Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter

Transkript

1 Planlegging av arbeidsmiljøprosjekter 1

2 KLP tildeler prosjektstøtte til utvalgte HMS-prosjekter hvert år. For å få økonomisk støtte, stiller KLP krav om en grundig utfylt prosjektplan. Vi har utarbeidet egne prosjektmaler som må benyttes ved søknad om prosjektstøtte. Malene til KLP bygger på PLP Prosjektlederprosessen. I dette heftet finner du informasjon om hvordan du best mulig kan lykkes med prosjekter og en detaljert gjennomgang av hvordan prosjektplanen til KLP skal fylles ut. Vi håper heftet kan være til inspirasjon og nytte i prosjektplanleggingen. Mer informasjon og prosjektmaler finner du på Lykke til med prosjektet! September 2015 HMS-teamet i KLP 2

3 Innhold 1. Hva er et prosjekt? Hva skal til for å lykkes med prosjekter? Organisering av prosjekter Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Referansegruppe/ressurspersoner Prosjektplanlegging Prosjektmandat Interessentkartlegging Prosjektplan Prosjektøkonomi Evaluering av prosjekter Prosjektgjennomføring Avslutning og implementering av prosjektet KLPs søknadskriterier... 8 Vedlegg... 9 Prosjektmandat Interessentkartleggingsskjema Prosjektplan/søknadsskjema Aktivitetsplan ABCD-rapport Sluttevaluering av prosjekt Søknadsskjema videreføring av prosjektstøtte

4 1. Hva er et prosjekt? Prosjekt er en arbeidsform som mange benytter seg av. Arbeidsformen skiller seg fra driftsoppgaver og har en annen organisering. Et prosjekt skal nå klart definerte mål og krever tverrfaglig kompetanse. Prosjektgruppene er derfor organisert på tvers av linjeorganisasjonen. Prosjekt er en arbeidsform som er avgrenset i tid. Før vi gjennomfører prosjekter, er det viktig å vurdere hvorvidt oppgaven som skal løses egner seg for prosjektarbeid. Det er også viktig å vurdere om positive resultater kan implementeres i linjeorganisasjonen etter prosjektgjennomføringen. Dette heftet handler om HMS-prosjekter. Slike prosjekter har ofte som formål å påvirke holdninger og atferd hos medarbeidere og ledere og må ses på som en utviklingsprosess. For at endring skal skje, må HMS-prosjekter være av en viss varighet. 2. Hva skal til for å lykkes med prosjekter? Det er mange faktorer som påvirker resultatene av et prosjekt. Her finner du noen av de viktigste: God prosjektledelse Å lede et prosjekt er en krevende oppgave. Det er viktig å finne en prosjektleder som har evne til å motivere, samarbeide og organisere arbeidet med prosjektet. Hun må ha gjennomslagskraft og gode kommunikasjonsevner. Organisering og roller må på plass Allerede i planleggingsfasen må det avklares hvem som skal delta i prosjektet og hvor mye tid de har til rådighet. Utarbeid en avtale om ressursbruk mellom prosjektleder og de berørte linjelederne. Det tar tid for en prosjektgruppe å bli kjent med hverandre. Sett av noen timer til å kartlegge kompetanse og personlige egenskaper slik at deltakerne fungerer best mulig sammen. Tidsramme Avklar hvor lenge prosjektet skal vare før prosjektet gjennomføres. Prosjektøkonomi Bli enige om de økonomiske rammene for prosjektet før prosjektet gjennomføres. Sett av tilstrekkelige interne ressurser. Lag et realistisk budsjett med kostnader og inntekter. Det er også mulig å søke om eksterne prosjektmidler. Forankring Det er viktig å sikre god forankring hos ledelsen og tillitsvalgte/verneombud. Disse bør ha en rolle i styringsgruppen/prosjektgruppen. Ansatte som prosjektet berører, må involveres i gjennomføringen. Utarbeid en interessentkartlegging med oversikt over interessentene og hvilken informasjon som skal gis underveis. Utvikling av gode og evaluerbare mål Det er utfordrende å lage gode prosjektmål. Bruk tid og diskuter hvilke resultater prosjektet skal føre til på kort og lang sikt. 4

5 Prosjektplan med fornuftige tidsfrister Sett av tilstrekkelig tid til planleggingsfasen. Utarbeid en prosjektplan med realistiske tidsfrister. Planen må inneholde en grundig risikovurdering. Risikovurderingen er et viktig verktøy underveis i prosjektprosessen. Evaluering og rapportering underveis Planlegg hvordan prosjektet skal evalueres før prosjektgjennomføring. Husk å evaluere prosjektet både underveis og til slutt. 3. Organisering av prosjekter Prosjekter organiseres ofte på tvers av den ordinære linjeorganisasjonen. Rollene i prosjektorganisasjonen er vanligvis prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe og referansegruppe. Pass på at en prosjektdeltaker ikke har flere roller samtidig i prosjektorganisasjonen. For å sikre god forankring hos ansatte bør også tillitsvalgte/verneombud delta i prosjektet. Størrelsen på gruppa påvirker prosjektets effektivitet. Erfaring viser at grupper fungerer best med 5-7 deltakere Prosjekteier Prosjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen Styringsgruppe Styringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet Prosjektleder Prosjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide prosjektplaner og å bidra til at prosjektet følger planene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for kvalitetssikring av prosjektet i samarbeid med styringsgruppen Prosjektgruppe Prosjektgruppen består av aktive prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet Referansegruppe/ressurspersoner Det kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet. 5

6 4. Prosjektplanlegging Prosjekter som bruker god tid på planlegging, lykkes bedre enn de som kaster seg rett ut i "kick-off" og gjennomføring av tiltak. Etabler prosjektorganisasjonen så tidlig som mulig for å sikre god forankring av prosjektet. I planleggingsfasen blir prosjektdokumentene utarbeidet: 4.1. Prosjektmandat Prosjektmandatet er bestillingen fra prosjekteier/styringsgruppe til prosjektleder. Mandatet bør inneholde informasjon om formålet med prosjektet, beskrivelse av nåsituasjon, kort beskrivelse av prosjektets omfang, organiseringen og ressursbruk. I enkelte tilfeller skriver prosjektleder prosjektmandatet for prosjekteier/styringsgruppen. Mal for mandat finner du i vedlegg Interessentkartlegging Interessentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirket av gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt i prosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis. Mal for interessentkartlegging finner du i vedlegg Prosjektplan Utarbeid prosjektplanen før gjennomføringen starter. Prosjektleder og prosjektgruppen er ansvarlig for å utarbeide prosjektplanen. Prosjektplanen kan ses på som en arbeidsavtale mellom prosjekteier/styringsgruppen og prosjektleder/prosjektgruppen. Planen bør derfor godkjennes og undertegnes av prosjekteier/styringsgruppen. En prosjektplan bør inneholde: Bakgrunn for prosjektet Formål med prosjektet Målgruppe Omfang og avgrensning Organisering Oppfølging/møteplan Milepælsplan Modell for prosjektet Risikovurdering/-håndtering Aktivitetsplan Plan for evaluering Budsjett KLPs mal for prosjektplan/søknadsskjema finner du i vedlegg 3. Vi krever ikke aktivitetsplan i søknadene vi mottar, men har utarbeidet en mal dere kan bruke (se vedlegg 5). 6

7 5. Prosjektøkonomi Kostnadskontroll og oversikt over ressursbruken er en avgjørende faktor for å lykkes i prosjektarbeid. Lag derfor et budsjett med oversikt over inntekter og kostnader i prosjektperioden. Finn ut hvor mye egne ressurser dere har til rådighet. Sjekk om dere kan søke om ekstern prosjektstøtte fra f eks NAV, KS, KLP osv. Sett opp alle kostnader, også interne lønnsutgifter og møtekostnader. Sett opp løpende inntekter og utgifter i et regnskap underveis i prosjektprosessen. Lag et sluttregnskap når prosjektet er avsluttet. Mal for prosjektbudsjett finner du i vedlegg Evaluering av prosjekter Tenk gjennom hvordan prosjektet skal evalueres allerede i planleggingsfasen. Å evaluere et prosjekt handler ikke bare om å lage en sluttrapport. For å kunne måle effekten av prosjektet, må dere kartlegge nå-situasjonen både i forkant og etter gjennomføringen av prosjektet. Det er også viktig å evaluere selve prosjektprosessen f eks fremdrift, gruppesammensetning og informasjonsflyt. Dette må skje underveis. Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. En beskrivelse av hvordan måle om ønskede resultater er nådd 2. Hvordan prosessen skal evalueres 3. Tidspunkt for evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering) 4. Hvem er ansvarlig for evalueringen 7. Prosjektgjennomføring Gjennomføringsfasen er spennende. De planlagte tiltakene skal endelig iverksettes. Større deler av organisasjonen blir involvert i prosjektet. Nå er det viktig at dere ser på prosjektplanen som et levende dokument som må revideres underveis. Dette gjelder både interessentkartlegging, milepælsplan, aktivitetsplan og risikovurdering. God informasjonsflyt er spesielt viktig i denne fasen. Sørg for at styringsgruppen og alle de andre interessentene er orientert om status og hva som skjer i prosjektet. En grei måte å rapportere til styringsgruppen på, er å bruke en enkel mal for rapportering f eks ABCD-rapport. Mal for ABCD-rapport finner du i vedlegg 6. Motivasjonen i en prosjektgruppe vil variere over tid. Feir oppnådde milepæler og snakk sammen om prosjektets små og store fremskritt for å holde motivasjonen oppe. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å endre på sammensetningen av de ulike gruppene i prosjektet. Når prosjektet er gjennomført, utarbeider prosjektleder en sluttrapport i samarbeid med prosjektgruppen. 7

8 8. Avslutning og implementering av prosjektet Prosjektavslutningen må planlegges og organiseres. Gjennomfør et prosjektavslutningsmøte der sluttrapporten presenteres for prosjekteier og styringsgruppen. Informer interessentene om at prosjektet er avsluttet og om resultatene av prosjektet. Prosjektleder og prosjektgruppen bør lage et forslag til implementering av positive resultater og aktiviteter som legges frem for styringsgruppen. Prosjekter som har fått støtte fra KLP, må levere en sluttevaluering. Sluttevalueringene publiseres på KLPs nettside: klp.no/hms. Mal for sluttevaluering finner du i vedlegg 7 9. KLPs søknadskriterier KLP støtter utvalgte HMS-prosjekter hos kunder med offentlig tjenestepensjon. KLP tildeler økonomisk støtte i størrelsesorden til kroner. Søknadsfrister er 1. desember og 1. april hvert år. Vi stiller følgende krav til prosjektsøknadene og gjennomføringen av prosjektet: KLPs prosjektplan er grundig utfylt Prosjektet er godt forankret i egen organisasjon Prosjektet har overføringsverdi Prosjektet har en plan for evaluering Søker er selv ansvarlig for prosjektledelse og gjennomføring Søker må bidra med egne ressurser. KLP fullfinansierer ingen prosjekter. Budsjett og finansieringsplan skal legges ved søknaden Prosjektet er av minst ett års varighet KLP støtter ikke driftsoppgaver eller innkjøp og implementering av kvalitetssystemer. KLP gir økonomisk støtte for ett år om gangen. Prosjekter som går over flere år må sende ny søknad hvert år. Prosjekter som ønsker å søke på nytt etter å ha mottatt støtte i ett år, må benytte "Søknadsskjema videreføring av prosjektstøtte". Se vedlegg 8. 8

9 Vedlegg 9

10 Prosjektmandat Prosjektnavn Skriv prosjektnavnet. Bør være kort og konkret og gjenspeile hva prosjektet dreier seg om. Prosjektmål Beskriv formålet med prosjektet. Nåsituasjon Her gis en kort oppsummering av hvorfor prosjektet er besluttet gjennomført. Prosjektbeskrivelse Kort beskrivelse av prosjektets omfang og hvordan det er tenkt gjennomført. Organisasjon Hvilke krav har prosjekteier(e) til prosjektorganisasjon? Ressursbruk Hvilke ressurser stilles til disposisjon for prosjektet. 10

11 Interessentkartleggingsskjema Interessentene er de individer/grupper som er med i prosjektet eller som blir påvirket av gjennomføringen eller resultatet. Interessentene kan være interne og eksterne. En interessentkartlegging er viktig for å sikre forankring, markedsføring og god informasjonsflyt i prosjektet. Kartleggingen bør gjennomføres ved prosjektstart og revideres underveis. Interessenter (Rangert - den viktigste øverst) Må involveres Må informeres Hva skal gjøres? Ansvar/Frist F eks rådmann X Presentere prosjektplan i møte PL/xx.xx 11

12 Prosjektplan/søknadsskjema Her følger KLPs mal for prosjektplan med forklaringer under hvert punkt. For å få prosjektstøtte fra KLP, må alle punkter fylles ut. Prosjektnavn Navn på prosjektet Kunde Navnet på kommunen, helseforetaket eller bedriften som søker Prosjektleder Navnet på den personen som har det daglige ansvaret for prosjektet og som er kontaktperson med kontaktinformasjon: telefon og e-post. Tidsramme for prosjektet Når starter prosjektet og når avsluttes det? Søknadssum Hvor mye midler søkes det om fra KLP? (Maksgrense kroner) Godkjent av styringsgruppen, Sted og dato Navn 1: Navn 2: Navn 3: Navn 4: Navn 5: Bakgrunn for prosjektet Beskriv kort bakgrunnen for prosjektet. Hvorfor satte dere i gang med prosjektet? Hva er status pr i dag? Osv Organisering Beskriv hvem som har de ulike rollene i prosjektet. Nedenfor følger en oversikt over de viktigste rollene i et prosjekt. Prosjekteier Prosjekteier har det totale og overordnede ansvaret for prosjektet og er som regel øverste ledelse i organisasjonen. Styringsgruppe (SG) Styringsgruppen tar de overordnede beslutningene i prosjektet. Styringsgruppen fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. Styringsgruppens viktigste oppgaver er å bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser, gi råd i problemstillinger, gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets fremdrift og kommunisere og ta de nødvendige beslutningene for prosjektet. 12

13 Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den som har det operative ansvaret for prosjektet og er leder for prosjektgruppen. Prosjektleder har ansvaret for å utarbeide prosjektplaner og å bidra til at prosjektet følger planene. Hun skal holde styringsgruppen informert om fremdrift og resultater. Prosjektleder har et hovedansvar for kvalitetssikring av prosjektet i samarbeid med styringsgruppen. Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppen består av aktive prosjektdeltakere som arbeider sammen med prosjektleder om å planlegge og gjennomføre prosjektet. Det kan opprettes delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet. Referansegruppe (RG) Det kan være nyttig å knytte til seg ressurspersoner eller å etablere en referansegruppe. Referansegruppen består av personer med nyttig kompetanse som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet. Oppfølging/møteplan Beskriv hvordan prosjektet skal følges opp i prosjektperioden. F eks hvor ofte skal det gjennomføres møter i de ulike gruppene. Hvor ofte skal PL rapportere til styringsgruppen og på hvilken måte. Forventede resultater Beskriv hvilke resultater dere ønsker å oppnå med prosjektet umiddelbart og på lang sikt. Målgruppe for prosjektet Beskriv hvem som er målgruppe for prosjektet. Hvem er det dere tenker å nå med prosjektet og de tiltakene som skal gjennomføres? Omfang og avgrensning Gi en kort beskrivelse av prosjektets omfang. Hva er prosjektets hovedoppgave og mandat? Hvem omfatter prosjektet, hvem og hva skal prosjektet ikke omfatte. Dette er en viktig øvelse for å forhindre at prosjektet blir for stort og uhåndterbart. Milepæler Lag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet og forventede resultater på umiddelbar og lang sikt. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet. Milepæl F eks Prosjektplanen er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa Kick off for prosjektet er gjennomført Forventet resultat umiddelbart etter gjennomføring Prosjektet er forankret i organisasjonen og kan igangsettes Det skapes engasjement og forankring blant deltakerne i prosjektet Forventet resultat på lang sikt Prosjektet blir gjennomført Deltakerne er informert om og føler eierskap til prosjektet Ansvarlig/frist Prosjektleder/xx.xx Prosjektleder/xx.xx 13

14 Vurdering av risiko Utarbeid en grundig risikovurdering av prosjektet. En risikofaktor er en faktor som vil hindre prosjektet i å oppnå målene. I en organisasjon er det flere slike faktorer det vil være viktig å identifisere og håndtere. På denne måten har prosjektet større mulighet for å nå sine mål. Bruk følgende framgangsmåte for å definere mulige risikofaktorer i ditt prosjekt: Identifiser mulige faktorer som kan hindre framgang i prosjektet i prosjektfasen Hva er sannsynligheten for at faktorene vil inntreffe på en skala fra en til fem (1=ingen sannsynlighet / 5=svært sannsynlig at denne faktoren vil inntreffe)? Hvis den/de inntreffer, hvilken konsekvens har det for prosjektfasens gjennomføring på en skala fra en til fem (1=Svært få konsekvenser / 5=det vil ha svært store konsekvenser for prosjektets framgang og måloppnåelse om denne faktoren skulle oppstå)? Multipliser sannsynlighet med konsekvens f eks 3X5=15 og du får et tall på risikofaktoren De mest kritiske suksessfaktorene vil være de faktorer som med stor sannsynlighet kan inntreffe og som samtidig har store konsekvenser for framdriften og måloppnåelsen i prosjektet. KLP har definert noen risikofaktorer som vi ønsker at dere tallfester og planlegger hvordan dere skal håndtere. Fyll deretter ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg. Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor Motstand mot prosjektet i organisasjonen Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen Informasjon om prosjektet er mangelfull Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder Fyll ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg Håndtering av risiko Beskriv hvilke tiltak dere planlegger å iverksette for å forebygge risikofaktorene jf forrige punkt Vurdering av risiko. Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltak Motstand mot prosjektet i organisasjonen For eksempel: Involvere de som er berørt av prosjektet Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen Informasjon om prosjektet er mangelfull Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder Beskrive nytteverdien av prosjektet for organisasjonen 14

15 Plan for evaluering Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. En beskrivelse av hvordan måle om ønskede resultater er nådd 2. Hvordan prosessen skal evalueres, 3. Tidspunkt for evaluering (underveisevaluering, sluttevaluering) 4. Hvem som er ansvarlig for evalueringen. Status sykefravær Beskriv fjorårets sykefravær for den enheten som skal gjennomføre prosjektet Totalt sykefravær i prosent Korttidsfravær, dvs fravær til og med 16 dager (egenmeldt/sykemeldt) Langtidsfravær, dvs fravær over 16 dager Økonomi Gi en oversikt over forventede inntekter og utgifter i prosjektperioden. Søker dere f eks om prosjektmidler fra andre eksterne aktører? Hvilke egne inntekter regner dere med å legge inn i prosjektet? Fyll ut budsjettmalen som ligger i vår oversikt over søknadsskjemaer. (Søk om støtte til HMS-prosjekter Budsjett) Søknader som ikke leverer budsjett, blir ikke behandlet. 15

16 Prosjektbudsjett Arbeid - tidsbruk Prosjektleder Prosjektgruppa Styringsgruppa Kostnader Inntekter/finansiering Antall timer Timelønn Beløp Egne midler Ekstern finansiering? Ekstern finansiering? SUM Evt øvrige ansatte som deltar i prosjektet Investeringer Innkjøp av utstyr Eksterne konsulenter/ forelesere Diverse prosjektkostnader (bevertning, leie av lokaler, transport osv) Bevertning Leie av lokaler Transport Sum budsjett Resultat 16

17 Eksempel på prosjektbudsjett Kostnader Inntekter/finansiering Antall timer Timelønn Beløp Egne midler KLP KS NAV SUM Arbeid - tidsbruk Prosjektleder Prosjektgruppa (6 personer) Styringsgruppa (3 personer) Evt øvrige ansatte som deltaer i prosjektet (50 ansatte) Vikarutgifter Investeringer Innkjøp av hjelpemidler Eksterne konsulenter/forelesere Foredragsholdere x Diverse prosjektkostnader (bevertning, leie av lokaler, transport osv) Bevertning Leie av lokaler Transport 0 Sum budsjett Resultat 0 17

18 Aktivitetsplan Beskriv milepæler og alle hovedaktivitetene i prosjektet i denne planen. Beskriv hvilke oppgaver som må utføres for at hovedaktiviteten skal kunne anses som gjennomført. Det er også viktig å bestemme hvem som har ansvaret for at aktiviteten blir gjennomført og innen hvilken frist. I statusfeltet kan dere oppdatere hva som skjer underveis i prosjektet. Denne aktivitetsplanen kan med fordel brukes og revideres under hele prosjektprosessen. Hovedaktivitet/ Milepæl Viktige oppgaver Ansvarlig Frist/dato Status xx.xx.xxxx 18

19 ABCD-rapport ABCD-rapport er en enkel metode for rapportering i prosjekter. Det skal kun lages en korte punktlister under hvert av de fire hovedtemaene. Rapporten kan også benyttes som et internt rapporteringsverktøy f eks fra prosjektleder til styringsgruppen. KLP krever at prosjektene som mottar økonomisk støtte, skal sende ABCD-rapport til hms-teamet@klp.no. Fristene for å sende rapporten er: 15. mars, 15. juni og 15. desember. Navn på kunde: Navn på prosjekt: A= Activities Gjennomførte aktiviteter i denne perioden / status i forhold til milepælsplan B= Benefits Hvilke resultater har vi oppnådd i denne perioden? C= Concerns Bekymringer/forhold som krever særskilt fokus D= Do next Planer for neste periode 19

20 Sluttevaluering av prosjekt Virksomhetens navn: Kontaktperson(er): E-post: Telefon: Tilleggsopplysninger: Kan fylles ut dersom det er noe mer du ønsker å informere oss om. Prosjektets navn Navnet på prosjektet Prosjektets formål Beskriv hvilke resultater dere ønsket å oppnå med prosjektet umiddelbart og på lang sikt. Målgruppe Hvem har vært målgruppe for prosjektet? Varighet Hvor lenge har prosjektet pågått? Når startet det og når ble det avsluttet? Kort beskrivelse av tiltak Beskriv hvilke tiltak som er gjennomført i prosjektperioden. Resultater av prosjektet Hvilke konkrete resultater har dere oppnådd i prosjektperioden? Se oppnådde resultater i forhold til målene for prosjektet. Beskriv evt også mål dere ikke greide å nå. Sykefravær Hvilke endringer har det vært i sykefraværet: totalt, korttidsfravær og langtidsfravær i løpet av prosjektperioden. Suksessfaktorer Beskriv hvilke faktorer som har vært viktig for resultatoppnåelsen, som f eks prosessen, forankring, involvering, økonomi, menneskelige ressurser. Plan for implementering Beskriv hvordan resultatene fra prosjektet skal implementeres i organisasjonen. Vedlegg Legg ved et bilde fra prosjektet. NB! Bildet må ha høy oppløsning (min 720 x 475 pixler). Du kan også legge ved sluttrapporten fra prosjektet i en word- eller pdf-fil. E-post med sluttevaluering og vedlegg sendes til hms-teamet@klp.no 20

21 Søknadsskjema videreføring av prosjektstøtte Dette skjemaet skal benyttes av prosjekter som tidligere har mottatt økonomisk støtte fra KLP. Skjemaet fylles ut, lagres på din egen pc og sendes som vedlegg i e-post til hms-teamet@klp.no. Prosjektnavn Navnet på prosjektet Kunde Navnet på kommunen, helseforetaket eller bedriften Kontaktperson Navnet på personen som er kontaktperson med kontaktinformasjon: telefon og e-post. Tidsrammen for prosjektet Når startet prosjektet og når skal det avsluttes? Søknadssum Hvor mye midler søkes det om fra KLP? (Maksgrense kroner) Godkjent av styringsgruppen, Sted og dato Navn 1: Navn 2: Navn 3: Navn 4: Navn 5: Status i forhold til framdriftsplan Beskriv dagens status sett i forhold til den opprinnelige framdriftsplanen f eks hvilke aktiviteter har blitt gjennomført. Hva har vi oppnådd/resultater? Beskriv hva dere har oppnådd så langt i prosjektet. Hvilke utfordringer har vi møtt på? Beskriv hvilke utfordringer dere har møtt på i prosjektet. 21

22 Forventede resultater Beskriv hvilke resultater dere ønsker å oppnå i kommende periode. Milepæler Lag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet og forventede resultater på umiddelbar og lang sikt. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet. Milepæl Forventet resultat umiddelbart etter gjennomføring Forventet resultat på lang sikt Ansvarlig/frist Vurdering av risiko Utarbeid en ny risikovurdering av prosjektet. En risikofaktor er en faktor som vil hindre prosjektet i å oppnå målene. I en organisasjon er det flere slike faktorer det vil være viktig å identifisere og håndtere. På denne måten har prosjektet større mulighet for å nå sine mål. Bruk følgende framgangsmåte for å definere mulige risikofaktorer i ditt prosjekt: Identifiser mulige faktorer som kan hindre framgang i prosjektet i prosjektfasen Hva er sannsynligheten for at faktorene vil inntreffe på en skala fra en til fem (1=ingen sannsynlighet / 5=svært sannsynlig at denne faktoren vil inntreffe)? Hvis den/de inntreffer, hvilken konsekvens har det for prosjektfasens gjennomføring på en skala fra en til fem (1=Svært få konsekvenser / 5=det vil ha svært store konsekvenser for prosjektets framgang og måloppnåelse om denne faktoren skulle oppstå)? Multipliser sannsynlighet med konsekvens f eks 3X5=15 og du får et tall på risikofaktoren De mest kritiske suksessfaktorene vil være de faktorer som med stor sannsynlighet kan inntreffe og som samtidig har store konsekvenser for framdriften og måloppnåelsen i prosjektet. Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor 22

23 Håndtering av risiko Beskriv hvilke tiltak dere planlegger å iverksette for å forebygge risikofaktorene jf forrige punkt Vurdering av risiko. Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltak Evaluering Sett inn plan for evaluering fra første søknad. Gi en kort forklaring dersom denne har endret seg. Redegjør kort for resultatene fra underveisevaluering. Status sykefravær Hva er sykefraværet for den enheten som gjennomfører prosjektet siste kvartal og siste år. Totalt sykefravær i prosent Korttidsfravær, dvs fravær til og med 16 dager (egenmeldt/sykemeldt) Langtidsfravær, dvs fravær over 16 dager Økonomi Gi en oversikt over forventede inntekter og utgifter i dette prosjektåret. Søker dere f eks om prosjektmidler fra andre eksterne aktører? Hvilke egne inntekter regner dere med å legge inn i prosjektet? Fyll ut budsjettmalen som ligger i vår oversikt over søknadsskjemaer. (Søk om støtte til HMS-prosjekter Budsjett) 23

24 Ring oss på: Postadresse: Kommunal Landspensjonskasse, Pb. 400 Sentrum, 0103 Oslo Elektroniske henvendelser: klp.no/kontakt /klp.no Ansvarlige investeringer KLP er en ansvarlig investor og eier som tar miljømessige og sosiale hensyn når vi investerer. Som deltaker i FNs Global Impact, kontrollerer vi jevnlig at våre investeringer ikke bryter med etiske minimumskrav. Vi forsøker også å påvirke virksomhetene vi investerer i, andre interessenter og samfunnet vårt, for å skape en mer bærekraftig utvikling. Denne strategien mener vi er den beste for langsiktig verdiskaping. 24