Vedlegg C. Tilbudsbeskrivelsen

Transkript

1 Stange- Løten- Hamar- Elverum kommuner Vedlegg C Tilbudsbeskrivelsen Rammeavtale på Kontorrekvisita CPV: , , , Fritt skolemateriell CPV: , , Kopipapir CPV: ,

2 Innhold 1. Informasjon om tilbyder Erklæring fra tilbyder Kvalifikasjonskrav Kontraktgjennomføringskrav Tildelingskriterier Forbehold Vedleggsoversikt

3 1. Informasjon om tilbyder Firma Selskapsform Foretaksnummer Gateadresse Postadresse Telefon Telefaks Internettadresse Kontaktperson Telefon Mobil E-postadresse 3

4 2. Erklæring fra tilbyder I overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransegrunnlaget gjelder for denne anbudskonkurransen. Vi bekrefter at vi har mottatt alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen til konkurransegrunnlaget og satt oss inn i alle dokumenter. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Denne tilbudsbeskrivelsen med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at oppdragsgiver vil velge leverandør etter det tilbudet som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til oppgitte tildelingskriterier. Vi er også innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å utarbeide tilbud og oppfølging av dette, er for egen regning og risiko. Vi har satt oss nøye inn i konkurransegrunnlaget og har inngitt tilbud under forutsetning av at foreliggende dokumenter skal danne grunnlaget for en eventuell kontrakt. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende og har en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er innforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av alle parter. Dette tilbud (Tilbudsbeskrivelsen), sammen med konkurransegrunnlaget vil utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur 4

5 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Betaling av offentlige avgifter (FOA 3-3) Om kvalifikasjonskravet: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, skjema RF-1244, der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Krav til dokumentasjon Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Sett kryss Vedlegg 1 Merverdiavgiftattest Sett kryss Vedlegg 2 Dokumentene er datert (ddmmåååå) 3.2 Helse, miljø og sikkerhet (FOA 3-4) Om kvalifikasjonskravet: For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver kreve at den valgte leverandøren fremlegger en egenerklæring om at leverandør vil overholde lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Bruk vedlagte egenerklæringsskjema. Bekreftes dokumentert i Krav til dokumentasjon vedlegg HMS-egenerklæring Sett kryss Vedlegg 3 Dokumentene er datert (ddmmåååå) 3.3 Lovlig etablert foretak Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon Bekreftes dokumentert i vedlegg Firmaattest Sett kryss Vedlegg 4 Det kreves at leverandøren ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger de siste 5 år. Hvis dette er tilfelle, bekreft med OK 3.4 Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har god soliditet slik at risiko for oppdragsgiver er minimal ved kontraktsinngåelse. Det vil bli vurdert leverandørens soliditet, likviditet og den finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle kontrakt. Vedlagt dokumentasjon fra godkjent kredittinstitusjon om tilbyders kredittverdighet må ha må minimum rangering kredittverdi eller tilsvarende for at tilbyder skal kunne anses som kvalifisert. Krav til dokumentasjon Vurdering fra godkjent kredittinstitusjon eller bank, med minimum rangering kredittverdi, ikke eldre enn 6 mnd. Bekreftes dokumentert i vedlegg Sett kryss Vedlegg 5 5

6 4. Kontraktgjennomføringskrav På denne rammeavtalen har oppdragsgiver satt en rekke kontraktgjennomføringskrav som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføring av avtalen. Tilbyder bes om å besvare hvert enkelt punkt i tabellen nedenfor. Tilbyder bekrefter at kravene tilfredsstilles ved å krysse av for. Dersom tilbyder svarer eller ikke har fylt ut informasjon på ett eller flere punkt, vil oppdragsgiver ikke kunne velge tilbyder som sin leverandør. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Nr Krav Kryss av Produsentens ansvar for emballasje Emballasjebransjene har etablert returselskaper for hvert enkelt emballasjeslag, og disse returselskapene ivaretar næringslivets interesser og forpliktelser i forhold til emballasjeavtalene. Det kreves derfor at leverandør har returordning for emballasje. 4.1 Dokumentasjon for medlemskap fra et nasjonalt retursystem for emballasje (Grønt punkt Norge AS eller lignende ordninger) eller beskrivelse av eget system. Dokumentasjon legges ved tilbudet som vedlegg 7 i vedleggsoversikten i tilbudsbeskrivelsen. Levering Det skal kunne foretas vareleveringer minimum 1 gang 4.2 per uke per leveringssted. Palleretur skal avtales ved hvert enkelt leveringssted. Leveringstidspunkt 4.3 Levering skal skje innenfor ordinær arbeidstid og i tidsrommet kl. 08:00 14: Leveringssted på enhetene Alle varer skal plasseres innendørs og på et avtalt eller anvist sted. Estimert antall leveringssteder i kommunene: Elverum: 40 Hamar: 50 Stange: 40 Løten: 11 Dato 4.5 Lagervarer Prefererte varer skal være lagervarer hos leverandør. Leverandør kan gi leveringsgaranti for de produkter som er oppgitt som prefererte, slik at bestillinger gjort før bestillingsfrist blir levert innenfor garantert leveringstid. 6

7 4.6 Priser Prisene skal være faste i 1 år fra startdato for avtalen. Levering av spesialprodukter må kunne leveres fortløpende etter behov. Det er ingen krav til minimumsordre. Tilbyder skal ha et system for å holde tilbake bestillinger under 500 kroner. Bestillingen registreres som en restordre, samtidig som tilbyder gir oppdragsgiver god informasjon om hva dette gjelder og når ny forsendelse blir utført A. Ordrebekreftelse a. Leverandør må kunne sende automatisk elektronisk ordrebekreftelse der alle de bestilte varene og eventuelle erstatningsvarer gjengis med oppdatert pris, antall og leveringsdato. b. Det skal gis beskjed til bestiller når varer ikke kan leveres innen normal leveringstid B. Leverandørens system for fakturaer a. Det stilles krav til en faktura for hver bestilling/ordre. b. Fakturaens varebeskrivelse og pris må være identisk med ordrebekreftelsen. c. Fakturaer skal sendes etter at bestillingen er full-levert. d. Alle fakturaer må ha bestillers sitt ressurs nummer samt innkjøpers initialer påført. e. Alle fakturaer skal kunne sendes til oppdragsgiver i elektronisk handelsformat(ehf) via et aksesspunkt. Mangler på avtaleprodukter/leveringsvansker Ved eventuelle mangler på avtaleprodukter/leveringsvansker skal det leveres et erstatningsprodukt med tilsvarende eller bedre kvalitet. Erstatningsproduktene skal avklares med oppdragsgiver. Tilbyder skal informere oppdragsgiver på det tidspunkt mangel på varer oppstår og erstatningsprodukter blir en realitet. Denne informasjonen skal ikke gis på det tidspunkt bestillingen foregår. Erstatningsproduktene skal ikke medføre ekstra kostnad for kunden. Endring i produktsortiment må varsles og eventuelle erstatningsprodukter må avtales med oppdragsgivers avtaleansvarlig. 7

8 5 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Priser og betingelser 50 % Kvalitet 50 % Alle komponenter vist nedenfor vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert delkriterie vil bli gitt en karakter 0 5 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. Tilbudene vil så bli evaluert og rangert som følger, forholdsmetoden benyttes. Tildelingskriterier Priser Karakter Delvekt Delsum Totalvekt Totalsum Priser og betingelser Priser (ref. vareskjema) + Tillegg prissatte forbehold Totalvurdering av tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier Kvalitet Bestilling 10 Retur og reklamasjon 10 Service og oppfølging 30 Produkter 50 Totalvurdering av tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier Sum 100 8

9 5.1 Pris og betingelser Innenfor tildelingskriteriet priser og betingelser vurderes følgende: Priser Priser Under priser vurderes Vareskjema, vedlegg B i konkurransegrunnlaget. Nr Krav Vareskjema Vareskjemaet, vedlegg B i konkurransegrunnlaget, er utfylt og vedlagt som vedlegg 6 i vedleggsoversikten i tilbudsbeskrivelsen. Produktene som er oppgitt i vareskjemaet er volumvarer og er således kun et utdrag over hvilke produkter som etterspørres. Tilbyders pris- og rabattstruktur på disse volumproduktene skal også gjelde på produkter innenfor varegruppen(e). Leverandørens rabattoversikt for de ulike produktsortimentene vedlegges som eget vedlegg. Prisangivelse Alle priser skal oppgis i NOK eksl. mva, fritt levert virksomheten og på avtalt sted etter kundens ønske. Manglende prising Alle varelinjer i vareskjema skal fylles ut. Oppdragsgiver vil vurdere hver enkelt vare om det gir en tilfredsstillende sammenligning. Dersom dette ikke er mulig vil oppdragsgiver vurdere å slette varelinjen fra listen under evalueringen. Alternativt vil oppdragsgiver ved mindre avvik sette prisen inntil 50 % høyere enn høyeste pris. Prinsipp om likebehandling vil oppdragsgiver tilstrebe å følge. Bekreftes og aksepters av tilbyder 5.2 Kvalitet Innenfor tildelingskriteriet kvalitet, vurderes tilbyders tilfredsstillelse av: Bestilling Retur og reklamasjon Service og oppfølging Kravspesifikasjon Produkter 9

10 5.2.1 Bestilling Innenfor bestilling vurderes merkingen av nettovarer samt opplæring i tilbyders nettbutikk. Nr Krav Merking av prefererte varer Alle prefererte varer skal merkes. Bekreftes og aksepters av tilbyder Opplæring i bruk av nettbutikk Årlig opplæring på bruk av tilbyders nettbutikk hvis dette blir valgt løsning. IR=ikke relevant (tilbyr varekatalog) IR Besvarelsen av punkt og vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene. Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte krav i tabellen ovenfor. Nr Utdypende informasjon Retur og reklamasjon Innenfor reklamasjon vurderes retur og reklamasjonsordninger. Nr Krav Retur av varer Kunden har rett til å returnere kurante varer (Ikke brukt eller åpnet). Tilbyder skal beskrive om det er kostnader knyttet til dette. Reklamasjonsordning Tilbyder skal beskrive sine reklamasjonsordninger og returordninger inkludert kostnader knyttet til dette. Beskrivelse Beskrivelse Dersom tilbyder ikke tilbyr returordning i noen form kan ikke tilbyder velges som leverandør. 10

11 5.2.3 Service og oppfølging Innenfor service og oppfølging vurderes evalueringsmøter, leveringstid, leveringsdyktighet, produktliste og statistikk. Nr Krav/ønske Evalueringsmøter Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Leverandør har ansvaret for å kalle inn til evalueringsmøtene med minimum 3 ukers varsel. Møtefrekvens: minimum 2 ganger pr. år Forslag til møteplan vedlegges som vedlegg 8 i vedleggsoversikten Leveringstid Ønsket leveringstid fra oppdragsgiver er: Bestilling 2 dager før (innen kl ) avtalt leveringsdag: Ordren skal leveres på avtalt leveringsdag. Leveringsdyktighet Oppgi forventet leveringsdyktighet på innen de varegruppene som er etterspurt i % definert som antall varelinjer full levert delt på antall varelinjer bestilt. Oppgi prosent for gruppene samlet. Leveringsdyktighet: % Bekreftes og aksepters av tilbyder Produktliste Produktliste som følger av denne konkurransen skal være levende. Med dette menes at produkter kan kunne bli lagt til og følge teknologisk utvikling, eventuelt fjernet fra listen, dersom oppdragsgiver ønsker det. Dersom tilbyder ønsker å foreta justeringer i oppdragsgivers produktliste skal dette godkjennes av oppdragsgiver. Statistikk Tilbyder leverer statistikk i Excel-format. Statistikken skal inneholde oversikt over de ulike resultatenhetene og kommunen totalt. Miljømerkede produkter skal rapporteres eksplisitt. Det rapporteres hvert ½ år og gjennomgås på evalueringsmøtene. Tilbyder redegjør for sine muligheter for statistikk utover dette. Forklaring Dersom tilbyder tilfredsstiller ett eller flere av ønskene skissert i punktene og vil tilbyder kunne belønnes med ekstra poeng under evalueringen. Har tilbyder ikke har gitt noen forklaring på ett eller flere punkter gis det 0 poeng for hvert av punktene det gjelder. Besvarelse av punktene , og vil sammen med eventuelle tilleggspoeng nevnt over danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom punktene ikke er besvart og det samtidig ikke er omfattet av et forbehold, vil tilbyder score 0 på ubesvarte områder. 11

12 Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte krav i tabellen ovenfor. NR. UTDYPENDE INFORMASJON Produkter Innenfor tildelingskriteriet Produkter vurderes produktkvalitet og produktportefølje. Nr Krav Sortiment Tilbyder redegjør for sitt sortiment, både bredde og dybde, innenfor forespurte varegrupper. Benytt utfyllingsfeltet under tabellen. Produkter og kvalitet Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingene fra de enkelte virksomheter. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Det er ikke laget kravspesifikasjon for alle produkter, som etterspørres, men felles for alle produkter er at det skal være god kvalitet og brukertilfredshet. I vareskjemaet er det vist til produkttyper som benyttes i dag. Disse er kun eksempler på det kvalitetsnivå som ønskes og er oppgitt for å illustrere dette. Det forventes at produkter som tilbys i denne konkurransen er produkter som fullt ut benyttes fremover i tid. Under tilbudsevalueringen må tilbyder være forberedt på å levere vareprøver i nødvendig omfang, uten kostnad for oppdragsgiver. Disse vareprøvene må merkes med varenummer som i tilbudet, samt varetype, produsent og tilbyders navn. Vareprøvene må leveres på avtalt sted og stilles til disposisjon for oppdragsgiver senest 4 virkedager etter forespørsel/bestilling. Testing og utprøving kan medføre at produktet går i stykker. Ved forespørsel skal tilbyder ettersende datablader på tilbudte produkter. Viser det seg at produktet ikke tilfredsstiller minimumskravet forbeholder oppdragsgiver seg retten til å be om et erstatningsprodukt og retten til å be om produktreferanser. Tilbyder beskriver kvalitet på tilbudte produkter som vedlegges i vedlegg 9 i vedleggsoversikten. Besvarelsen av punktene og vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom punktet ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på ubesvarte områder. Dersom kvalitetskriteriene ikke oppfylles forbeholder seg retten til å forkaste tilbudet i sin helhet. Nr Utdypende informasjon 12

13 6 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold referer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilke prismessige konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom linjen Konsekvens i pris ikke er fylt ut, vil oppdragsgiver legge til grunn at forbeholdet er av frivillig karakter og det derfor er fritt for oppdragsgiver å akseptere forbeholdet eller ikke. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre til avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. FORBEHOLD OG KONSEKVENS AV FORBEHOLDET Referanse: Punkt: Konsekvens i pris: Forbehold: FORBEHOLD OG KONSEKVENS AV FORBEHOLDET Referanse: Punkt: Konsekvens i pris: Forbehold: FORBEHOLD OG KONSEKVENS AV FORBEHOLDET Referanse: Punkt: Konsekvens i pris: Forbehold: FORBEHOLD OG KONSEKVENS AV FORBEHOLDET Referanse: Punkt: Konsekvens i pris: Forbehold: 13

14 7 Vedleggsoversikt Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 HMS-Egenerklæring Vedlegg 4 Firmaattest Vedlegg 5 Vurdering fra godkjent kredittinstitusjon eller bank Vedlegg 6 Vareskjema/ sammenligningsgrunnlag Vedlegg 7 Retursystem Vedlegg 8 Forslag til evalueringsmøteplan Vedlegg 9 Utdypende informasjon produktkvalitet Vedlegg 10 Undertegnet egenerklæring til Løten kommune Andre vedlegg fra tilbyder angis nedenfor. Vedlegg 11 Vedlegg 12 14