RANDABERG KOMMUNE INFORMASJONSSTRATEGI. i nfo VEDTATT I KOMMUNESTYRET

Transkript

1 RANDABERG KOMMUNE INFORMASJONSSTRATEGI VEDTATT I KOMMUNESTYRET i nfo rma Sammen sjon.

2 Innhold: Mål for Randaberg kommunes informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet... 1 Forankring av kommunens kommunikasjon og informasjonsstrategi... 2 STRATEGI 1 Randaberg kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk... 4 STRATEGI 2 Randaberg kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger... 4 STRATEGI 4 Randaberg kommune skal videreutvikle sin interninformasjon... 6 STRATEGI 5 Randaberg kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne... 6 STRATEGI 6 Randaberg kommune skal framstå som en helhetlig og lett gjenkjennelig organisasjon... 7 Omverdensanalyse... 7 Tiltaksplan... 8

3 Mål for Randaberg kommunes informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet Randaberg kommune skal informere og kommunisere aktivt med sine innbyggere 1. Kommunikasjon skal baseres på åpenhet og innbyggernes behov 2. Kommunikasjon skal være samordnet og fremstå som helhetlig Ansatte opplever fellesskap med organisasjonen Randaberg kommune 1

4 Forankring av kommunens kommunikasjon og informasjonsstrategi ÅPENHET Randaberg kommune ønsker å legge til rette slik at publikum, media og andre virksomheter på en rask og enkel måte kan få innsyn i og tilgang til informasjon om kommunens virksomhet, beslutningsprosesser og vedtak. Alle ansatte skal synliggjøre den åpenhet og serviceinnstilling som Randaberg kommune ønsker å tilby sine innbyggere, næringsliv og omverden for øvrig. Randaberg kommune skal bringe all nødvendig informasjon til innbyggerne og medarbeiderne gjennom faste informasjonsorganer. LEDERANSVAR Informasjon er et lederansvar. Ansvaret for at informasjonsvirksomheten drives profesjonelt og etisk ansvarlig ligger hos kommunens øverste ledelse i tråd med etisk reglement. Lederne for tjenesteområdene har ansvar for å informere om sine virksomheter både internt og eksternt. Informasjonsaktiviteten skal synliggjøres i kommunens ulike planverk. STYRINGSVERKTØY Informasjon er et nødvendig ledd i all kommunal virksomhet og skal integreres som et strategisk verktøy på linje med andre viktige funksjoner som f.eks. økonomistyring og personalforvaltning. God kommunikasjon gjør det lettere å styre kommunen. God kommunikasjon er dessuten en del av kvalitetskravet til tjenestene. Forståelsen for kommunikasjon må forankres i hele organisasjonen og må derfor synliggjøres i virksomhetsplanene. ORGANISERING ROLLER OG OPPGAVER I Randaberg kommune har rådmannen det overordnede informasjonsansvar. Ansvar for koordinering av informasjon er plassert i Informasjon og næring. Alle ledere har et ansvar for å informere om sitt område. Noen felles informasjonsoppgaver er lagt til enkeltenheter: - Generell informasjon rettet mot innbyggerne: Servicetorget: - Internett: egen redaksjon (web-red) - Smartkommune: Rådmannen - Annonsering generelt: Servicetorget - Annonsering stillinger: Personalkontoret 2

5 I større prosjekter og tverrenhetlige satsningsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt som en del av planarbeidet. Kompetanseheving innenfor informasjon tas med som et eget kapittel i kompetanseplanen. DESENTRALISERT INFORMASJONSARBEID Alle ansatte i Randaberg kommune skal ha tilgang til elektronisk informasjon. Hver enkelt medarbeider i Randaberg kommune har et ansvar for å kommunisere aktivt og informere om tjenester innen sitt tjenesteområde - til kommunens innbyggere og medansatte. KRISEPLAN Kommunen har egen plan for krisehåndtering, og plan for kriseinformasjon er lagt inn i denne. HVEM KAN UTTALE HVA TIL OFFENTLIGHETEN? Alle medarbeidere kan gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver, mens vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et sjefsansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å uttale seg offentlig. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. Den tilsier at en i slike tilfeller skal gå tjenestevei med sine synspunkter. Randaberg kommunes ansatte forholder seg for øvrig til presse og massemedier etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges retningslinjer utarbeidet i tråd med lover og forskifter. 3

6 STRATEGI 1 Randaberg kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Randaberg kommunes ledelse skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til innbyggerne. er hovedkanal for informasjon til innbyggerne. I tillegg til vår hjemmeside benytter vi følgende kanaler: NRK Stavanger Aftenblad Bygdebladet Rogalands avis Andre medier og kanaler MÅL: Kunnskap om og troverdighet til kommunal virksomhet blant innbyggerne Pressen skal få innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet STRATEGI 2 Randaberg kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteområder. MÅL: Innbyggere og ansatte kan raskt og effektivt hente ut ønsket informasjon fra kommunen gjennom inter- og intranettet. Rask og effektiv informasjonsformidling til og mellom ansatte. God informasjonsutveksling og dialog mellom innbyggerne og de folkevalgte, og Randaberg kommune som organisasjon. 4

7 STRATEGI 3 Randaberg kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet For å gjøre informasjon tilgjengelig for flest mulig brukergrupper vil Randaberg kommune bruke flere og varierte informasjonskanaler, og med ulikt tilgjengelighetsnivå. De viktigste informasjonskanalene er: Ansatte i kommunen Ansatte er kommunens viktigste informasjonsressurs. De har en stor kontaktflate mot kommunens innbyggere og gir kommunen muligheter for en aktiv kommunikasjon med brukere. I tillegg bor mange av kommunens medarbeidere i kommunen og dette gjør de til en ekstra ressurs. Nærmeste overordnete er ansvarlig for den informasjonen som den enkelte ansatte dermed har behov for. Alle ansatte har også et ansvar for å videreformidle informasjon til kollegaer og ledere. Servicetorget Servicetorget tilbyr både muntlig og skriftlig informasjon. Kommunen skal ha en dør inn gjennom servicetorget og alle henvendelser skal enten kunne besvares direkte i servicetorget eller videreformidles til andre som kan håndtere henvendelsen. Kommunens hjemmeside på Internett Hjemmesiden på internett er og skal være under stadig utvikling, også i retning av mer dialogpreget kommunikasjon. Aktivitetskalender er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Lokalavisen og eventuelle andre lokale media (radio/tv) Lokalavisen og andre lokale media representerer informasjonskanaler som er lett tilgjengelige for innbyggerne, er dagsaktuelle og benyttes av mange. Randaberg kommune ønsker å bidra til at disse kanalene gis tilgang til all relevant informasjon. Se strategi 1. Annonsering i lokal- og regionalpressen Annonsering skal gi innbyggerne informasjon om politisk møtevirksomhet, kunngjøringer og ledige stillinger. All annonsering skal gå via servicetorget, stillingsannonser sendes via personalkontoret. Åpne møter Alle politiske møter i Randaberg kommune er åpne møter som annonseres i pressen og på hjemmesiden til kommunen. Sakspapirer er offentlig tilgjengelige i forkant av møtene. Skriftlig materiell / brosjyrer Det vil bli utarbeidet serviceerklæringer for enkelte tjenester. Informasjon om eks kulturtilbud og turistinformasjon er tilgjengelig i servicetorget. MÅL: Innbyggerne har god tilgang til og mulighet for å gi tilbakemeldinger til organisasjonen Innbyggerne er informert om kommunens virksomhet Innbyggerne har kunnskap om ulike kulturtilbud Næringslivet har nødvendig informasjon om og kommunikasjon med organisasjonen Ansatte er oppdatert i forhold til tjenestetilbud og politisk virksomhet 5

8 STRATEGI 4 Randaberg kommune skal videreutvikle sin interninformasjon Informasjon skal gå igjennom ledere og overrisle organisasjonen. God intern informasjon er en forutsetning for at organisasjonen skal greie å utføre sine oppgaver og for at ledere og ansatte skal trekke i samme retning. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon utad. MÅL: Felles identitet i organisasjonen God bedriftskultur og godt omdømme Felles informasjon og kunnskap om de ulike arbeidsplassene i organisasjonen Gode serviceholdninger STRATEGI 5 Randaberg kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne Å skape interesse og engasjement for politiske saker i lokalmiljøet er et ledd i å styrke lokaldemokratiet. Gjennom engasjement og dialog blir så vel innbyggere som politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsninger. Gjennom å skape åpne arenaer legges det til rette for gjensidig informasjon og muligheter til innspill i en tidlig fase i saksbehandlingen. MÅL: Deltakelse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet God informasjonsutveksling mellom innbyggere, folkevalgte og administrasjon 6

9 STRATEGI 6 Randaberg kommune skal framstå som en helhetlig og lett gjenkjennelig organisasjon Randaberg kommune skal fremstå som en organisasjon med entydige og klare budskap som viser mangfoldet av kommunale tjenester og kommunens virksomhet, og med en felles grafisk profil. MÅL: Innbyggerne har oversikt over kommunens virksomhet og den rollen den har i en større samfunnsmessig sammenheng. Innbyggere kjenner igjen kommunal virksomhet på «innpakningen». Kostnadsbesparelser som samordning av annonsering, ferdigutviklede og tilgjengelige grafiske elementer, felles trykksakmaler etc. Klar identitet innad i organisasjonen Omverdensanalyse 7

10 Av brukergruppene er innbyggere, brukere, media, politisk nivå, næringsliv og ansatte spesielt omtalt i planen, og vurderes som berørte interessenter til Randaberg kommune. Tiltaksplan Strategi 1 Randaberg kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Tiltak Virkemidler Ansvar Pleie mediekontakt Jevnlig kontakt med lokale og regionale medier Ordfører, rådmann, informasjonsansvarlig Overvåking av omverden Omgivelseskartlegging Informasjonsansvarlig Opplæring i mediekontakt Kurs og trening Leder for personal og organisasjonsutvikling Retningslinjer for mediekontakt Rutine Etisk reglement, rådmann Utvikling / oppdatering av internett Egen redaksjon for internett Offentlige postlister Informasjon om organisasjon Offentliggjøre planer Legge ut høringsdokument Oppdatere tjenestebeskrivelser Andre medier og kanaler Redaktør, redaksjonsgruppe Post- og arkivavdeling Servicetorg Ledere for tjenesteområdene Aktiv nyhetsformidling Oppdatere kontinuerlig informasjon Informasjonsansvarlig, redaktører og ledere Strategi 2 Randaberg kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Tilby tjenester på nettet, inklusiv elektroniske søknadsskjema Interkommunalt samarbeid gjennom Smartkommune Samordning av informasjon gjennom interkommunalt samarbeid Utvikling av egne teknologiske informasjonstjenester Internettredaktør Rådmannen Avdeling for IKT 8

11 Strategi 3 Randaberg kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet Informasjon til media: Informasjon til enkeltpersoner: Pressemelding: Stavanger Aftenblad, Bygdebladet, RA, NRK Rogaland, TV-vest, internett, Servicetorget Kunngjøring: Stavanger Aftenblad, Bygdebladet, internett, Servicetorget Stillingsannonser: Stavanger Aftenblad, Servicetorget svarer på eller formidler videre henvendelser fra alle som tar kontakt med kommunen Informasjonsansvarlig Servicetorget Personalkontoret Servicetorget Hver enkelt medarbeider i Randaberg kommune har ansvar for å kommunisere aktivt og informere om tjenester innen sitt tjenesteområde - til kommunens innbyggere, til sine underordnede og medansatte. Skriftlig informasjon om organisasjonen og tjenestene skal være tilgjengelig i størst mulig grad på internett og/eller som brosjyre Den enkelte ansatte Internettredaktør, ledere for tjenesteområdene Informasjonskanal til grupper velges ut i fra aktuell målgruppe For større prosjekter utarbeides en egen informasjonsplan Vurdere bruk av nye informasjonskanaler Åpne internett som en informasjonskanal for foreninger og lag Innbyggere 0-20: Info via skoler, internett, ungdomsklubb Innbyggere 20 og eldre: Avis, internett, skriftlig informasjon Samarbeidspartnere: Avis, internett, skriftlig informasjon Rekruttering: Avis, Internett, skriftlig informasjon Turisme: Internett, skriftlig informasjon Eget avsnitt om informasjon Oppdatert på teknologiske muligheter Bruk av SMS etc Bruk av kommunens kulturkalender på internett Oversikt over alle foreninger og lag på kommunens hjemmeside Servicetorg, internettredaktør, ledere Planansvarlig, prosjektleder Informasjonsansvarlig Avdeling for IKT Avdeling for kultur og fritid Internettredaktør 9

12 Informasjonsside for foreninger og lag på kommunens hjemmeside Strategi 4 Randaberg kommune skal videreutvikle sin interninformasjon Det må utarbeides en egen plan for interninformasjon Bruke aktivt følgende informasjonskanaler: - info via ledere - info via andre ansatte - intranett / oppslagstavler - internavis - møtereferat - faste samarbeidsfora mellom arbeidsgiver og arbeidstakere Informasjonsansvarlig Strategi 5 Randaberg kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne Spørsmål til politikere Det er anledning å stille spørsmål for Ordfører enkeltpersoner i forkant av kommunestyret Åpne politiske møter Tilgjengelige innkallinger og sakspapirer i media Politisk sekretariat og på servicetorg og internett Brukerundersøkelser Gjennomføre undersøkelser etter plan Ledere for tjenesteområdene, rådmann Dialogsamlinger rundt planer Grupper av inviterte nøkkelpersoner Plan/ prosjektansvarlig eller tema, kafédialog Brukergrupper Serviceerklæringer Utvikle og oppdatere serviceerklæringer Ledere for tjenesteområdene Kompetanseheving i dialogverktøy Brukerundersøkelser Nettbasert dialog Ulike engasjementfremmende tiltak Leder for personal og organisasjonsutvikling Strategi 6 Randaberg kommune skal framstå som en mer helhetlig og lett gjenkjennelig organisasjon Implementere Randaberg kommune sin grafiske profil i hele organisasjon Samordne/rasjonalisere informasjonsmateriell Ferdigstille alle maler, samt lage maler for planer, annet informasjonsmateriell Bruke profilen på skilt og utstyr Kontinuerlig oppdatering Superbrukere på fagsystemene Informasjonsansvarlige Ledere Ledere Servicetorget 10