DNTs medieinstruks rev. 2016

Transkript

1 DNTs medieinstruks Formål Kommunikasjon er et lederansvar Prinsipper for mediekontakt i DNT Ansvars- og rollefordeling Gode råd i møte med media

2 DNTs medieinstruks side 2 Innledning DNTs medieinstruks inneholder bakgrunn, retningslinjer og tips for hvordan ansatte og tillitsvalgte i DNT sentralt og i medlemsforeningene skal forholde seg til media. Mediekontakten skal bygge på DNTs kommunikasjonsstrategi og bidra til å nå DNTs overordnede mål. DNTs synlighet i mediene, har stor betydning for vårt omdømme, tillit og troverdighet, og enhver mediekontakt er en mulighet til å profilere foreningen og til å bygge DNTs rolle som samfunnsaktør. DNT skal drive aktiv og utadrettet informasjon, og legge forholdene best mulig til rette for journalister, både reaktivt (når de tar kontakt med DNT) og proaktivt (når vi tar kontakt med dem). Medieinstruksen gjelder for alle som arbeider i og for DNT. Både DNT sentralt og medlemsforeningene plikter å forholde seg til instruksen. Personer som uttaler seg til media har et særlig ansvar for at retningslinjene i instruksen følges. Innholdsfortegnelse: Innledning Formål Kommunikasjon er et lederansvar Prinsipper for mediekontakt i DNT Ansvars- og rollefordeling Gode råd i møte med media Foto: Frida Tradin Formål Medieinstruksens skal gi tydelig oversikt over hvem som svarer på hva, og hvordan møtet med mediene kan gjennomføres: 1) Medieinstruksen skal avklare hvem i DNT og medlemsforeningene som svarer på hvilke henvendelser, problemstillinger og spørsmål. Dette er viktig for å sikre at mediehenvendelser havner hos rett person og at kommunikasjonsmuligheter og trusler blir fanget opp og håndtert. 2) Medieinstruksen skal bidra til å sette talspersoner i stand til å håndtere mediene og journalister på en profesjonell og god måte. Kommunikasjon er et lederansvar Informasjon og kommunikasjon er et lederansvar. Det betyr at både daglig leder, den enkelte fagsjef i DNT sentralt og ansvarlige i lokalforeningene løpende bør vurdere informasjonsbehov og mediepotensiale for ulike saker, i samråd med DNTs kommunikasjonssjef. Kommunikasjonssjefen skal være en aktiv rådgiver, pådriver og tilrettelegger for DNTs informasjonsvirksomhet, og kommunikasjonsavdelingen skal både ta initiativ til mediekontakt, etterspørre og koordinere utspill fra administrasjonen for øvrig.

3 DNTs medieinstruks side 3 Prinsipper for mediekontakt i DNT Følgende prinsipper og verdier ligger til grunn for kontakt med media: DNT skal drive aktiv og utadrettet informasjon, og legge forholdene best mulig til rette for journalister, både reaktivt (når de tar kontakt med DNT) og proaktivt (når vi tar kontakt med dem). Mediearbeidet skal bidra til oppnåelse av DNTs mål slik disse er nedfelt i strategidokumentet, Veivalg for Den Norske Turistforening og i DNTs kommunikasjonsstrategi. Talspersoner må sikre at informasjonen er samordnet i forhold til DNTs øvrige uttalelser og landsmøtevedtak slik at DNT framstår som en enhetlig organisasjon. Som hovedregel skal alle pressemeldinger fra DNT sentralt forelegges kommunikasjonssjefen før de sendes ut. Ærlighet: Alt vi sier skal være sant. (Men trenger ikke nødvendigvis si alt). Respekt: Alle henvendelser fra media skal behandles høflig og med respekt for medienes rolle, funksjon og arbeidssituasjon, uavhengig av om vi har til hensikt besvare konkrete spørsmål eller ikke. Ryddighet: Vi skal aldri uttale oss ufordelaktig om samarbeidspartnere, enkeltpersoner eller andre. Proaktivitet: Vi skal selv, når det er mulig, ta initiativ til å få saker som gjelder DNT på medias dagsorden. Ansvars- og rollefordeling Hvem som skal være talsperson er avhengig av hva saken gjelder og sakens alvorlighetsgrad. Generelt uttaler talspersoner seg kun om sitt fagområde. DNT sentralt: Ansvarsområde: Hovedregelen er at DNT sentralt er avsender når det dreier seg om utspill eller kommentarer om DNTs samlede tilbud eller behandling av prinsipielle spørsmål f.eks. innen friluftslivspolitikk eller andre overordnede spørsmål som angår hele organisasjonen. Prosess: Alle henvendelser fra journalister skal først settes til kommunikasjonssjefen (eller stedfortreder) slik at denne har en helhetlig oversikt over alle mediehenvendelser. Dersom andre kommer i kontakt med mediene først skal kommunikasjonssjefen alltid informeres så raskt som mulig i bakkant. Medlemsforeningene uttaler seg om saker som gjelder tilbud og aktiviteter i egen forening og innen sitt virksomhetsområde. Temaer og saker som kan ha nasjonal og overordnet interesse, eller er i konflikt med andre deler av DNT, skal avklares med DNTs kommunikasjonssjef. Medlemsforeningene anbefales å plukke ut hvilke talsperson(er) som skal være foreningens ansikt utad. Foto: Vegard Røine Stenerud

4 DNTs medieinstruks side 4 Generalsekretær står ansvarlig for styret, har beslutningsmyndighet i forhold til ekstern kommunikasjon og er den fremste avsenderen i mediesaker. Generalsekretær uttaler seg som regel i saker som gjelder hele DNT som organisasjon og der DNT har etablert standpunkt gjennom landsstyre-, landsmøtevedtak eller et annet etablert ståsted. Utspill avklares med kommunikasjonsansvarlig. Generalsekretær er også naturlig avsender i spørsmål om den daglige driften, administrasjon og personalet i DNT. Avsenderansvaret kan i andre saker delegeres til assisterende generalsekretær/organisasjonssjef eller til avdelingslederne og fagsjefer der dette er hensiktsmessig. Styreleder i DNT uttaler seg i saker som gjelder overordnede veivalg, strategi, landsstyresaker, landsmøtesaker. Styreleder uttaler seg også om ansettelse av og vilkår for generalsekretær. Kommunikasjonssjefen har fullmakt til å kommentere saker av ren informativ karakter om tilbudet og virksomheten. Ved fravær vil det være en stedfortreder med samme funksjon. Kommunikasjonssjefen har det operative oppfølgingsansvaret over media generelt, og skal bli løpende informert og rådført. Kommunikasjonssjefen kan være avsender i saker der avsendernivået av taktiske årsaker bør legges på et lavere nivå enn generalsekretær. Kommunikasjonssjefen kan uttale seg på vegne av generalsekretær eller andre talspersoner når disse ikke er tilgjengelig. Assisterende generalsekretær/organisasjonssjef, avdelingsledere og fagsjefer er talsmenn på sine respektive fagområder, men uttaler seg kun på avtalte temaer etter avtale med kommunikasjonssjefen. DNT ung har egne talspersoner med særskilt ansvar for budskapet om DNT ung. Samarbeidspartnere Medieutspill fra DNT som involverer samarbeidspartnere, allierte eller annen tredjepart, skal som hovedregel informeres om til dem det gjelder, slik at ikke saken kommer overraskende og at eventuell oppfølgning fra journalister kan blir møtt samordnet. Alle DNTs samarbeidspartnere og allierte skal avklare medieinnspill og mediekontakt som involverer DNT på forhånd. Sentralbordets rolle er å sette journalister videre til kommunikasjonssjef/ medieansvarlig. Sentralbordet skal ikke gi utfyllende informasjon til journalister eller ha dialog med disse utover ren kontaktformidling. Sentralbordet skal ha oversikt over hvem som kan uttale seg eller kontaktes i kommunikasjonssjefens fravær. Foto: Tori Herrem Foto: Ida Johanne Nova

5 DNTs medieinstruks side 5 Gode råd i møte med media Dersom du blir kontaktet av media (reaktivt) kan dette være nyttige tips å ta med seg: 1. Avklar hva saken dreier seg om ved å spørre journalisten, før du eventuelt svarer på spørsmål. Sjekk blant om saken gjelder ditt ansvarsområde og om du er rett person. Ikke uttal deg om noe du er usikker på om du har myndighet til å kommentere. 2. Avklar om det er bakgrunnsinformasjon eller et intervju det dreier seg om. Ikke snakk off the record, all bakgrunnsinformasjon kan bli brukt, med eller uten henvisning til deg. 3. Skaff deg i stedet tid til tenke deg om hva du vil svare. Si at du sitter opptatt/må sjekke saken nærmere og vil ta ny kontakt innen et visst tidsrom, f.eks. en time. Ta så direkte kontakt med kommunikasjonssjefen. NB - gi tilbakemelding til media innen den fristen du har gitt! 4. Vær høflig. Det er lov å si nei, henvis da til kommunikasjonssjef. 5. Hvis du velger å svare eller stille til intervju: Se på kontakt med media som en positiv mulighet til å profilere DNT 6. Fatt deg i korthet og prøv å få frem budskapet så enkelt som mulig. Gjenta det som er viktig å få frem, selv om du ikke blir spurt om det. Bruk gjerne brobygging i svaret («Ja, men poenget er + hovedbudskap osv) 7. Unngå synsing eller spekulasjon, svar oppriktig. Er du under intervjuet usikker på en problemstilling, be om å få komme tilbake med svaret. NB - må følges opp. 8. Ikke uttal deg på en slik måte at du binder opp DNT i løfter eller på annen måte gir uheldige føringer uten at dette er avklart internt i DNT på forhånd. 9. Unngå svar som ingen kommentar (forklar i stedet hvorfor dette er et spørsmål du ikke kan svare på) 10. Ikke stol på at du blir korrekt sitert. Avtal en fakta- og sitatsjekk før selve intervjuet starter, f eks i form av at du får lest opp sitatene eller får dem til gjennomlesning. Du har kun rett til å endre på dine egne sitater. Det er for sent å be om dette når intervjuet er ferdig. Husk sagt er sagt. Fakta som kommer fra deg kan du også be om å få sjekket, at de gjengis korrekt. 11. Ved radio/tv intervju: Be om å få vite åpningsspørsmålet og hvilke tema som blir tatt opp. Svar kort og konsist. 12. Vær ikke redd for å korrigere åpenbare feil i intervjuerens premisser for spørsmålene. Dersom du kontakter media (proaktivt) kan dette være nyttige tips å ta med seg: 1. Kontakt mediet og be om å få snakke med vaktsjef eller journalist med interesse for ditt fagområde, f eks friluftsliv, reise/ferie, helse eller naturvern. 2. Presenter deg og hør om det passer å snakke. 3. Fortell om hvilken sak du har og vinkle på beste nyhetspoeng. Husk nyhetskriteriene som saken må møte for å være interessant, som: aktualitet, vesentlighet, nærhet, konsekvens, kjendispoeng osv. 4. Presenter 1-2 tilleggspoenger, gjerne i form av dokumentasjon (f eks relatere til en undersøkelse el lign). 5. Tenk bildemuligheter, intervjusetting osv og snakk om dette. 6. Send e-post til journalisten etterpå med oppsummering av fakta, de viktigste nyhetspoengene, samt kontaktinfo. 7. Avtal tidspunkt for oppfølging. Foto: Sindre Thoresen Lønnes Kontakt DNTs pressetelefon: nr: