Prosjektstyring. på Frikirketorget

Transkript

1 Prosjektstyring på Frikirketorget 11

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag...2 Organisasjonsstrukturen...2 Prosjektorganisering...2 Hvor kommer prosjekt fra?...2 Prosjektstyringsmodellen på Frikirketorget...2 Styringsstrukturen for det enkelte prosjekt...3 Prosjektorganisering...3 Prosjektlederen...3 Prosjektsstyringsmal...4 Eksempel på prosjekter...4 Årshjul...5 Rapporterings mal til Synodestyret...5 Styringsprinsipper i AS modellen...5 Utdrag fra Aksjeloven...5 Oppgaver i Støtte...6 Vanlige spørsmål...6 Begreper...6 Vedlegg...7 Forklaring til prosjektstyrings mal...7 1

3 Sammendrag Organisasjonsstrukturen er basert på at oppgavene deles inn i relevante prosjekter som styres og ledes etter vedtatt prosjektstyringsmodell på Frikirketorget. Frikirketorget skal ivareta alle fellesoppgaver for Frikirken. Dette dokumentet beskriver den vedtatte prosjektstyringsmodellen på Frikirketorget. Organisasjonsstrukturen Prosjektorganisering Synodestyret har vedtatt en organisasjonsform som sikrer fleksibilitet i kompetansesammensetning og strukturell utforming. Dette er nødvendig for å kunne møte endrede behov uten å måtte foreta organisatoriske endringer. For å hente ut det fulle potensialet i prosjektorganisering, trenger medarbeiderne på Frikirketorget felles forståelse av prosjektarbeid og skolering innen prosjektarbeid. Arbeidet innenfor, og på tvers av, satsingsområdene organiseres i større og mindre prosjekter med tydelige mål, varighet og M-Faktor. Satsingslederne får særskilt ansvar for å engasjere ansatte og frivillige i kirkesamfunnet aktivt i prosjektene. Prosjektstyringsmodellen baserer seg på at alle aktiviteter planlegges, vedtas og styres etter prosjektprinsippet. Dette bygger på at det skal være definert ressurser, bemanning økonomi og styringsstruktur for prosjektet. Hvor kommer prosjekt fra? Alle oppgaver som ivaretas av satsingsområdene organiseres i prosjekter. Oppgavene som er i satsingsområdene skal ha sitt utspring i: Ideer og behov fra menigheter Fra Synodestyret Fra ansatte, men da alltid kalibrert på M-Faktor Alle prosjekter skal være forankret og ha et klart beslutningspunkt. Prosjektstyringsmodellen på Frikirketorget Prosjekteier er synodestyret, daglig leder eller satsingsledere avhengig av prosjektets art og omfang. Styringsgruppe oppnevnes av prosjekteier for de prosjekter der det gis utvidet mandat for å kunne gjennomføre et omfattende prosjekt som involverer flere satsingsområder. 2

4 Prosjektleder er leder for det enkelte prosjekt og rapporterer til styringsgruppen eller prosjekteier i prosjekter uten styringsgruppe. Prosjektgruppe er de ressursene prosjektet disponerer, dvs ansatte, menighetsarbeidere og frivillige fra Frikirketorget og menighetene. Ressursgruppe/referansegruppe er en rådgivende gruppe som gir innspill til prosjektleder underveis i prosjektet. Gruppen vil normalt være bredt sammensatt med mennesker med ulik kompetanse og erfaring. Prosjektstyringsmodellen baserer seg på at alle planer og aktiviteter planlegges, vedtas og styres etter prosjektprinsippet. Selve prinsippet bygger på at det skal være definert: Resurser, bemanning og økonomi Styringsstrukturen for prosjektet: Kan være forskjellig fra prosjekt til prosjekt noen med styringsgruppe og referansegruppe. Noen med bare dialoggruppe etc Styringsstrukturen for det enkelte prosjekt kan være forskjellig fra prosjekt til prosjekt avhengig av omfang og behov for kompetanse. I større prosjekt som involverer flere satsingsområder, vil det være hensiktsmessig med en styringsgruppe med definert mandat. I noen prosjekter vil det også være hensiktsmessig å opprette en ressursgruppe eller referansegruppe som kan gi innspill underveis i prosjektet. Slike grupper kan bidra til bred involvering, kvalitet og engasjement. Prosjektorganisering innebærer også mer bruk av frivillige og deltidsmedarbeidere med nødvendig kompetanse og engasjement som prosjektmedarbeidere. Medarbeidere kan rekrutteres fra menighetene (frivillige og ansatte), Frikirketorget og eventuelt eksternt fra samarbeidspartnere. En medarbeider deltar gjerne i flere prosjekter samtidig avhengig av prosjektets omfang og varighet, etc. Denne mobiliteten sikrer best person til jobben og kan bidra til at kirkesamfunnet oppleves som en attraktiv arbeidsplass. Prosjektlederen har total ansvar for alt i prosjektet. Alle prosjekt må være særs nøye med å definere fullføringskriteriene til prosjektet. I fordelingen av rollene, i det enkelte prosjekt, må det påses at prosjektleder, prosjekteier og styringsgruppe ikke er samme beslutningsnivå/person. 3

5 Prosjektsstyringsmal For å sikre god oppfølging og kommunikasjon er innført en prosjektstyringsmal (se eksempel under) som alle prosjekter skal benytte se også dokument forklaring. Et hvert prosjekt skal være godkjent ved signatur Eksempel på prosjekter Her har vi beskrevet alternative «fikserte» prosjekter for å eksemplifisere forskjelligheten av prosjektene og hvordan de styres 4

6 Årshjul Årshjul er den overordnede plan for saksbehandling og rapportering mellom satsingsområdene og Synodestyret. Daglig leder har ansvar for at riktige saker med riktig innhold blir behandlet i Synodestyret. Satsingsleder har ansvar for at sakene blir framstilt for Synodestyret i riktig tid og på riktig måte. Det lages en treårsplan som synkroniseres med Synoden. Eksempel på årshjul; Januar Mars Mai Juni August Oktober Desember Prosjekter, målsettinger Årsresultat Status rapportering Prosjekter, økonomi Prosjektstatus Budsjett, prognose Status rapportering Rapporterings mal til Synodestyret All prosjektrapportering til Synodestyret skal følge en egen rapporterings mal. Rapporteringsmalen ferdigstilles høsten 2011 og gjøres tilgjengelig på Styringsprinsipper i AS modellen Utdrag fra Aksjeloven link: Kapittel 6. Selskapets ledelse I. Krav om styre og daglig leder. Valg av styret, tjenestetid mv 6-1. Styret (1) Selskapet skal ha et styre med minst tre medlemmer. I selskaper med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. (2) Styret velger selv sin leder når denne ikke er valgt av generalforsamlingen. Daglig leder kan ikke velges til styreleder i selskaper som etter første ledd skal ha et styre på minst tre medlemmer. Har styret ett medlem, anses han eller hun som styreleder. (3) Har selskapet bedriftsforsamling, skal styret ha minst fem medlemmer. Styrets leder velges da av bedriftsforsamlingen. Er det avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf 6-35 annet ledd, skal styret alltid velge sin leder Daglig leder (1) Selskapet skal ha en daglig leder. I selskaper med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel bestemme at selskapet ikke skal ha daglig leder. (2) Daglig leder tilsettes av styret hvis ikke det er bestemt i vedtektene at dette skal gjøres av generalforsamlingen. 5

7 (3) Har selskapet bedriftsforsamling, kan vedtektene bestemme at daglig leder skal tilsettes av bedriftsforsamlingen. Er det avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf 6-35 annet ledd, skal daglig leder alltid tilsettes av styret. Endret ved lov 2 juli 1999 nr. 59 (ikr. 1 aug 1999 iflg. res. 2 juli 1999 nr. 715). Oppgaver i Støtte Målet med å samle støttefunksjoner er for å bygge opp en effektiv, kvalitetsbevisst og kosteffektiv tjeneste. Meget viktig at støttefunksjonen har et klart kundebilde Satsingsområdene, DL altså innholdet på Frikirketorget. For hver tjeneste må det vurderes iht til kvalitet og pris og profesjonalitet. Den må alltid være god nok. Ved utmeisling, etablering og implementering av støttefunksjonene benyttes prosjektstyringsmodellen. Etablerte støttefunksjoner organiseres ikke som prosjekt. Vanlige spørsmål Er det tiltak som ikke skal prosjektorganiseres? o Etablerte oppgaver i Støtte prosjektorganiseres ikke o Engangs oppdrag som er små og avgrenset både i tid og omfang prosjektorganiseres Hvorfor er det viktig for Frikirken og prosjektorganisere arbeidet? o Prosjekttanken er basert på at det skal være tydelig hva prosjektet inneholder, hva det skal oppnå, hvilke ressurser som kan brukes både økonomisk og timer etc. Det skal rapporteres og det skal eies, og det skal ha en tydelig M-Faktor. Dette gjør at styringen blir konkretisert og sporbar og man oppnår bedre mulighet til å prioritere å implementere strategien Er det riktig å kalle misjon i et land for prosjekt o Misjon er en oppgave som erfaringsmessig er langvarig. For hver planperiode legges det inn økonomiske- og humanressurser direkte fra Frikirken, men også med samarbeidspartnere. Prosjektstyring som verktøy er derfor effektivt som styringsverktøy for misjonsprosjekter Hvorfor kalles oppgaver som går over lang tid for prosjekt Er ikke prosjekt noe som er kortvarig? o Det er en klar fordel å definere alle valgbare oppgaver som prosjekt i en prosjektstyrings basert organisasjon. Styring, strategisk valg, prioritering, rapportering og oppfølging blir da basert på samme lest, som igjen øker kvaliteten i arbeidet. Begreper o M-Faktor = Menighetsfaktor o Det skal være UMULIG å planlegge et prosjekt i Frikirken uten å ha en klar og tydelig formuler bar nytte verdi for menighetene. o Satsingsområde 6

8 o o Det er de fire hovedområdene som er valgt å dele Frikirketorg prosjektene inn i. Frikirketorget o Alt felles arbeid i Frikirken. Vedlegg Forklaring til prosjektstyrings mal Prosjektnavn: Egennavn på prosjektet Prosjekteier: Synodestyret, DL eller Satsingsleder Styringsgruppe: Hvis Ja hvem ellers skriv Nei Ressursgruppe: Hvis Ja hvem ellers skriv Nei M-Faktor: Beskriv verdien for menighetene med prosjektet Øvrige roller: Nei hvis ingen. Hvis Ja beskriv kort Prosjektmål: Kort hva som skal oppnås Bakgrunn: Kort beskrivelse av bakgrunn til prosjektet Tidsperiode: Er dette et prosjekt med start/stopp dato skriv inn dato. Er dette et prosjekt uten stopp skriv L Prosjektgruppe: Deltakerne i prosjektet Prosjekttype: S=Prosjekt med klare start/stopp dato L= Prosjekt uten start/stopp dato SM= Tilhører satsingsområde Misjon SMU= Tilhører satsingsområde menighetsutvikling Beslutningspunkter: Konkrete beslutningspunkter av prosjekteier Oppfølging: Rapporteringspunktene Milepæler/Fullføringskriteriene: Klare oppnådd av målings punkter Kritiske suksessfaktorer: Hvilke hendelser er prosjektet avhenging av. Handlingsplan: Definer konkrete handlingene som prosjektet skal gjennomgå Tidsfrist: Utført innen Ansvar: Den som har ansvar for handlingen Gjennomført: Når utført dato Budsjett: Sett inn hovedpostene på kostnad i kroner og timer Sluttrapport: kort status med tidsfrist ansvar og gjennomført Prosjektet må alltid være signert med dato av Prosjektleder og DL Løpende gjennomføring Dato: Når gjennomført Informasjon/resultat: Kortfattet beskrivelse Person: Initialer på den som gjennomførte PROSJEKTMAL.dotx 7