VEDLEGG 2 KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 VEDLEGG 2 KRAVSPESIFIKASJON 1. Om Skatteetaten Skatteetaten består av Skattedirektoratet, skattekontorene og Skatteopplysningen. Skattedirektoratet er underlagt Finansdepartementet og ledes av Skattedirektøren. Skattedirektoratet består av: Det strategiske direktoratet, som har den sentrale faglige og administrative ledelsen av Skatteetaten. Skatteetatens IT- og servicepartner, som er Skatteetatens leverandør innenfor IT og administrative tjenester. Skattekontorene er organisert i fem regioner. Regionene er underlagt Skattedirektoratet og ledes av regiondirektører. De fem regionene er: Skatt nord (Finnmark, Troms og Nordland) regionledelse i Tromsø Skatt Midt-Norge (Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal) regionledelse i Trondheim Skatt vest (Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland) regionledelse i Bergen Skatt sør (Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark, Vestfold og Buskerud) regionledelse i Skien. Skatt øst (Oslo, Akershus, Østfold, Hedmark og Oppland) regionledelse i Oslo. Totalt har Skatteetaten p.t. ca 6200 ansatte og kontorer på ca 120 lokasjoner. Mer informasjon om Skatteetaten finnes på skatteetaten.no. 2. Formål Formålet med anskaffelsen er å inngå en landsdekkende rammeavtale med en leverandør som dekker Skatteetatens behov for reisebyråtjenester. Reisebyrået skal bl.a. bidra til: enkle og kostnadseffektive bestillingsprosesser og kjøp av reiser at bestillinger skjer i henhold til Skatteetatens avtaler og retningslinjer for reiser effektivisering av betalingsprosesser god service og oppfølging 3. Omfang Rammeavtalen skal være landsdekkende og omfatte alle Skatteetatens enheter og lokasjoner. Avtalen vil være forpliktende å benytte for ansatte som skal bestille tjenestereiser. Avtalen skal ikke benyttes ved private reiser. Tjenestene som rammeavtalen skal omfatte kan inndeles i to hovedgrupper: 1. Elektronisk bestilling av reiser Vi ønsker enkle og effektive bestillingsprosesser. Det vil være behov for å kunne benytte brukervennlige bestillingssystemer for selvbooking som sikrer at bestillinger foretas i henhold til etatens retningslinjer for reiser og gjeldende avtaler.

2 2. Manuelle reisebyråtjenester Det vil være behov for å bestille enkelte reiser pr. telefon eller e-post. Vi trenger tilgang til reiserådgivernes kompetanse ved bestilling av reiser utenfor ordinær åpningstid og kompliserte reiser, samt ved endring og refusjon av billetter. Vi forventer også proaktiv rådgivning og oppfølging, som muliggjør iverksetting av tiltak for effektivisering og gevinstrealisering. 4. Volum Statistikk fra Skatteetatens nåværende leverandør av reisebyråtjenester viser følgende omsetning gjennom reisebyrået: 1. halvår Fly Hotell Leiebil Tog Annet Totalt Nedenfor vises antall bestillinger av fly og hotell. Fly 1. halvår Innland Norden Europa Interkontinentalt Hotell Innland Norden Europa Interkontinentalt 2 6 Totalt er det kjøpt flybilletter gjennom reisebyrået i første halvår 2014, mens antallet for hele 2013 var Andelen elektroniske bestillinger av flyreiser er 75 % pr. første halvår Skatteetaten har en målsetning om å øke denne andelen i kommende avtaleperiode. Det er ikke grunn til å forvente en vesentlig endring av behovet for reisebyråtjenester de nærmeste årene. Sannsynligvis øker reisevirksomheten noe i forbindelse med at Skatteetaten overtar oppgaver og ansatte fra andre statlige etater. Fra innlemmes Statens Innkrevingssentral i Mo i Rana med ca 370 ansatte i Skatteetaten. Skatteetaten kan imidlertid ikke gi noen garantier om et bestemt volum i avtaleperioden.

3 Skatteetaten har registrert ca 7000 profiler hos dagens leverandør. Dette omfatter også profiler for eksterne konsulenter og noen ansatte som har sluttet i etaten. Profilene kan overføres til eventuell ny leverandør. Skatteetaten har i liten grad benyttet reisebyråets gruppe- og konferanseservice i forbindelse med planlegging og gjennomføring av konferanser. Vi har hatt egne ansatte som har ivaretatt disse oppgavene. I ny avtaleperiode kan det bli aktuelt å benytte reisebyråets tjenester og kompetanse til dette, men omfanget av dette kan ikke forutsies nå. 5. Priser Tilbyder skal fylle inn priser i Vedlegg 3 prisskjema. Prisene skal oppgis både ekskl. og inkl. mva. Mva.sats skal også fremgå. Det skal oppgis en fast pris for bruk av elektronisk bestillingsløsning. Denne prisen skal omfatte alle bestillinger, oppstartskostnader, lisenser og support. Prisen for bruk av elektronisk bestillingsløsning skal bases på en forutsetning om årlig volum på totalt flybestillinger +/- 10 %. Dersom reelt antall flybilletter pr. år er lavere eller høyere enn dette, gir dette gjensidig adgang til å justere den faste prisen for bruk av bestillingsløsningen. Prisen endres i så fall med samme prosent som den prosentvise endringen av antall flybilletter utover 10 % (Dvs. at ved 11 % økning, økes prisen med 1 %). For manuelle bestillinger og diverse servicetjenester skal det oppgis enhetspriser basert på estimert volum i prisskjemaet. Disse prisene kan justeres med endringen i konsumprisindeksen dersom opsjon om forlengelse av avtalen utløses, jfr. bilag 5 i avtalen. Priser for gruppe- og konferanseservice skal ikke prises i tilbudet. Dersom tilbyder mener det er priselementer som ikke er oppgitt i prisskjemaet som må prises, kan dette gjøres i et vedlegg til tilbyders utfylte prisskjema. 6. Krav og beskrivelser 6.1 Kravtabell I kravtabellen i dette kapittelet har vi definert krav og forutsetninger for tilbudene. Kravene i kravtabellen skal besvares av tilbyder med "Ja" eller "Nei". Dersom tilbyder svarer "Nei", skal svaret utdypes i et eget vedlegg om forbehold. For hvert avvik eller forbehold skal det tydelig henvises til hvilket krav i kravtabellen avviket eller forbeholdet refererer seg til. Videre skal det redegjøres for eventuelle prismessige konsekvenser. Tilsvarende gjelder dersom tilbyder har forbehold til kontraktsbestemmelsene i Vedlegg 1. Vesentlige forbehold eller avvik fra kravspesifikasjonen eller kontraktsbestemmelsene vil føre til avvisning av tilbudet.

4 Krav nr Krav 1 Leverandør skal tilby en elektronisk selvbestillingsløsning som også skal være et system for informasjonshåndtering og profiloppdatering. 2 Det skal være mulig å bestille fly, hotell, leiebil og tog gjennom den elektroniske selvbestillingsløsningen. 3 Selvbestillingsløsningen skal kunne tilpasses Skatteetatens avtaler og retningslinjer for reiser. 4 Leverandøren skal tilby et fast team for betjening av Skatteetaten pr. telefon og e-post 5 Leverandørens ansatte må ha nødvendig kompetanse og erfaring til å kunne bestille kompliserte reiser i inn og utland og til å yte service ved endringer og refusjoner 6 Alle bestillinger gjort elektronisk skal være tilgjengelige for reisebyråets ansatte ved henvendelser pr. telefon 7 Leverandøren skal tilby 24-timers servicetelefon for å ivareta hastesaker, oppståtte problemer etc. utenfor ordinær åpningstid. 24-timers service må ha tilgang til alle profiler og bestillinger gjort elektronisk eller manuelt. 8 Leverandøren skal tilby gruppe- og konferanseservice som kan håndtere planlegging, påmeldinger og gjennomføring av kurs og konferanser 9 Leverandøren må ivareta dokumentasjonskravene for reiseoppgjør i staten. 10 Leverandøren skal levere statistikk hvert kvartal og ved behov 11 Leverandør skal utpeke en fast kontaktperson (Key Account Manager) som er ansvarlig for oppfølging av avtalen. Leverandørens kontaktperson skal delta på oppfølgingsmøter med Kunden minimum to ganger pr. år. 12 Skatteetaten har rettighetene til egne profiler. Leverandøren skal overlevere profilene til Skatteetaten eller til ny leverandør etter at avtaleforholdet er avsluttet. Oppfylt av tilbyder (Ja/Nei) 6.2 Utdypende beskrivelser Nedenfor er det angitt vurderingskriterier som vil bli vektlagt ved vurdering av tilbudene under tildelingskriteriet kvalitet. Vi har også angitt krav til tilbyders beskrivelser. Vurderingskriterier Elektronisk bestillingsløsning Krav til beskrivelser Gi en beskrivelse av funksjonalitet og brukervennlighet for bestillingsløsningen via internett og evt. app for mobil og nettbrett. Oppgi internettadresse, brukernavn og passord, slik at Skatteetaten får tilgang til å teste bestillingsløsningen. Gruppe- og konferanseservice Beskriv hvilke tjenester som kan utføres og

5 angi hvordan tjenestene prissettes. Sikkerhet og beredskap Kompetanse Beskriv rutiner/systemer for å ivareta den reisende i ekstraordinære situasjoner Gi en overordnet beskrivelse av kompetansen til teamet som skal betjene Skatteetaten. Vedlegg CV med beskrivelse av utdanning og erfaring for Key Account Manager som vil være ansvarlig for oppfølging av avtalen. Statistikk og rapporter Rådgivning og oppfølging Betaling Implementering av avtale Beskriv innholdet i statistikker og rapporter som tilbys kostnadsfritt Gi en oversikt over hvilke rådgivningstjenester som tilbys kostnadsfritt. Beskriv kort hvordan Key Account Manager gjennom rådgivning og oppfølging vil bidra til at Skatteetaten kan oppnå effektivisering og besparelser ved reisevirksomheten. Beskriv reisebyråets løsninger for betaling av reiser Lag en plan for implementering av avtalen og opplys om hvilken ressursinnsats som kreves fra Skatteetaten.