Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden

Transkript

1 Bilag 1: Beskrivelse av Bistanden Bakgrunn Alle Norges fylkeskommuner og Oslo kommune har gått sammen om anskaffelse av nytt skoleadministrativt system. Vigo IKS er en sammenslutning av fylkeskommunene og Oslo kommune som har fått mandat til å gjennomføre denne anskaffelsen. Høsten 2012 etablerte Vigo IKS det sentrale mottaksprosjektet (SMP) som skulle sikre anskaffelsens framdrift. For å sikre fylkenes medvirkning i prosjektet, ba SMP hvert fylke opprette et lokalt innføringsprosjekt (LIP). LIP har som oppgave å klargjøre fylket slik at alle virksomheter og avdelinger er i stand til å ta i bruk det nye systemet når det gjøres tilgjengelig. 13. desember 2013 ble kontrakten for leveranse av nytt SAS signert av Vigo IKS og vinneren av anbudskonkurransen, Visma. Det nye skoleadministrative systemet fikk navnet Visma Flyt Skole. Mål for anskaffelsen av nytt SAS VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 6

2 Organisering LP (leveranseprosjektet) Visma har ansvaret for å etablere en SaaS (Software as a service)-tjeneste basert på Visma FLYT Skole (VFS) og gjøre denne tilgjengelig for alle fylkeskommuner i Norge inkludert Oslo kommune. Dette inkluderer også alle integrasjoner som er felles for fylkene. SMP (sentralt mottaksprosjekt) Vigo IKS har ansvaret for å sikre at Visma leverer i henhold til kontrakt. Vigo IKS skal gjennom SMP sikre at kundens ansvar i kontrakten blir ivaretatt på områder som er felles for alle fylkeskommuner. SMP skal også koordinere og veilede de lokale innføringsprosjektene for å sikre mest mulig standardisering og gjenbruk. LIP (lokalt innføringsprosjekt) Det lokale innføringsprosjekt (LIP) har som oppgave å sikre at Akershus fylkeskommune er i stand til å ta i bruk VFS på tilgjengeliggjøringstidspunktet (pr gjeldende utrullingsplan oktober 2016). LIP skal i samarbeid med SMP ha ansvar for lokal planlegging, informering, opplæring og gjennomføring av aktiviteter og oppgaver som er gitt i innføringshåndboka og de til enhver tid gjeldende prosjektplaner. Dette blir en avgjørende del i å sikre at kundens medvirkningsforpliktelse blir ivaretatt i henhold til kontrakter som inngås. En viktig del av lokalt innføringsprosjekt er å gjøre nødvendige forberedelser knyttet til etableringen av lokale integrasjoner, konvertering av data og opplæring. Det vil etableres egne delprosjekter for dette arbeidet. Jo bedre forberedt fylkeskommunen er når dette arbeidet starter jo mer effektivt vil prosjektet kunne gjennomføres. Prosjektleder for LIP Akershus har ansvar for å planlegge innføringen av VFS og sørge for at aktiviteter gjennomføres i henhold til plan. Prosjektleder vil være knyttet til toppledernivået i Akershus fylkeskommune. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 6

3 Fylkesteamet for innføringen av nytt skoleadministrativt system i Akershus fylkeskommune ble etablert 21.juni Fylkesteamet besto av systemeiere, IT, organisasjonene og fagpersoner fra Avdeling for videregående opplæring (AVO). Senere ga det sentrale mottaksprosjektet føringer for organisering av og forventningene til det lokale arbeidet gjennom innføringshåndboka. Det lokale arbeidet ble senere organisert som et lokalt innføringsprosjekt (LIP). Prosjektteamet består av 10 personer, der alle har en deltidsressurs i prosjektet. Det er etablert en styringsgruppe og en referansegruppe. Nåværende prosjektleder har satt opp milepælsplan, det er gjennomført risikovurderinger og interessentanalyse og gevinstanalyse er påbegynt. 6. februar 2015 er en hovedmilepæl da mange leveranser skal være ferdig til foranalysen i Akershus som starter 9. februar. Visma Flyt Skole skal tas i bruk av alle videregående skoler i Akershus 31. oktober VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 6

4 1 Kravskjema: Tilbyder skal fylle ut kravtabellen under med besvarelse på om kravet er oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av kravene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Prosjektleders ansvar og oppgaver Estimert omfang Oppdragsgiver estimerer et behov for prosjektleder på ca. 2-3 dager i uken i prosjektperioden (pr. gjeldende utrullingsplan, oktober 2016.) Dette behovet vil være skiftende avhengig av oppgaver, og oppdragsgiver er ikke forpliktet til dette estimatet. Prosjektperioden kan endres og oppdragsgiver skal ha mulighet til å benytte prosjektleder til inngitt timepris, også etter den angitte ferdigstillelse. Overordnet krav Oppdragsgiver ønsker en prosjektleder med erfaring innen gjennomføring og implementering av lignende prosjekter. Oppdragsgiver ser behov for å profesjonalisere den interne organiseringen og gjennomføringen i organisasjonen, for å sikre en vellykket implementering av VFS og gevinstrealisering. Nedenfor beskrives de områdene og hovedoppgaver prosjektleder skal ha ansvaret for. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at flere av hovedoppgavene inneholder flere oppgaver. Nr. Oppgaver Krav akseptert (Ja/Nei) 1. Prosjektleder skal ha ansvaret for å planlegge og koordinere det lokale innføringsprosjektet og sørge for at aktiviteter blir gjennomført i henhold til føringer fra SMP og oppdragsgiver. 2. Prosjektleder skal være kontaktperson for SMP og Visma og rapportere til SMP om status i LIP. 3. Prosjektleder skal sikre nødvendig forankring av innføring av VFS, i AFK. Eksempelvis nevnes at det gjennom hele prosjektet vil være behov for regelmessige møter med referansegrupper, lederutvalg, hovedtillitsvalgte etc. Prosjektleder står ansvarlig for å utforme agenda i forkant av disse møtene, føre referat fra møtet og ivareta eventuelt videre arbeid med innspill/beslutningsgrunnlag. 4. Prosjektleder står ansvarlig for å opprette arbeidsgrupper når dette er formålstjenlig. Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 6

5 Dersom slike grupper opprettes står prosjektleder ansvarlig for å følge opp arbeidet i gruppene. 5. Prosjektleder skal holde alle sentrale interessenter informert om innføringsløpet og status på alle planlagte aktiviteter. 6. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen v/ prosjekteier. 7. Prosjektleder skal sørge for at alle brukere er i stand til å ta i bruk VFS, når systemet er tilgjengelig. 8. Prosjektleder står ansvarlig for å sørge for at det gjennomføres gevinstanalyser for å identifisere endrede arbeidsprosesser og tiltak som må gjennomføres for å realisere alle potensielle gevinster. 9. Prosjektleder skal sørge for at organisasjonen Akershus fylkeskommune er klar for mottak av VFS, når systemet er tilgjengelig og at nødvendige tiltak for gevinstrealisering blir gjennomført. Organisasjonen er selv ansvarlig for å ta ut gevinstene, etter at systemet er innført. 10. Prosjektlederen må sette seg inn i relevante kontrakter som blir lagt til grunn for innføringen, og må til enhver tid vite hvilket ansvar som påhviler fylkeskommunen for å unngå forsinkelser i fremdrift (som kan føre til økte kostnader). Dette gjelder kontrakter som inngås i forbindelse med avrop på foranalyse (SSA-B) og etableringen av lokale integrasjoner, konverteringsløsninger og utrulling (SSA-O). 11. Prosjektleder skal styre prosjektets økonomi og ressursbruk på en forsvarlig måte og rapportere regelmessig om dette til styringsgruppen. Det totale kostnadsbilde for prosjektet skal legges frem for fylkespolitikere i VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 6

6 12. Prosjektleder skal påse at datakvaliteten i dagens systemer analyseres og forbedres slik at de er klare til konvertering 13. Prosjektleder skal sørge for at alle data i nåværende systemer er ivaretatt idet dagens systemer fases ut 14. Prosjektleder skal ha ansvar for forsvarlig gjennomføring av akseptansetesting. 15. Prosjektleder skal videreføre eksisterende risikoanalyse og holde denne løpende oppdatert gjennom prosjektperioden. Dette skal regelmessig rapporteres til styringsgruppen. 16. Prosjektleder skal, ved behov, innhente gode beslutningsalternativer/grunnlag og legge disse fram for styringsgruppen. 17. Prosjektleder skal gjennom hele prosjektperioden utarbeide dokumentasjon som underbygger og dokumenterer prosjektarbeidet og viktige beslutninger. Alt utarbeidet materiale skal anses som oppdragsgivers og overleveres ved prosjektets avslutning. 18. Prosjektleder skal samarbeide tett med eksisterende prosjektteam. Prosjektleder skal benytte seg av prosjektteamets kompetanse og sørge for at kunnskap om prosjektet overføres kontinuerlig og gjensidig. 19. Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan tilkomme nye og andre oppgaver i prosjektperioden. Disse skal utføres til den inngitte timeprisen. 20. Arbeidsspråk i prosjektet skal være norsk. Prosjektleder skal beherske flytende norsk, skriftlig og muntlig. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 6