Prosjektmandat Prosjektmandatet forteller om:

Transkript

1 Tiende gang. Et utvalg fra fagets hjemmesider NB! Case osv. er ikke tatt med Hvilke metoder og tilnærmingsmåter passer for krevende prosjekter og endringsoppgaver? Prosjekt og prosjektarbeid Et prosjekt er en planlagt og avgrenset oppgave (en engangsoppgave). Det har et fastlagt mål og utføres innenfor en fastlagt tid, med fastlagte ressursrammer og faglige grupper. Prosjektets mål må være definert og klarlagt. Sammensatte hovedmål må brytes ned i delmål. Tidsskjemaet må overholdes. Det samme gjelder prosjektbudsjettet. Prosjektoppgaver som berører intern effektivitet er å: utvikle nye systemer og prosedyrer, utforme en organisasjonsstruktur, fornye en rolle- og instansplan eller andre PSO-prosjekter (personalutviking, systemutvikling, organisasjonsutvikling). Prosjektarbeid som berører ekstern effektivitet er å: differensiere etterspørsel fra brukerne, i samsvar med demografi og lokale interesser, for å tilpasse tilbud av varer og tjenester. Men prosjektoppgaver kan også være helt nye og uten tidligere oppskrifter. Prosjektarbeid er praktisk beslutningstaking, problemløsning og ressursforvaltning. Det forutsetter klare ansvarslinjer, samarbeid mellom ulike faggrupper og uttrykkelig formulerte arbeidsplaner. Et prosjekt kan startet med et forprosjekt Prosjektmandat Prosjektmandatet forteller om: Prosjektets navn Oppdragsgiver: om prosjektet er politisk eller administrativt initiert og av hvem (ordfører, rådmann og/eller kontorsjef osv) Bakgrunn for prosjektet: historikk, unnfangelse m.v., forprosjekter og forbindelseslinjer til andre prosjekter Formål og mål: organisasjonen visjon og prosjektets formål

2 Prosjktmål-hierarki: hovedmål, delmål og resultatmål Prosjektets effektmål: hvilken nytte har organisasjonen av å gjennomføre prosjektet? Prosjektets resultatmål: Hva skal foreligge av resultat når prosjektet er ferdig? Rammebetingelser for prosjektet: ressursbegrensninger mht kvalitet, budsjett, personell, organisasjon osv. Budsjett: et forsvarlig oppsatt budsjett for prosjektet Målene må være: Resultatbeskrivende og ikke aktivitetsbeskrivende. De må være Objektivt målbare, Tidsbestemte, Utviklende og Realistiske (jfr. ROTUR i Westhagen, 1995) Se også Prosjektmetoden For- og hovedprosjekt Målet med et forprosjekt er å få frem grunnkunnskapene om et felt: å skaffe seg oversikt over problemområdene og de enkelte problemstillinger hovedprosjektet skal siden berøre. Forprosjektet avsluttes som regel med et forslag til mandat og prosjektplan. Innsamling, bearbeidelse og analyse av data skjer hovedsakelig under hovedprosjektet. Foreslåtte tiltak må gjennom en høringsog beslutningsprosess før de kan gjennomføres. Store og

3 mellomstore prosjekter administreres gjennom en selvstendig eller løst koblet prosjektorganisering. Prosjektorganisering En vanlig måte å organisere et prosjekt på er med prosjektleder, styringsgruppe, arbeidsgrupper og eventuelle referansegrupper, kontaktpersoner eller utviklingsforum. Kriterier for valg av en selvstendig prosjektorganisering er blant annet størrelse av prosjektet, oppgavens art og kompleksitet, varighet og tidskritiskhet (overgang fra år 1999 til 2000). Koblingen mellom basis- og prosjektorganisasjonen forekommer derfor i form av begrenset autoritet (funksjonell organisasjon), delt autoritet (matrise organisasjon) eller full autoritet (adskilt prosjektorganisasjon). Forholdet mellom linjen (basisorganisasjonen) og styringsgruppen må avklares nøye gjennom mandat, milepælplanlegging og prosjektansvarskart. Styringsgruppen og linjeorganisasjonen kan nemlig ha forskjellige oppfatninger hva angår mål og forventede resultater. Det kan også være vanskelig for linjeorganisasjonen å avgi ressurser til prosjektet. Styringsgruppen Oppdragsgiveren som sitter i styringsgruppa: Har det formelle ansvaret for prosjektet, Vedtar prosjektets mål og økonomiske rammer, Setter tidsfrister, Oppnevner prosjektleder og styringsgruppe og Foretar den endelige evalueringen og iverksetting av prosjektet. Styringsgruppen er ofte bredt sammensatt når det gjelder kompetanse og autoritet. Opprettelsen og sammensetningen av styringsgruppen er avhengig av prosjektets størrelse og forholdet til basisorganisasjonen. Styringsgruppen kan ha begrenset

4 autoritet (funksjonell organisasjon), delt autoritet (matriseorganisasjon) eller full autoritet (prosjektorganisasjon). Har ansvar for løpende oppfølging av prosjektplanen Rapporterer til oppdragsgiver Oppnevner arbeidsgrupper (sammensetning, kompetanse og autoritet) Den godkjenner rammer og frister og vedtar prosjektplan og prinsippansvarskart som fremmes av prosjektlederen For store og kompliserte prosjekter er det vanlige med både styringsgruppe og referansegruppe. Referanse- eller rådgivende grupper Referansegrupper og rådgivende organer har ingen formell myndighet. De skal komme med korrektiver og motforestillinger, ideer og innspill i begynnelsen av prosjektet, under prosjektets gang eller ved slutten. Referansegrupper og -organer kan være: høringsorganer, slik som interesseorganisasjoner og fagforeninger, et seminar eller et utviklingsforum. Referansegruppen kan være fast og varer hele prosjektperioden. Referansegrupper anbefales opprettet for mellomstore og middelskompliserte eller store og kompliserte prosjekter. Disse er ofte prosjekter med egen prosjektorganisering, dvs. der forholdet til basisorganisasjonen styres etter prinsippet om full autoritet. Prosjektleder Prosjektlederen må ha den nødvendige fagkompetansen i prosjektarbeid og personlig egnethet. Han eller hun må ha evne til å formidle, kommunisere, motivere, strukturere og lede. Roller, makt og myndighet må derfor være klare og akseptert av alle parter, uansett om prosjektlederen velges internt eller eksternt. Interne prosjektledere må klargjøre sitt mandat samt sine nåtidige og fremtidige arbeidsoppgaver før prosjektarbeidet tar til.

5 Essensen av prosjektledelse er: ansvar for innovasjonsprosessen, for problemløsning og oppfølging, for prosjektorganisering, for fortløpende resultatvurderinger og for å sikre eieforhold for prosjektet hos de impliserte parter. Prosjektlederen: * Utarbeider forslag til prosjektplan, * Gir løpende informasjon om prosjektets gang, * Gir løpende veiledning og opplæring til prosjektgruppene, * Fungere som sekretær for styringsgruppen, * Samordner prosjektgruppenes forslag og rapporterer til styringsgruppen. * Prosjektgruppenes forslag samordnes i tid og innholdsmessig, dvs. i riktig rekkefølge og uten sprik. Styrings- og kontrollordninger Gjennom å eie, lovfeste, yte støtte osv, kan kommunen sikre seg styring og kontroll over oppgaver som utføres av private. Dette kan f. eks. gjøres gjennom å: * Inngå avtaler og reguleringsbestemmelser * Utøve kontroll og styring med jevne mellomrom * Danne kommunalt eide aksjeselskap * Beholde eiendomsretten til lokaler og anleggsmidler * Forbeholde seg retten til drift og beslutningstaking * Tildele offentlige støttemidler Osv. Spørsmål: Hva skal prosjektorganisering brukes til, og når kan den misbrukes? Hva legger vi i begrepene prosjekt og prosjektarbeid? Hva forteller et prosjektmandat om? Når trenger vi for- og hovedprosjekter? Hvordan bygger vi opp en prosjektorganisasjon? Hvem sitter i styringsgruppen og hvilke ansvar har gruppen? Hva kjennetegner referansegruppen og på hvilken måte er den forskjellig fra f. eks. styringsgruppe?

6 Hva er essensen av det å være prosjektleder og hvilke arbeidsoppgaver tilfaller slike personer? Hvordan kan en kommune sikre seg styring og kontroll over oppgaver som utføres av private? M. Al-Araki (Høgskolen i Oslo, sept. 2007) Kilder: