Veileder for utarbeidelse av private planforslag tekster

Transkript

1 Veileder for utarbeidelse av private planforslag tekster Informasjon Tekster Hjelpeverktøy/linker Oppstart Samarbeid om private reguleringsplaner Samarbeid om private reguleringsplaner Halden kommune ønsker å etablere et godt samarbeid mellom forslagsstillere og kommunen i reguleringsplanprosesser. Krav til fagkyndighet Vi ønsker å bidra til at private planforslag blir utarbeidet i samsvar med lovverket, at de får en tilstrekkelig planfaglig kvalitet, at offentlige interesser blir klarlagt tidlig i planprosessen og at tredjepartsinteresser blir ivaretatt på en riktig måte. Reguleringsplaner skal utarbeides av fagkyndige, jfr. PBL Planforslag som ikke er utarbeidet i overensstemmelse med hva som er avtalt i oppstartsmøte kan bli sendt tilbake for omarbeidelse eller komplettering. Planinitiativ Planinitiativ Før planarbeidet formaliseres, bør forslagsstiller ha klargjort sin planidé og samlet relevante opplysninger om situasjonen. Dette kan være gjeldende, offentlige planer og retningslinjer og viktige berørte interesser i og omkring planområdet. Opplysninger om gjeldende planer og kommunens øvrige veiledere finnes på kommunens hjemmesider og i kommunens kartløsning som viser gjeldende arealplaner. Kartgrunnlag bestilles ved å kontakte GEO-dataavdelingen: christian.rustadbakken@halden.kommue.no Det kreves gebyr for digitalt kartgrunnlag. Satsene følger Statens Kartverks priskalkulator. Informasjon om gjeldende planer finnes på kommunens kartløsning. Oppstartsmøte Oppstartsmøte Det vises til plan- og bygningsloven 12-8, 2.og 3. ledd: Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides og kan bistå i planarbeidet. Normalt vil det såkalte oppstartsmøtet holdes med Enhet for plan, byggesak og geodata ved Planseksjonen. Planspørsmålet kan også i mer prinsipielle saker legges fram for politisk behandling. Dette kan avklares i oppstartsmøtet. Forslagsstiller/planutarbeider anmoder om oppstartsmøte. Det skal benyttes mal for anmodning om oppstartsmøte. Som vedlegg til anmodningen skal det sendes inn planinitiativ. Kommunen vil normalt innen to uker etter at anmodningen er mottatt, innkalle til oppstartsmøte. På møtet er det ønskelig å avklare følgende: Informere om kommunens arealpolitikk Avklare om det skal behandles politisk forespørselssak Gi råd og føringer for det videre planarbeidet Avklare planprosess og behov for planprogram og konsekvensutredning, samt risiko- og sårbarhetsanalyse Avklare hvordan samrådsprosess og medvirkningsprosess skal legges opp Avklare øvrig samarbeidsbehov mellom kommunen og forslagsstiller, for eksempel utbyggingsavtale Avklare om det skal behandles byggesak samtidig med plansaken Avklare tidsplan for behandling Avklare om veilederens krav til innsendt materiale for komplett planforslag kan fravikes Avklare hvem som skal betale behandlingsgebyret Hvor omfattende råd som kan gis vil avhenge noe av omfanget og kvaliteten på det innsendte materialet. Det presiseres at de rådene som gis i denne fasen ikke er bindende for administrasjonens videre anbefalinger i plansaken. Mal for anmodning om oppstartsmøte med vedlegg (planinitiativ)

2 Planskisse Varsle oppstart, høre planprogram Utarbeide og fastsette planprogram Kommunen lager referat fra møtet. Varsel om oppstart av planarbeid, høre planprogram Planutarbeider skal kunngjøre igangsetting av planarbeidet med annonse i Halden Arbeiderblad og på kommunens internettsider, og varsle berørte parter i brev. Annonse og brev skal inneholde: Et planomriss på kart med tydelig navn og stedsangivelse En kort beskrivelse av hensikten med planen Om det ligger ytterligere opplysninger på Halden kommunes nettsider skal det henvises til dette Forslagsstillers navn og adresse, samt en frist på minimum fire uker for å sende inn innspill til planarbeidet Dersom planarbeidet skal presenteres på et informasjonsmøte, skal det varsles om sted og tid for dette møtet Om kommunen i oppstartsmøtet har avgjort at planen skal konsekvensutredes i følge forskrift om konsekvensutredninger skal dette fremgå Dersom kommunen i oppstartsmøte har avgjort at det skal utarbeides planprogram for konsekvensutredning, skal det samtidig med varsel om igangsetting, kunngjøres offentlig utleggelse og høring av dette. Høringsfristen er minimum 6 uker. Disse skal varsles: Østfold fylkeskommune og Fylkesmannen i Østfold skal alltid varsles Registrerte grunneiere, festere og så langt mulig andre rettighetshavere og berørte naboer Relevante statlige og regionale myndigheter, og interesseorganisasjoner som kan ha interesse i planarbeidet Kommunens mal for kunngjøringsannonse bør benyttes. Før varselet sendes ut skal dette oversendes Planseksjonen for gjennomgang. Planseksjonen gir tilbakemelding på om varselmaterialet ansees å være tilstrekkelig. Det skal også oversendes en digital Sosi-fil for sjekk av planavgrensning. Samtidig med varselet skal det sendes kopi av brev, planomriss og annonse med dato til Halden kommune, planseksjonen. Utarbeide og fastsette planprogram For planer og tiltak som kommer inn under forskrift om konsekvensutredning, ved at de får eller kan få vesentlige virkninger for miljø, naturressurser eller samfunn, eller der planforslaget bryter vesentlig med overordnet plan, bestemmelser eller retningslinjer, er det krav om å utarbeide planprogram. Planprogrammet skal gjøre rede for formålet med planarbeidet, planprosessen og medvirkning. For planer som omfattes av kravet om konsekvensutredninger, skal planprogrammet også gjøre rede for behovet og opplegget for utredning av planens virkninger for miljø og samfunn, og hvordan dette arbeidet skal gjennomføres. Forslagsstiller utarbeider forslag til planprogram i samsvar med krav i forskrift. Det bør avklares i oppstartsmøtet hvordan høringen skal legges opp, og hvordan det skal samarbeides om planprogrammet. Planprogrammet skal sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn samtidig med oppstart av planarbeidet. Forslagsstiller legger planprogrammet ut til offentlig ettersyn, og sender det på høring til de samme som varsles om oppstart av planarbeidet. Det kreves kunngjøring i Halden Arbeiderblad og på kommunens internettsider. Høringsfristen for forslaget til planprogram er minimum 6 uker. Planprogrammet skal avklare rammer og premisser, og klargjøre formålet med planarbeidet. Programmet skal tilpasses omfanget og nivået på planarbeidet, og de problemstillinger som det omfatter. Det skal beskrive hvilke alternativer og tema som skal utredes som er nødvendige for å gi et godt beslutningsgrunnlag. Kommunestyret fastsetter planprogrammet. Fastsettingen kan ikke påklages. Mal for kunngjøringsannonse Adresseliste for plansaker Forskrift om konsekvensutredninger

3 Samråd og medvirkning Komplett planforslag Sende inn komplett planforslag Supplering og evt. omarbeiding Samråd og medvirkning Samarbeidet med berørte interesser i en plansak, legges opp av forslagstiller som avtalt i oppstartsmøte. Hensikten er å få saken tilstrekkelig belyst slik at reguleringsforslaget kan tas opp til behandling. Målet med samrådet er å: Innhente relevante opplysninger fra forskjellige fagmyndigheter. Dette bør fortrinnsvis gjøres før varsel om oppstart. Finne det løsningsalternativet som er mest mulig konfliktfritt og omforent når det gjelder ulike miljø- og samfunnsinteresser. For private forslagstillere er offentlige instanser og private organisasjoner viktige samarbeidsparter. Kunne beskrive relevante virkninger av planforslaget for miljø og samfunn Sende inn komplett planforslag Komplett planforslag sendes til Halden kommunes postmottak: postmottak@halden.kommune.no. Kopi i word-format av planbeskrivelse og planbestemmelser sendes til kommunens saksbehandler pr. e-post. Planforslag som ikke er komplett i henhold loven og til kravene under, kan ikke bli tatt opp til behandling før det er endret/supplert. Materialet skal være entydig og lett lesbart. Dokument merket med rød stjerne* er obligatoriske for alle saker, ellers etter avtale. *Oversendelsesbrev Skal være tydelig merket Komplett planforslag, være signert av forslagsstiller og ha liste over alle vedlegg. *Plankart Plankartet skal være i målestokk 1:1000, eller annen avtalt målestokk, og utarbeidet iht. Veileder for utarbeiding av digitalt plankart. Kartet oversendes også som pdf-fil. *Planbestemmelser I henhold til plan- og bygningslovens Kommunens mal for planbestemmelser skal benyttes (så langt den passer). *Planbeskrivelse I henhold til plan- og bygningslovens 4-2. Kommunens mal for planbeskrivelse skal benyttes (så langt den passer). *Kopi av varslingsannonse og varslingsbrev Annonse påført navn på avis og dato, kopi av brev med adresseliste. *Kopi av alle innkomne innspill etter varslings- og samrådsprosess Også møtereferat fra evt. samrådsmøter. Illustrasjoner Iht. avtale fra oppstartsmøte eller senere arbeidsmøter. Det vises til veileder for framstilling av illustrasjoner. Utredninger Større utredningsrapporter som er en del av beslutningsgrunnlaget skal alltid ha et kort sammendrag med konklusjoner og beskrivelse av hva disse betyr for planen, og eventuelle forslag til avbøtende tiltak. Det bør utarbeides en kort sammendragsrapport for større rapporter med konsekvensutredninger og risiko- og sårbarhetsanalyser. Supplering og evt. omarbeiding Når komplett planforslag er mottatt, vil det bli foretatt mottakskontroll. Det vurderes om materialet virkelig er komplett (jfr. liste i punktet over) og planfaglig kvalitet. Dersom innkommet materiale ikke er tilstrekkelig, blir det sendt et tilbakemeldingsbrev om dette (mottakskontroll) og bedt om supplering/endring fra planutarbeider. Adresseliste for plansaker Veileder for utarbeiding av digitalt plankart Mal for planbeskrivelse Mal for reguleringsbestemmelser Veileder for illustrasjoner i plansak

4 Tidsfrist for behandling stopper etter at dette brevet er sendt. Når planmaterialet vurderes som komplett i samsvar med loven, kan planforslaget tas opp til behandling. Det vil også bli vurdert om planforslaget holder nødvendig planfaglig kvalitet. Dersom planforslaget ikke kan anbefales lagt ut til offentlig ettersyn på grunn av for dårlig planfaglig kvalitet vil forslagsstiller motta brev med forslag til endringer, og det kan tilbys veiledning med sikte på å komme fram til en løsning som kan anbefales. Behandling Vedtak om høring og utleggelse til offentlig ettersyn Vedtak om høring og utleggelse til offentlig ettersyn Innen 12 uker fra mottatt komplett planforslag skal kommunen, ved Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift, avgjøre om forslaget med eventuelle endringer og med eventuelle alternativer, skal fremmes og legges ut til offentlig ettersyn. Betaling av gebyr Høring Vurdering av merknader Vedtak om godkjenning Forslagsstiller har rett til å få lagt fram sitt komplette forslag for behandling dersom det ikke er vesentlig i strid med overordnet plan. Dersom Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift avviser å legge planforslaget ut til offentlig ettersyn kan forslagsstiller kreve at planforslaget legges fram for kommunestyret, som kan avgjøre om saken likevel skal legges ut til offentlig ettersyn. Betaling av gebyr Dersom ikke annet er avtalt, skal tiltakshaver betale behandlingsgebyr for behandling av private detaljreguleringsforslag etter Halden kommunes betalingsregulativ for bygg-, plan-, utslipps- og delings-, eiendomsregistrerings- og seksjoneringssaker. I oppstartsmøtet kan det avtales om andre enn tiltakshaver skal betale gebyret. Gebyrkrav blir sendt ut etter første vedtak (1.gangs behandling). Høring Planseksjonen legger saken ut til offentlig ettersyn og sender den på høring. Frist for merknad er minimum 6 uker. Fylkesmann, Fylkeskommune, grunneiere, festere og så langt mulig andre rettighetshavere og berørte naboer skal alltid ha reguleringssaker på høring. Øvrige statlige og regionale myndigheter og interesseorganisasjoner får oversendt saken etter behov. Kommunen varsler i tillegg ved annonse i Halden Arbeiderblad samt ved kunngjøring på Halden kommunes internettsider. Vurdering av merknader Etter at høringsfristen er utløpt, oversender kommunen innkomne merknader til planutarbeider. Forslagsstiller gis derved anledning til å kommentere merknadene og selv foreslå endringer i planen. Kommunen tar så stilling til om innkomne merknader bør føre til endringer av planforslaget. Dersom det foreligger innsigelse i samsvar med plan- og bygningslovens 5-4, vil kommunen først forsøke å finne løsning på problemet i drøftinger med innsigelsesmyndigheten. Dersom dette ikke fører fram kan det bes om at fylkesmannen avholder meklingsmøte mellom kommunen og innsigelsesmyndigheten. Dersom planen endres vesentlig som følge av merknader, må den legges ut til nytt offentlig ettersyn. Dersom endringene gjelder kun enkelte berørte parter, kan det være tilstrekkelig å gi disse partene anledning til å uttale seg om forslaget innen en frist. Vedtak om godkjenning Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift behandler reguleringsforslaget på bakgrunn av rådmannens innstilling og vedtar en innstilling til kommunestyretvedtak. Rådmannens innstilling er offentlig og kan ses på kommunens nettside. Dersom det foreligger innsigelse og kommunestyret likevel vedtar planforslaget, må planen sendes til Miljøverndepartementet for Halden kommunes betalingsregulativ for bygg-, plan-, utslipps- og delings-, eiendomsregistrerings- og seksjoneringssaker Kunngjøringer på kommunens nettside Innstillinger på kommunens nettside

5 Kunngjøring og klage endelig avgjørelse, eventuelt etter forutgående mekling hos Fylkesmannen. Kommunestyret kan avise saken. Kommunestyret kan også vedta endringer. Dersom endringene er omfattende må saken legges ut på nytt offentlig ettersyn. Kunngjøring og klage Kommunen kunngjør reguleringsvedtaket i Halden Arbeiderblad og på kommunens nettside, varsler berørte parter om vedtaket og opplyser om klageadgang og klagefrist (3 uker etter kunngjøring). Eventuell klage på reguleringsvedtak behandles i kommunestyret før den oversendes Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Reguleringssaken arkiveres i kommunens reguleringsarkiv. Plankart og reguleringsbestemmelser arkiveres elektronisk i kommunens digitale planregister. Kunngjøringer på kommunens nettside