Forord. Internkommunikasjon har en sentral funksjon i alle organisasjoner.

Transkript

1 Strategi for internkommunikasjon Tiltaksplan

2 Forord Internkommunikasjon har en sentral funksjon i alle organisasjoner. I en stor og kompleks organisasjon som Oppland fylkeskommune er god internkommunikasjon et viktig virkemiddel for å levere gode resultater. For at vi skal lykkes i vårt samfunnsoppdrag må vi lære av hverandre og dra nytte av hverandres kunnskap. Kommunikasjon er nøkkelen til det. God internkommunikasjon er også en forutsetning for god ekstern kommunikasjon, for å skape åpenhet, god kontakt og samhandling med omgivelsene våre og for å nå de målene organisasjonen har satt seg. Utarbeidelsen av strategi- og tiltaksplan for internkommunikasjon har tatt noe tid. Arbeidet ble også satt på vent en periode, i påvente av en revidering av Organisasjonspolitikken. Verdibasert ledelse og medarbeiderskap er viktige prinsipper for Oppland fylkeskommune. For at det skal være mulig å etterleve prinsippene, er en god intern informasjonsflyt og velfungerende kommunikasjonskanaler helt avgjørende. Arbeidet er blitt gjort med involvering av hele organisasjonen. Mange har ment mye underveis, og de mange innspillene i høringsrunden har bidratt til en bedre strategi. Forhåpentligvis har det også ført til et sterkere eierskap en strategi har liten verdi om prinsippene i den ikke blir fulgt opp i det daglige. Strategi- og tiltaksplanen inneholder viktige prinsipper på et overordnet plan. Strategien er ment å være et verktøy for videre arbeid i organisasjonen, hvor det vil være ulikt behov for praktisk tilnærming og detaljnivå, for eksempel når det gjelder møtestruktur, kanaler, ansvarsfordeling og fellesskapstiltak. Rasmus Olav Vigrestad September

3 Innhold Forord 2 1. Innledning Formål Overordnede dokumenter Ansvar 4 2. Visjon og mål Visjon Verdier Hovedmål Delmål Målgruppe 5 3. Situasjonsanalyse Formelle informasjonskanaler SWOT-analyse 7 Styrker...7 Svakheter...7 Muligheter...7 Trusler Prinsipp og satsingsområder Kommunikasjonskanaler og samhandlingssystemer Fellesskap Roller og kompetanse 9 5. Tiltak Tiltak kommunikasjons- og samhandlingssystemer 9 Videreutvikling av Ansattportalen...9 Videre opplæring i Skype for business Tiltak fellesskap 10 Sikre en god informasjonsflyt under sammenslåingsprosessen Fast reisedag for fylkesrådmann Grønn lunsj med politisk ledelse Månedlig konkurranse på ansattportalen Kommunikasjon på besøksturné Kortere responstid på mail Tiltak roller og kompetanse 11 Tverrfaglig oppgaveløsning Økt kjennskap til (og bruk av) hospiteringsordningen Måling internkommunikasjon Kostnadsoverslag Revidering og evaluering 12 3

4 1. Innledning Kommunikasjon er ikke et mål i seg selv, men et virkemiddel for å nå mål. God internkommunikasjon er en forutsetning for at den eksterne kommunikasjonen skal fungere best mulig, og bidra til åpenhet og samhandling med omgivelsene. De ansattes bidrag er avgjørende for at Oppland fylkeskommune (OFK) når sine mål. Løpende, målrettet og helhetlig kommunikasjon sikrer engasjement, god kultur og intern læring. Internkommunikasjonen skal sørge for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om fylkeskommunens virksomhet, for å kunne utføre sine oppgaver til det beste for befolkningen i Oppland. Å bruke internkommunikasjon strategisk betyr at vi kommuniserer og samhandler på en måte som understøtter de målene OFK skal nå, og bidrar til å øke kvaliteten og effektiviteten i tjenestene. Definisjon: Med internkommunikasjon mener vi all kommunikasjon (informasjonsflyt og utveksling av ideer og synspunkter) mellom ansatte internt i organisasjonen. Det kan dreie seg om kommunikasjon mellom enkeltpersoner og grupper på forskjellige nivåer og i ulike enheter eller deler av organisasjonen. 1.1 Formål Strategi- og tiltaksplanen skal være et verktøy for å sikre god kommunikasjon i hele organisasjonen. 1.2 Overordnede dokumenter Følgende dokumenter ligger til grunn for strategi- og tiltaksplanen for internkommunikasjon: Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Oppland fylkeskommune Organisasjonspolitikk kultur for ledelse og medarbeiderskap 1.3 Ansvar Alle ansatte har et felles ansvar for å sikre god internkommunikasjon. Ledere har et særskilt ansvar for å legge til rette for god kommunikasjon. 4

5 2. Visjon og mål 2.1 Visjon «Mulighetenes Oppland i ei grønn framtid» 2.2 Verdier Internkommunikasjonen er tuftet på de fem verdiene: Kreativitet Vi bruker tilgjengelige kommunikasjonskanaler og er åpne for nye måter å kommunisere på. Raushet Vi involverer og inkluderer hverandre og deler informasjon og kunnskap både gjennom formelle og uformelle kanaler. Vi framsnakker og synliggjør hverandres gode prestasjoner. Ansvarlighet Arbeidsgiver har ansvar for god opplæring og tilrettelegging. Arbeidstaker tar ansvar for å finne informasjon. Vi søker råd og kunnskap når det trengs, samtidig som vi kommuniserer aktivt for å drive godt og effektivt. Fleksibilitet Vi tilpasser måten vi kommuniserer på og velger kommunikasjonsform slik at den passer budskapet og understøtter målet. Tillit Vi tror godt om hverandre og bygger kommunikasjonen vår på det. Vi har en åpen dialog, søker aktivt tilbakemelding og har mot til å si fra. 2.3 Hovedmål Eierskap til og felles forståelse for Oppland fylkeskommunes virksomhet og mål hos alle ansatte. 2.4 Delmål Økt kvalitet og effektivitet i tjenestene Et styrket omdømme både internt i fylkeskommunen og eksternt i Opplandssamfunnet Dette kan vi oppnå gjennom: o En lærende organisasjon med aktiv kunnskaps - og erfaringsdeling o En åpen organisasjon der vi kan diskutere fritt og tørre å si fra o Medarbeidere som tar ansvar for helheten o Trygge ledere og medarbeidere som gir tydelige og konstruktive tilbakemeldinger o Motiverte ansatte som samarbeider mot felles mål o Økt dialog og samhandling gjennom hele organisasjonen 2.5 Målgruppe Alle ansatte i Oppland fylkeskommune. 5

6 3. Situasjonsanalyse Det har vært nødvendig å kartlegge dagens situasjon for å kunne utarbeide en strategi- og tiltaksplan. Arbeidsmetoden som ble valgt, er at Infonettverkets arbeidsgruppe for internkommunikasjon har vurdert nåværende situasjon gjennom en SWOT-analyse. Her har tilbakemeldinger fra ledersamling og internkommunikasjonsundersøkelsen fra 2011 vært viktige bidrag. Resultatene gir ikke et komplett bilde, men har gitt et godt utgangspunkt for arbeidet med strategi og tiltak. 3.1 Formelle informasjonskanaler Lederen Ansattportalen Oppland.no Skoleportalen (Fronter) E-post Brev Telefon Skype for Business P360 Visma Møter Nyhetsbrev Sosiale media Videokonferanse Det er mange formelle møter og kanaler i OFK som setter store krav til hvordan vi håndterer, sikrer og videreformidler informasjon til riktige mottakere internt og eksternt. I tillegg er det mange uformelle møter internt i organisasjonen, som er en viktig arena for løpende avklaringer og informasjonsutveksling. 6

7 3.2 SWOT-analyse SWOT-analyse er et verktøy for å få en rask oversikt over sterke og svake sider i en organisasjon. De fire bokstavene «SWOT» representerer de engelske ordene Strengths (styrker), Weaknesses (svakheter), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). Styrker Gode styringssystemer Ansattportalen Godt og uformelt arbeidsmiljø Medarbeiderskapssamlinger Svakheter Stor organisasjon, med stort mangfold i tjenesteproduksjon og fysisk avstand Kun innsikt i eget fagområde, manglende helhetstanke Ikke tilfredsstillende informasjon mellom fagenheter og skoler imellom Vet lite om hva andre enheter forventer av oss Mange ulike kanaler uten klare retningslinjer for bruken av disse Ikke flinke nok til å dele informasjon Varierende IKT-kompetanse Muligheter Minske avstanden mellom sentraladministrasjonen og enheter ellers i fylket Styrke det faglige samarbeidet på tvers av enheter og organisasjoner Samhandlingssystemer Kommunikasjonsavdelingen blir mer synlig og viser hva de kan tilby Bedre informasjonsdeling mellom enhetene Trusler Manglende felles tilknytning til OFK/ lite vi-følelse Alle deler av organisasjonen ser ikke det samme behovet for å kommunisere eller samhandle Det snakkes negativt om fylkeskommunen og dermed egen arbeidsgiver 7

8 4. Prinsipp og satsingsområder Følgende hovedprinsipp ligger til grunn for OFKs internkommunikasjon: OFK skal løfte fram menneskene i organisasjonen, bidra til økt samhandling og minske avstanden mellom de ulike delene av organisasjonen. Ut ifra situasjonsanalysen er det naturlig å dele internkommunikasjonen inn i tre områder; kommunikasjonskanaler/samhandlingssystemer, fellesskap og roller/ kompetanse. 4.1 Kommunikasjonskanaler og samhandlingssystemer I dette punktet ligger de kanaler og systemer som blir brukt til både enveis- og toveiskommunikasjon. Dette innebærer: Ansattportalen skal være hovedkanal for internkommunikasjon. Her skal dokumenter, skjemaer, nyheter og saker som angår de ansatte være lett tilgjengelig. Bidra til god informasjonsflyt i og på tvers av enhetene. Dette innebærer blant annet at henvendelser bør besvares innen utgangen av neste virkedag, og at møtereferat og annen informasjon når alle på en forutsigbar måte. Sikre gode kommunikasjonskanaler og systemer som forenkler dialog og samhandling. Eksempel på dette er Skype for Business, Outlook, P360 og Visma. Sikre god tilgjengelighet til regelverk og styringsdokumenter ved å gjøre det tilgjengelig på Ansattportalen og Oppland.no. Sikre hensiktsmessig og fornuftig bruk av de ulike kommunikasjonskanalene. Behovet vil være ulikt hos enhetene og knyttet til de ulike prosjektene, og må avklares individuelt. 4.2 Fellesskap I dette punktet ligger forholdet til OFK som arbeidsgiver og eierskap til virksomhetens mål. Dette innebærer: Ha åpne og inkluderende prosesser hvor alle er godt informert om det som skjer. Skape felles forståelse for nåsituasjon, mål og strategier ved å kommunisere på en enkel, forståelig og konkret måte. Skape begeistring og vi-følelse gjennom inkludering og felles opplevelser, som for eksempel medarbeiderskapssamlinger, fagsamlinger og sosiale arrangement. Ha innsikt i og forståelse for andre enheters ansvar og oppgaver. Enhetene må «markedsføre» seg overfor resten av organisasjonen og informere hverandre om hva de jobber med. Dette kan for eksempel gjøres via saker på Ansattportalen. Ha synlige ledere som er gode på kommunikasjon og motivering av de ansatte. Dette innebærer blant annet at nærmeste leder har utarbeidet en møtestruktur for enheten sin og er bevisst på konstruktive tilbakemeldinger i ord og handling. 8

9 4.3 Roller og kompetanse I dette punktet ligger kommunikasjon rundt oppgaveløsning. Dette innebærer: Ha tydelige rolleavklaringer i forhold til ansvar og arbeidsoppgaver. Synliggjøre og nyttiggjøre kompetanse internt i OFK ved å gjøre kompetansen til den enkelte ansatte tilgjengelig for andre i organisasjonen. Sørge for tverrfaglig oppgaveløsning gjennom samarbeid med andre enheter og ansatte. Gi ansatte god og tilstrekkelig opplæring i IKT. Gi medarbeidere og ledere økt kompetanse i hvordan man kommuniserer målrettet og effektivt i ulike situasjoner. 5. Tiltak 5.1 Tiltak kommunikasjons- og samhandlingssystemer Videreutvikling av Ansattportalen Beskrivelse: Noen stikkord knyttet til videreutvikling: Enkel tilgang til de verktøyene de ansatte trenger i sitt daglige arbeid. Speile det som skjer i organisasjonen - få flere til å engasjere seg og bidra med stoff. Avklare opp mot Kvalitetssystemet, unngå at informasjon må oppdateres to steder. Ansvarlig: Kommunikasjon Tidspunkt: Høsten 2017 / kontinuerlig Videre opplæring i Skype for business Beskrivelse: Bruken av Skype har ikke svart til ambisjonene. Det er fortsatt behov for mer opplæring - og en generell forbedring av de digitale ferdighetene - i store deler av organisasjonen. Ansvarlig: HR / IKT Tidspunkt: Høsten

10 5.2 Tiltak fellesskap Sikre en god informasjonsflyt under sammenslåingsprosessen Beskrivelse: De ansatte vil ha mange spørsmål underveis i prosessen med sammenslåing av Oppland og Hedmark fylkeskommuner. Det vil aldri bli nok informasjon. Vi må sikre samtidig informasjon til alle ansatte, blant annet gjennom faste informasjonsmøter/ allmøter med streaming til de utenfor sentraladministrasjonen. Det bør så raskt som mulig utarbeides en kommunikasjonsstrategi og etableres en nettside i forbindelse med prosessen. Ansvarlig: Kommunikasjon/Fylkesrådmannen Tidspunkt: Høsten 2017 Fast reisedag for fylkesrådmann Beskrivelse: Fylkesrådmannen skal ha jevnlig besøk hos enhetene utenfor sentraladministrasjonen - skoler, tannklinikker og andre deler av OFK - gjennom en avsatt og fast reisedag i måneden. Det oppfordres også til økt synlighet i sentraladministrasjonen, f.eks. gjennom deltakelse på fagenhetsmøter. Ansvarlig: Fylkesrådmann Tidspunkt: En gang i måneden Grønn lunsj med politisk ledelse Beskrivelse: Fylkesordføreren inviterer til allmøte. Dialog om politiske satsingsområder. Kan kombineres med andre tema. Gjøres tilgjengelig for alle i organisasjonen via Skype. Ansvarlig: Politisk ledelse Tidspunkt: En gang i halvåret / Min. en gang i året. Månedlig konkurranse på ansattportalen Beskrivelse: Konsept må utvikles. Individuelle og lagkonkurranser av ulik art som premieres. På sikt kan ulike enheter og skoler bli oppfordret til å lage månedens konkurranse, for å engasjere flere til å delta og komme opp med gode ideer. Ansvarlig: Kommunikasjon Tidspunkt: Oppstart senhøst

11 Kommunikasjon på besøksturné Beskrivelse: Kommunikasjon besøker enheter/skoler for å orientere om hva avdelingen kan bistå med (medieomtale, video til bruk på nett, grafisk design mm.). De som vil ha besøk må ta initiativ. Ansvarlig: Kommunikasjon Tidspunkt: Oppstart våren 2018 Kortere responstid på mail Beskrivelse: Vi skal spille hverandre gode. Vi skaper samhold og tilhørighet gjennom et "hei" når vi møter hverandre, ved å vise respekt for den enkeltes behov og ved å bidra til å gjøre andre i best mulig stand til å løse sine arbeidsoppgaver: Mail skal besvares innen 24 timer. Minimum er en bekreftelse på at mail er mottatt og en tilbakemelding om når svar kan forventes. Fraværsassistent brukes ved fravær. Servicesenteret skal holdes oppdatert på ansvarsoppgaver og personellendringer. Fravær skal markeres i Outlook. Ansvarlig: Alle ledere Tidspunkt: Kontinuerlig 5.3 Tiltak roller og kompetanse Tverrfaglig oppgaveløsning Beskrivelse: Lederne skal legge til rette for tverrfaglig sammensatte arbeidsgrupper i oppgaveløsningen der det er hensiktsmessig. Dette må sees opp mot etablert praksis og metodikk for team-, prosjekt- og nettverksarbeid. Ansvarlig: Lederne (og alle ansatte) Tidspunkt: Jobbes med kontinuerlig Økt kjennskap til (og bruk av) hospiteringsordningen Beskrivelse: Det er mulig å hospitere hos enheter/skoler. Formålet er å styrke intern læring og tverrfaglig samhandling. Det er nyttig å lære andres arbeidsmetoder og rutiner. Skoler/enheter oppfordres til å tilby hospitering gjennom ansattportalen i god tid før aktuell hospitering. Ansvarlig: HR / Kommunikasjon Tidspunkt: Senhøsten 2017 / kontinuerlig 11

12 Måling internkommunikasjon Beskrivelse: Våren 2016 ble det gjennomført en større undersøkelse om den interne kommunikasjonen i fylkeskommunen. Formålet var å kartlegge hvordan kvaliteten på den interne kommunikasjonen oppleves blant de ansatte, for å identifisere områder hvor det kan bli bedre og hva som faktisk kan gjøres. Det var forutsatt at undersøkelsen skulle gjentas etter ca. tre år for å måle om de prosesser som er gjennomført i organisasjonene har hatt effekt. Ansvarlig: Kommunikasjon / HR Tidspunkt: Våren Kostnadsoverslag Tiltakene forutsettes dekket innenfor ordinære budsjetter. Det vil i noen tilfeller være behov for bidrag fra flere enheter. 7. Revidering og evaluering Strategien for internkommunikasjon skal revideres hvert 4. år (om ikke spesielle forhold tilsier noe annet). Infonettverket er ansvarlig for dette arbeidet. 12

13 13