NORD-AURDAL KOMMUNE VISMA.NET EXPENSE BRUKERVEILEDNING. Anita Nodland

Transkript

1 NORD-AURDAL KOMMUNE VISMA.NET EXPENSE BRUKERVEILEDNING Anita Nodland [Skriv inn sammendrag av dokumentet her. Sammendraget er vanligvis et kort sammendrag av innholdet i dokumentet. Skriv inn sammendrag av dokumentet her. Sammendraget er vanligvis et kort sammendrag av innholdet i dokumentet.]

2 INNHOLD: 1.0 DETTE KAN DU REGISTRERE I EXPENSE 2.0 AKTIVERE BRUKERKONTO 3.0 PÅLOGGING 4.0 REGISTRERE REISEREGNING/UTLEGG 5.0 STATUS REISEREGNING 6.0 FORMELLE KRAV REISEREGNING/UTLEGG 1.0 DETTE KAN DU REGISTRERE I EXPENSE Km-godtgjørelse, passasjertillegg m.v. Diett (kostgodtgjørelse etter sats) Utlegg du skal ha refundert Møtegodtgjørelse (registreres under fanen utlegg) Tapt arbeidsfortjeneste (registreres under fanen utlegg Dersom du leverer bilag som gjelder STIPEND, skal disse fortsatt leveres på papir. 2.0 AKTIVERE BRUKERKONTO Som ny bruker mottar du en e-post fra do.not.reply@visma.no. Følg linken i e-posten for å aktivere brukerkontoen din i expense. Brukernavnet ditt er e- postadressen din (den e-postadressen som står oppgitt i velkomstmailen/som du mottar lønnsslippen din på). Etter aktivering er Visma.net Expense tilgjengelig på Har du IKKE MOTTATT VELKOMSTMAIL, registrerer du deg slik: Gå til Som brukernavn legger du inn den e-postadressen som du får lønnsslippen din på. Trykk glemt passord og send. Du får da aktivert brukerkontoen din. 1

3 3.0 PÅLOGGING Du kan logge på enten fra Enterprise Web (kun når du har tilgang til kommunen sine datasystemer) eller fra internett på visma.net (fra egen pc/nettbrett): 1. Fra internett: gå til 2. Logg på med brukernavn og passord (Brukernavnet ditt er den e-postadressen du får lønnsslippen din på). Har du glemt passordet ditt, trykk «glemt passord». 2

4 4.0 REGISTRE REISEREGNING/UTLEGG For å starte registrering, klikk på Expense. Du har tre valg for føring av reiseregning og utlegg: 1. Føring av en komplett reise (som også evt. inkluderer kjørebok og utlegg) (Start under fanen reise ) 2. Føring av kjørebok (og evt. utlegg) (start under fanen kjørebok ) 3. Kun føring av utleggsrefusjon (start under fanen utlegg ) Fanen Reise : * Flere stillinger: OBS! Har du flere stillinger, pass på at du registrerer på riktig stilling! Endre kontering: Skal utgiften belastes et annet ansvar/en annen funksjon/prosjekt/objekt enn du er registrert med, må du endre kontering. Fordele reiseregningen: Skal reiseregningen fordeles, f.eks. på to forskjellige ansvar, klikker du på prosent-tegnet. Du får da opp bildet under, og kan fordele utgiften prosentvis. (se bildet under) 3

5 Velg legg til reise. Du får da opp dette bildet: Velg om det er reise med diett eller uten diett Registrer formålet (formålet må spesifiseres. Møte, kurs eller tjenestereise er ikke tilstrekkelig) Registrer reisedato og tidspunkt fra/til Fanen diett 4

6 - Ved reise med diett (kostgodtgjørelse etter sats), husk å foreta måltidstrekk - Det SKAL foretas måltidstrekk for måltid som er dekket av andre enn deg selv. F.eks. dersom lunsj blir servert på møtet eller frokost er inkludert i overnatting på hotellet. Fanen kjørebok Dersom du skal ha utbetalt kilometergodtgjørelse, velger du kjørebok. Du kan registrere flere reiser ved å velge legg til. Velg dato og type kjøretøy Oppgi kjørelengde totalt Oppgi reiserute. Reiserute må spesifiseres. Div. kjøring er ikke tilstrekkelig. Det skal gjøres rede for lokal kjøring på oppdragsstedet, og årsak til evt. omkjøringer skal oppgis. Fanen utlegg 5

7 Velg type utlegg i nedtrekksmenyen. (her ligger også møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste) Velg dato Skriv inn beløp Formålet skal spesifiseres Legg ved dokumentasjon på utgiften Dokumentasjonskrav utlegg: Type utlegg Parkometer/bom Rutegående transport Bespisning der flere har deltatt Andre utlegg Dokumentasjonskrav Ikke krav om kvittering, men det må godtgjøres i hvilken anledning utgiften er pådratt. Godtas uten bilag, unntatt rutefly, beste klasse tog, beste klasse skip. Spesifisert faktura/kvittering som viser hva som er kjøpt. Betalingsbilag som kun viser total sum er ikke tilstrekkelig. Det skal opplyses HVEM som har deltatt ved bespisningen, og i HVILKEN ANLEDNING. Faktura/kvittering der varen/tjenesten er spesifisert. Betalingsbilag som kun viser total sum er ikke tilstrekkelig. Laste opp vedlegg: - Du kan scanne vedlegget og laste opp i dette bildet, eller - Du kan laste ned appen Visma Attach til din smart-telefon slik at du kan ta bilde av bilag og laste disse direkte inn i Visma.net Expense. Visma Attach er gratis og tilgjengelig for IOS, Android og Windows-telefoner. 6

8 Fanen overnatting Har du vært på reise med overnatting og skal ha kostgodtgjørelse etter sats, må du fylle ut overnattingsstedets navn og adresse. (Har du oppgitt privat innlosjering under fanen diett, er det ikke påkrevet å gi opplysninger om overnattingssted). Fanen sammendrag Her får du oversikt over registrerte opplysninger og summer. Når du har kontrollert opplysningene, sender du regningen til godkjenning. 7

9 5.0 STATUS REISEREGNING I oversiktsbildet kan du se hvor i systemet reiseregningen din er. Status er angitt med symboler som vist under: 8

10 6.0 FORMELLE KRAV REISEREGNING/UTLEGG Formål Reiserute Km-godtgj. Passasjer Diett m/overnatting Diett - måltidstrekk Utlegg Utlegg bespisning Beskrivelse Reisens/utleggets formål. Reisens formål må være oppgitt og spesifisert. Formål som møte, kurs, tjenestereise er IKKE tilstrekkelig. Formålet må spesifiseres, f.eks. møte med xx vedr. yy. Når det kreves km-godtgjørelse, skal reiserute spesifiseres. Div. kjøring er IKKE tilstrekkelig. Årsak til evt. omkjøringer skal oppgis, og lokal kjøring på oppdragsstedet skal spesifiseres. Kreves det passasjertillegg, skal passasjerens navn være oppgitt. Type overnattingssted må velges. Ved overnatting på hotell, pensjonat m.v., skal overnattingsstedets navn og adresse oppgis Dersom måltid er dekket av andre enn den ansatte (f.eks. av NAK eller av møtearrangør), SKAL det foretas måltidstrekk i dietten. Den/de som attesterer/anviser må påse at dette er gjort. Det må føres opp i hvilken anledning utgiften er pådratt. Husk dokumentasjon. Disse utgiftene godtas uten dokumentasjon: Utgifter til rutegående transport, unntatt - Rutefly - Beste klasse tog - Beste klasse skip Småutgifter til bom/parkometer Det må likevel godtgjøres i hvilken anledning utgiften er pådratt. Dersom bespisning gjelder flere personer, må navn på de som har deltatt oppgis. Det må også opplyses om i hvilken anledning utgiften er pådratt. Dokumentasjon Faktura/kvittering der varen/ tjenesten er spesifisert. Betalingsbilag der kun summen er angitt er IKKE tilstrekkelig. Spesifisert faktura/kvittering. 9