Informasjons- og kommunikasjonsstrategi Håndbok for ansatte

Transkript

1 Illustrasjon: Jorun Roaldseth Informasjons- og kommunikasjonsstrategi Håndbok for ansatte

2 1.0 Innledning Oppland fylkeskommune skal aktivt bruke informasjon og kommunikasjon som strategiske virkemidler for å nå organisasjonens overordnede mål, nedfelt i Regionalt Handlingsprogram. 2.0 Visjon og verdier Visjon Mulighetenes Oppland Verdier Raushet Ansvarlighet Kreativitet Fleksibilitet Tillit 2

3 3.0 Strategi OFK skal aktivt bruke informasjon og kommunikasjon som styringsverktøy for å nå sine overordnede mål. Kommunikasjonen skal: Være basert på dialog og samhandling. Gi relevant og faktabasert informasjon til målgruppene. Skape oppmerksomhet om og legitimere OFKs rolle. Bidra til positiv medieinteresse rundt OFKs virksomhet. 3

4 4.0 Mål og målgrupper Hovedmål Bygge opp under de mål og prioriteringer som er vedtatt gjennom Regional Handlingsprogram. Interne informasjonsmål Sikre eierskap og felles forståelse for OFKs virksomhet og mål blant ledere, ansatte og tillitsvalgte. Eksterne informasjonsmål OFK skal framstå med et forståelig og klart budskap. Informasjonen som går ut skal være enhetlig både i form og innhold. Papirbasert og elektronisk informasjon skal være faktabasert og brukervennlig, ha gjenkjennelig profil og et godt språk. 4

5 Målgrupper Ansatte Motiverte ansatte er gode ambassadører. Innbyggerne i Oppland Oppland fylkeskommune skal gjennom sin kommunikasjon bygge en positiv holdning til OFK. Media OFK vektlegger åpenhet og tilgjengelighet i sitt forhold til media, som skal være bygd på tillit. Fylkespolitikere OFKs administrasjon skal legge til rette for politikerrollen. Samarbeidspartnere OFK skal være en attraktiv og konstruktiv samarbeidspartner. 5

6 5.0 Prinsipper for kommunikasjon Kommunikasjonstrappa Hvorfor kommunisere (formål)? Hvem er mottaker? Hva er budskapet? Hvordan skal kommunikasjonen foregå? Kommunikasjon Handle slik at mottakeren får en opplevelse som hjelper avsenderen til å nå sine mål. Mål Det vi sier og gjør Opplevelse (etterlatt inntrykk) 6

7 6.0 Kommunikasjonskanaler Politisk synlighet Det er politisk ledelse som så langt det er mulig skal fronte saker i media, og som skal gi politiske kommentarer og uttalelser i det offentlige rom. Internett Internett er OFKs hovedkanal for kommunikasjon med befolkningen og øvrige målgrupper. Mediekontakt OFK skal aktivt kontakte media for å informere om virksomheten og politiske vedtak, og være serviceinnstilte overfor henvendelser fra media. Førstelinjetjenesten Alle som oppsøker OFK skal føle seg velkomne og få hjelp og svar i forhold til de utfordringer de har. Grafisk profil OFK skal gjennom sin profil framstå som en moderne, mangfoldig og løsningsorientert organisasjon som ser og er åpen for muligheter. 7

8 7.0 Organisering av informasjonsarbeidet Ansvar Fylkesrådmannen har det overordnede ansvaret, mens Informasjonsleder har det operative ansvaret. Planlegging og gjennomføring av informasjonsarbeidet er linjeleders ansvar. Informasjonsarbeidet bør planlegges som en integrert del av saksbehandlingen og den øvrige virksomheten. Enhetene er selv ansvarlige for å gjennomføre informasjonstiltak. Fagenhetene skal orientere INFO om alle større saker og aktivt søke faglige råd hos INFO i informasjonsspørsmål. 8

9 8.0 Oppland.no Oppland.no er OFKs viktigste informasjonskanal for ekstern og intern informasjon. Oppland.no skal gi et aktuelt og nyhetsbasert bilde av OFKs politiske og administrative virksomhet. Den enkelte fagenhet har ansvaret for til enhver tid å ha oppdaterte sider om sine områder. Oppland.no er underlagt Redaktørplakaten og Vær Varsom-plakaten. 9

10 9.0 Media Journalister ønsker svar på: Hva? Hvor? Når? Hvem? Hvorfor? Hvordan? Konsekvens Relevans De viktigste nyhetskriteriene er: Nytt Viktig Allmenn interesse Aktuelt Nærhet (mennesker, personlig, geografi) 10

11 Mediekontakt Oppland fylkeskommune skal ha en offensiv holdning til media. I hovedsak skal den som sitter nærmest saken også utøve kontakten med media. Saker som er kontroversielle bør håndteres i samråd med fagenhetsleder/fylkesrådmann/info, mens saker som er politiske i sin karakter skal besvares av politikerne. Alle ansatte har et ansvar for å identifisere gode mediesaker, og bidra aktivt til å utforme sakene på en måte som gjør dem interessante for media. 11

12 Pressemelding Maks. 1 side God overskrift Kort ingress (maks. 3 linjer) Det viktigste først Se huskeliste på side 11 Fremhev dato og klokkeslett for evt. hendelser Kontaktperson med navn, telefonnr og e-post Benytt mal som ligger på P360/Oppland.no Følg opp - ring og spør om de har fått pressemeldingen og om de trenger ytterligere opplysninger/om de kommer. Program, bilder o.l. legges ved som vedlegg 12

13 Hovedprinsipper Føre var Vi skal planlegge informasjonsvirksomheten aktivt. Åpenhet Vi skal gi innsyn, være tilgjengelige og dermed i stand til å skape tillit. Helhet Vi skal bearbeide informasjonen slik at den blir forstått, og er samordnet og tilgjengelig på ett sted (Oppland.no). Lederansvar Informasjon er et lederansvar. Linjeansvar Informasjonsansvaret følger saksansvaret. Gode budbringere Vi skal velge de mest velegnede kanaler. Felles profil Grafisk design skal gi tydelig signal om én avsender. Tilstedeværelse Informasjon fra OFK skal finnes der publikum forventer å finne informasjonen. 13

14 Infonettverket i OFK Visjon Informasjonsnettverket skal løse informasjons- og kommunikasjonsoppgaver på en kreativ måte. Formål Infonettverket skal bidra til synliggjøring av OFK. Infonettverket skal også bidra til kompetanseutveksling mellom deltakerne og kompetanseheving i organisasjonen. Mål Være rådgiver og bistå fagenhetene, skolene, øvrige virksomheter og politikere i informasjons og kommunikasjonsspørsmål. Bidra til å forankre informasjons- og kommunikasjonsstrategien. Ta initiativ til informasjons- og kommunikasjonstiltak. Markedsføre Informasjonsnettverket som en ressurs for hele organisasjonen. Etablere Informasjonsnettverket som en møteplass for sosial og faglig utveksling. 14

15 Målgruppe Alle ansatte i OFK. Organisering og aktiviteter INFO utgjør kjerneteamet i Informasjonsnettverket. Alle fagenheter, skoler og øvrige virksomheter i OFK kan ha deltakere i Informasjonsnettverket. Fellessamlinger for alle deltakerne to ganger i året. Utføre arbeidsoppgaver gjennom faste arbeidsgrupper og ad hoc-utvalg etter behov. Utarbeide årlige aktivitetsplaner som gjenspeiles i det årlige regionale handlingsprogram. 15

16 God kommunikasjon med målgruppene er ett av de viktigste suksesskriteriene for Oppland fylkeskommune. Fylkesordfører Gro Lundby 16