Vedlegg 1. Kravspesifikasjon. rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester til ansatte i STATSBYGG. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 1

Transkript

1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester til ansatte i - STATSBYGG Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 1

2 1. Oppdragsgivers behov Rammeavtalen gjelder reisebyråtjenester med bestilling av reiser med fly (innenlands og utenlands), overnatting og hotell- og konferansetjenester (utenlands), samt andre transportbehov (buss, tog, båt) i tilknytning til reiser. Avtalen skal bidra til å sikre oppdragsgiver nødvendig kapasitet og god kvalitet for reisevirksomhet og overnattinger i forbindelse med de ansattes tjenestereiser, og i forbindelse med gjennomføringen av konferanser, kurs og dagsmøter. Gjennom avtalen skal leverandøren bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive reiser, hotell- og konferansetjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med 1 én - leverandør som sikrer tilgang på en effektiv og smidig bestillingsprosess, reiser og opphold av god kvalitet, tilstrekkelig kapasitet til konkurransedyktige vilkår. Oppdragsgiver er opptatt av at leverandøren kan sikre lokaliteter som er UU- tilpasset i sin portefølje av overnattingssteder. 2. Nærmere om oppdraget Oppdraget omfatter primært bestilling og håndtering av i hovedsak følgende tjenester: Individuelle flyreiser innenlands (tur/retur Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø, Kristiansand, Stavanger, Sandefjord), inklusiv eventuell hotellovernatting Individuelle flyreiser utenlands (tur/retur Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø, Kristiansand) inklusiv eventuell hotellovernatting Gruppereiser med fly (innenlands) Gruppereiser med fly inklusiv hotellovernatting (utenlands) Hotell- og konferansetjenester (overnatting, bespisning, møterom og annet) i forbindelse med reiser og egne arrangement (kurs, seminar, konferanser) Andre transporttjenester i tilknytning reiser og opphold (til/fra destinasjon etc.) I tillegg kan oppdraget også omfatte bestilling av tog-/buss-/båtreiser. Oppdragsgiver presiserer at avtalen også kan omfatte flyreiser/bestillinger fra andre destinasjoner enn de byer som er spesifisert ovenfor. 2.1 Vilkår knyttet til forespørsler og søk vedrørende tilbud på reiser og hotelltjenester - Bestilling av tog-, buss-, båtreiser og hotelltjenester vil i noen tilfeller kunne foretas av oppdragsgivers egne ansatte/faste kontaktperson vis a vis leverandøren. Leverandøren bes i sitt tilbud om å beskrive hvordan en slik selvbetjeningsløsning kan administreres. - Bestilling av flyreiser skal bare foretas av leverandøren eller via dennes onlinebestillingssystem Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 2

3 2.2 Særskilt om bestilling av togreiser Statsbygg har avtale med Norges Statsbaner (NSB) om kjøp av innenlandske togreiser utenfor Oslo og Akershus. Avtalen innebærer en fast % vis rabatt på ordinære billettpriser. Dersom bestillingsforespørsel om reise med tog mottas skal bestillinger av billetter rettes til NSB og i bestillingen skal det henvises til Statsbyggs rabattavtale. 3. Krav iht. tilbudsinnbydelsen kapittel 2.2 Kontaktperson Oppdragsgiver stiller krav om at leverandøren skal ha en fast kontaktperson og/eller team som kan bistå med praktisk gjennomføring av omtalte bestillinger enten per telefon eller e-post. Leverandøren må derfor ha åpningstid for respons i ordinær arbeidstid fra kl og eventuell vakttelefon med tilgjengelighet utover denne ved uforutsette hendelser knyttet til endringer og hendelser når oppdragsgivers ansatte avvikler reiser bestilt av leverandøren. Kontaktpersonen må beherske norsk, både skriftlig og muntlig. Kontaktpersonen må kunne bistå Statsbyggs administratorer og ansatte vedrørende alle bestillinger, samt gi nødvendig veiledning og opplæring i administrering og bruk av leverandørens online- bestillingssystem. Leverandørens bestillingsrutiner Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, feilbestillinger og retur. Leverandøren skal kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (online bestillingssystem). Bestillinger skal også kunne gjøres pr. telefon og e-post. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av leverandør på vegne av oppdragsgiver (ved telefonhenvendelse, gruppebestilling eller e-post), skal bekreftes av leverandør pr. e-post. E-post skal inneholde relevant informasjon om bestillingen og leveringstidspunktet, jfr. punkt 4 under. Krav til online bestillingsløsning (booking) Med elektronisk bestillingssystem menes webløsning hvor oppdragsgivers ansatte kan foreta bestillinger/booking av reiser og tjenester knyttet til reiser. Bestillingssystem bør inneholde blant annet følgende funksjoner: Komplett oversikt over destinasjoner og transportalternativer Aktuelle hotell- og konferansesteder utenlands Pris- og vilkårsinformasjon Kvittering på reservasjon/bestilling med referanse-/bookingnummer Mulighet for integrering av oppdragsgivers hotellavtale på leverandørens nettside for enkel bestilling av overnatting i tilknytning til innenlands flyreiser Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 3

4 Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Oppdragsgivers ansatte utfører mellom reisebestillinger per år. Av disse utgjør andelen online direktebestillinger i webløsning cirka 75 % og andelen skriftlige bestillinger per e-post eller per telefon cirka 25 %. Miljø Det er viktig for Statsbygg, som er miljøbedrift, å benytte seg av produkter og prosesser som er minst mulig belastende for miljøet. Med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering. 4. Bestillingsforespørsler metode Bestillinger fra oppdragsgiver skal i hovedsak skje i henhold til følgende alternativ: - Muntlig forespørsel over telefon - Skriftlig forespørsel via e-post - Online booking av oppdragsgivers egen ansatte Leverandøren må ha et system for rapportering av reisedata og mønster til oppdragsgiver. Rapportene bør utarbeides og oversendes kvartalsvis og kan danne grunnlag for rådgivning og planlegging av reisevirksomheten til beste for oppdragsgiver. 4.1 Skjema for bestilling/avrop Leverandøren bes om å legge ved eksempel på skjema som benyttes og er egnet til å bekrefte/oppsummere bestillinger og som skal bidra til å kvalitetssikre meldte behov. Skjemaet må som et minimum inneholde følgende opplysninger og ha et leservennlig oppsett: i. Bestillers navn og ressursnummer (oppgis alltid av oppdragsgiver) ii. Reisetype/transport (fly, tog, buss, båt eller kombinasjon av disse) iii. Hotelltjeneste iv. Eventuelt reise-/hotellalternativ/destinasjonsalternativ v. Antall reisende vi. Tidspunkt og varighet for reise/oppholdet vii. Andre tjenester/fasiliteter knyttet til reisen viii. Punkt for leverandørens tilbud på leveransen etter søk med eventuell reservasjon ix. Punkt for bestillers valg og aksept av tilbud iht. punkt viii. x. Punkt for bestillingsreferanse/bekreftelse på utført bestilling 4.2 Leverandørens tilbud etter mottatt forespørsel Ved skriftlig tilbudsforespørsel skal leverandøren besvare forespørselen med sitt tilbud på aktuell(-e) reiserute(-r) og etter de spesifikasjoner som ellers fremgår. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 4

5 Dersom tilbud på flere reise- og hotellalternativer ønskes skal leverandøren tilby minimum 3 alternativer i sitt oppgitte tilbud. Dersom forespørsel av tilbud skjer via telefon, typisk ved hastetilfeller, kan leverandør og bestiller avklare alternative tilbud, reservere plass(-er) og utstede reisereferanser på telefon med etterfølgende bekreftelse på e-post direkte til bestiller eller den/de reisendes oppgitte e- post adresser. 4.3 Responstid Oppdragsgiver legger følgende responstider til grunn for innsendelse av forespørsler og bestillinger: OPPDRAGSGIVERS TILBUDSFORESPØRSEL Forespørsel om: a) Tilbud på fly, tog, buss og båtreiser som oversendes innen kl b) Tilbud på fly, tog, buss og båtreiser som oversendes etter kl Forespørsel om tilbud på fly, tog, buss og båtreiser inklusive hotellovernatting Forespørsel om tilbud på fly, tog, buss og båtreiser inklusive hotellovernatting og konferansefasiliteter Hastebestillinger (telefonisk) LEVERANDØRENS RESPONSTID a) Innen kl neste virkedag b) Innen kl neste virkedag Innen 24 timer Innen 24 timer Oppgi responstid Leverandøren skal i sine tilbud alltid oppgi bestillers siste frist for aksept av tilbud. 4.4 Midlertidige reservasjoner Midlertidige reservasjoner brukes når flere skal reise sammen og hvor antall reisende ikke er endelig bestemt. Endelig antall må forpliktende bekreftes innen en gitt minimumstid før reisedato. Leverandøren skal i tilbud angi en siste frist for bestillerens bekreftelse av endelig bestillingsvolum på reise og opphold. 4.5 Kampanjetilbud og returprovisjon Oppdragsgiver legger til grunn at leverandøren alltid søker å oppnå de økonomisk beste betingelser for reiser og opphold. Dette innebærer at leverandøren plikter å opplyse om og angi eventuelle kampanjetilbud på aktuelle reisetidspunkt. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 5

6 Dersom leverandøren har returprovisjonsavtaler med ett eller flere flyselskap og ett eller flere hotellkjeder skal dette alltid fremgå av de reisetilbud som formidles til oppdragsgiver og tas hensyn til i utmåling av samlet servicegebyr/transaksjonsgebyr for reise og opphold. 5. IATA godkjenning Leverandøren må være IATA godkjent for formidling/salg av flyreiser i Norge i henhold til «Passenger Sales Agency Agreement». Leverandøren må i sitt tilbud dokumentere at kravet om slik godkjenning er oppfylt. 6. Universell utforming og miljøpolicy Oppdragsgiver har en uttalt policy innenfor universell utforming (UU) og miljø. Se UU Universell utforming innebærer tilgjengelighet til bygninger og uteområder, samt tilrettelegging i bygningene og er avgjørende for at personer med funksjonsnedsettelser kan delta i samfunnet på lik linje med andre. Oppdragsgiver ber leverandøren om å legge vekt på hotellenes tilrettelegging for kunder med ulike funksjonshemninger både i fellesarealene og i konferanse- og overnattingsrom. Det vil i noen tilfeller være et krav at hotell kan tilby et tilstrekkelig antall rom som er tilpasset henholdsvis allergikere og funksjonshemmede. Det bes om at Norges Astma- og Allergiforbund og Norges Handikapforbunds retningslinjer og anbefalinger legges til grunn i disse tilfellene. Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom Trinnfri adkomst rom, bad og terrasse Passasjebredde dør 0,86 m (10 M-dør) Gang minimum 1,6 m bred for å kunne svinge inn på badet med rullestol Snuplass på rommet 1,6 x 1,6 m ved seng og vindu Fast underlag, f eks parkett Sengehøyde og WC-høyde 0,5 m Seng og nattbord som kan flyttes Telefon og lysbrytere ved sengen. Stikkontakter og brytere 0,9 1,1 m over gulv Vindu som kan åpnes fra rullestol, vridere 0,9 1,1 m over gulv Miljø Leverandøren bes om å medvirke til å velge det minst forurensede transportmiddel for reiser der det eksisterer adekvate alternativ som oppfyller oppdragsgivers behov i reisens tidsrom. Se ellers hva som er ønsket opplyst og beskrevet under punktet om tildelingskriteriet kvalitet i tilbudsinnbydelsen. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 6