoratet Juni 2011 Layout: Fete typer Foto: Steffen Aaland Opplag: POD-publikasjon nr 2011/05 ISBN