PROSJEKTPLAN FORPROSJEKT IDRETTSBYEN HARSTAD. Felles innsats for de beste løsninger

Transkript

1 PROSJEKTPLAN FORPROSJEKT IDRETTSBYEN HARSTAD Felles innsats for de beste løsninger 1

2 INNHOLD 1 MÅL OG RAMMER Bakgrunn Prosjektmål Rammer 4 2 OMFANG Oppgavespesifikasjon 4 3 PROSJEKTORGANISERING Ansvarsforhold Øvrige roller og bemanning 6 4 KVALITETSSIKRING Organisering av kvalitetssikring 7 5 GJENNOMFØRING Hovedaktiviteter Milepeler Tids- og ressursplaner Budsjett og finansiering 8 8 KONTRAKTER OG AVTALER Kontrakter med underleverandører 8 9 Vedlegg 8 2

3 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Harstad Idrettsråd har besluttet å iverksette et prosjekt som skal sikre koordinering av ulike initiativ knyttet til utvikling av idrettsanlegg i Harstad. Prosjektet hadde sin kick- off under idrettshelga 2015 i november, og hvor prosjektet ble forankret i idretten. I tillegg deltok Harstad kommune og som stiller jeg bak prosjektet. Demografi Harstad kommune er den nest største kommunen i Troms, og den tredje største kommunen i Nord- Norge. I 2013 ble kommunen slått sammen med den tidligere Bjarkøy kommune. Harstad er en av 45 kommuner som tilhører KOSTRA 13 gruppen, som er gruppen for «Store kommuner utenom de fire største byene». Tromsø, Bodø og Rana er andre kommuner i Nord- Norge som tilhører samme KOSTRA gruppe. Harstad hadde per innbyggere. Dette tilsvarer en beskjeden befolkningsvekst på 1 % sammenlignet med året før, da antallet innbyggere var På landsbasis var befolkningsveksten 1,1 %. Økonomiske utfordringer I tillegg til at Harstad kommune i fremtiden kan forvente å måtte øke tjenesteproduksjonen, noe som både vil kreve store investeringer, og økte driftsutgifter, har kommunen allerede en høy gjeldsgrad. Dette gir et mindre handlingsrom til å møte fremtidige større investeringer, og som igjen stiller krav til prioriteringer. I tillegg til den høye gjeldsgraden tyder tall fra Kostragruppe 13 på at Harstad har høye driftsutgifter. Dekning og tilstand på idrettsanlegg Harstad kommune har en relativt grei dekning av idrettsanlegg, men behovet for mye anlegg er presserende. Tilstanden på anleggene er tilfredsstillende, men likevel er det behov for oppgraderinger og bygging av nye tidsriktige anlegg. 1.2 Prosjektmål Hovedmålet med forprosjektet er å legge til rette for en koordinert prosess som skal sikre oppstart av arbeider med å etablere en overordnet plan for utvikling av idrettsanlegg i Harstad Kommune. 3

4 Effektmål 1. Påvise mulighetene for en vesentlig økning i den anleggsmessige kapasiteten for idretten i Harstad og omegn. 2. Gi idrettsutøvere muligheter til å utvikle sitt talent nærmest mulig der de bor, og å prestere på høyest mulig nivå 3. Legge til rette for fremtidig økt fysisk og sosial aktivitet, samt bedre folkehelse 4. Etablere gode rutiner for samhandling idretten imellom, samt mellom idretten, Harstad Kommune og næringslivet. 5. Bidra til gode idrettspolitiske prosesser for fremtidig anleggsutvikling, forbedret og forutsigbart planarbeid, og saksbehandling. 6. Definere nye og positive muligheter for næringslivets, Harstad Kommune, omkringliggende kommuner, og Troms Fylkeskommunes bruk av idrettsanleggene Prosjektmål a. Lage en oversikt over alle påstartede anleggsprosjekter, analysere disse og sammenstille de slik at de kan vurderes i forhold til behov. b. Gjennomføre en behovsanalyse, og lage en oversikt over det reelle behovet for nye idrettsanlegg i Harstad de neste årene. c. Gjennomføre en interessentanalyse d. Etablere en oversikt over mulige lokaliseringer av idrettsanlegg i Harstad e. Sikre finansiering av hovedprosjekt 1.3 Rammer Forprosjektet startes opp med en finansiering på rundt kroner. Dette er ikke tilstrekkelig, men det skal iverksettes aktivitet for å sikre en finansiering på totalt for prosjektet. 2. OMFANG 2.1 Oppgavespesifikasjon Prosjektet skal løse følgende oppgaver: 4

5 Gjennom de aktiviteter som iverksettes skal man sikre en koordinering av ulike initiativ til utvikling av idrettsanlegg, samt være pådriver i prosesser som allerede er startet. Det skal også videreutvikles relasjoner og inngå forpliktende samarbeid med de aktørene/interessentene som identifiseres gjennom forstudien. Det skal defineres hvilke roller de enkelte skal spille i prosessene. Aktiviteter og oppgaver som skal gjennomføres er spesifisert i pkt. 5. Arbeidene med forprosjektet skal styres etter følgende akser: - De fysiske anlegg: konkurranse-, bredde- og friluftsanlegg for hele byens befolkning Fundamentet i prosjektet vil være behovene for tidsriktige konkurranseanlegg som byen trenger, men hvor man samtidig i størst mulig grad integrerer behovene for breddeidrett og friluftsliv. - Bærekraft og realisme. Et hvert prosjekt og initiativ må vurderes i forhold til bærekraft. Det vil være knapphet på ressurser og finansiering så det vil ikke være rom for «luftslott». - breddeidrett, toppidrett og folkehelse. Idrettsanlegg vil med fleksible løsninger kunne brukes både i konkurransesammenheng, og i breddesammenheng, For eksempel kan tribuneanlegg flyttes på eller store konkurransearealer kan oppdeles og utgjøre flere mindre treningsarealer i hverdagen. Anlegg som er anlagt i nærheten av skoler, eller andre offentlige formålsbygg kan også være en god ide. Anlegg som tilstøter friområder og natur vil også gi flere synergier. - idrett, kultur og næring. Idrettsanleggene kan ha andre bruksområder for andre arrangementer enn idrett. Det vil også kunne foregå næringsaktiviteter i nær tilknytning til idrettsanleggene; så kalte «multiarenaer» 3. PROSJEKTORGANISERING 3.1. Ansvarsforhold Prosjekteier: Harstad Idrettsråd Prosjektleder (PL): Rune Kufaas Prosjektansvarlig (PA): Hilde Lilleng Det skal nedsette en ressursgruppe arbeidsgruppe i Idrettsbyen Harstad med representanter fra: - Idretten 5

6 - Troms fylkeskommune administrasjon og politisk nivå fra utdannings- og kulturetaten - Høyskolen i Harstad - Studentsamskipnaden - Destinasjon Harstad - Næringsforeningen Prosjektet må forankres i alle idrettens nivåer fra klubber i Harstad og helt opp til presidenten i Norges Idrettsforbund, samt tiltenkte deltakere i ressursgruppen. Prosjektets anleggsløsninger skal inngå i kommunedelplan for idrett og friluftsliv, og det bør være retningsgivende for Harstad kommunes arbeid med utvikling av idrettsanlegg Øvrige roller og bemanning Harstad Idrettsråd vil fungere som prosjektets administrasjon. Omfanget av dette arbeidet er å kalle inn til møter, ta notater fra møter og føre prosjektregnskap. Videre er det naturlig at også styrets medlemmer i Harstad Idrettsråd deltar etter evne og behov. Det kan bli behov for å engasjere andre konsulenter, men foreløpig finnes det ikke slik finansiering. Andre konsulenter vil i tilfelle inngå i en rådgivergruppe i prosjektet som skal ivareta funksjoner og oppgaver som det må tas høyde for i kostnadsoverslaget. Disse funksjonene kan være: Kompetanse Arealplanlegger (AP) Ingeniørkompetanse innen bygg og anlegg (IBA) Idrettsanleggsfaglig kompetanse (IF) Oppgaver Tilpasning til omkringliggende arealbruk og formål. Kostnadsberegning og tekniske vurderinger Tippemiddelkompetanse, anleggskrav, standarder, osv. I kostnadsoversikten er det benyttet forkortelser angitt i tabellen ovenfor i tilknytning til nødvendig kompetanse: P, Ark, AP, IBA, FØ og IF. I utgangspunktet er det benyttet den generelle betegnelsen Rådgivergruppe. 4. KVALITETSSIKRING 4.1 Organisering Prosjektansvarlig og prosjektleder har ansvaret for at kvalitetssikring skjer i prosjektet. Styringsgruppen skal kontrollere og kvalitetssikre at prosess og resultater, samt inngåelse av engasjementer av rådgivere, gjøres i henhold til prosjektbeskrivelse og i tråd med prosjektets overordnede mål. 6

7 5. GJENNOMFØRING 5.1 Hovedaktiviteter H1: Etablere ressursgruppe for effektiv og kvalitativ gjennomføring av øvrige aktiviteter. H2: Kartlegge og beskrive allerede pågående anleggsprosjekter. Innhold, volumer, brukergrupper mv. H3: Lage en interessent- og behovsanalyse og sikre innspill fra disse, samt definere det reelle behovet for nye idrettsanlegg i Harstad. H4: Sørge for en samordnet prosess sammen med Harstad kommune H5: Definere de ulike stadier i anleggsutviklingen, og plassere de ulike initiativ i en matrise som viser status for alle prosjekter H6: Arrangere møteplasser (klubber, lag og foreninger) hvor det skal samarbeides om løsninger for samlokalisering og flerbruk mellom, og på tvers av idretter H7: Kartlegge ulike lokaliseringsalternativer for idrettsanlegg, samt gjennomføre en egnethetsvurdering av disse Nærmere beskrivelse av hovedaktivitetene og deres hensikt fremgår av vedlegg x til denne prosjektplanen. 5.2 Milepeler Milepelene utarbeides i samarbeid med HIR 5.3 Tids- og ressursplaner Ref. vedlagte Gantt- diagram, vedlegg 2. 7

8 6.0 Budsjett og finansiering BUDSJETT Frikjøp arbeidskraft/lønn kr. 0,- Kjøp rådgivere/ark/konsulenter kr. 0,- Reise kr. 0,- Trykksaker / Prospects kr. 0,- Møter / arrangementer kr. 0,- Annet uforutsett kr. 0,- Sum Kr. 0,- FINANSIERING Harstad Idrettsråd kr ,- Troms Idrettskrets kr ,- Harstad Kommune kr ,- Troms Fylkeskommune kr ,- Private Næringslivet/SNN Gavefond kr ,- Sum kr ,- 7. KONTRAKTER OG AVTALER 7.1 Kontrakter med underleverandører Det er ikke inngått kontrakter av noe slag før finansieringen er på plass. Idrettsrådet har imidlertid nære relasjoner til flere aktører som kan være aktuelle å ta inn i prosjektet. Alle avtaler skal formaliseres gjennom skriftlige avtaler. 8. Vedleggsliste Vedlegg 1. Vedtak i HIR Vedlegg 2: Gantt- skjema 8