Del 2 Kontraktsutkast. Bilag 1 9

Transkript

1 BILAG 1 9 Side 1 av 13 Konkurransegrunnlag sak 12/1708 Anskaffelse av rammeavtale/forvaltning Microsoftlisenser Del 2 Kontraktsutkast Bilag 1 9

2 BILAG 1 9 Side 2 av 13 Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Del 3 Krav til leveransen vil bli lagt til grunn. Oppdateres ved kontraktsinngåelse.

3 BILAG 1 9 Side 3 av 13 Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Oppdateres ved kontraktsinngåelse basert på valgte leverandørs tilbudte bilag 2.

4 BILAG 1 9 Side 4 av 13 Bilag 3 Kundens tekniske plattform Ikke aktuell

5 BILAG 1 9 Side 5 av 13 Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Ikke aktuell

6 BILAG 1 9 Side 6 av 13 Bilag 5 Testing og godkjenning Ikke aktuell

7 BILAG 1 9 Side 7 av 13 Bilag 6 Administrative bestemmelser Oppdateres i forbindelse med kontraktsinngåelse A. Partenes representanter Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Representant for partene: For Kunden Navn: Rune Jensen Stilling: Driftsleder IKT Telefon: E-post: rune.jensen@rana.kommune.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Ved eventuelle endringer av representanter for partene skal det meddeles skriftlig til den annen part minimum en måned før endringen inntrer. Endringen skal godkjennes av kunden. B. Møter Statusmøte Det skal etableres et samlet statusmøte for hele kontraktens engasjement: Møtet skal foregå kvartalsvis Agenda skal minimum innholde: o o o o o o Kvalitet på leveransen Prisjusteringer Produktoppdateringer Nye tjenester og funksjoner Rapporter (Sendes på forhånd) Risiko Leverandøren skal minimum stille med kontraktsansvarlig Leverandøren skal føre møtereferat, samt sørge for innsending av godkjent versjon til arkivering hos Rana kommune Møtene gjennomføres i kundens lokaler eller på egnet medium som kunden godkjenner Leverandøren kan ikke kreve dekket kostnader i forbindelse med deltagelse på eller forberedelse til slike møter. C. Bestillinger Ved kontraktsinngåelse innarbeides rutiner for bestillinger her basert på beskrivelsene i Leverandørens svar på del 2 Krav til Leveransen.

8 BILAG 1 9 Side 8 av 13 Av lisenser For lisenser Av timebaserte ytelser For timebaserte ytelser D. Rutiner for avvikshåndtering Ved kontraktsinngåelse innarbeides rutiner for avvikshåndtering her basert på beskrivelsene i Leverandørens svar på del 2 Krav til Leveransen. E. Fakturaadresse og merking Rana kommune Postboks Mo i Rana Faktura merkes som angitt i Rana Kommunes til enhver tid gjeldende fakturaveiledning. P.t. gjelder at faktura skal merkes med "bestillers fulle navn" og "sted" som oppgis av kommunen ved avrop på kontrakten. Kun korrekt utfylt faktura utløser betalingsplikt.

9 BILAG 1 9 Side 9 av 13 Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Oppdateres i forbindelse med kontraktsinngåelse Bilag 7a angir priser og påslagsprosent for lisenser og ytelser(margin) og innarbeides i bilag 7 ved kontraktsinngåelse. Avtalens pkt. 3.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er Rana kommunes standard betalingsbetingelser, fri leveringsmåned + 30 dager. Detaljer for levering av elektronisk faktura avtales med valgt leverandør samtidig som rammeavtalen inngås. Tillegg til avtalens pkt. 3.5 Den tilbudte påslagsprosenten for lisensforvaltning gjelder uavhengig av om det er eksisterende lisensavtaler eller nye lisenser. Den reguleres ikke opp i løpet av perioden. Forvaltning Pris for forvaltning skal oppgis som %-påslag og oppgis i vedlagte pristabell, se bilag 7a. Forvaltningen omfatter alle eksisterende og nye lisenser fra Microsoft som inngår i Rana kommunes avtaler med Microsoft. På grunn av varierende valutakurser er det umulig å gi en fast pris på lisenser gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skal derfor oppgi et maksimalt påslag i pris oppgitt i prosent. Påslaget skal være i forhold til Leverandørens innpris fra Produsent/Rettighetshaver. Påslagsprosenten skal være fast for hele avtaleperioden. Den oppgitte påslagsprosenten skal være maksimalt påslag for forvaltning Leverandøren kan ta for produktene på rammeavtalen. Påslagsprosenten skal på forespørsel kunne dokumenteres og Kunden skal ha rett til innsyn i regnskaper / annen relevant dokumentasjon for verifisering. Kunde kan benytte tredjepart til gjennomføring av slike undersøkelser. Timebaserte ytelser Leverandøren skal oppgi priser på tjenester som ikke inngår i forvaltningen. Priser på konsulenttimer oppgis i bilag 7a under timepriser. Overtid ut over normale arbeidstider (07:00 17:00) på hverdager) godtgjøres ikke med mindre dette er særskilt avtalt. Leverandøren plikter å levere konkurransedyktige priser i hele avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benchmarke prisene fra leverandør i løpet av avtaleperioden. Hvis leverandøren i avtaleperioden har spesielt rabatterte kampanjer skal dette komme oppdragsgiver til gode. Alle priser er angitt i NOK eksklusive MVA. Toll, andre skatter og avgifter, og andre eventuelle utgifter for oppdragsgiver i forbindelse med konkrete kjøp er inklusive, dersom ikke annet er uttrykkelig sagt.

10 BILAG 1 9 Side 10 av 13 Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Dette bilag 8 inneholder endringer og tillegg til generell avtaletekst. 1 Endringer til den generelle avtaleteksten Punkt 1.3 Tolkning Rangordning Endringer Endring til avtalens pkt 1.3: Ved motstrid gjelder dokumentene i denne rekkefølge 1. Kundens kravspesifikasjon 2. Signert avtale 3. Tilbyders tilbud 4. Deretter gjelder tolkning rangordning som angitt i den generelle avtaleteksten Punkt endres til Leveranser anses å ha skjedd når programvare er lovlig installert og lisensiert og programvaren er klar til bruk for kunden. 7.2, siste avsnitt. Siste avsnitt endres til: Rett til vederlag etter avtalen kan ikke overdras, med mindre det foreligger skriftlig samtykke fra kommunen. Slik eventuell overdragelse fritar ikke leverandøren for hans plikter og ansvar. 2 Øvrige tillegg til den generelle avtaleteksten 2.1 Kontraktens varighet Rammeavtale Denne Kontrakt er en rammeavtale uten økonomiske forpliktelser. Økonomiske forpliktelser oppstår i forbindelse med kjøp/bestilling, se punkt 2.2 nedenfor. Avtalen inngås av Kommunen ved Støttetjenesten for å dekke Kommunens behov innenfor avtalens omfang i hele avtaleperioden Rammeavtalens varighet Kontraktsperioden løper fra og med til og med Dersom det er nødvendig av praktiske grunner kan oppstartstidspunkt bli noe forskjøvet. Sluttidspunkt forskyves tilsvarende Opsjoner Kommunen ved Støttetjenesten har ensidig rett til å forlenge kontraktens varighet i ett (1) år på ellers like vilkår. Total varighet på avtalen ved utløsing av opsjoner er således inntil fire (4) år. Retten til å forlenge avtalen må påberopes skriftlig overfor Leverandøren en måned før den foregående avtaleperioden løper ut. Retten til å forlenge avtalen er vederlagsfri for Kommunen. 2.2 Kjøp/bestillinger Skjema Kjøp/bestillinger skal skje ved bruk av kommunens til enhver tid gjeldende bestillingsformular. Ved enighet om bruk av elektronisk bestilling kan tilsvarende mekanisme avtales for en elektronisk tilrettelagt prosedyre.

11 BILAG 1 9 Side 11 av Virkningen av en bestilling En bestilling er å anse som et påbud overfor Leverandøren til å yte i henhold til bestillingens innhold, og i henhold til vilkårene i denne Kontrakten. En bestilling kan ikke benyttes til å endre denne avtalens innhold Avbestilling Kunden kan kostnadsfritt avbestille bestillingen inntil ordrebekreftelsen er godkjent av kunden. En eventuell avbestilling skal være skriftlig, og må ha kommet frem til Leverandøren tidsnok til at Leverandøren kan gjøre seg kjent med avbestillingen før leveransen foretas Levering Alle leveranser av lisenser skal være Kommunen i hende 2 virkedager etter at leverandør har bekreftet avrop effektuert. 2.3 Beste vilkår Leverandøren skal informere Kommunen om vilkår som tilbys andre kunder som kan sammenlignes med Kommunen, og som Leverandøren forstår eller burde forstå er bedre enn de vilkår som følger av denne Kontrakten. Dersom Kommunen krever det, skal Leverandøren tilby tilsvarende vilkår for leveranse til Kommunen av produkter og tjenester, herunder brukerrettigheter, som er omfattet av denne Kontrakten. 2.4 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Partene skal opptre i samsvar med god forretningsskikk samt sikre en høy forretningsetisk standard i alle faser av Kontrakten. Leverandøren skal sørge for at personell Leverandøren bruker under denne Kontrakten, er kjent med innholdet i dette punktet. Leverandøren skal videreføre dette i sine kontrakter med eventuelle underleverandører. Bestemmelsene her om taushetsplikt kommer til gjensidig anvendelse for både Kommunens og Leverandørens personale hva gjelder behandling av informasjon, dokumentasjon, metoder og teknikker som er av fortrolig art. I tråd med bilag 10, erkjenner begge parter at straffelovens 275 og 276 (utroskap) og 276 a og 276 b (korrupsjon), gjelder for dem. Videre vil Leverandøren i henhold til bestemmelser som gjelder for offentlige tjenestemenn om habilitet i Forvaltningsloven ( 6) og restriksjoner i å motta gaver etc. i Tjenestemannsloven ( 20), påse at han vil følge disse prinsipper i tråd med de lover som gjelder for norske private virksomheter, herunder avholde seg fra aktivitet som fremmer brudd på nevnte normer og regler av noen av Kommunens ansatte. Brudd på denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold.

12 BILAG 1 9 Side 12 av Markedsføring Leverandøren har anledning til å opplyse at Kommunen er en kunde. Ut over dette skal enhver opplysning om Kontrakten og kundeforholdet på forhånd skriftlig godkjennes av Kommunen ved Støttetjenesten. Brudd på denne bestemmelsen gir Kommunen rett til å heve Kontrakten. 2.6 Lisensvilkår Motstrid Ved eventuell motstrid mellom rettighetshavers lisensvilkår og bestemmelser i denne kontrakt, skal de øvrige bestemmelsene i dette bilag 8 uansett ha forrang Kontraktsinngåelse med rettighetshaver Leverandøren plikter å opplyse Kommunen om levering av programvare er betinget av at Kommunen inngår kontrakt direkte med Rettighetshaver. Leverandøren plikter å yte den bistand som er nødvendig for at nødvendig kontrakt med Rettighetshaver kan inngås, herunder at krav om slik kontrakt ikke innebærer forsinkelse med hensyn til levering av bestilte lisenser. Leverandørens bistand etter dette punkt skal ytes uten kostnad for Kommunen. 2.7 Rapportering Leverandøren skal levere hhv. kvartals- og årsrapporter, som viser innpriser og pris til Kommunen samt leverandørens dekningsgrad for alle kjøp i perioden. For alle rapporter som skal leveres skal Kommunen godkjenne leverandørens design på rapporten og hvilke informasjonsfelter som rapporten skal inneholde. Leverandør skal innen én måned etter kontraktsdato ha utarbeidet samt søkt godkjent av Kommunen, forslag til format og innhold på de to overnevnte rapporttypene Sluttrapport Ved opphør av rammeavtalen plikter Leverandøren innen 30 dager å utarbeide en sluttrapport. Sluttrapporten skal angi det totale volum for leverte produkter og tjenester, herunder brukerrettigheter (inkludert lisensbevis). Sluttrapporten skal sendes Kommunen for godkjennelse. Kommunen plikter ikke å foreta sluttoppgjør før sluttrapporten er godkjent av Kommunen.

13 BILAG 1 9 Side 13 av 13 Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen iht. avtalens artikkel 1.4 gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder