Okkenhaugveien 20A Distrikt Sentrum/Ytterøy. Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak. Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt

Transkript

1 PROSJEKTPLAN TEMA: Redusert uønsket deltid. Okkenhaugveien 20A Distrikt Sentrum/Ytterøy Prosjektet i PLP-sammenheng Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Det er besluttet at alt prosjektarbeid innen ISK skal benytte PLP-metodikken. I n n h e r r e d s a m k o m m u n e D a t o Side 1/7

2 Bakgrunn og mål 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet er målsetningen om å redusere uønsket deltid ved å øke små helgestillinger til 40%. Argumenter for hvorfor småstillingene bør økes: Gi ansatte en forutsigbar og tilstrekkelig lønn å leve av slippe å ta alle ledige vakter en blir forespurt om fordi en ikke vet når det igjen blir ledig vakt tør ikke si nei, må jobbe mange ubekvemme og tunge vakter- kveld og helg med lavere bemanning brukere får ikke oppfylt sine vedtak Avdelingen har i dag 8 stillinger under 40%, der stillingsstørrelsene varierer mellom 10,66% til 32,28% Okkenhaugveien 20A en lengre periode har hatt et økende sykefravær, som dels skyldes høy arbeidsbelastning for de ansatte. Det har vært satt i verk gruppeprosesser i personalgruppen, der vi systematisk i samarbeid med IHMS har klart å etablere et bra arbeidsmiljø. Like vel har sykefraværet økt. Tilbakemeldinger fra ansvarlige terapeuter og miljøarbeidere, tilsier at arbeidsbelastningen er veldig stor, og at det er krevende tjenestemottakere. Det er mottatt en skriftlig henvendelse fra avdelingen, der de gir uttrykk for behovet for ekstra bemanning to kvelder for uka. Det andre er at vi har mottatt flere avvik på at enkelte tjenestemottakere ikke får sitt vedtak helhetlig gjennomført, på grunn av flere arbeidsoppgaver i boligen. På bakgrunn av nevnte utfordringen ble det i desember 2007 startet et prosjekt kalt redusert sykefravær/lukking av avvik, dette prosjektet pågår nå. 1.2 Mål Målet prosjekt redusert deltid er å redusere uønsket deltid i 3 av de 8 stillingene. Delmål: redusere /forebygge økende sykefravær som skyldes økt arbeidsbelastning, lukke/forebygge avvik som følge av økt tjenestebehov i forhold til tilgjengelige ressurser, samt at mange ansatte har små stillinger og dermed er lite på jobb. Sykefravær under 8% i avdelingen ved utgangen av 2009 Ingen avvik på oppfyllelse av innhold i vedtak 2 av 7

3 1.3 Mandat for forprosjektet Mandat: Mandat Redusere uønsket deltid ved Hjemmetjenesten Okkenhaugveien 20A Spesielle premisser Spesielle krav til organisering Ansvar: Frist: Ressurser: Det forsøkes med en person ekstra tirsdager og onsdager, fra klokken til Ikke ellers i uka. Vaktene skal legges til de eksisterende småstillingene. Organisering av denne ekstra personen, skjer under ledelse av ansvarlig terapeut. Da det er denne som har ansvar for å koordinere tjenestene på vaktene. Avd.leder Lars Inge Maurbakk Sluttrapport klar innen utgangen av desember 2008 for prosjektet redusert sykefravær/lukking av avvik Prosjektet dekkes av enheten selv. 2. Organisering 2.1 Organisasjonsplan OPPDRAGSGIVER Distrikt Sentrum Ytterøy Levanger Kommune PROSJEKTANSVARLIG Lars J Kverkild PROSJEKTLEDER Lars Inge Maurbakk PROSJEKTGRUPPE Lars Kverkild Lars Inge Maurbakk Terapeut Asbjørn Strømberg Terapeut Marte Løvås Terapeut Lillian Skauvik 2.2 Ansvar og roller Prosjektet blir satt i gang gjennom prosjektleder. Det skal rapporteres til prosjektleder. Ansvarlig terapeut koordinerer driften ut i fra personen som kommer inn som ekstra ressurs. 2.3 Bemanning av prosjektet 3 av 7

4 Navn Lars Inge Maurbakk Lars Kverkild Asbjørn Strømberg Marte Løvås Lillian Skauvik Rolle/ansvar Prosjektleder Prosj.medarb. Prosj.medarb. Prosj. medarb. Prosj. medarb. 3. Risikovurdering og kvalitetssikring 3.1 Prosjektplanlegging Prosjektet har til hensikt å kartlegge: 1 om en bemanningsøkning på en person to kvelder pr. uke, kan redusere det stadig økende sykefraværet i Okkenhaugveien 20. Det skal evalueres etter ca 3 mnd. 2 om tiltaket er med på å lukke de meldt avvik på at vedtak ikke oppfylles. 3.2 Rapportering Rapportering ang prosjektet skal inn til prosjekt leder. Som til en hver tid evaluerer fremdrift. 3.3 Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor 1. Det er kommet mange avvik pga at tjenestemottakere har blitt slått sammen, og vedtakene ikke har blitt fulgt opp. 2. For dårlig oppfølging av de tj.mottakerne som har vedtak på miljøarbeid ute i distriktet. 3. Sykefraværet, det innhentes månedlige sykefraværsrapporter Tiltak Iverksettelse av ekstraperson i pleien, slik at de vedtakene som er innvilget blir fulgt opp. Den personen som settes inn, skal primært serve de tjenestemottakerne ute i distriktet. Men her har også de ansvarlige for brukeren muligheten til å følge opp vedkommende på en mer helhetlig måte. Økt bemanning, samt de tiltak som inngår i sykefraværsprosjektet i enheten 3.4 Samlet risikovurdering Tilgangen på faglært personale blir stadig dårligere. Utviklingen de senere år tilsier at vi i framtida vil oppleve økt konkurranse om de mest kvalifiserte personene. Vi ser også at er vanskelig å rekruttere fagfolk til småstillinger, høyere stillingsstørrelser gir bedre søkermasse til ledige stillinger. 4 av 7

5 4. Gjennomføringsplan 4.1 Prosjektet milepæler i prosjektet redusert sykefravær/lukking av avvik Nr. Når Milepæl Ansvar 1 uke 50 Iverksetting av innleie Terapeut 2 uke 51 Det skal ikke leies inn denne uka, grunnet avvikling av høytidsturnus. Og behovet for økt bemanning frafaller 3 uke 52 Det skal ikke leies inn denne uka, grunnet avvikling av høytidsturnus. Og behovet for økt bemanning frafaller 4 uke 1 Det skal ikke leies inn denne uka, grunnet avvikling av høytidsturnus. Og behovet for økt bemanning frafaller 5 uke2 Her skal tiltaket igjen iverksettes og skal fortsette til avsl.dato avd.leder avd.leder avd.leder terapeut 6 februar Evaluering av prosjekt. Avd.leder og ansv.terapeuter Evaluering og rapportering Avd.leder/enhetsle der og terapeuter Evaluering/rapportering Avd.leder/enhetsle der og terapeuter Sluttevaluering/rapportering. Full dokumentasjon av gjennomført prosjekt Hele prosjekt gruppen. 5 av 7

6 4.2 Samlet økonomioversikt. UTGIFTSBEREGNING FOR PROSJEKTER SOM PÅGÅR I OKKENHAUGVEIEN 20A. 1- PROSJEKT EKSTRABEMANNING ( VISER TIL PROSJEKT PLAN) BRUKEREN I FOKUS Dette utgjør ca 34% stilling Gjennomsnitt timelønn ved innleie: 152,22- x 6 timers vakt 913,32- Kveld og nattillegg : 44, - x 4 timer 176,- TOTALT TIMELØNN MED TILLEGG 1089,32 ANTALL VAKTER PR UKE: 2 x 1241, ,64 TIDSPERIODE: 52 uker. 52 x 2178, ,28 KLP: 15 % ,28 Arb.giveravgift 14,1 % ,08- TOTAL UTGIFTBEREGNING FOR PROSJEKTET: , av 7

7 4.3 Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema LBAS Tilbakemelding på henvendelse og diskusjon om tiltak Okkenhaug. Oppstart av denne type innleie LBAS Evaluering av tiltak LBAS Sluttevaluering av tiltak Evaluering og rapportering Evaluering/rap portering Sluttevaluerin g/rapportering. Full dokumentasjo n av gjennomført prosjekt Avd.leder/enhetsleder og terapeuter Avd.leder/enhetsleder og terapeuter Hele prosjekt gruppen. 5. Godkjenning Prosjektplan godkjent DSY 10/ Prosjektansvarlig: Lars J Kverkild Prosjektsekretær/prosjektleder: Lars Inge Maurbakk 7 av 7