SKISSE TIL PROSJEKTPLAN

Transkript

1 SKISSE TIL PROSJEKTPLAN HOVEDPROSJEKT TEMA: FORNY 2006 Hovedprosjekt Prosjektet i PLP-sammenheng Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Det er besluttet at alt prosjektarbeid innen ISK skal benytte PLP-metodikken. Dette prosjektet et FORPROSJEKT (Jfr. figuren over).

2 Følgende terminologi benyttes i prosjektarbeidet: Prosjektansvarlig (PA) Prosjektansvarlig har det overordnede prosjektansvaret. Han/hun er prosjektets styreformann. Prosjektansvarlig skal være en aktiv støttespiller for prosjektleder og har ansvar for at avtalte ressurser blir gjort tilgjengelige. Prosjektleder (PL) Prosjektleder har det operative ansvaret for prosjektet. Han/hun er "daglig leder" og skal drive prosjektet. Alle andre involverte er ansvarlige ovenfor ham. Vellykkede prosjekter har prosjektansvarlige og prosjektledere som er entusiastiske, engasjerte og med et mentalt eierforhold til sitt prosjekt. Styringsgruppe (SG) Styringsgruppa er rådgivende for prosjektansvarlig og støttespiller for prosjektansvarlig og prosjektleder. Den etableres etter ønske fra prosjektansvarlig eller oppdragsgiver. Referansegruppa (RG) Referansegruppa er et utvalg av enkeltpersoner som er tilgjengelig for prosjektorganisasjonen for rådgivning m.m. Referansegruppa har ingen myndighet i prosjektet. Prosjektgruppe (PG) og delprosjektgruppe Prosjektgruppa utgjøres av de til enhver tid aktive prosjektdeltakerne. grupper kan dannes for å utføre konkrete prosjektoppgaver. Prosjektplan (PP) Prosjektplanen gir en oversikt over prosjektet med mål, beslutningspunkter, milepæler, ressurser, organisering etc. Planen er signert og godkjent av prosjektansvarlig og prosjektleder. Sluttrapport Prosjektleder skal i rapporten dokumentere de erfaringer som er gjort i prosjektet og hvilke resultater som er oppnådd. Den skal også ha med prosjektplan for neste fase når videreføring kan være aktuelt. Milepæl (MP) Milepæler er "flaggdager" i prosjektet. Dvs. at de er tidsbestemt og at det er forutsatt at en beslutning er tatt, delmål er nådd e.l. De sikrer derigjennom oppfølging av framdriften og kontroll med ressursbruken. Bruk av milepæler gir blant annet utgangpunkter for kurs-, ressurs- og tempojusteringer. Kritiske suksessfaktorer (KSF) I risikoanalysen blir kritiske suksessfaktorer identifiserte. Underveis i prosjektet er oppfølging og kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer sentrale punkter. 2 av 7

3 Bakgrunn og mål 2.1 Bakgrunn Kommunestyret har besluttet at det etablers et nytt Forny-prosjekt for resten av kommunevalgperioden (2006-). Formålet med å samle viktige utviklings- og endringsoppgaver i et prosjekt er å sikre en helhetlig styring av utviklings- og endringsarbeidet og gjenbruk av roller, mannskap og metoder i arbeidet. 2.2 Mål Sikre økonomiske handlefrihet Avklare brukernes forventninger til tjenester fra kommunen (bl.a med serviceerklæringer) Gjennomføre konkrete kvalitets- og produktivitetsforbedringer i kommunenes tjenesteproduksjon Forberede og gjennomføre nødvendige endringer i kommunene administrative organisering Forberede mulige endringer i kommunene politiske organisering og forhold mellom politikk og administrasjon (delegasjonsreglementet) 2.3 Mandat for hovedprosjektet Mandat: Koordinere arbeidet i delprosektene slik at målene for hovedprosjektet nås. Spesielle premisser Arbeidet koordineres med arbeidet med økonomiplan og sluttrapporten inngår som en del av økonomiplanen. Spesielle krav til organisering Ansvar: Frist: Ressurser: 3 av 7

4 3 Organisering 3.1 Organisasjonsplan Prosjekteier Kommunestyret Prosjektansvarlig Rådmannen Styringsgruppe Formannskapet 4 Tillitsvalgte 4 Enhetsledere (URLG) Prosjektleder Prosjektgruppe Ass.rådmenn, HTV ene: Administrativ organisering (forprosjekt)- Innleid prosjektleder Politisk organisering (forprosjekt) - Prosjektleder. NAV Levanger (forprosjekt)- John Ragnar Sæther Prosess-, produktivitets- og kvalitetsutvikling - PPK (forstudie) Prosjektgruppe/prosjektleder oppnevnes senere 3.2 Ansvar og roller Prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. 3.3 Bemanning av prosjektet Navn Øystein Lunnan Alf Haugnes Ingvar Rolstad Tove Randi Olsen Rolle/ansvar prosjektleder prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker - tillitsvalgt 4 av 7

5 4 Risikovurdering og kvalitetssikring 4.1 Prosjektplanlegging Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. Prosjekt 1. kv kv kv kv kv 2.kv 3. kv 4.kv Administrativ organisering Forprosjekt Gjennomføring Politisk organisering Forprosjekt Gjennomføring NAV ISK/Levanger Forstudie Forprosjekt Gjennomføring PPK (forskyves til oppstart 3.kv Forstudie Forprosjekt Gjennomføring 4.2 Rapportering Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. 4.3 Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor Tiltak 4.4 Samlet risikovurdering 5 Gjennomføringsplan 5.1 Prosjektets milepæler Nr. Når Milepæl Ansvar Styringsgruppemøte PA Dialogseminar 5 av 7

6 Styringsgruppemøte Styringsgruppemøte Kommunestyremøte 5.2 Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Ferdigstille Prosjektplan Milepæl nr. 2: Milepæl nr. 3: Milepæl nr. 4: 5.3 Samlet ressursplan 6 av 7

7 Egeninnsats Dagsverk 2006 Utgifter Egeninnsats Kroner Dagsverk Utgifter Kroner Administrativ organisering Politisk organisering NAV Levanger PPK-prosjekt Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema 6 Godkjenning Prosjektplan godkjent Prosjektansvarlig Prosjektleder 7 av 7