Omdømme- og kommunikasjonsprogram

Transkript

1 Omdømme- og kommunikasjonsprogram Fredrikstad Næringsforening og Fredrikstad kommune Fredrikstads vei inn i et nasjonalt landskap Fredrikstad er i en nasjonal konkurranse som næringsdestinasjon, byene konkurrerer. Vi må derfor stå samlet om en strategisk posisjonering av Fredrikstad for offentlige og private aktører og vise fram byen som en attraktiv destinasjon. 1. BAKGRUNN 1.1 Utfordringen Å skape tilstrekkelig antall arbeidsplasser til en stadig økende befolkning beskrives som kommunens hovedutfordring i Kommunedelplan for næringsutvikling i Fredrikstad Gapet mellom antall arbeidsplasser vs. det økende innbyggertallet må tettes for å få en bærekraftig kommune. Kapitalkreftene konsentrerer seg om de fire største regionene, og Fredrikstad er ikke på kapitalkreftenes radar. Andre byer og regioner er i full gang med å posisjonere seg mot sentrale aktører som bidrar til samfunnsutvikling og arbeidsplassutvikling. Fredrikstad taper i tillegg kampen om de offentlige arbeidsplassene, som for eksempel utflytting av Sykehuset Østfold og Skatt Øst. 1.2 Muligheten Omdømmearbeid og strategisk kommunikasjon av Fredrikstads fortrinn må til for å synliggjøre potensiale for bedriftsetablering og arbeidsplassutvikling i Fredrikstad. Tilsvarende gjelder for å styrke Fredrikstads posisjon som utdanningsby. Et omdømme- og kommunikasjonsprogram er ett av fire prioriterte satsingsområder som skal øke bedriftsattraktiviteten jmf. punkt 5.1 i kommunedelplanen, og følgende tiltak iverksettes som et samarbeid mellom Fredrikstad kommune og næringslivet: Iverksette et langsiktig omdømme- og kommunikasjonsprogram (markedsføring) slik Drammen og andre store norske byer har gjort med suksess. Fredrikstad Næringsforening har på sin side vedtatt å prioritere arbeid med omdømme som ett av fire områder for å skape en attraktiv region, og har nedfelt prioriteringen i foreningens strategisk plan. Dermed er det bred oppslutning om et felles prosjekt knyttet til omdømme og strategisk kommunikasjon som har til hensikt å utvikle næringsdestinasjon Fredrikstad. Etter nærmere avtale mellom Fredrikstad kommune og Fredrikstad Næringsforening av igangsettes et omdømme- og kommunikasjonsprogram. 1.3 Formål og resultat Formålet med et omdømme- og kommunikasjonsprogram er å fremme kommunens kvaliteter som samfunn og næringsdestinasjon. Programmet skal understøtte strategisk posisjonering av Fredrikstad for offentlige og private beslutningstakere. Fredrikstad skal etableres som en av de tre mest attraktive næringsdestinasjonene rundt Oslofjorden (måles gjennom NHOs NæringsNM) innen programmets utgang i Målgrupper Prosjekt omdømme- og kommunikasjonsprogram

2 Fredrikstad-regionen skal bli den mest kjente og prefererte næringsdestinasjonen. Målgruppen blir primært beslutningstakere/virksomhetsledere og eiere utenfor regionen som utvikler og lokaliserer arbeidsplasser, men nytteperspektivet forventes å være like stort hos: o En avledet målgruppe av lokale næringslivsledere som gjennom programmets innhold skal oppleve positivitet knyttet til næringsdestinasjon Fredrikstad. o En avledet målgruppe av Fredrikstad kommunes medarbeidere som skal få økt forståelse for rollen de spiller i næringsutviklingen. o En avledet målgruppe av Fredrikstad kommunes innbyggere som skal oppleve stolthet av byen sin gjennom fortrinnene som kommuniseres, og bli ambassadører for byen de bor i. 1.5 Rammer Omdømme- og kommunikasjonsprogrammet varer i 3+2 år, med opsjon for videre 5 år. Fredrikstad kommune bidrar med 2 mill. nok per år, og setter av midler for 3 år ved oppstart av prosjektet. Fredrikstad kommune og Fredrikstad Næringsforening er partnere i prosjektet. Næringslivet ved Fredrikstad Næringsforening søker å bidra med tilsvarende midler som kommunen inn i prosjektet. Fra næringsforeningen innebærer dette et bidrag på 50 % stilling som prosjektleder, og innhenting av midler fra samarbeidspartnere. Prosjektet rapporterer årlig til prosjekteier om status. 2. ORGANISERING Programmet vil bruke prosjektmetodikk som beskriver roller og ansvar, og inndeler også arbeidet i følgende faser: 1. Forstudie analysere ståsted, beskrive mulige målgrupper sette mål for prosjektet 2. Forprosjekt definere målgrupper, lage kommunikasjonsstrategi og starte involvering av interessenter og avledede målgrupper. Lage prosjektplan for hovedprosjektet og gjennomføre risikoanalyse for hovedprosjektet 3. Hovedprosjekt gjennomføre delprosjekter Prosjekteiere Fredrikstad kommune ved Rådmann. Fredrikstad Næringsforening. Styringsgruppe Prosjektet ledes av en styringsgruppe bestående av: 1. Ordfører, Fredrikstad Kommune 2. Rådmann, Fredrikstad kommune 3. Styreleder Trond Delbekk, utpekt av Fredrikstad Næringsforening 4. Daglig leder, Fredrikstad Næringsforening 5. Ekstern ressurs med faglig kompetanse innenfor omdømme og kommunikasjon Styringsgruppen møtes annen hver måned. Prosjektledelse Hege Bongard i Fredrikstad Næringsforening er prosjektleder. Prosjektgruppe En prosjektgruppe opprettes i samråd med Fredrikstad kommune. Prosjektgruppen ledes av prosjektleder og deltakerne kan skiftes ut ved behov. Prosjekt omdømme- og kommunikasjonsprogram

3 Advisory board Styringsgruppen og prosjektleder skal knytte til seg rådgivnings- og erfaringskompetanse fra nasjonale kompetansemiljøer som kan se prosjektet og Fredrikstad med eksterne blikk. Deltagerne skal også representere erfaring med omdømmebygging og destinasjonsbygging av by/region. Et advisory board møtes en gang i halvåret. Fredrikstad på kartet Prosjekt Fredrikstad på kartet inviteres til å videreføre sitt engasjement som en del av omdømme- og kommunikasjonsprogrammet, f.eks. som en arbeidsgruppe i prosjektet. 3. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 3.1 Beslutningspunkter Det gjennomføres ett beslutningspunkt ved oppstart av prosjektet, som er lik dato for avtaleinngåelse mellom Fredrikstad kommune og Fredrikstad Næringsforening angående samarbeidspunkter hvor et omdømme- og kommunikasjonsprosjekt inngår. Det gjennomføres ett beslutningspunkt i styringsgruppa etter 3. år med vedtak om videreføring i 2 år. Når det gjenstår 6 mnd. igjen av prosjektets varighet på 5 år, skal styringsgruppen beslutte om eierne anbefales å videreføre programmet i 5 år til. Alle delprosjekter beskrives i prosjektplaner og skal godkjennes av styringsgruppen. Årlig status rapporteres hvert år ved årsslutt til eierne. 3.2 Oppfølging Delprosjektene beskrives i separate prosjektplaner med tydeliggjøring av framdrift. Rapportering til styringsgruppen skjer via Prosjektleder. Styringsgruppens leder setter agenda og forbereder saker til styringsgruppen i dialog med prosjektleder. 4. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Risikoanalyse gjennomføres i forkant av hovedprosjektet i henhold til overordnet retningslinje for gjennomføring av prosjekter i kommunen. 4.1 Kritiske suksessfaktorer 1. Mobilisering til deltakelse fra det private næringslivet dersom kommunen ikke signaliserer kontinuitet og langsiktighet i arbeid med programmet 2. Faglige feil som gir programmet lav troverdighet 3. At programmet blir tilstrekkelig ekstrovert 4.2 Kvalitetssikring Jevnlige oppdateringer fra prosjektleder til styringsgruppen skal fange opp mulige risikoer. Prosjekt omdømme- og kommunikasjonsprogram

4 5. GJENNOMFØRING 5.1 Hovedaktiviteter Prosjektet handler om strategisk markedsføring av en destinasjon med målgrupper i et marked utenfor regionen. Følgende hovedaktiviteter gjennomføres: Type aktivitet Viktige oppgaver Hensikt Resultat Analyse Finne fram til følgende: Hvem beslutter om Fredrikstad skal velges? Hvor synlige bør vi være i markedet? Hvilke faktorer vektlegger beslutningstakerne? Hvordan bør vi skille oss ut? Sikre at kommunikasjonen treffer målgruppen Analyse av kommunens identitet og fortrinn Skape nasjonal oppmerksomhet Verifisere byens identitet og fortrinn som skal brukes i programmet markedsføre regionen markedsføre kompetansemiljøer markedsføre mulighetene Konferanser Sikre sannferdige kommunikasjonsbudskap Vise fram byen og kompetanse gjennom foredrag Engasjere lokale målgrupper Skape lokal oppmerksomhet Omdømmeundersøkelse Kartlegge status Måle om vi lykkes Spørreundersøkelser mot Kartlegge status Måle om vi lykkes målgruppen 5.2 Tids- og ressursplaner Egne prosjektplaner utarbeides med beskrivelse av hvert enkelt tiltak, som inkluderer tidsangivelse, ressursbruk, målgruppe, medspillere. 6. ØKONOMI Det er angitt i kommunedelplanen at Fredrikstad kommune bevilger 2 mill. nok. hvert år i en periode på 5 år, og at næringslivets mål er å svare med tilsvarende beløp. Programmet får da en ramme på mill. nok. fordelt på 5 år. Det forutsettes at midler fra kommunen ikke kan benyttes uten at midler fra næringslivet kan dokumenteres. Kommunen har også stilt krav om at innkjøp som gjøres i regi av programmet skal følge reglene for offentlige anskaffelser. Prosjekt omdømme- og kommunikasjonsprogram

5 7. KONTRAKTER OG AVTALER Følgende avtaler inngås: 1. Samarbeidsavtale mellom Fredrikstad kommune og Fredrikstad Næringsforening 2. Samarbeidsavtale knyttet til delprosjekter 3. Kontrakt med leverandører av produkter og tjenester Prosjekt omdømme- og kommunikasjonsprogram