for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen

Transkript

1 Faseplan for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: Versjon Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> <navn> Beslutning: <Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Prosjektleder: Andre: Neste fase ferdig: <dato> Signatur (prosjekteier) 1

2 Innhold 1. Leveranser og erfaringer fra forrige fase Planlagte leveranser/produkter i planleggingsfasen Milepæler i planleggingsfasen Bemanningsoversikt Aktivitetsplan med aktivitetsbeskrivelser og ressurser Budsjett for planleggingsfasen Toleranserammer for fasen Fasens prosjektstyring og rapporteringsmekanismer

3 1. Leveranser og erfaringer fra forrige fase I foranalysen Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter, ble blant annet følgende produkter levert: Effektmål, sentrale begrep, interessentanalyse, behov ved digital kommunikasjon, beskrivelse av ønsket situasjon, vurdering av dagens situasjon, gapanalyse, løsningskonsepter, alternativanalyse og handlingsplan. Foranalysen leverte i henhold til fastlagte mål og tidsplan. Knapp tidsplan gjorde at leveransene på enkelte områder kunne vært mer utfyllende. Prosjektstyringen var krevende fordi det var prosjektdeltakere fra ulike forvaltningsorgan, som også hadde ressurskonflikter med andre pågående aktiviteter i egen organisasjon. Det har likevel vært en styrke for prosjektet at flere forvaltningsorgan har vært representert med prosjektdeltakere. Dette har gitt en grundigere prosess og et bedre resultat enn med færre deltakere i arbeidet. I tillegg gir det helt klart en merverdi for samarbeid og forståelse av problemstillinger på tvers i forvaltningen. 2. Planlagte leveranser/produkter i planleggingsfasen Produkter og leveranser er relatert til det som skal leveres i planleggingsfasen i prosjektet, jf. beskrivelser i prosjektforslaget pkt. 4. Prosjektplanlegging Vurdering av anbefalt konsept Behovsbeskrivelse Interessentanalyse Samfunnsøkonomisk analyse (eventuelt nytte-/kostanalyse) Overordnet kravspesifikasjon Beskrivelse av 3-4 brukerreiser Arkitektur- og løsningsbeskrivelser og beskrivelser av informasjonsmodeller Utkast til forvaltningsregime og pris- og finansieringsmodell Utkast til regelverksendringer Enhetsregisteret registrering av underenheter og kontaktinformasjon Overordnet prosjektplan for gjennomføringsfasen, inkludert styringsdokumentasjon Satsingsforslag, eventuelt budsjettinnspill Beskrivelse av overgangsordninger Risikovurdering Forholdet til EU-initiativ (særlig edelivery DSI og ELMA (SMP)) Overordnet beskrivelse av behovet for metadata for å styre digital kommunikasjon 3

4 3. Milepæler i planleggingsfasen Tabellen under gir en oversikt over hovedmilepæler og danner grunnlag for utarbeidelse av prosjektbeskrivelse og detaljerte planer for planleggingsfasen. Milepæl nr Milepæl Dato Ansvarlig Kriterier for oppnådd milepæl HMP1 HMP2 Oppstart planleggingsfase Utkast leveranseplan til planleggingsfasen Arkitektur- og løsningsbeskrivelser HMP3 Krav til regelverksendringer og forvaltningsregime HMP4 Samfunnsøkonomisk analyse eventuelt nytte- /kostanalyse Budsjettinnspill/ satsingsforslag januar Det er besluttet at planleggingsfasen skal kjøres, og bemanning/ ressursavtaler er på plass Overordnede arkitektur- og løsningsbeskrivelser for fellesløsninger er klare juli Utkast til regelverksendringer knyttet til forvaltningsansvar, meldeplikt, rett og plikt, tilgjengelighet m.v Levert: Utkast til retningslinjer for forvaltningsregime, inkl. enkeltsektorer og eksisterende løsninger. Underlag til budsjettinnspill/ satsingsforslag for gjennomføring av prosjektet Rapport fra planleggingsfasen 4. Bemanningsoversikt Utkast til bemanningsplan Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde <Navn> BR 150 % Prosjektleder BR og prosessdriver Prosjektledelse BR + ekstern 50 % Samfunnsøkonomisk analyse BR 80 % Prosjektdeltaker Fagressurs Enhetsregisteret BR 20 % Prosjektdeltaker Overordna/bred kompetanse BR BR 50 % Prosjektdeltaker Juridisk BR 50 % Prosjektdeltaker Arkitektur og ELMA BR 35 % Prosjektdeltaker Forretningsutvikling og løsningsarkitektur Altinn BR 15 % Prosjektdeltaker Brukskvalitet, personvern Difi 25 % Prosjektdeltaker Arkitektur og ELMA 4

5 Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde Difi 15 % Prosjektdeltaker e-handel Difi 40 % Prosjektdeltaker SKD % Prosjektdeltaker KS Inntil 20 % Prosjektdeltaker Forretningsutvikling og bred kompetanse i digitaliseringsarbeid, også analyser og utredninger Forretningsutvikling + arkitektur og kompetanse på SKD sine behov Foranalysen og KS sine behov, kompetanse på brukerreiser NAV 25 % Prosjektdeltaker Foranalysen og NAV sine behov Helsedirektoratet 25 % Prosjektdeltaker Foranalysen og Helsedirektoratet sine behov, og løsningen for adresseregisteret deres 5. Aktivitetsplan med aktivitetsbeskrivelser og ressurser Forventet grov tidsplan Leveranser Prosjektplanlegging Analyse av anbefalt konsept, behovsbeskrivelse, Interessentanalyse, brukerreiser Utkast til regelverksendringer, overgangsordninger Arkitektur- og løsningsbeskrivelser Samfunnsøkonomisk analyse / nytte-/kostanalyse Overordnet kravspesifikasjon digital kontaktinformasjon Overordnet kravspesifikasjon fullmakter for virksomheter Utkast til forvaltningsregime Risikovurdering Sommerferie Overordnet prosjektplan for gjennomføringsfasen (hvis dette anbefales) Satsingsforslag, eventuelt budsjettinnspill Start januar januar februar februar mai mai juli september september Detaljert prosjektplan for planleggingsfasen fullføres i januar 2016 når ressursavtaler er inngått. 5

6 6. Budsjett for planleggingsfasen Hovedsakelig vil prosjektkostnadene bestå i personellressurser og reisekostnader til forarbeid, gjennomføring og etterarbeid av møter og workshop er. Den enkelte etat/aktør dekker egne kostnader knyttet til arbeidet i planleggingsfasen. Det skal etableres en fellesløsning for forvaltningen for å løse utfordringene med digital kommunikasjon og fullmakter. For å ha et tilstrekkelig grunnlag til vurdering av løsningene, vil det beste være å kunne gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse. Hvis det ikke blir tilført midler til en samfunnsøkonomisk analyse, vil prosjektet bare kunne gjennomføre en mindre omfattende nytte-/kostanalyse. Planleggingsfasen av prosjektet vil være ressurskrevende og start av gjennomføringsfasen vil være avhengig av at planleggingsfasen fullføres innen tidsfristen. Det vil være en krevende oppgave å koordinere oppgaver og leveranser i planleggingsfasen. For å sikre nødvendig framdrift, vil det derfor være en fordel for prosjektet å ha en prosessdriver. 7. Toleranserammer for fasen Hvis forsinkelse kan medføre fare for overskridelse av sluttdato, skal dette rapporteres umiddelbart. Hvis ressurstilgangen ikke blir i henhold til ressursavtaler, skal dette rapporteres umiddelbart. 8. Fasens prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Foranalysen peker på Brønnøysundregistrene (BR), i samarbeid med Difi som ansvarlig for gjennomføringen av planleggingsfasen. SKATE Skates arbeidsutvalg Styringsgruppe Referansegruppe med representanter fra næringsliv og forvaltning Prosjektleder v/br Prosjektgruppe 6

7 Skate: Planleggingsfasen skal rapportere til de faste møtene i Skate, for å ha god koordinering og styring underveis, og sikre koblingen til viktige strategiske mål. o Skates arbeidsutvalg: Skates saksforberedende organ. Styringsgruppe for planleggingsfasen: Deltakelse fra avdelingsledernivå: Skatteetaten NAV, Difi, KS, Helsedirektoratet og Brønnøysundregistrene. Prosjektgruppe: Sammensetningen av deltakere fra de samme forvaltningsorgan som deltok i foranalysen, med unntak av SSB, som har signalisert at de ikke deltar i det videre arbeidet. Prosjektleder: Brønnøysundregistrene stiller med prosjektleder Prosessdriver: Det vil være en krevende oppgave å koordinere oppgaver og leveranser i planleggingsfasen. For å sikre nødvendig framdrift, vil det derfor være en fordel for prosjektet å ha en prosessdriver. Referansegruppe: Det etableres felles referansegruppe mot forvaltningen, næringslivet og frivillig sektor. Internt i prosjektgruppen vil det være tett dialog gjennom hele prosjektperioden, med flere samlinger og faste møter. For å ha god styring med beslutninger underveis, vil prosjektet gjennomføre særlig kvalitetssikring i forbindelse med milepæler, og hvis det ellers oppstår behov som trenger bredere forankring. Referansegruppene skal bidra til å sikre god brukerinvolvering. Brønnøysundregistrene vil være prosjekteier og ha prosjektledelsen, og er ansvarlig for å drive prosessene i gjennomføringen av planleggingsfasen. De øvrige prosjektdeltakerne vil også ha ansvar for leveranser og/eller deler av leveranser i planleggingsfasen. Internt hos det enkelte forvaltningsorgan som deltar i foranalysen, vil arbeidet kunne organiseres på ulik måte. Noen vil ha faste deltakere i prosjektgruppen, mens andre etablerer arbeidsgrupper internt, hvor ulike personer deltar i møter, workshoper o.l. i prosjektgruppen, avhengig av tema og kompetanse. 7