Overordnet prosjektplan:

Transkript

1 Overordnet prosjektplan: Ny organisering av Statens vegvesen Vedtatt av etatsledermøtet (ELM) 28. mai 2008

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING Bakgrunn for prosjektet Prosjektnavn MÅL OG RAMMER Mål Rammer OMFANG OG TID TIDSRAMME OMFANG PROSJEKTORGANISERING Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Referansegruppe Prosjektgrupper/arbeidsgrupper Øvrige roller og bemanning PLANLEGGING, OPPFØLGING OG RAPPORTERING ØKONOMI INFORMASJON

3 1. INNLEDNING I likhet med de fleste organisasjoner blir også Statens vegvesen (SVV) møtt med ulike krav og forventinger fra omgivelsene. For en etat som SVV er det et komplekst bilde av forventninger som påvirker organisasjonen, noe som kan illustreres i modellen nedenfor: Forventningene til oss blir påvirket av omgivelsene Samfunn Brukere Næringsliv Eksterne rammebetingelse Kampen om kompetanse Indre utfordringer Eksterne rammebetingelser Rammebetingelser for SVV er satt av de politiske myndigheter, og disse vil bli endret fram mot 1. januar 2010 som følge av forvaltningsreformen, samt at et eget vegtilsyn er under utredning. Samfunn I en kontinuerlig samfunnsdebatt om offentlig sektors rolle og ansvar vil blant annet kvalitetskrav, ny teknologi og internasjonalisering påvirke forventningene til Statens vegvesen. Brukere Gjennom brukerundersøkelser og oppmerksomhet fra media har SVV en stadig økende forventning til å bli en enda bedre tjenesteleverandør som leverer på en kvalitetsmessig god måte. 3

4 Næringsliv SVV har en sentral rolle i å tilrettelegge og drifte infrastruktur som understøtter utvikling av næringslivet. I tillegg forventer næringslivet forutsigbar kvalitet på tjenestene fra trafikkstasjonene, service, god og riktig informasjon og en løpende dialog med vegmyndighetene. Kampen om kompetanse SVV er en kunnskapsbedrift og kampen om å beholde, utvikle og tiltrekke seg riktig og god kompetanse er en stor utfordring i et marked hvor tilgang på kompetanse er begrenset. Indre utfordringer Det er en utfordring for Statens vegvesen å bli opplevd som en attraktiv arbeidsplass, særlig med tanke på å beholde nøkkelpersonell og nyrekruttering. Effektiv tjenesteleveranse forutsetter en god intern drift og støttesystemer, samt god samhandling, kommunikasjon og riktig bruk av kompetanse. 1.1 Bakgrunn for prosjektet Statens vegvesen må til enhver tid sørge for å organisere virksomheten slik at den på best mulig måte leverer slik det er forventet. Videre stiller forvaltningsreformen nye krav. Det er gått en viss tid siden forrige organisasjonsendring, og da er det hensiktsmessig å foreta en ny analyse av nåsituasjonen. For å møte fremtidens utfordringer har etatsledelsen tatt initiativ til en organisasjonsvurdering av Statens vegvesen. 1.2 Prosjektnavn Foreløpig prosjektnavn er: Ny organisering av Statens vegvesen. Prosjektnavnet vurderes i en tidlig fase av prosjektet, og det kan derfor bli endringer. Navnet skal både beskrive ambisjonen med vurderingen, retning i arbeidet og være velklingende. 4

5 2. MÅL OG RAMMER 2.1 Mål Organisasjonsvurderingen må ha gode mål for hva som skal oppnås i prosjektet. Målbildene må videre brytes ned slik at effekten av de ulike tiltakene kan måles. Hovedmål for prosjektet er: Å utvikle en organisasjon som er i god stand til å møte fremtidens utfordringer Delmålene med prosjektet er: - Være en god tjenesteleverandør - Løse oppgaver på en kvalitetsmessig god måte - Effektiv bruk av menneskelige og økonomiske ressurser - Bli en mer enhetlig organisasjon - Utvikle kunnskapsbedriften SVV - Styrke organisasjonen for å håndtere klima- og miljøutfordringer Målene vil bli evaluert og videreutviklet i løpet av prosjektperioden, også fordi nye utfordringer kan avdekkes i analysefasen. Det skal utarbeides konkrete mål, noe som først kan skje når prosjektet og aktivitetene detaljplanlegges. 2.2 Rammer Regionenes geografiske grenser og regionskontorenes lokalisering ligger fast. Trafikkstasjonenes lokalisering skal heller ikke endres som en del av dette prosjektet. Roller og oppgaver skal vurderes for både Vegdirektoratet, regionene og distriktene - noe som kan føre til en endring i oppgavefordelingen mellom enhetene i Statens vegvesen. Organisasjonsvurderingen skal videre ivareta føringer fra: - Forvaltningsreformen - Eventuelle beslutninger knyttet til etablering av et uavhengig vegtilsyn Det skal etableres en trygg ramme for prosjektet som kombineres med en nødvendig dynamikk som skaper ønsket endring. Arbeidsprosessen skal preges av samarbeid med, og involvering av, medarbeidere, tillitsvalgte, organisatoriske enheter og ledere. 5

6 3. OMFANG OG TID 3.1 TIDSRAMME Prosjektperioden er fra 1. juni 2008 til og med 31.desember Prosjektet, som har hatt en forberedende fase fra februar 2008 vil få sin endelige oppstart 1. juni da den overordnede prosjektplanen foreligger. Prosjektet vil bli sluttført , og en ønsker at videre oppfølging skal skje i linjen fra 1. januar På dette tidspunktet vil en struktur for oppfølging av målene være etablert for å sikre at effekten av prosjektet blir realisert. 3.2 OMFANG Prosjektomfanget kan, kombinert med tidsperspektivet, illustreres i følgende modell: ELM beslutning ELM Work shop Work shop Oppstarts fase; Prosjektleder Fastsette mål for prosjektet Konsulenter Plan for analyse inkl. metode Utredning/Analyse; Undersøkelser i organisasjonen Innhenting av informasjon om; Brukerundersøkelser Næringsliv Kompetansebehov Erfaringer fra 2003 Identifisering av forbedringsområder Forslag til løsninger Implementering; Tiltak implementeres Kontinuering samhandling; Forvaltningsreformen Tilsynsordning Revisjon av Ledelses- og styringssystem Kommunikasjon med fagforeningene 6

7 4. PROSJEKTORGANISERING En prosjektorganisasjon vil bli etablert etter modell som illustrert nedenfor; Organisering av Organisasjonsgjennomgangen Styringsgruppen er ELM og eier av prosjektet Prosjektansvarlig er Administrasjonsdirektør Prosjektleder rapporterer til Prosjektansvarlig som er medlem i ELM Prosjektansvarlig rapporterer til Styringsgruppen Prosjektleder etablerer en Referansegruppe med rådgivende funksjon Styringsgruppe ELM Prosjektansvarlig Administrasjonsdirektør Prosjektleder Referansegruppe Arbeidsgruppe 1 Arbeidsgruppe 2 Arbeidsgruppe 3 Et hensiktsmessig antall arbeidsgrupper etableres som rapporter til prosjektleder Øvrige prosjektmedarbeidere brukes ved behov 4.1 Styringsgruppe ELM (etatsledelsen) er styringsgruppe for prosjektet, og vil også fylle rollen som prosjekteier. Eiernivået bestemmer overordnede elementer i et prosjektet, som oppstart, overordnet plan for arbeidet, og det er også prosjekteier som har myndighet til å stanse et prosjekt hvis det skal bli nødvendig. Styringsgruppen skal vedta prosjektplaner på overordnet nivå. Videre skal den vedta økonomisk ramme og sikre nødvendige personellmessige ressurser til prosjektet. 4.2 Prosjektansvarlig Administrasjonsdirektøren blir prosjektansvarlig, og prosjektleder vil rapportere til administrasjonsdirektøren. Prosjektansvarlig følger på vegne av styringsgruppen opp prosjektet, foretar mindre beslutninger knyttet til gjennomføringen, og har det totale ansvaret for prosjektet i etaten. Det at administrasjonsdirektøren sitter i ELM sikrer nødvendig oppmerksomhet hos eier. 7

8 4.3 Prosjektleder Prosjektleder engasjeres på heltid i prosjektperioden. Ansvaret er, på vegne av prosjekteier, å drive prosjektet frem i forhold til tid, kostnader og kvalitet. Prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Prosjektleder har rett til å ta beslutninger i prosjektet, som er innenfor rammen av prosjektplanen vedtatt av styringsgruppen. 4.4 Referansegruppe Det skal opprettes en referansegruppe, med en rådgivende funksjon, for organisasjonsvurderingen. I denne skal det være representasjon fra relevante fagmiljøer i Statens vegvesen og eksterne faglige ressurser. Referansegruppen oppnevnes av styringsgruppen etter forslag fra prosjektleder. 4.5 Prosjektgrupper/arbeidsgrupper Det skal etableres et formålstjenelig antall prosjektgrupper/arbeidsgrupper hvor en søker bred involvering fra hele etaten. Prosjektleder har rett til å opprette og legge ned prosjektgrupper. 4.6 Øvrige roller og bemanning For å gjennomføre prosjektet er det nødvendig å få innspill, utredningshjelp og annen bistand fra Statens vegvesen sin organisasjon. Arbeidet skal være avtalt med linjeorganisasjonen. I tillegg vil det bli brukt ekstern bistand med supplerende kompetanse. 8

9 5. PLANLEGGING, OPPFØLGING OG RAPPORTERING Prosjektansvarlig/prosjektleder er ansvarlig for å detaljplanlegge prosjektet. Arbeidet vil følge fasene i modellen nedenfor: Organisasjonsvurderingen vil bestå av fire deler; Overordnede føringer for Prosessen; Organisatoriske rammer og Prinsipper Framtidig organisasjons - struktur Gjennomføring Analyse utredninger Analyse Utredninger Analyse Utredninger Analyse Utredninger Arbeidsmetode som skal kjennetegne prosessen; Omforent kommunikasjon Skape trygghet om prosessen Skape entusiasme Bred involvering Holde organisasjonen informert Detaljering av prosjektarbeidet starter når prosjektleder er på plass. Prosjektansvarlig/prosjektleder skal utarbeide: - Milepælplan - Prosjektansvarskart - Arbeidspakker og aktiviteter som inngår i prosjektet, samt aktivitetsansvarskart - Rapporteringsrutiner - Klargjøre beslutningspunkter i prosjektet - Identifisere kritiske suksessfaktorer - Gjøre en risikoevaluering (kort vurdering av mulighetene for å nå prosjektmålene) 9

10 6. ØKONOMI Foreløpig økonomisk ramme for prosjektet er angitt i modellen nedenfor; Ressursbruk grovt anslag Beløpene innbefatter kun forberedelses- og gjennomføringskostnader. Eventuelle kompetansetiltak, pendlingsutgifter, bygningsmessige kostnader, IT-løsninger m.m. er ikke beregnet Interne ressurser - Prosjektleder - OU-enheten - Etatsledelse og øvrig ledelse - Workshops mv. i region og Vegdir. - Øving intern ressursbehov Sum intern ressursbruk =>Interne kostnader (cirka) Konsulentbistand *) Sum kostnader 0,5 åv 1 åv 1 åv 2 åv - 4,5 åv 2 mill. kr 1,5 mill. kr 3,5 mill. kr 1 åv 2 åv 1 åv 2 åv 2 åv 8 åv 4 mill. kr 4 mill. kr 8 mill. kr *) Nytt estimat etter nærmere gjennomgang 10

11 7. INFORMASJON God informasjon og kommunikasjon er viktig for prosjektgjennomføringen. Prosjektansvarlig/prosjektleder utarbeider en informasjons- og kommunikasjonsplan. Videre etableres det et samarbeid med informasjonsstaben, der denne stiller faglige ressurser til disposisjon. 11