Servicesenteret Kontortjenesten i Helse Nord-Trøndelag HF

Transkript

1 Servicesenteret Kontortjenesten i Helse Nord-Trøndelag HF Servicesenteret -organisering av all kontortjeneste i en felles avdeling i Serviceklinikken 2 sykehus og 2 DPS Randi Fikse Mette Nonstad

2 Geografisk område

3 Best i landet! Trygghet fordelt etter fylke Nord-Trøndelag 76 Sør-Trøndelag 74 Troms 72 Hordaland 71 Aust-Agder 70 Vest-Agder 70 Oslo 70 Telemark 70 Vestfold 67 Rogaland 67 Buskerud 67 Hedmark 66 Oppland 64 Sogn og Fjordane 64 Akershus 63 Møre og Romsdal 62 Østfold 62 Nordland 62 Finnmark 58 Tallene viser hvor fornøyde innbyggerne er i snitt på en skala fra 1 til 100. Kilde: Sentio

4 Forbruker 3 milliarder kroner hvert eneste år medarbeidere i alle yrkeskategorier Medisinteknisk/teknisk utstyr til en verdi på om lag 300 millioner kvadratmeter bygg, delvis svært spesialtilpasset

5 Best arbeidsmiljø i Helse Midt-Norge Helse Nord-Trøndelag = Regionen inkl HNT = 0 Arbeidsglede Tilfredshet Motivasjon Vurdering Lojalitet Trofasthet Engasjement

6 Enkelt å skape slike resultater?? Kvaliteten på sykehusoppholdet bestemmes av ekstremt mange faktorer og påvirkes av svært mange personer Ett dårlig ledd i kjeden svekker kvaliteten på tilbudet vårt, enten det er renhold, strykning eller infeksjon

7

8 Servicesenteret HNT/klinikknivå Servicesenteret HNT Lederstøtte Rådgiver Ledelsens representant Avdelingsleder Seksjon 1 LEVANGER Informasjon Sentralbord Skrivetjeneste Seksjon 2 LEVANGER Med/kir Felles poliklinikk Seksjon 3 LEVANGER BFK Rehab Med.sekr Seksjon 4 NAMSOS Med/kir Rehab/BFK Seksjon 5 NAMSOS Felles ekspedisjon Med.sekr Skrivetjeneste BFK Seksjon 6 HNT Kontor Psykiatri

9

10 ISO-sertifiseringen - steg for steg Tidsperspektiv: Besluttet for flere år siden at de avdelinger innen klinikken som ikke var ISO-sertifisert, skulle sertifiseres på kvalitet innen utgangen av avdelinger sertifisert fra før, 4 avdelinger gjenstod, herunder Servicesenteret Våren 2013: Egen prosjektleder ansatt GAP-analyse

11 Stegene fortsetter Prosess: Kvalitetssystem basert på kravspesifikasjon ISO 9001 og Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter Prosjektleder pådriver Kvalitetshåndbok

12 Kvalitetshåndbok Oppbygging av kvalitetssystemet Kvalitetspolitikk Kvalitetsmål Dokumentstyring Interne revisjoner Avviksbehandling

13 Portalutforming Relasjonsdiagram Servicesenteret EQS-struktur Alle ansatte får «sin» avdeling som startside Leveransene fra Servicesenteret Kundefokus Bestilling fra våre kunder Brukervennlig Rask tilgang til dokumenter

14 Implementering og involvering Kick-off høsten 2013 Prosedyrer og arbeidsbeskrivelser Allmøter/personalmøter Revidering/utarbeidelse Quiz

15 Sertifisering v/det Norske Veritas All etterspurt dokumentasjon oversendt i forkant Modenhetstest gjennomført i august 2014 Sertifisering oktober 2014 Intervju med ledelsen i Servicesenteret To tilfeldig valgte seksjoner i Servicesenteret plukket ut for nærmere gjennomgang Intervju med seksjonsledere og teamkoordinatorer Befaring

16 Tilbakemelding fra Det Norske Veritas: 5 avvik på klinikknivå Gjøre kvalitetssystemet kjent for andre Ingen avvik i Servicesenteret Ros for gjennomført prosess mht. involvering og implementering Gode råd om hva vi bør jobbe videre med, bl.a. avvikshåndtering Ros for oppbygging av kvalitetssystem og portal

17 Ikke sertifisert kun for sertifiseringens skyld Det Norske Veritas kommer tilbake på inspeksjon høsten 2015

18 Takk for oppmerksomheten Randi Fikse Mette Nonstad

19 Standard topptekst Utvidet topptekst Hjelp Gi kommentarlegg til i min meny Send som e-post Skriv ut Handlinger Dokument Relasjonsdiagram Servicesenteret KOMMUNIKASJON ORGANISASJON / ROS AVVIKS- KONTROLL LOVER KUNDENS INTERNE BEREDSKAP KOMPETANSE DOKUMENTSTYRING KVALITETSHÅNDBO LEDELSENS BUP ISS Revisjonsko / Natt OG teamsekretærer 9 PÅ KLAGE- / HMS OG / VP ANSVAR Samsvar Leverandør- OG INNKJØP KVALITETSMÅL KVALITETSPOLITIKK ROS 9001 /(7.4) avtaler(5.4.1) 10. september TILFREDSHET REGISTERINGER FORSKRIFTER REVISJONER HÅNDTERING INTERNKONTROLL OPPLÆRING (4.2.3) K GJENNOMGÅELSE (4.2.2) juni mmentar 2014.xlsx (6.2.2) (8.2.2) /(8.2.1) (8.3 / IMPLEMENTERING MYNDIGHET (5.3) (5.5.1) (4.2.4) RETNINGSLINJER 8.5) (6.4) (5.6) (5.5.3) (7.2.1) Forfatter:Ivan Sundal G V yl er di sj g o fr n: a: Godkjent av:mette Nonstad (Seksjonsleder) RI evd: isj18 o28 ns8 fri st: Mer info

20 Standard topptekst Utvidet topptekst Hjelp Gi kommentarlegg til i min meny Send som e-post Skriv ut Handlinger Dokument Prosesskart Servicesenteret Kontor Psykiatri HNT Revisjonsko Andre Timeoppsett/ Team- Teamsekretær Etterarbeid Utskriving Behandling Oppmøte Ekspedisjon Lederstøtte Inntaks- Sekretær Postsekretær arbeidsoppgaver sekretær koordinator Tlf-mottak Ekspedisjon / Henvisning Avslutning Innkalling mmentar Forfatter:Ivan Sundal G V yl er di sj g o fr n: a: Mer info Godkjent av:mette Nonstad (Seksjonsleder) RI evd: isj18 o74 ns7 fri st:

21 Standard topptekst Utvidet topptekst Hjelp Gi kommentarlegg til i min meny Send som e-post Skriv ut Handlinger Dokument Prosesskart Servicesenteret - BFK/Rehab/Med.Sek LE Revisjonsko Team- Timeoppsett/ Saksbeh. Utskriving Behandling Oppmøte Ekspedisjon Sekretær Etterarbeid Postsekretær Sekr. Lederstøtte Inntak Henv. koordinator HABU NevroPol Urosykepleier RevmaPol BarnEksp GynPol FMed Lab. Eksp. GynEksp YMR /-mottak Gyn/Barn Henvisning Avslutning Barsel Rehab Barnavd. Innkalling ABD Rehab Reh mmentar Forfatter:Ivan Sundal G V yl er di sj g o fr n: a: Mer info Godkjent av:mette Nonstad (Seksjonsleder) RI evd: isj18 o82 ns7 fri st: