VEDLEGG 2a KRAVSPESIFIKASJON GENERELL DEL

Transkript

1 VEDLEGG 2a KRAVSPESIFIKASJON GENERELL DEL Dette bilaget inneholder Statsbyggs kravspesifikasjon, generell del, og danner utgangspunkt for leverandørens besvarelse av tilbudte løsning og oppfyllelse av oppdragsgivers krav. Tilbyder skal ikke endre opprinnelig tekst i dette dokumentet, kun besvare og beskrive etterspurt informasjon under hvert enkelt punkt i et eget ark/skjema/egenerklæring. Leverandørens dokument skal benevnes «Besvarelse av kravspesifikasjon, generell del» og presenteres med samme punktvise struktur som følges under. 1 Innledning Statsbygg (heretter benevnt Oppdragsgiver) skal inngå rammeavtale for kjøp og levering av lyskilder. Oppdragsgiver er en kunde med flere leveringsadresser, hvor bestillere på samtlige av oppdragsgiver underliggende enheter (eiendommer) blir å anse som egne leveringsadresser. Hovedvekt av leveransene vil være til Regjeringskvartalet i Oslo sentrum, Statsbygg sitt hovedkontor i Oslo og øvrige eiendommer spredt i Oslo området. Det vises til utfyllende informasjon om oppdragsgiver på nettsiden Oppdragsgiver er opptatt av at flest mulig av produktene etterspurt i Kravspesifikasjon og prisskjema (Vedlegg 2 b) oppfyller miljøkravene til Svanemerket, EU-blomsten eller annen godkjent merkeordning. Rammeavtalen skal omfatte alle Statsbyggs kjøp av produkter som naturlig hører inn under avtaleområdet og det er viktig for Statsbygg å ha tillit til at leverandøren imøtekommer de strenge krav som er stilt til prisdannelse for øvrig sortiment (skaffevarer). Leverandørens punkt 1 «Innledning» skal gi en kort beskrivelse/redegjøre for sin virksomhet og forståelsen av kundens behov basert på det som fremkommer over. 2 Krav til leverandøren 2.1 Generelt Selgeren er ansvarlig for at alle leveranser er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter. Alle produkter skal ha god kvalitet og være egnet til daglig bruk i oppdragsgivers virksomheter i tråd med formålet med denne anskaffelsen. Produkter som tilbys skal være prisgunstige og samtidig tilby den kvalitet som etterspørres. Alle leveranser skal være fritt levert (DDP, Incoterms 2010) alle Statsbyggs virksomheter i henhold til punkt 2.4 under. 2.2 Beskrivelse av leveransen Det skal minimum tilbys et utvalg av lyskilder i samsvar med det som i prisskjema, vedlegg 2b, er angitt som hovedsortiment. 1

2 Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, feilbestillinger og retur. Ordremottaket bør være felles uavhengig av bestillers leveringsadresse. Leverandøren skal kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (nettbutikk). Bestillinger skal også kunne gjøres pr. telefon og e-post. Alle tilbudte produkter skal kunne bestilles igjennom nettbutikken. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av representant for oppdragsgiver, skal bekreftes av leverandør. Bekreftelsen skal inneholde relevant informasjon om bestillingen og leveringstidspunktet. Leverandøren skal i besvarelsen punkt 2.2 redegjøre for hvordan han mener dette best kan håndteres for å gjennomføre oppdraget på en hensiktsmessig måte. 2.3 Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Leverandøren skal ha et standardsortiment og en størst mulig grad andel av øvrig sortiment på lager til enhver tid. Etter at bestilling foreligger, krever oppdragsgiver levering innen 48 timer til hovedkontoret og andre steder i Oslo og Akershus, og 4 dager til øvrige leveringssteder. Hasteleveranser bør være mulig, med eventuelt kortere leveringstid enn 48 timer til hovedkontoret og andre steder i Oslo området. Leverandøren bes om å oppgi respons-/leveringstid for slike. Leverandøren skal til enhver tid ha en tilgjengelig ansvarlig kundekontakt som følger opp oppdragsgivers bestillere. Kundekontaktens navn og kontaktinformasjon skal oppgis. De bør være en stedfortreder (fortrinnsvis fast) for Key Account Manager knyttet opp mot avtalen for å sikre opprettholdelse av kontinuitet i forbindelse med fravær. Leverandøren bes under punkt 2.3 om å beskrive kapasitet og leveringssikkerhet. 2.4 Pris og -regulering hovedsortiment (iht. vedlegg 2 b) Alle tilbudets priser skal være bindende og faste i 12 måneder fra kontraktsinngåelsen. Generell prisendring kan deretter skje en gang pr. år i avtaleperioden i samsvar med Konsumprisindeksen (KPI), og må varsles skriftlig til Oppdragsgiver med to måneders varsel. Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som leveres til mer gunstige betingelser enn de som er inngått for denne avtalen, skal disse automatisk gjøres gjeldende for Statsbygg. Følgende tjenester skal være inkludert i tilbudets totalpris (sum prisskjema vedlegg 2 b): Leverandør skal ta brukte lyskilder i retur ved leveranse. Oppdragsgiver forventer i avtaleperioden et tett samarbeid med leverandøren i forhold til å opprettholde et levende produktsortiment. Det er ønskelig at leverandøren presenterer nyheter for anbudsgruppen ev. kommer med alternative produkter til det som ligger i avtalen ved avtaleinngåelse. Leverandør skal ta initiativ til dette. Oppdragsgiver har fokus på energisparing og Leverandør skal både kunne anbefale og tilby produkter tilpasset dette. Leverandør må ha personer med kompetanse innenfor produktområdet tilgjengelig for oppfølging/veiledning/bruk av produktene. 2

3 Resting ønskes som hovedregel levert ved neste ordinære levering, vi forbeholder oss retten til unntak (resting = varer som er bestilt men ikke ble levert som bestilt iht. avtalt tid). Feilleveringer som skyldes leverandøren forventes rettet umiddelbart, med mindre annet avtales med den enkelte enhet Leverandør skal være behjelpelig med lys- og varmeberegning. Det skal arrangeres et introduksjonsmøte der produktene blir presentert og der man gjennomgår de ulike rutinene som gjelder for avtalen Leverandøren skal gjennomføre årlige møter med Oppdragsgivers driftspersonell Standard leveringstid er 2 virkedager ved bestilling før kl Leverandøren skal lagerføre de produkter som avtalen gjelder og eventuelle restnoterte varelinjer skal normalt leveres innen en uke etter mottatt bestilling. Leverandøren bes under punkt 2.4 om å beskrive håndtering av punktene over. 2.5 Krav til nettbutikk Leverandøren skal sørge for at oppdragsgivers sortiment priset i konkurransen jf prisskjema, fremkommer automatisk ved innlogging på leverandørens nettbutikk, Sortimentet skal være merket og alle merkede produkter skal fremkomme øverst ved søk i nettbutikk. Det skal være synlig adskilt fra øvrig sortiment. Det skal i tillegg utarbeides en søkbar liste i Excel eller tilsvarende, over kun avtalesortimentet, som legges ut på leverandørens innloggingsside for Statsbygg. Leverandøren skal til enhver tid vedlikeholde prisliste over Statsbyggs avtaleprodukter på egen nettside. Denne listen vil bli gjort tilgjengelig på Statsbyggs intranettside. Leverandøren bes under punkt 2.5 om å beskrive sin løsning for nettbutikk. 3 Beskrivelse av produktutvalg og kvalitet Produktutvalget skal kunne bestilles i den størrelse/forpakning som Statsbygg har bedt om. Pristilbudet skal ikke forutsette kjøp av et minimumsantall produkter. Produkter skal leveres med god kvalitet. Produktene skal oppfylle minimumskrav innenfor de toleranseklasser som følger av NS og andre bransjestandarder. Leverandøren bes om å oppgi hvilke aktuelle krav som gjelder og oppfylles for de ulike produktkategoriene/varene i hovedsortimentet som tilbys i avtalen. 3.1 Krav til lyskildene Alle tilbudte varer skal oppfylle Forskrift om elektrisk utstyr nr.36. Kvalitet: Leverandøren skal tilby varer med lang levetid. Levetiden for den enkelte vare oppgis i prisskjemaet. Energiklasse: Leverandøren skal tilby varer med høy energiklasse. Energiklasse for den enkelte vare oppgis i prisskjemaet. Jfr. Commission Directive 98/11/EC. 3

4 Kjemikalieinnhold: Alle tilbudte lyskilder som er underlagt RoHS-direktivet skal oppfylle dette direktivet. RoHS-direktivet (Directive 2002/95/EC) regulerer innhold av kvikksølv, kadmium, bly, seksverdig krom og flammehemningsmidlene PBB og PBDE i elektriske og elektroniske produkter. Fargegjengivelse og fargetemperatur: Standard minstekrav for lysrør er 80 % fargegjengivelse. Minste fargetemperatur tilsvarende glødepære, 2700 K (kelvin). Lysrør med 90 % fargegjengivelse eller bedre må etterspørres minimum med fargetemperaturer høyere enn 4000 K og 6000 K Referanse: Publikasjon: 1B Luxtabell og planleggingskriterier for innendørs belysning Leverandøren bes under punkt 3 om å beskrive og dokumentere produkt og produktkvalitet. 4 Miljøkrav Distribusjon av varer skal foregå med kjøretøy som minimum holder EURO 5-standard. Tilbyder bes under punk 4 om å beskrive hvordan miljøtiltak og miljøsertifiseringer er i bedriften, og for produktene, samt legge med kopi av eventuelle miljøsertifiseringer. 5 Opplæring Leverandøren skal i samarbeid med Oppdragsgiver både planlegge og være med på å gjennomføre tiltak for opplæring og bruk av avtalen for oppdragsgivers ansatte etter inngåelse av rammeavtalen. Dette for å sikre korrekte bruk av tekniske løsninger og oppfyllelse av andre avtalekrav for hensiktsmessig og god flyt i leveranser og oppfølging av rammeavtalen. Opplæring og gjennomføringen av det skal være kostnadsfrie og foregå i oppdragsgivers lokaler. Det skal være en kombinasjon av fellessamlinger for flere brukere, og tiltak overfor hvert enkelt brukersted (begrenset til hovedkontor i Oslo). Leverandøren skal utarbeide en enkel brukerveiledning for kjøp av varer på nettbutikk og bidra til å øke andelen av elektroniske bestillinger. Tilbyder bes under punkt 5 å beskrive hvordan opplæring er tenkt utført av administratorer for nettbutikk. 6 Etisk handel oppfølging faste møter 6.1 Etikk Følgende minstekrav skal være oppfylt eller garanteres oppfylt i løpet av første kontraktsår: 4

5 Leverandøren har retningslinjer for etisk handel og disse er implementert i organisasjonen Leverandøren har et system som viderefører disse kravene til underleverandører og produsenter Leverandøren har et system som ettersporer hvor varene produseres (med dette tenkes der hvor produktet klargjøres for bruk). Leverandøren har et system for oppfølging av underleverandører og produsenter for å sikre at de etiske kravene følges. Det opplyses at oppdragsgiver gjennom samarbeid med andre offentlige innkjøpere har tilgang på tjenester med revisjonsbesøk for vareanskaffelser (Oslo kommune og DIFI). Slike revisjoner har som formål å sikre at etiske, sosiale og miljømessige krav blir overholdt. Leverandøren må påregne at slike revisjoner kan bli utført og aksepterer dette. 6.2 Endring i varesortiment Alle utskiftinger av produkter skal godkjennes av oppdragsgiver før de kan legges ut på markedsplassen og nettbutikken. Endringer kan gjøres tertialvis samtidig med statistikken; 15. januar, 15. mai og 15. september hvert år i kontraktsperioden Ved utskifting av avtaleprodukter (jf prisskjema) skal nytt produkt ha tilsvarende kvalitet som tidligere eller bedre, og prisen skal ikke overstige pris for det produkt som erstattes. Oppdragsgiver skal på forespørsel få oversendt vareprøve av erstatningsprodukt 6.3 Rapportering Leverandøren skal ved innlevering av statistikk skille mellom hva som er solgt i forhold til produkter prissatt i prisskjema og øvrig sortiment. Leverandørene skal i implementeringsfasen levere statistikk pr kvartal. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver innlevere statistikk utenom angitt innlevering i kontrakt også etter implementeringsfasen hvis oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. 6.4 Møter Oppdragsgiver anser at det skal avholdes 2 faste kontraktoppfølgingsmøter med leverandøren i året der man utveksler informasjon, erfaringer, synspunkter og tar opp avvik. Dersom det er spesielle behov ønskes statusmøter avholdt oftere. Tilbyder bes under punkt 6 om å bekrefte punktene med eller uten kommentarer. 7 Nærmere om vedlegg 2 b) og utfylling Vedlegg 2 b) prisskjema består i tillegg til produktoversikt som skal prises også av arkfanene «Levetid». Pris for hvert enkelt produkt fylles inn i kolonne 10. Det skal fylles inn pris per. stk. Sistnevnte er for å kunne gjøre en riktigst mulig prissammenligning, der tilbudene omfatter ulike enhetstyper eller enhetsstørrelser. 5