MØTE MED PILOTVIRKSOMHETER

Transkript

1 MØTE MED PILOTVIRKSOMHETER Barrierer mot meroffentlighet 19. september

2 Making Waves og PA støtter Difi i endringsprosjektet Barrierer mot meroffentlighet Vi skal: Bistå med tjenesteutvikling i forbindelse med innføring av løsningen. Utvikle en ny einnsyn-tjeneste gjennom en god innovasjonsprosess i samarbeid med to pilotvirksomheter og andre berørte parter. Bidra til vellykket implementering og realisering av gevinster i pilotvirksomhetene. Virksomhet Bidra til å sette en ny standard for brukerorientert utvikling av digitale fellesløsninger. Bidra til at løsning blir god, fremtidsrettet, og bidrar til en mer effektiv forvaltning og bedre tjenester for innbyggere. Sikre at det utvikles en kultur, tillitt og arbeidsprosesser for realisering av gevinstpotensialet i einnsyn. Sikre samordning med pågående utviklingsprosjekter i Difi og Oslo kommune. 2

3 Visjonen med einnsyn er å fremme åpenhet og demokrati einnsyn fremmer åpenhet og demokrati ved å gi samfunnet umiddelbar og enkel tilgang til offentlig informasjon. einnsyn gir offentlige virksomheter en felles løsning og effektiviserer arbeidsprosesser for publisering av offentlige dokumenter. 3

4 Ambisjonen er å utvikle en god og effektiv tjeneste sammen med brukere og forvaltningen 4

5 Prosjektet følger anerkjent metodikk for tjenesteinnovasjon Litt tidsbruk Mer tidsbruk Mest tidsbruk Mest tidsbruk 5

6 Hensikt: Skape et god, felles utgangspunkt for hele prosjektet gjennom å dele kunnskap, definere problemstillinger og mål sammen. Aktiviteter Prosjektoppstart. Gjøre innledende intervjuer i pilotvirksomheter. Gjennomføre innledende workshop angående problemstilling og mål. Starte forankringsaktiviteter. Opprette brukerpanel. Involvering fra pilotvirksomhetene: Intervjuer med to eller flere ansatte per virksomhet. Deltagelse i en ½-dags workshop angående problem og mål. 4-5 deltagere per virksomhet v/saksbeh., ledere, evt. tillitsvalgte. Starte forankringsaktiviteter i egen virksomhet. Kalendertid: Intervjuer Uke 39 Workshop Uke 41 6

7 Hensikt: Avdekke behov, og definere hvordan disse kan møtes gjennom endringer i tjenesteforløp, arbeidsrutiner, teknologi og kultur. Aktiviteter Innhente dybdeinnsikt. Analysere og definere designprinsipper. Skape idéer. Testing og videreutvikling av konsept Lage et målbilde for den nye tjenesten. Vurdere gevinster og lage gevinstrealiseringsplan. Forankre funn. Involvering fra pilotvirksomhetene: To intervjuer/observasjoner eller flere per virksomhet Deltagelse i heldags workshop med 5-7 deltagere per virksomhet. Deltagelse fra både saksbehandlere, arkivarer, ledere og tillitsvalgte. Deltagelse i to møter angående gevinster. Løpende arbeid med testing og videreutvikling av konsept og gevinstrealiseringsplan Kalendertid: Intervjuer/observasjoner i Uke Workshop i Uke 44. Møter angående gevinster i Uke Løpende arbeid med testing og videreutvikling fra Uke

8 Hensikt: Utvikle tjenesteforløpet fra å være en overordnet idé til en ferdigstilt tjeneste. Aktiviteter: Utvikling: Kontaktpunkter, arbeidsprosesser, roller, ansvar, teknologi. Utprøving: Sjekke hva som fungerer og ikke fungerer i praksis. Evaluering: Evaluere og dokumentere hvordan tjenesten oppleves av involverte mennesker, organisasjonene, om teknologien understøtter behov, og om tjenesten gir forventede gevinster. Involvering fra pilotvirksomhetene: Pilotering og evaluering av tjenesteforløp, gevinstrealisering og endringsledelse. Avstemme opplegg for faste møtepunkter med pilotvirksomhetene for oppfølging og coaching. Deltagelse fra 5-7 medarbeidere: saksbehandlere, arkivarer, ledere, tillitsvalgte, gevinstansvarlig. Regn med 2-3 dagsverk per virksomhet per uke. Kalendertid: Desember - april 8

9 Hensikt: Legge grunnlaget for at einnsyn-løsningen implementeres i alle statlige virksomheter og gir gevinster. Aktiviteter: Ferdigstille implementering i pilotvirksomhetene. Planlegge videre utrulling og dokumentere resultater Utarbeide sluttrapport. Ferdigstille film. Utarbeide nasjonal plan for utrulling. Lage materiale for implementering i den enkelte virksomhet. Dokumentere gevinster. Involvering fra pilotvirksomhetene: Pilotvirksomhetene planlegger og ferdigstiller implementering, og får veiledning til dette. Pilotvirksomhetene gir innspill til opplæringsmateriell, gevinstdokumentasjon med mer. Kalendertid: April - juni 9

10 Måling av gevinster eksempler på hva og hvordan Bedre tjenester for innbyggere Mer effektiv forvaltning Brukerundersøkelser Antall innsynskrav Antall publiserte dokumenter Brukerstatistikk Raskere tilgang til dokumenter Score fra ansattundersøkelser Tid brukt på innsynsforespørsler Antall avvik Andel dokumenter publisert i ny løsning Antall innsynskrav 10

11 Fremdriftsplan 11

12 Teamet fra Making Waves og PA GRETE Prosjektleder Organisasjonsendring Gevinstrealisering ANDERS Gevinstrealisering ALEKSANDER Organisasjonsendring Gevinstrealisering THOMAS Lager film om prosjektet MARIT KARIN Tjenestedesigner ALEXANDRA Interaksjonsdesigner 12

13 Kritiske suksessfaktorer Felles problemforståelse som utgangspunkt for design- og endringsarbeid. Visualisering, god kommunikasjon og bred involvering underveis i prosessen. Innsikt i ansattes arbeidshverdag, holdninger og verdier. Forankring og tett samarbeid med ansatte, ledere og tillitsvalgte i pilotvirksomhetene Synke med pågående prosjekt i Difi, Oslo kommune og pilotvirksomhetene. Tilgang til nøkkelpersonell i virksomhetene. Tilrettelegge for en god gevinstrealiseringsprosess som kan følges opp av virksomhetene. Bygge kultur for innovasjon. Skape tillitt til løsningen. 13