Bilag1: Kundens kravspesifikasjon. Anskaffelse av rammeavtale/forvaltning Microsoft lisenser og tilhørende teknisk support

Transkript

1 Side 1 av 18 Saksnr.:13/2899 Bilag1: Kundens kravspesifikasjon Anskaffelse av rammeavtale/forvaltning Microsoft lisenser og tilhørende teknisk support

2 Innhold 1 Innledning Behov Antatt størrelse på behov Funksjonelle krav til leveransen... 5 Instruksjon til tilbyder... 5 Kravenes prioritet... 5 Kravliste... 6

3 1 Innledning Dette dokumentet beskriver Kundens krav til leveransen. Kunngjøringen omfatter valg av leverandør for anskaffelse og forvaltning av brukerrettigheter til programvare (lisenser) med tilhørende programvarevedlikehold, herunder eventuell bundlet support. Samt bistand til forvaltning av lisenser og tilknyttede tjenester som ytes ifb slik programvare (lisenser). Kunden ønsker med utlysningen å inngå rammeavtale med en leverandør for leie av programvare og lisenser fra Microsoft (Microsoft Enterprise Subscription Agreement (EAS)) og forvaltning av disse, slik det er beskrevet i kapittel 5 i dette dokument. Avtalen skal ha varighet på 3 år med mulighet for forlengelse i 1 år, maksimalt 4 år. Fiskeridirektoratet har i en MS Select Plus avtale som er inngått i samarbeid med Inmeta Crayon AS. - Vi har i dag ikke vedlikehold (SA) på våre lisenser. - Select Plus avtalen ønsker Fiskeridirektoratet å videreføre til ny avtalepartner for lisenser. For nærmere informasjon om dagens lisenser se bilag 3. Kunden ønsker en avtale med en leverandør som tilbyr; Konkurransedyktige betingelser Gode og prioriterte kanaler inn mot rettighetshaver Har god kompetanse innenfor de aktuelle produktområder Har god kompetanse innenfor rettighetshavers lisensieringslogikk Gode rutiner i forbindelse med bestillinger, leveranser og fakturering. Herunder blant annet enkle bestillingsrutiner og samordnet fakturering Å være rådgiver og diskusjonspartner for Kunden i spørsmål knyttet til lisenser Et dedikert team som ivaretar oppdragsgivers interesser knyttet til leveransen Lisensforvaltning og forslag til gode rutiner for effektiv samhandling Med programvarevedlikehold menes rett til bruk av alle forhenværende, gjeldende og nye versjoner av programvare for at Kunden skal kunne disponere den seneste funksjonalitet, prosessflyt, brukergrensesnitt med videre som leveres av rettighetshaver. 2 Behov Det er planlagt at det totale antallet brukerlisenser vil være innenfor ca. 500 stk. Dette er produkter som oppdragsgiver vurderer å innføre i løpet av leie perioden. 1. Windows 8 Pro

4 2. Office 365 e3 (passord fra Fiskeridirektoratets AD) 3. Lync server 2013 (lokalt) 4. Exchange Server 2013 (lokalt) 5. Lync Enterprise CAL 6. RDS CAL Windows 2012 DataCenter 8. SharePoint server 9. Windows Server Office standard 2013 Det kan bli behov for andre MS produkter/versjoner i avtale perioden. 3 Antatt størrelse på behov Oppgitt omfang og antall vil kunne variere noe avhengig av hva som blir endelig bestilling og hvilke produkter/lisenser som velges. Oppsettet er å oppfatte som Kundens beste estimat for både omfang og løsning, og danner grunnlag for pris matrisen i Bilag 7a. Det skal angis én påslagsprosent, for hvert lisens produkt som tilbys over denne avtalen.

5 4 Funksjonelle krav til leveransen Dette kapittelet inneholder en overordnet beskrivelse av Kundens funksjonelle krav. Kravlisten danner grunnlaget for Leverandørens løsningsspesifikasjon, jf. Bilag 2. Leverandør må gi en presis og konsis beskrivelse på alle krav der det er relevant. Instruksjon til tilbyder Alle Prioritet A kravene nedenfor er SKAL-krav, som betyr at tilbyder må oppfylle samtlige Prioritet A krav for at deres tilbud ikke skal bli avvist. Tilbyder skal for hvert enkelt krav i tabellene nedenfor svare på om tilbudte ytelser tilfredsstiller kravet ved å besvare henholdsvis ja eller nei i kolonnen merket Oppfylt? Ja/Nei. Kunden forbeholder seg retten til å verifisere oppfyllelse av hvorvidt et skal-krav er oppfylt, herunder innhente dokumentasjon mv. Tilbyder skal beskrive sitt tilbud i henhold til punktene under der det er angitt, til kontraktens Bilag 2 Leverandørs løsningsspesifikasjon, se vedlagte dokument. Alle aktuelle priser og påslagsprosenter innarbeides i Bilag 7a. Se for øvrig konkurransegrunnlag pkt. 4.1nr 3. Kravenes prioritet Prioritet A = Absolutte krav som skal tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle absolutte krav vil bli avvist. Prioritet B = Viktige krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Disse svarene vil ha betydning for evalueringen av tilbudet.

6 Kravliste Krav nr. Prioritet Beskrivelse Oppfylt? J/N Beskrivelse/ 1 Overordnet om leverandørens leveranse 1.1 B Kjøp/bestillinger skal skje ved bruk av Fiskeridirektoratets til enhver tid gjeldende bestillingsrutiner. Ved enighet om bruk av elektronisk bestilling kan tilsvarende mekanisme avtales for en elektronisk tilrettelagt prosedyre. Leverandøren bes bekrefte 1.2 B Leverandøren skal informere Fiskeridirektoratet om vilkår som tilbys andre kunder som kan sammenlignes med Fiskeridirektoratet, og som Leverandøren forstår eller burde forstå er bedre enn de vilkår som følger av denne Kontrakten. Dersom Fiskeridirektoratet krever det, skal Leverandøren tilby tilsvarende vilkår for leveranse til Fiskeridirektoratet av produkter og tjenester, herunder brukerrettigheter, som er omfattet av denne Kontrakten. Leverandøren bes bekrefte

7 1.3 A Leverandøren bes beskrive hvordan de vil gjøre informasjon om andre tilgjengelige produkter og avtaler tilgjengelig for Oppdragsgiver. 1.4 A Leverandør forplikter seg til å legge fram gjeldende prisliste fra rettighetshaver dersom oppdragsgiver ber om det i avtaleperioden. Leverandøren bes bekrefte dette. 1.5 A Leverandør må tilby Oppdragsgiver et eget team med navngitte personer og kompetanse/sertifiseringsnivå innen håndtering av Microsoftlisenser som er ansvarlig for å følge opp Oppdragsgiver ihht. avtalen. Leverandør forplikter seg til å opprettholde relevante sertifiseringer i hele avtaleperioden. Leverandøren bes beskrive dette.

8 1.6 A Det skal gjennomføres kvartalsvise statusmøter med Oppdragsgiver hvor man gjennomgår: Kvalitet på leveransen Prisjusteringer Produktoppdateringer Nye tjenester og funksjoner Rapporter (Sendes på forhånd, se punktene 2.4 og 5.8) Risiko Statusmøtene skal gjennomføres vederlagsfritt for Fiskeridirektoratet. Møtene gjennomføres i oppdragsgivers lokaler eller på egnet medium som oppdragsgiver godkjenner. Leverandøren bes bekrefte dette 1.7 A Leverandør må forplikte seg til kostnadsfritt å kunne overføre all relevant informasjon om Oppdragsgivers lisensbeholdning ved skifte av forhandler. Leverandøren bes bekrefte. 2 Bestillings- og leveringsløsninger

9 2.1 A Leverandør må tilby en bestillingsløsning som gir Oppdragsgiver oppdatert oversikt over og mulighet til å bestille Oppdragsgivers avtalte produkter og tjenester til Oppdragsgivers avtalte betingelser. Leverandøren bes bekrefte. 2.2 B Leverandøren bes beskrive den tilbudte bestillingsløsningen: Leverandør er ansvarlig for at Oppdragsgiver til enhver tid har oversikt over tilgjengelige produkter og tjenester som tilbys under avtalen, både tilgjengelige og konsumerte. Løsningen bør ha mulighet for unike brukere, bestillere, knytning til kostnadssted, autorisasjon, ordrestatus og historikk. Mulighet for uttak av rapporter (også eksportfunksjon til regneark) 2.3 B Leverandøren bes beskrive bestillingsrutiner, herunder prosedyrer for kvalitetssikring av rutinene. Bla hvordan leverandøren vil holde Oppdragsgiver oppdatert. Rutiner vurderes ut ifra at de er enkle å bruke, at de fungerer og at fanger opp eventuelle feilsituasjoner og retter disse.

10 2.4 B Kommersiell rapport Leverandør skal, på forespørsel fra Oppdragsgiver, kunne oversende fullstendige oversikter i elektronisk format over hvilke produkter som er anskaffet i løpet av avtaleperioden. Oversikten skal vise bestillings- og leveringsdato, produktenes pris og hvem som bestilte produktene (bestiller og "sted"). Eksempel på en slik rapport/oversikt legges ved tilbudet. 2.5 B Oppdragsgiver ved bestiller får ordrebekreftelse med tilbakemelding om leveringstid senest kl 1600 neste virkedag etter bestilling. Leverandøren bes bekrefte eller angi andre tilbakemeldingstidspunkt. 2.7 B Dersom programvare og/eller lisenskoder mv skal lastes ned av Oppdragsgiver, er det leverandøren sitt ansvar å legge til rette for at dette er mulig. Leverandør bes beskrive hvordan dette håndteres både for små avrop (en til noen få lisenser) og for store volum (eksempelvis ifbm oppgradering til standard plattform for alle brukere).

11 3 Support og feilretting 3.1 B Support ift Avtalen, Support skal gjelde for anskaffelse og administrasjon av lisenser. Leverandøren har en (minimum) telefonbasert supportfunksjon tilknyttet og omfattet av avtalen med Oppdragsgiver. Supportfunksjonen beskrives mht tjenesteinnhold, kompetanse og tilgjengelighet (åpningstider, medium: telefon, chat, epost etc) og rutiner

12 3.2 B Teknisk Support Leverandøren har en teknisk supportfunksjon som gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver og er dekkende for de produktområdene (programvare) som omfattes av avtalen. Åpningstider dag og kveld Tilgjengelighet medium: telefon, chat, epost evt andre Kompetanse (tekniske sertifiseringer) Support prosess Betingelser for bruk av en slik supportfunksjon. 3.3 B Leverandør har rutiner for avvikshåndtering. Feil rettes ift kritikalitet. Beskriv i henhold til avtale punkt Leverandørens rutiner for avvikshåndtering beskrives. 4 Rådgivning og service

13 4.1 B Oppdragsgiver ønsker som del av avtalen å kunne stille spørsmål om lisenser og lisenstyper enten via e-post eller pr telefon, og få avklart spørsmålet senest neste virkedag. Leverandør bes beskrive rutiner for behandling av slike henvendelser. 4.2 B Leverandøren skal som en del av avtalen årlig, kunne gjennomføre Workshop med Oppdragsgiver for å sikre kompetanseoverføring ift oppdatert kunnskap om eksisterende og kommende produkter og lisenslogikk/struktur, samt å sikre Leverandørens forståelse av Oppdragsgivers behov. Leverandøren bes beskrive hvordan de vil gjennomføre slike Workshops.

14 4.4 B Leverandøren bør igjennom hele avtaleperioden informere Oppdragsgiver om forhold hos Oppdragsgiver som ved endring kan gjøre Leverandørens ytelse mer kosteffektiv for Oppdragsgiver. Bla Forslag til optimalisering av lisensporteføljen Rådgivning i forhold til best bruk av lisenser Gi råd til Oppdragsgiver i hvilke avtaler med Microsoft som gir best kost/nytte Proaktivitet, forutsigbarhet og konkretisering vil telle positivt. Rutinebeskrivelse for informasjonsflyt må inngå i Leverandørens løsningsforslag. 4.5 B Leverandøren bør kunne bistå Oppdragsgiver i møter/forhandlinger med Microsoft. Leverandøren bes beskrive hvordan han bidra til dette på best mulig måte. 5 Lisensforvaltning og rapporter 5.1 B Tilbyder plikter å bidra til at Oppdragsgiver til enhver tid er riktig lisensiert. Leverandøren bes bekrefte dette

15 5.2 B Leverandør bes beskrive hvilken informasjon, rutiner, verktøy og aktiviteter Leverandøren forvalter/benytter som bidrar til at Oppdragsgiver er riktig lisensiert. 5.3 A Leverandør skal bistå Oppdragsgiver ved lisensrevisjon fra rettighetshaver. Leverandøren bes bekrefte dette. 5.4 B Leverandøren bes beskrive hvordan en lisensrevisjon fra rettighetshaver foregår. Ingen ekstra kostnader og minimal belasting på Oppdragsgivers organisasjon er viktig. Leverandør bes beskrive med hvilke rutiner og aktiviteter han bistår Oppdragsgiver i dette. 5.6 B Leverandøren skal straks informere Oppdragsgiver om endringer i lisensregler fra rettighetshaver som kan være av betydning for Oppdragsgiver. Leverandøren bes bekrefte dette og beskrive sine rutiner/prosesser for dette.

16 5.7 B Leverandøren skal ha oversikt over Oppdragsgivers lisensportefølje og kunne rapportere denne ved behov. Den skal inneholde oversikt over leide lisenser samt bruksmønstre. Leverandøren bes beskrive type oversikter som foreligger for oversikt over lisensportefølje, 5.8 B Lisensrapport Rapporten over Oppdragsgivers lisensportefølje bør minimum ha følgende kvaliteter: Omfatte alle leide lisenser og hvilke versjoner (lisenslogikk) av produktene Oppdragsgiver har rettighet til å benytte, som følge av pågående eller utløpt programvarevedlikehol d (software assurance). Fange opp eventuelle produkt navneendringer over tid. Angi type bruksrett (device, user, cpu, concurrent e.l.). Ha knytning mellom grunnlagslisenser og oppgraderinger. Bruksmønster (fysisk og virtuelt) Det skal angis om bruksretten er beregnet automatisk eller manuelt og hvilke konsekvenser dette eventuelt vil gi for oversikten i status. Eksempel på rapport vedlegges tilbudet

17 5.9 A Leverandøren skal levere hhv. kvartals- og årsrapporter, som viser innpriser og pris til Fiskeridirektoratet. For alle rapporter som skal leveres skal Fiskeridirektoratet godkjenne leverandørens design på rapporten og hvilke informasjonsfelter som rapporten skal inneholde. Leverandør skal innen én måned etter kontraktsdato ha utarbeidet samt søkt godkjent av Fiskeridirektoratet, forslag til format og innhold på de to overnevnte rapporttypene. Leverandøren bes bekrefte A Ved opphør av avtalen plikter Leverandøren innen 30 dager å utarbeide en sluttrapport. Sluttrapporten skal angi det totale volum for leverte produkter og tjenester, herunder brukerrettigheter (inkludert lisensbevis). Sluttrapporten skal sendes Fiskeridirektoratet for godkjennelse. Fiskeridirektoratet plikter ikke å foreta sluttoppgjør før sluttrapporten er godkjent av Fiskeridirektoratet. Leverandøren bes bekrefte.

18 5.11 A Alle nevnte rapporter (se punktene 2.4 og 5.8) skal oppdateres minst en gang i kvartalet som grunnlag for de kvartalsvise statusmøtene mellom Leverandør og Kunde, og endringer fra forrige rapport skal tydelig fremgå. Leverandør bes bekrefte dette.