Konkurransegrunnlag. Anskaffelse av IT-løsning for prosjektstyring VIVA IKS

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelse av IT-løsning for prosjektstyring VIVA IKS (Vestviken interkommunale vei-, vann- og avløpsselskap IKS) Dato:

2 Innhold 1. Om VIVA IKS Om konkurransen Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Kontaktperson Tidsfrister Tilbudets oppbygging og innhold Innlevering av tilbud Tildelingskriterier Tildeling begrunnelse klageadgang Avvisning og forkastning Fremdrift... 5 Vedlegg Kravtabell 2. HMS-erklæring 3. Generelle innkjøpsvilkår 4. Akseptskjema generelle innkjøpsvilkår Konkurransegrunnlag Side 2

3 1. Om VIVA IKS Viva (Vestviken interkommunale vei-, vann og avløpsselskap IKS) ble stiftet av kommunene Lier, Røyken og Hurum. Selskapets formål er å utføre offentlige tjenester for sine eiere innenfor vei, vann og avløp. Selskapet skal forvalte kommunaltekniske anlegg for vei, vann og avløp i deltakerkommunene, og har ansvaret for alle oppgaver knyttet til forvaltning, planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av offentlige vann- og avløpsanlegg i eierkommunene. Ansvaret ble overført til Viva fra 1. januar Viva er lokalisert med sin administrasjon på Vitbank i Lier kommune. I tillegg har selskapet tre driftsstasjoner lokalisert henholdsvis i Lierbyen, Grette i Røyken og Tofte i Hurum. Til sammen er det 88 ansatte i selskapet. Viva betjener til sammen innbyggere og har kunder. Vårt mål er at alle våre kunder og innbyggere skal merke en forskjell til det bedre når det gjelder drift, vedlikehold, forvaltning og investeringer innenfor tjenesteområdene vei, vann og avløp. 2. Om konkurransen Viva vil som ansvarlig for forvaltning, drift og utbygging av eierkommunenes infrastruktur innenfor vei, vann og avløp, også være ansvarlig for planlegging og gjennomføring av eierkommunenes prosjekter innenfor disse områdene. I denne forbindelse har Viva behov for en IT-løsning som gir grunnlag for effektiv styring og oppfølging av prosjekter. Prosjektene kan variere fra relativt små oppdrag med få involverte aktører til store utbyggingsprosjekter med et stort antall entreprenører og underleverandører. Det vil ved driftsstart være 12 brukere av IT-løsningen, men dette antallet vil kunne øke. Viva er i første rekke ute etter en IT-løsning som kan ivareta økonomioppfølging og prognostisering i prosjektene. Som en opsjon vil det også bli vurdert om tilbudt IT-løsning inneholder modul for oppfølging av fremdrift og ressursbruk. Viva inviterer gjennom denne konkurransen leverandører av IT-løsninger for prosjektstyring til å levere tilbud. 3. Gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som anskaffelse etter forhandling. 3.2 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på doffin.no. 3.3 Kontaktperson Navn: Asbjørn Unhjem Telefon Mobil: Adresse: Postboks 513, 3412 LIERSTRANDA E-post: postmottak@viva-iks.no Konkurransegrunnlag Side 3

4 3.4 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål 15. juni 2015, kl Frist for innlevering av tilbud 22. juni 2015 kl Vedståelsesfrist 31. oktober Tilbudets oppbygging og innhold Tilbudet utformes iht. følgende punkter 1. Løsningens innhold og funksjonalitet a. Teknologiplattform b. Funksjonalitet og innhold c. Utfylt kravtabell (Vedlegg 1 kravspesifikasjon). 2. Implementering av løsning a. Metode/tilnærming til implementeringsarbeidet b. Opplæring og support c. Forslag til fremdriftsplan 3. Relevant erfaring og kompetanse a. Kort beskrivelse av selskapet b. CV for tilbudte ressurspersoner c. 5 mest relevante referanseprosjekter på tilbudt løsning siste 3 år 4. Priser og betalingsbetingelser a. Lisenspriser iht. skissert volum (12 brukere) b. Årlig vedlikehold og support c. Implementeringskostnader d. Opplæringskostnader 5. Kvalifikasjonskrav a. Firmaattest b. Skatteattest c. Merverdiattest d. HMS erklæring (vedlegg 2 HMS egenerklæring) 6. Leverandørens tilleggsopplysninger 3.6 Innlevering av tilbud Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud iht. kravene i dette konkurransegrunnlaget. Tilbudet leveres elektronisk til postboks@viva-iks.no innenfor tidsfrist angitt under punkt Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som gir det mest fordelaktige tilbudet ut fra følgende kriterier: 1. IT-systemets innhold og funksjonalitet vurdert mot utarbeidet Vektlegges med 50 % kravspesifikasjon 2. Leverandørens erfaring, kompetanse og kapasitet knyttet til Vektlegges med 30 % implementering av tilbudt IT-løsning 3. Priser og betalingsbetingelser Vektlegges med 20 % Konkurransegrunnlag Side 4

5 3.8 Tildeling begrunnelse klageadgang Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for leverandør til å klage over beslutningen. 3.9 Avvisning og forkastning Viva forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. For nærmere om avvisning av tilbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.m. ( 4. Fremdrift Viva IKS har ambisjon om følgende fremdrift: 1. Kunngjøring på Doffin.no 1. juni 2. Frist for å levere tilbud 22. juni 3. Vurdering av innkomne tilbud 26. juni 4. Valg av tilbyder 29. juni 5. Forhandlet avtale 4. juli 6. Oppstart implementering August Lier, 29. mai 2015 Viva IKS Asbjørn Unhjem Leder Prosjektavdelingen Vedlegg 1. Kravtabell 2. HMS-erklæring 3. Generelle innkjøpsvilkår 4. Akseptskjema generelle innkjøpsvilkår Konkurransegrunnlag Side 5